Bir e-postada birden fazla kişiye nasıl hitap edilir: En iyi uygulamalar

E-posta tamamen bağlantılar kurmakla ilgilidir. Ne kadar çok kişiye başarıyla e-posta gönderirseniz, o kadar çok bağlantı kurarsınız. İşte bunu doğru şekilde nasıl yapacağınız.

Bir e-postada birden fazla kişiye doğru şekilde hitap etmenin neden önemli olduğu

Bir grup e-postası da diğer tüm e-postalar gibidir. Ana odağınız profesyonellik ve e-posta görgü kuralları olmalıdır. E-posta öncelikle profesyonel bir iletişim aracıdır; bu da gönderdiğiniz şeyin önemli olduğu anlamına gelir. Bu, gelecekteki ilişkileri ve gelecekteki sonuçları etkiler.

Bu aynı zamanda insanların fark edildiğini hissettirmekle de ilgilidir, ancak grup e-postaları gönderirken bu daha zordur.

Bir e-postada birden fazla kişiye nasıl hitap edersiniz?

Ana odağınız grubun büyüklüğü ve kimlerin dahil olduğu olmalıdır. Daha küçük gruplarda, örneğin bir e-postada iki kişiye hitap ediyorsanız, daha kişisel olması için insanları isimleriyle selamlamalısınız.

Daha büyük gruplar için “Merhaba ekip” veya “Değerli meslektaşlarım” gibi genel bir selamlama genellikle daha pratiktir. Profesör, Dr. veya Bay gibi resmî unvanlara saygı gösterdiğinizden emin olun ve isimlerin sırası hakkında dikkatlice düşünün. Kıdeme göre, müşterileri şirket içi ekip üyelerinden önce gelecek şekilde ya da işleri basit tutmak için sadece alfabetik sırayla dizmek isteyebilirsiniz.

E-postadaysalar, isimlerini yazın

İnsanları isimleriyle listelemek, e-postanıza başlamanın en kişisel yoludur. Saygı oluşturur ve herkesin dahil olduğunu hissettirir. İnsanları isimleriyle yalnızca 2 ila 4 kişilik gruplarda listelemenizi öneririz. Bundan daha fazlasını listelerseniz biraz gülünç görünmeye başlayabilir.

Bazı kültürlerde ve ülkelerde ilk birkaç e-postada ilk isimleri kullanmanın her zaman uygun olmadığını unutmayın; bu yüzden kendi yerel bağlamınıza saygı gösterdiğinizden emin olun. Belki de bir bağ kurana kadar ilk birkaç e-postada soyadına Bay veya Bayan ekleyerek kullanmanız gerekir.

İsimle selam vermenin doğru yolu:

• Merhaba John, Maria ve Sam,

• Günaydın Alex, Jamie ve Taylor,

• Merhaba Chris ve Morgan,

Grup selamlamalarını doğru yapmak

Bir veya iki kişiye e-posta gönderirken herkesin saygı gördüğünden emin olmak çoğu zaman daha kolaydır. Ancak bir e-postada bir gruba hitap ederken bu daha zor hale gelir. Grup büyüdükçe bağlam daha fazla önem kazanır.

Bağlamdan söz ettiğimizde, e-postanın amacını kastediyoruz. Yakın bir ekibi Noel partisi düzenlemeleri hakkında bilgilendiriyorsanız, tonunuz üst düzey yöneticilerle iletişim kurduğunuzda veya daha yapılandırılmış bir kurumsal ortamda olduğundan çok farklı olacaktır.

Departmanlar arasında, yöneticilere, müşterilere veya dış iş ortaklarına e-posta gönderirken, özellikle de kendinizi ilk kez tanıtıyorsanız, biraz daha resmî bir ton kullanmak daha güvenlidir. Arkadaşlar veya yakın iş arkadaşları arasında ise biraz daha samimi olabilirsiniz.

Bir grubu selamlamanın doğru yolu:

Samimi selamlamalar:

• Merhaba ekip!

• Herkese merhaba,

Resmî grup selamlamaları:

• Değerli meslektaşlarım,

• Günaydın!

• Herkese günaydın,

• Değerli liderlik ekibi,

Resmî unvanları kullanmanın en iyi yolu

Herhangi bir alanda doktor olmak kolay değildir ve verdikleri tüm emeğin ardından çoğu kişi resmî unvanlarının kullanılmasını bekler. Burada yalnızca tıp doktorlarından söz etmiyoruz — üniversite profesörü olabilirler, işletme alanında doktora yapmış olabilirler ve liste uzayıp gider. Ancak unvan ne olursa olsun, e-posta iletişiminizde buna saygı göstermeniz önemlidir.

Bir Dr., Profesör, Bay, Bayan vb. kişilere e-posta gönderirken, alıcınız büyük olasılıkla profesyonel bir ton bekleyecektir. Bu da aşırı samimi selamlamalardan kaçınmak ve e-postadaki herkes için tutarlılık sağlamak anlamına gelir. Yani aynı e-postada bir kişi için unvan kullanıp diğeri için kullanmamalısınız.

Hiyerarşi de önemlidir. Unvan sahibi birden fazla alıcınız varsa, alıcıları sırayla listelemeye çalışın. Yani Profesör, Doktor'dan; Doktor da Bay'dan önce gelmelidir vb.

Unvanları kullanmanın doğru yolu:

• Sayın Dr. Lee, Bayan Carter ve Bay Brown,

• Sayın Dr. Smith ve Ekip,

• Sayın Direktörler ve Bölüm Başkanları.

