我可以把我的電郵遷移到另一個供應商嗎？

電郵帳戶。它們就像我們現代的文件櫃，儲存着比我們願意承認更多的人生內容。

多年來，我自己的電郵已成為工作檔案庫、重要文件的儲存處，以及我曾使用過的可信公司資料庫——而我相信這還只是冰山一角。

所以，當 Microsoft 為一項我不知不覺間視為理所當然的電郵服務引入新收費時，我別無選擇，只能付款。

但之後我開始想——如果有可能把這些拼湊而成、承載我人生通訊的內容搬到別處呢？搬到一個不會只想逼我接受新收費的地方。甚至可能是一個提供稍有不同體驗的地方。畢竟，我已經很久沒有真正重新看看電郵還能為我做些甚麼。

電郵真的可以搬遷嗎？

這是我的第一個問題。你可以想像，我那像蜘蛛網般交錯的檔案和附件佔用了不少 GB。似乎每次我過去嘗試搬移大量資料時，都會遇到一些問題，而那些問題理應早在 Bill Gates 換上稍為更時尚的眼鏡那個年代就已經解決。

令我鬆一口氣的是，現在已有方法可以減少電郵遷移的混亂，並降低資料遺失的風險。

尋找精靈

和很多事情一樣，如果處理不當，遷移可能會相當棘手。所以，當我尋找新供應商時，我專注於那些有「精靈」可讓流程變得簡單的選項。這些遷移工具通常會以逐步方式，讓你選擇想搬移的內容（僅電郵、連附件的電郵、檔案結構等等）。

就在幾年前，這些工具仍不算普遍。幸好，現在已有很多可供選擇。不過，我們稍後會再談這一點，以及其他遷移方式。

你可能需要遷移的原因

也許你有一個工作或大學電郵，快將失去存取權，因此想保留你的檔案或通訊紀錄。不過，在開始遷移這些帳戶之前，值得先向你的僱主／管理員再次確認，確保遷移不會違反任何資料政策。

或者，更戲劇性的是，你的電郵服務供應商可能正被「終止服務」。Skiff is a recent example of this。當它被 Notion 收購後，電郵成為其產品陣容中被移除的其中一項服務。

你可能想遷移的原因

除了新增收費、人生變化和突然停運之外，還有其他原因值得考慮轉換。有些原因在 come to light in recent years，因為 importance of data security 已被推到我們關注的最前線。

法規

像 GDPR 和 CCPA 這類法律，令未有妥善保護敏感資料成為嚴重違法行為，這對商業用戶來說是重大關注。如果企業使用的服務危及客戶資料，就可能構成問題。有些電郵供應商——通常被稱為「商務電郵」供應商——因此在安全方面承擔更大責任。

可靠性

過多停機時間可能會導致收發電郵延誤。可靠性這件事，往往要到出現問題時，我們才意識到它的重要性。也有人受害於過度積極的垃圾郵件篩選器，在不該介入時介入。

我在自己的 Microsoft 帳戶上就親身遇過這種情況。那些我經常往來的公司，突然被直接送進垃圾郵件資料夾，連一點警告也沒有。這不但令人惱火，還造成損失，尤其當涉及有時間限制的發票時。

再一次，所謂的「商務電郵」（之所以說「所謂」，是因為它的增強功能 其實 對任何人都有用）再次派上用場。通常，這類服務會更着重完善垃圾郵件篩選器等功能。

成本與安全

你想更換供應商的主要原因，很可能是為了降低成本及／或提升安全性。

當我決定離開 Hotmail 時，這些正是我最主要的考慮。畢竟，Microsoft 在 2023 年曾 involved in a data breach，而我知道一定有地方比我每年支付給他們的 £19.99/yr ($24.99/yr) 更便宜，只為保留我的帳戶。（更別提我對於要為以前免費得到的東西付費有多不滿。）

