올바른 비즈니스 및 개인 이메일 주소를 선택하는 방법

고객들로부터 이메일 주소를 어떻게 선택해야 하는지 자주 질문을 받습니다. 기억하기 쉽고 전문적으로 들리는 이메일 주소를 고르는 일은 처음 생각보다 더 많은 요소가 있습니다. 이런 질문을 하는 것은 기업만이 아닙니다. 개인 계정을 사용하는 고객들도 올바른 이메일 주소를 선택하는 가장 좋은 방법을 묻습니다.

그럼 바로 시작해서, 간단하고 전문적인 이메일 주소를 선택하고자 하는 소규모 비즈니스부터 모든 핵심 사항을 살펴보겠습니다.

이메일 주소에 비즈니스 이름을 넣으세요

간단한 조언이지만, 가장 큰 변화를 가져오는 방법입니다. 비즈니스 이름이 포함된 비즈니스 이메일 주소를 선택하면 큰 효과를 보게 될 것입니다. 그 이유는 그 자체로 하나의 글이 필요할 정도이지만, 믿으셔도 좋습니다. 이것이 전문성을 전달하는 가장 쉬운 방법입니다. 여러분이 받는 가장 그럴듯한 스팸 메시지, 즉 처음의 내부 필터를 통과해 더 자세히 살펴보게 되는 메시지를 떠올려 보세요. 저와 비슷하다면, 그런 메시지를 받았을 때 가장 먼저 하는 일은 발신 주소를 확인하는 것입니다. 등록된 회사에서 온 메시지여야 하는데 @gmail이나 @hotmail에서 왔다면 즉시 경고 신호가 켜집니다.이메일 주소에 비즈니스 이름을 넣는 것은, 특히 이미 온라인으로 사업을 하고 있다면, 합법적으로 보이게 하는 매우 간단하고 저렴한 방법이며, 더 나아가 다른 사람이 당신의 비즈니스를 사칭하기도 더 어렵게 만듭니다. 예를 들면 yourname@yourbusiness.com 같은 형태입니다. 모든 설정 방법은 나중에 설명하겠습니다 — 개인 고객과 비즈니스 고객 모두에게 같은 과정이기 때문입니다.

그럼 이미 그렇게 했다고 가정해 봅시다. 그 밖에 무엇을 고려하고 싶을까요?

이메일 주소 구조

이메일 주소를 어떤 스타일로 만들지에는 고려해야 할 요소가 많습니다. 대체로는 본인이 선호하는 대로 하면 됩니다 - 결국 보편적으로 합의된 구조는 없기 때문입니다. 회사마다 필요에 따라 가장 잘 맞는 방식을 사용합니다. 하지만 고려해야 할 몇 가지 사항은 있습니다.

이메일 주소에 이름과 성을 모두 사용해야 할까요?

이름과 성을 모두 사용하는 것이 대체로 가장 전문적으로 보이며, 물론 여러 사람이 같은 이름을 공유할 수 있는 큰 회사에서는 혼동도 방지해 줍니다.

이름과 성을 모두 사용한다면, 점을 써야 할까요?

점(마침표/피리어드)을 사용하는 것은 이름과 성을 구분하는 효과적인 방법입니다. 이름과 성을 더 명확하게 식별하기 쉬워지지만, 점 없이 하나의 단어처럼 표기하는 것도 전혀 괜찮습니다.

개인정보 보호는 어떨까요?

비즈니스 이메일 주소에 이름과 성을 모두 사용하면, 당신의 이름과 회사를 아는 누구나 이메일 주소를 알아낼 수 있습니다. 이것은 장점이 될 수도 있고 단점이 될 수도 있습니다. 더 큰 개인정보 보호를 위해 어느 정도의 투명성을 포기하고 싶을 수도 있습니다. 예를 들어, 전체 이름 대신 이니셜과 성(예: J. Brown@example.com)을 사용할 수 있습니다.

다른 특수 문자는 어떨까요?

점은 괜찮지만, 다른 특수 문자는 사용하지 않는 것이 좋습니다. 이런 문자는 표준적이지 않아서 혼란을 초래할 수 있습니다(엔대시인지, 엠대시인지, 아니면 전혀 다른 것인지?). 비표준 문자를 사용하면 이메일 주소를 기억해서 정확히 입력하거나 말로 전달하기가 어려워질 수 있습니다 — 여기에 특수 문자의 지역별 차이와 일부 문자는 이메일 주소에 허용되지 않는다는 점까지 더해집니다.

높은 보안이 필요한 역할의 경우 다음과 같은 역할 기반 또는 부서 기반 이메일도 사용할 수 있습니다.

