Pourquoi les petites entreprises préfèrent les fournisseurs d’e-mail sécurisés

La plupart d’entre nous ont probablement déjà été confrontés à une forme de cybercriminalité par e-mail. En fait, si la majorité d’entre nous ouvrait sa boîte de réception personnelle littéralement maintenant, il y aurait de fortes chances que nous y trouvions une sorte d’arnaque de phishing nous invitant à saisir des données sous de faux prétextes. On a l’impression qu’il y a presque chaque jour une nouvelle attaque de phishing à éviter.

Mais les risques ne font qu’augmenter lorsque vous êtes une entreprise. Il y a beaucoup plus de choses à surveiller, et une grande partie de vos informations est accessible publiquement (que ce soit via l’enregistrement de l’entreprise ou simplement sur votre propre site web). Ces informations peuvent permettre à certains types d’escrocs de vous convaincre plus facilement qu’ils ont une raison légitime, ou simplement d’imiter votre entreprise. Et les problèmes ne se limitent pas au phishing.

Il convient de rappeler, par exemple, que vous enverrez souvent par e-mail à vos clients des informations sensibles concernant leurs comptes ou leurs commandes chez vous. Tout piratage ou toute violation risque d’exposer leurs données ainsi que les vôtres. Une fois que les données tombent entre de mauvaises mains, elles peuvent être utilisées comme arme, ce qui peut entraîner des e-mails frauduleux à destination des personnes dont les données ont été compromises. Cela fait de la sécurité un élément bien plus central des fournisseurs d’e-mail recherchés par les entreprises.

En fait, le fait de profiter des entreprises est (sans surprise) antérieur à Internet. La plupart des entreprises, encore aujourd’hui, reçoivent des lettres physiques de soi-disant conseillers fiscaux (et autres) prétendant représenter le gouvernement, ou faisant référence à des amendes gouvernementales qui seraient émises si vous n’utilisez pas leur service. L’e-mail rend simplement infiniment plus facile le fait de vous bombarder d’attaques similaires.

Cybercriminalité et petite entreprise

En effet, plus de 77 % des petites entreprises ont subi des cyberattaques liées aux e-mails, et cela se comprend quand on pense à quel point vous pouvez être une cible de choix. Du point de vue des attaquants, vos mesures de sécurité sont probablement moins robustes que celles des grandes entreprises — en raison de contraintes financières et de personnel — mais vous pouvez tout de même disposer de ressources ou de données précieuses qui valent la peine d’être volées.

Mais cela ne s’arrête pas là. Les cybercriminels tentent même d’usurper l’identité de petites entreprises en utilisant leurs noms dans de fausses adresses e-mail. Ces messages peuvent même contenir les noms et fonctions de vrais employés, contacts ou fournisseurs pour paraître légitimes. Des services comme LinkedIn n’ont pas aidé à cela. Bien qu’ils soient des ressources inestimables pour les employeurs comme pour les employés, ce sont essentiellement des bases de données contenant ce qui serait autrement des informations difficiles à trouver.

Comme pour tout, plus il y a de données en ligne, plus il y a de façons de les utiliser comme arme. Il est bon de réduire au minimum tout ce que vous publiez sur vous-même ou sur n’importe quelle partie de votre entreprise.

Mais les fournisseurs d’e-mail sécurisés peuvent aider…

Les meilleurs fournisseurs d’e-mail font de la sécurité une priorité afin de protéger les informations sensibles échangées dans les e-mails. Pour les raisons déjà mentionnées, c’est un véritable avantage pour des clients professionnels comme vous, et une récente enquête client que nous avons menée l’a confirmé. Plus de 83 % des personnes ont déclaré que la sécurité était la principale raison de leur choix de fournisseur d’e-mail.

L’une des principales mesures à toujours prendre en compte est le chiffrement. Dans la même enquête, 88,7 % des répondants ont déclaré que le chiffrement était la fonctionnalité la plus importante de toutes. Cela peut prendre de nombreuses formes. Le chiffrement des données là où elles sont stockées est souvent négligé, mais il est important. Si les données sont stockées de manière chiffrée, toute personne qui pirate le serveur de messagerie n’y trouvera qu’un jargon incompréhensible. En tant que petite entreprise, vous devriez également rechercher des fournisseurs proposant des messages autodestructeurs ou protégés par mot de passe afin de préserver la confidentialité.

La combinaison des fonctionnalités de sécurité typiques de l’e-mail professionnel les aide généralement à se conformer aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD et HIPAA.

