Posso migrare le mie email verso un altro provider?

Account email. Sono i nostri schedari dei tempi moderni, dove conserviamo più aspetti della nostra vita di quanti ci piaccia ammettere.

Nel corso degli anni, la mia email è diventata un archivio di lavoro, un deposito di documenti vitali e un database di aziende affidabili che ho già utilizzato — e sono sicuro che questa sia solo la punta dell’iceberg.

Quindi, quando Microsoft ha introdotto nuove tariffe per un servizio email che avevo inconsapevolmente dato per scontato, non ho avuto altra scelta che pagare.

Ma poi ho iniziato a pensare: e se fosse possibile spostare da qualche altra parte questo mosaico di comunicazioni della mia vita? In un posto che non cercasse semplicemente di costringermi a nuove tariffe. Magari persino in un posto che offrisse qualcosa di leggermente diverso. Dopotutto, era da un po’ che non guardavo davvero a cosa l’email potesse fare per me.

È davvero possibile spostare le email?

Questa è stata la mia prima domanda. Come puoi immaginare, la mia ragnatela di file e allegati occupa parecchi gigabyte. Sembra che ogni volta che in passato ho provato a spostare grandi quantità di dati, mi sia imbattuto in problemi che avrebbero dovuto essere risolti ai tempi in cui Bill Gates aveva occhiali appena un po’ più alla moda.

Con mio sollievo, esistono modi per eliminare il caos dalla migrazione email e ridurre il rischio di perdita di dati.

Alla ricerca di una procedura guidata

Come ogni cosa, se affrontata in modo scorretto, la migrazione può essere complicata. Quindi, quando cercavo un nuovo provider, mi sono concentrato su quelli che avevano una ‘procedura guidata’ che la rendesse semplice. Questi strumenti di migrazione in genere ti permettono di scegliere cosa vuoi spostare (solo email, email con allegati, strutture di file e così via) in un processo passo dopo passo.

Solo pochi anni fa, questi strumenti non erano comuni. Per fortuna, ora ce ne sono molti tra cui scegliere. Ma torneremo su questo e su altri modi per migrare un po’ più avanti.

Motivi per cui potresti aver bisogno di migrare

Forse hai un’email di lavoro o universitaria a cui stai per perdere l’accesso e vuoi conservare i tuoi file o i registri delle comunicazioni. Tuttavia, vale la pena verificare nuovamente con il tuo datore di lavoro/amministratore che la migrazione non violi alcuna policy sui dati prima di iniziare la migrazione di questi account.

In alternativa, e in modo più drastico, il tuo provider email potrebbe essere in fase di dismissione. Skiff is a recent example of this. Quando è stato acquisito da Notion, l’email è stato uno dei vari prodotti rimossi dalla loro offerta.

Motivi per cui potresti voler migrare

Oltre a nuove tariffe, eventi della vita e chiusure improvvise, ci sono altri motivi per prendere in considerazione un cambiamento. Alcuni di questi come to light in recent years, poiché l’importance of data security è stata portata in primo piano nelle nostre menti.

Normative

Leggi come il GDPR e il CCPA hanno reso un reato grave non proteggere correttamente i dati sensibili, il che rappresenta una grande preoccupazione per chi fa impresa. Se un’azienda utilizza un servizio che compromette i dati dei suoi clienti, potrebbe essere un problema. Alcuni provider email — typically referred to as ‘business email’ providers — hanno per questo motivo un onere molto maggiore in termini di sicurezza.

Affidabilità

Tempi di inattività eccessivi possono causare ritardi nell’invio o nella ricezione delle email. L’affidabilità non è qualcosa a cui pensiamo come importante finché non diventa un problema. Altri sono caduti vittima di filtri antispam troppo zelanti che intervengono quando non dovrebbero.

L’ho sperimentato personalmente con il mio account Microsoft. Aziende con cui avevo interazioni frequenti venivano improvvisamente inviate direttamente nella cartella spam senza il minimo avvertimento. Oltre a essere esasperante, questo è stato costoso, soprattutto quando è successo con fatture urgenti.

Ancora una volta, la cosiddetta ‘business email’ (‘cosiddetta’, perché le sue funzionalità avanzate sono davvero utili a chiunque) viene in soccorso. Di solito, viene posta maggiore enfasi sul perfezionamento di funzionalità come i filtri antispam.

Costo e sicurezza

Probabilmente il motivo principale per cui vorrai cambiare provider è ridurre i costi e/o aumentare la sicurezza.

Quando ho deciso di abbandonare Hotmail, queste erano le mie preoccupazioni principali. Dopotutto, Microsoft è stata involved in a data breach nel 2023, e sapevo che doveva esserci un posto più economico delle £19.99/yr ($24.99/yr) che pagavo loro solo per mantenere il mio account. (E questo senza considerare quanto fossi infastidito dal dover pagare per qualcosa che prima avevo gratis).