同樣地，Google 也曾遭遇不少 email security breaches。除此之外，在 2022 年，它為沒有升級至高級 Workspace 選項的 Gmail 用戶終止了部分功能，causing outcry on channels like Reddit。這意味着這些「大型」供應商不再必然是「值得信賴」的供應商。這令許多人，尤其是 small businesses, seeking alternatives。

電郵遷移有任何缺點嗎？

我們已談過電郵遷移的好處，但有沒有任何缺點呢？簡短答案是沒有——但有幾點前提。先假設你和我一樣，有充分理由離開，而且你不是從一個舊式、內部自建的系統遷移。你也已花了一些時間研究最適合你的供應商——而且它具備容易使用的遷移精靈。

你最重要需要做的事，就是絕對確保你的新帳戶有足夠空間。若在遷移途中空間不足，可能會導致部分檔案無法轉移，最壞情況下甚至令整個程序失敗。

另一件需要稍作考慮的小事，是在遷移進行期間，你平常的電郵服務可能會受到影響，因此建議在夜間，或你知道業務較清閒的時候進行。也許是公眾假期。

如果我想要的電郵供應商沒有遷移工具，怎麼辦？

在這種情況下，你可以嘗試幾個選項。

先合併帳戶

市面上有一些軟件（例如 Thunderbird）可讓你在同一地方新增及存取所有帳戶、訊息、日曆和聯絡人。透過 IMAP 將舊帳戶和新帳戶都加入同一個郵件軟件後，你便可以把電郵從一個帳戶拖放到另一個帳戶。如果你在雲端平台上這樣做，它便會在所有地方同步。

第三方工具

有一些第三方遷移工具，例如 MailJerry，可以協助你進行遷移。不過，這些工具可能相當昂貴。例如，遷移超過 250 MB 的郵箱，費用是 $12.99/mo from MailJerry。而且你還要面對尋找、下載及操作第三方工具的麻煩。

聘請專家

如果上述方法都不可行，你可以考慮聘請技術專家進行手動遷移。這類程序需要調整網域設定、DNS 記錄及 MX 記錄配置。對新手來說，這很容易變得充滿術語且令人卻步。

雖然聘請別人代勞可以減輕你自行處理的壓力，但這也意味着要把你珍貴的資料交給第三方，即使對方是專業人士。這樣做亦可能 cost up to $150 per mailbox。

當然，如果你選擇提供內建遷移工具的新電郵供應商，這一切都可以避免，因此值得在搜尋時把這項功能納入考慮。

內建遷移工具

大約五年前，具備內建遷移工具的平台非常少。現在，很多供應商都已把這項功能列為標準配備。不過為了簡單起見，讓我們以 Spaceship 的 Spacemail business email 及其遷移工具為例，仔細看看它們是如何運作的。

在你的 Spacemail account panel 中，你只需前往「Settings」，然後按一下「Email migration」。

填寫表格。你的「source email account」是你要從中匯入資料的帳戶。在這種情況下，目的地帳戶會自動是你的新 Spacemail 帳戶。你需要從來源電郵帳戶找出 IMAP 伺服器名稱及連接埠號碼。通常，這些資料可在「Preferences」或「Account Settings」中找到。你應該可以直接從服務供應商那裡輕鬆找到確實位置。輸入所有資料後，按一下紫色的「Migrate emails」按鈕。

遷移程序將會開始。現在你已啟動程序，可以放鬆一下，讓遷移以安全且高效的方式完成。

成功遷移的最後貼士

為確保你的遷移順利且無憂，請仔細選擇供應商。當涉及搬遷電郵時，你需要 an intuitive and reliable platform。

正如我早前提到，請確保目的地帳戶有足夠空間，以避免任何錯誤或失敗。建議在遷移前先清理不需要的電郵和附件，避免為不需要的儲存空間付費。你也可以趁這個機會建立清晰的檔案結構，方便知道所有內容放在哪裡。Spacemail 的遷移工具會保留你的電郵結構，包括資料夾和子資料夾，因此對於已經有完善系統的人來說，是一個很好的選擇。