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

제 사업에서는 그냥 jamie@만 사용합니다 — 저에게는 그 편이 덜 격식 있고 더 친근하게 느껴지며, 1인 회사이다 보니 이름과 성을 모두 쓰는 것이 고객에게 불필요하게 격식 차린 것처럼 느껴졌습니다. 때로는 그것이 제공하는 추가적인 익명성의 층도 마음에 듭니다.

별칭은 무엇이며, 내 비즈니스에 필요할까요?

이메일 주소와 별칭은 서로 다른 목적을 가지며, 그 차이를 이해하면 둘 다 필요한지 판단하는 데 도움이 됩니다.

이메일 주소는 항상 특정 사서함과 연결됩니다 — 즉, 로그인 정보, 메시지 저장 공간, 그리고 메시지를 보낼 수 있는 기능이 있다는 뜻입니다. 일반적으로 이런 주소는 한 사람이 사용합니다. 별칭은 약간 다릅니다 — 하나 이상의 기존 사서함으로 이메일을 전달하는 추가 이메일 주소입니다. 자체 받은편지함이나 저장 공간은 없습니다. 이메일이 별칭으로 전송되면 연결된 사서함으로 자동 전달됩니다.

별칭의 기능

대량의 메일 처리

이메일 별칭은 특히 수신 메일이 많은 비즈니스에 매우 유용합니다. 우선, 더 나은 이메일 정리를 가능하게 합니다. 예를 들어 어떤 주소로 들어왔는지에 따라 이메일을 분류할 수 있습니다(예: 고객, 공급업체 등).

개인정보 보호

많은 사람들이 직원의 익명성을 유지하는 데 도움이 되도록 위에서 나열한 종류의 주소를 별칭으로 선택합니다. 특히 불만 처리나 기타 까다로운 커뮤니케이션에서는 직원들이 자신이 보낸 메일과 직접적으로 이름으로 연결되지 않는 것을 반길 가능성이 큽니다. 이는 별칭 이메일 주소의 가장 큰 장점으로 자연스럽게 이어집니다…

메일 공유

아마도 별칭 주소의 가장 유용한 기능은, 그 주소로 받은 메시지를 여러 받은편지함으로 전달해 부서나 팀의 모든 구성원이 모두 내용을 공유할 수 있게 하는 것입니다. returns@나 help@ 같은 별칭은 익숙하실 테지만, 비즈니스에 가장 잘 맞는 것을 선택하세요.

한눈에 보기

가장 많이 사용되는 상위 10개 별칭 및 사서함

비즈니스를 더 쉽게 운영할 수 있도록 어떤 이메일 주소를 사용하는 것이 좋은지 예시가 필요하신가요? 여기 고객들이 사서함과 별칭에 선택한 상위 10개의 이메일 주소가 있습니다.

이 목록에서 볼 수 있듯이, 기업들은 주로 서로 다른 부서를 나타내고 조직 내 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 이러한 주소를 사용합니다.

개인 이메일 주소를 선택하는 방법

이제 비즈니스 이메일을 갖추었으니, 개인 이메일 주소도 개선할 수 있을까요? 일반적인 Gmail 또는 Hotmail 스타일의 주소를 어떻게 더 전문적으로 보이게 만들 수 있을까요?

솔직히 말해, 20년 전에도 이메일 주소를 구분하기 위해 출생 연도를 추가해야 했습니다. 여러 계정을 가진 사람이 더 많아지면서 앞으로는 상황이 더 나빠 보입니다. jamielong90@는 jamielong2819532@보다 훨씬 보기 좋고, 기억하기도 훨씬 쉽습니다. 그렇다면 우리는 무엇을 할 수 있을까요? 올바른 이메일 주소를 얻기 위한 다른 요령과 팁이 있을까요?

먼저, 위의 규칙을 기억하세요

거의 모든 규칙이 여기에도 그대로 적용되기 때문입니다. 우스꽝스러운 요소나 혼란을 일으킬 수 있는 특이한 문자는 피하세요. 숫자를 선택한다면 자신에게 의미가 있는 숫자를 사용하거나, 그럴 수 없다면 기억하기 쉬운 숫자로 하세요(jamielong666@) — 전체 생년월일(jamielong111190@)을 넣기보다는 말입니다.

특히 철자에서 지나치게 복잡하게 만들지 마세요

기억하기 쉽고 사용 가능하다는 이유로 이름에 몇 글자를 더 붙이고 싶을 수도 있습니다. 예를 들어 jamieielongng처럼 말이죠 — 하지만 장기적으로는 ‘longng’ 부분이 분명 혼란을 일으킬 것입니다. 이름의 철자가 원래 매우 어렵거나 다른 이름과 자주 혼동된다면, 결국 전화로 철자를 하나하나 설명해야 하는 상황에서 삶을 더 편하게 하기 위해 오히려 단순화하거나 줄이는 편이 나을 수 있습니다.