Personnalisation accrue des fonctionnalités de sécurité

Recherchez des fonctionnalités qui permettent un plus grand niveau de personnalisation lorsque vous choisissez votre e-mail professionnel. Par exemple, des outils améliorés pour vous aider à classer les e-mails par sujet ou par type. Ils peuvent vraiment aider lorsqu’il s’agit de trier de grands volumes de messages.

De même, créer des boîtes mail génériques comme info@ ou admin@ qui redirigent vers des équipes ou des personnes spécifiques est une autre fonctionnalité utile. On les appelle des alias d’e-mail, et la plupart des bons fournisseurs d’e-mail professionnels vous en permettront plusieurs. Ils vous permettent de transférer des messages depuis des boîtes mail génériques comme celles ci-dessus vers plusieurs boîtes mail, avec l’avantage supplémentaire de permettre à plusieurs personnes de les surveiller, tout en protégeant leur identité.

Sécurité et anti-spam

Le spam présente un risque accru pour les petites entreprises par rapport aux particuliers. Mais qu’est-ce exactement que la protection anti-spam ?

En termes simples, elle vous permet de bloquer les messages provenant d’expéditeurs que vous identifiez comme non fiables. Mais les bonnes solutions offrent encore plus que cela. Les meilleurs filtres anti-spam utilisent des outils comme l’apprentissage automatique pour anticiper ce qui est susceptible d’être du spam en fonction de vos classifications précédentes, en mettant automatiquement les arnaques de phishing nuisibles hors de portée de vous et de vos employés.

Le filtrage adaptable est également essentiel pour garder le contrôle de vos e-mails professionnels. Besoin de modifier une règle, ou trouvé quelque chose dans les spams qui ne devrait pas s’y trouver ? Vous devriez pouvoir ajuster les paramètres facilement. Les dérogations manuelles sont une fonctionnalité essentielle à rechercher dans les filtres anti-spam.

Il existe d’autres fonctionnalités de sécurité à rechercher, en plus de la protection anti-spam, lorsque vous choisissez le meilleur fournisseur d’e-mail professionnel. L’une d’elles est l’authentification à deux facteurs (2FA). Vous l’avez probablement déjà sur vos applications bancaires. C’est le fait d’avoir besoin d’un appareil secondaire (comme un smartphone) pour vérifier une connexion. S’assurer que le fournisseur choisi propose la 2FA pour l’e-mail signifie que vous n’avez pas à vous inquiéter qu’une personne accède à votre compte à votre insu.

Les journaux d’activité et des appareils sont également utiles pour afficher l’activité du compte. Le journal d’activité répertorie chaque connexion, et le journal des appareils montre tous les appareils actuels. Cela en fait des moyens pratiques de vérifier que tout est en ordre, surtout si vous soupçonnez une activité inhabituelle sur votre compte.

Obtenir une protection DMARC, SPF et DKIM

Mais qu’en est-il de ces personnes agaçantes qui usurpent l’identité de votre entreprise ? Existe-t-il un moyen de les arrêter ?

Le problème, c’est que c’est plus complexe que de simplement penser que vous êtes en sécurité parce que votre compte est sécurisé. Ces usurpateurs n’ont souvent même pas besoin de pénétrer dans votre compte pour usurper une adresse e-mail qui ressemble à la vôtre. C’est là que ces fonctionnalités intelligentes d’e-mail sécurisé entrent en jeu :

1. SPF:Sender Policy Framework est un protocole qui permet aux propriétaires de domaines de spécifier quels serveurs de messagerie sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de leur domaine. Il fonctionne en publiant un enregistrement spécifique dans le DNS (Domain Name System) qui répertorie les serveurs de messagerie autorisés. Lorsqu’un e-mail est reçu, le serveur de messagerie du destinataire peut vérifier l’enregistrement SPF du domaine de l’expéditeur pour confirmer si le serveur de messagerie expéditeur est autorisé à envoyer des e-mails au nom de ce domaine. Si la vérification SPF échoue, indiquant que l’e-mail est envoyé depuis un serveur non autorisé, il peut être signalé ou rejeté.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail ajoute une signature numérique à un message e-mail. Cette signature est générée à l’aide d’une clé privée associée au domaine de l’expéditeur et est ajoutée (de manière invisible) à l’en-tête de l’e-mail. Le serveur de messagerie du destinataire utilise ensuite la clé publique, publiée dans le DNS par le domaine de l’expéditeur (de manière similaire à SPF), pour vérifier la signature. Si la signature est valide, cela prouve que l’e-mail est légitime, mais confirme aussi qu’il n’a pas été modifié pendant le transit. Si la vérification de la signature échoue, cela indique une possible altération ou une source illégitime.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (c’est un peu long, mais restez avec nous) s’appuie sur SPF et DKIM en permettant aux propriétaires de domaines de choisir comment le serveur de messagerie d’un destinataire doit traiter un e-mail qui échoue à une vérification d’authentification. Ils peuvent choisir si l’e-mail doit être mis en quarantaine ou rejeté. De plus, DMARC permet aux propriétaires de domaines de recevoir des rapports des destinataires d’e-mails sur les e-mails qui réussissent ou échouent à l’authentification, vous aidant ainsi à surveiller ce qui se passe en matière d’usurpation d’identité.