Allo stesso modo, anche Google ha subito la sua giusta quota di email security breaches. Inoltre, nel 2022, ha dismesso alcune funzionalità di Gmail per gli utenti che non erano passati all’opzione premium Workspace, causing outcry on channels like Reddit. Questo significa che i provider ‘grandi’ non sono più necessariamente quelli ‘affidabili’. Ciò ha spinto molti, in particolare le small businesses, seeking alternatives.

Ci sono svantaggi nella migrazione email?

Abbiamo trattato i vantaggi della migrazione email, ma ci sono degli svantaggi? La risposta breve è no — con un paio di precisazioni. Supponiamo che, come me, tu abbia una buona ragione per andartene e che tu non stia migrando da un vecchio sistema interno personalizzato. Hai anche dedicato un po’ di tempo a cercare il provider migliore per te — e che sia uno con una procedura guidata di migrazione semplice.

La cosa più importante che dovrai fare è assicurarti assolutamente che il tuo nuovo account abbia spazio sufficiente. Esaurire lo spazio a metà migrazione può far sì che alcuni file non vengano trasferiti o, negli scenari peggiori, che il processo fallisca.

Un’altra piccola cosa da considerare è il fatto che potresti subire interruzioni del tuo consueto servizio email durante la migrazione, quindi è consigliabile eseguire il processo durante la notte o quando sai che l’attività sarà tranquilla. Magari in un giorno festivo.

E se il provider email che voglio non avesse uno strumento di migrazione?

Ci sono alcune opzioni che potresti provare in questo caso.

Unisci prima gli account

Esistono software (come Thunderbird) che ti permettono di aggiungere e accedere a tutti i tuoi account, messaggi, calendari e contatti in un unico posto. Aggiungendo entrambi gli account (vecchio e nuovo) allo stesso software di posta tramite IMAP, puoi trascinare e rilasciare le email da un account all’altro. Se lo fai su una piattaforma basata sul cloud, si sincronizzerà ovunque.

Strumenti di terze parti

Esistono alcuni strumenti di migrazione di terze parti, come MailJerry, che possono aiutarti con la migrazione. Tuttavia, possono essere piuttosto costosi. Per esempio, migrare caselle di posta di dimensioni superiori a 250 MB costa $12.99/mo from MailJerry. E c’è anche la seccatura di trovare, scaricare e utilizzare uno strumento di terze parti.

Assumi un esperto

Se i metodi sopra indicati non funzionano, potresti prendere in considerazione l’idea di assumere un esperto tecnico per una migrazione manuale. Un processo del genere richiede la modifica delle impostazioni del dominio, dei record DNS e della configurazione del record MX. Può facilmente diventare pieno di gergo tecnico e intimidatorio per un principiante.

Anche se assumere qualcuno per farlo eliminerebbe lo stress di farlo da solo, significa dare accesso ai tuoi preziosi dati a una terza parte, seppur professionale. Potrebbe anche cost up to $150 per mailbox.

Naturalmente, tutto questo può essere evitato se scegli un nuovo provider email che offra uno strumento di migrazione integrato, quindi vale la pena considerare questa funzionalità nella tua ricerca.

Strumenti di migrazione integrati

Circa cinque anni fa, c’erano pochissime piattaforme con strumenti di migrazione integrati. Ora la funzionalità è inclusa come standard da molti provider. Ma per semplificare le cose, diamo un’occhiata più da vicino a Spacemail business email di Spaceship e al suo strumento di migrazione come esempio di come funzionano.

Dal pannello del tuo account Spacemail, ti basta andare su ‘Impostazioni’ e poi fare clic su ‘Migrazione email’.

Compila il modulo. Il tuo ‘account email di origine’ è quello da cui stai importando i dati. In questo caso, l’account di destinazione sarà automaticamente il tuo nuovo account Spacemail. Dovrai trovare il nome del server IMAP del tuo account email di origine e il numero di porta. Di solito, queste informazioni si trovano in ‘Preferenze’ o ‘Impostazioni account’. Dovrebbe essere facile trovare la posizione esatta direttamente dal tuo provider di servizi. Dopo aver inserito tutto, fai clic sul pulsante viola ‘Migra email’.

Il processo di migrazione inizierà. Ora che hai avviato il processo, puoi rilassarti mentre la migrazione viene gestita in modo sicuro ed efficiente.

Consigli finali per una migrazione riuscita

Per assicurarti che la tua migrazione abbia successo e sia senza problemi, scegli con attenzione il tuo provider. Hai bisogno di an intuitive and reliable platform quando si tratta di spostare le tue email.

Come ho detto prima, assicurati di avere abbastanza spazio nell’account di destinazione per evitare errori o problemi. È consigliabile eliminare email e allegati indesiderati prima della migrazione per evitare di pagare per spazio di archiviazione che non ti serve. Potresti anche cogliere questa opportunità per implementare una struttura dei file chiara, così saprai dove si trova tutto. Lo strumento di migrazione di Spacemail preserva la struttura delle tue email, incluse cartelle e sottocartelle, quindi è un’ottima scelta per chi ha già un sistema accurato in atto.