대신 별명이나 취미를 사용하는 것도 고려해 보세요

JohnGuitar@는 JohnSmith@보다 사용 가능성이 더 높을 수 있고, 아마 더 기억하기 쉬울 것입니다. 다만 어떤 단어를 선택하든 오래 사용할 수 있어야 한다는 점을 기억하세요. 정말로 열정을 느끼는 것이 아니라면, 나중에 후회하게 되는 이메일 주소가 될 수도 있습니다.

나중에 이메일 주소를 바꾸는 것은 번거로운 일이므로 가능하면 피하는 것이 좋습니다. 특히 여러 웹사이트나 계정의 로그인으로 사용할 계획이라면 더욱 그렇습니다.

개인 정보를 너무 많이 포함하지 마세요

어머니의 결혼 전 성이나 첫 반려동물 이름을 넣으라는 뜻은 아니지만, 전체 생년월일, 주소 정보, 또는 잘못된 사람의 손에 들어갔을 때 보안 문제를 일으킬 수 있는 다른 정보는 사용하지 마세요. 이메일 주소는 공개적으로 보이는 정보라는 점을 기억하세요.

덜 알려진 공개 도메인 또는 이메일 제공업체를 선택하세요

공개 도메인은 누구나 이메일 주소 등록에 사용할 수 있는 도메인입니다 — Gmail이나 Hotmail 같은 것들이죠.

대형 업체들 중 일부는 가장 인기 있는 옵션보다 사용 가능성이 더 높을 수 있는 다른(덜 알려진) 공개 도메인 옵션도 제공합니다. 예를 들어 Microsoft는 대표적인 @hotmail 외에도 수년간 @live, @outlook, @msn 등록을 허용해 왔고, 국가 도메인(.co.uk 같은)을 사용하는 변형도 제공했습니다. 마찬가지로 Apple도 수년간 @mac.com, @icloud.com 등을 사용해 왔습니다.

대형 업체들의 덜 인기 있는 옵션을 찾아보면 원하는 형태에 더 가까운 이메일 주소를 만들 수 있을지도 모릅니다. 장점은 여전히 기억하기 쉬운 도메인 확장자를 유지하면서 훨씬 더 잘 맞는 이름을 가질 수 있다는 점입니다.

이메일 주소에 개인 도메인을 사용해 나다움을 표현하세요

하지만 20년 된 뷔페에서 떨어진 부스러기를 뒤지듯 애쓸 이유가 있을까요? 직접 완전히 새로운 만찬을 차릴 수 있는데 말이죠.

도메인을 등록하고 비즈니스를 위해 설명한 모든 혜택을 누리기 위해 꼭 비즈니스를 운영하거나 웹사이트를 운영할 필요는 없습니다. 자신의 도메인을 등록하는 비용은 연간 약 1달러부터 시작하지만, 결코 큰 부담이 되지는 않습니다.

자신만의 이메일 플랜이 있으면 도메인을 소유하고 있기 때문에(그리고 그 도메인도 개인화되어 있기 때문에) 이름 부분은 사실상 원하는 대로 선택할 수 있습니다. jamie@greatdesigns.art처럼 할 수도 있고, 상상력이 부족하다면 평범하게 jamie@jamielong.com으로 할 수도 있습니다. 가능성은 갑자기 무한해 보이지만 — 설정이 쉽지는 않을 것 같죠. 아마 비즈니스를 운영해야 하거나 뭔가가 필요할 것 같습니다…

웹사이트/호스팅 없이 맞춤 이메일 주소 설정하기

사실 그렇지 않습니다. 설정은 놀라울 만큼 쉽습니다. 자신만의 맞춤 이메일 주소를 갖기 위해 호스팅이나 실제 웹사이트가 필요하지 않다는 사실이 의외일 수도 있습니다!

이런 이메일 계정을 설정하는 가장 쉬운 방법은 도메인을 등록한 다음, 간단히 플러그 앤 플레이 방식의 메일 서비스를 추가해 어려운 부분을 맡기는 것입니다. 호스팅 플랜 없이도 사서함을 만들고, 메일 레코드를 설정하고, 저장 공간을 확보할 수 있습니다. 선호하는 이메일 앱에서 메시지를 받을 수도 있습니다.

모바일로 이동하고 자신에게 맞는 올바른 선택하기

솔직히 말해, 우리 모두 휴대폰의 앱에 익숙하므로 거기에 쉽게 추가할 수 있는 이메일 주소는 큰 장점입니다. 이것은 설정이 쉽고 IMAP/SMTP 연동을 허용하는 모든 제공업체에서 작동합니다. 선택할 때는 그것만 확인하면 됩니다. 그러니 다양한 비즈니스용 이메일 플랜을 살펴보며 자신에게 맞는 것을 선택하세요.

필요하다면 기존 이메일을 더 나은 서비스로 이전할 수도 있습니다.

기억하세요, 중요한 것은 결국 당신과 당신의 필요입니다.