SPF, DKIM et DMARC fonctionnent ensemble pour vérifier la légitimité de l’identité de l’expéditeur et empêcher l’usurpation d’e-mail et l’usurpation de domaine :

• SPF valide le serveur d’envoi.

• DKIM garantit l’intégrité du contenu de l’e-mail et du domaine de l’expéditeur.

• DMARC fournit des politiques et des rapports, vous permettant, en tant que propriétaire d’entreprise, de préciser quelles actions doivent être entreprises pour les e-mails qui échouent à l’authentification et de recevoir des rapports sur les résultats d’authentification lorsque quelqu’un essaie d’envoyer un e-mail en se faisant passer pour vous.

Mais pourquoi ne pas choisir un grand nom ?

Récemment, on a observé un changement, avec davantage de particuliers et d’entreprises qui s’éloignent de leur dépendance aux grands géants de la tech — comme Google, Apple et Microsoft.

Les inquiétudes grandissent quant à la manière dont ces entreprises gèrent les données. Google a notamment subi une violation de serveur en 2018, et Microsoft en 2021, où des données ont été consultées illégalement. Mais plus largement, ce sont les révélations faites par Edward Snowden en 2013, montrant que la NSA pouvait potentiellement avoir un accès direct aux serveurs des géants de la tech (sous couvert de programmes comme PRISM), qui ont vraiment amené les gens à se demander si leurs données étaient compromises chez ces entreprises avant même de prendre en compte les violations.

En conséquence, les particuliers comme les entreprises sont devenus plus prudents et ont commencé à explorer les alternatives proposées par des fournisseurs de services d’e-mail plus petits et davantage axés sur la confidentialité.

Mais ce n’est pas tout. Les petits fournisseurs d’e-mail sécurisés offrent des choses que les grands n’offrent pas, en plus des avantages de sécurité que nous avons mentionnés. De nombreuses entreprises apprécient vraiment le niveau de flexibilité et de personnalisation qu’ils proposent, ainsi que des tarifs plus bas et plus compétitifs, avec des offres qui évoluent avec votre entreprise.

Certaines petites entreprises peuvent simplement préférer ne pas renforcer l’emprise monopolistique que les géants exercent sur nos vies, en apportant leur petite contribution au soutien des plus petites entreprises.

L’avenir de l’e-mail professionnel

Lorsqu’il s’agit de choisir le bon e-mail professionnel, vous devriez pouvoir obtenir un haut niveau de sécurité, mais aussi un système qui rende l’e-mail professionnel simple et sans effort. Ainsi, les communications professionnelles circulent plus librement, sans jamais compromettre la sécurité.

En fait, vous devriez pouvoir obtenir un service d’e-mail professionnel sécurisé et simple qui fait partie d’une plateforme web plus large. Une plateforme où vous pouvez intégrer automatiquement votre nom de domaine dans votre adresse e-mail, et intégrer d’autres produits web dans votre solution idéale — en sachant que chaque partie de la plateforme est sécurisée. Elle devrait se mettre à jour et évoluer avec son temps, afin que, quelle que soit l’apparence de l’avenir de l’e-mail, elle soit prête et équipée pour y faire face.

C’est pourquoi nous avons créé Spacemail business email. C’est une technologie conçue pour de « vrais êtres humains », et activement mise à jour pour contrer les dernières menaces de sécurité. En plus, elle s’inscrit dans la plateforme Spaceship au sens large, pour vous aider à mieux faire des affaires en ligne partout, avec la sécurité et la simplicité comme standards — toujours.