• Sayın Liderlik Ekibi,

Herkesi saygılı bir şekilde nasıl dahil edersiniz

Profesyonel ortamlarda kıdem her zaman önemsenir. CEO'lar en önemli konuşmayı yapar, binadaki en iyi ofise sahip olur ve genellikle masadaki en iyi yere oturur. E-postalar da farklı değildir.

Bir e-postada birden fazla kişiye hitap ederken, isimleri sıralama biçiminiz ve noktalama işaretlerini kullanışınız ince bir şekilde saygı ifade edebilir. Alıcıları listeleme sıranız bilinçli olmalıdır. Bu da en kıdemli olanlardan başlayıp en az kıdemli olanları en sona bırakmanız gerektiği anlamına gelir.

Şirketiniz dışındaki kişilerle ve şirket içindeki iş arkadaşlarınızla da ilgili durumu göz önünde bulundurmanız gerekebilir. Burada dış paydaşları önce listelemek, özellikle uzun vadeli bir ortaklık arıyorsanız, saygı göstergesi olabilir. Kıdem ve iç-dış ayrımını ele aldıktan sonra, geri kalanını alfabetik olarak düzenlemek mantıklı olabilir.

Herkesi saygılı bir şekilde dahil etmenin yolu:

• Hiyerarşi veya kıdem – Resmî veya kurumsal ortamlarda en kıdemli kişiyi önce listeleyin. Örn., Sayın Dr. Evans, Bayan Khan ve Bay Patel,

• Dış paydaşlar iç paydaşlardan önce –Müşterilere şirket içi ekibinizle birlikte e-posta gönderirken müşteriyi önce listeleyin. Örn., Sayın Bayan Roberts ve Ekip.

• Alfabetik sıra – Herkes eşitse, alfabetik sıra en güvenli seçeneğinizdir. Örn., Merhaba Angela, Brian ve Carlos,

Birden fazla kişiye e-posta gönderirken CC ve BCC nasıl kullanılır

Sonraki adımda, birden fazla alıcının e-posta adresini eklemeniz gerekir. Bu aşamada, CC ile BCC arasındaki farkı anlamak faydalı olur.

CC, carbon copy anlamına gelir. BCC ise blind carbon copy anlamına gelir. Bu iki seçeneği nasıl kullanacağınızı anlamaya çalışırken en büyük ipucunuz "blind" kelimesi olacaktır.

• CC kullanın; alıcılar birbirlerini görmeli ve yanıt verebilmelidir.

• BCC kullanın; alıcılar birbirlerini görmemelidir (gizli) ve gizlilik gereklidir. Genellikle bu, toplu e-postalar için en iyi seçenektir.

CC kullanmak için doğru zaman

CC fikri eski daktilo günlerinden gelir. Araya karbon kâğıdı koyar ve aynı anda iki kopya alırdınız. E-posta da aynı fikri benimsedi ve CC'yi kullanarak mesajın bir kopyasını başka birine göndermeye başladı.

Birini CC alanına eklediğinizde, ona doğrudan hitap etmiş olmazsınız; yalnızca ona bir kopya gönderirsiniz. Örneğin, dışarıdan bir müşteriyle konuşuyorsunuz ve patronunuzu da durumdan haberdar etmek istiyorsunuz. Dış müşteriyi To alanına koyarsınız ve patronunuzun e-posta adresi CC alanına gider. Böylece müşteri, patronunuzun durumdan haberdar olduğunu görebilir.

CC kullanmak için doğru zaman:

• Gözetimle proje güncellemesi – Bir görev hakkında ekip arkadaşınıza e-posta gönderirsiniz. Yöneticinizin görünürlüğe ihtiyacı vardır ama aksiyon almasına gerek yoktur. Onu durumdan haberdar etmek için yöneticinizi CC'ye ekleyin.

• Ekipler arası iş birliği– Başka bir departmanla koordinasyon sağlıyorsunuz ve her iki ekibin de uyumlu olmasını istiyorsunuz. Tasarımcınıza e-posta gönderirken diğer ekibi güncel tutmak için CC'ye ekleyin.

• Durum raporlaması– Amirinizle haftalık bir güncelleme paylaşıyor ve ilgili paydaşları kopyaya ekliyorsunuz. İlerlemenizi takip edebilmesi için amirinizi CC'ye ekleyebilirsiniz.

BCC kullanmak için doğru zaman

Diğer alıcılar BCC alanını göremez, ancak CC ve To alanlarındaki alıcıları görebilirler. Bu, başka alıcılar bilmeden birine e-postanın kopyasını göndermek istiyorsanız kullanışlıdır.

BCC'yi büyük posta listeleri, genel duyurular veya alıcıların birbirini tanımadığı ve birbirlerinin bilgilerini görmemesi gereken diğer  durumlar için kullanın. Ayrıca birini sessizce bir konuşmaya dahil etmek için de BCC kullanabilirsiniz.

BCC kullanmak için doğru zaman:

• Bülten– 300 aboneye şirket güncellemesi gönderirsiniz. Kendinizi To alanına ekleyin ve tüm abonelerinizi BCC'ye koyun.

• Konuk listesi – Birbirini tanımayan 100 dış konuğu davet ediyorsunuz. İçlerinden birinin yanlışlıkla “tümünü yanıtla” yapmaması için onları BCC alanına ekleyin.

• Gizli gözetim– Bir yönetici, katılmadan bir konuşmayı gözlemlemek istiyor. Gözlemleyebilmesi için onu BCC alanına ekleyin.

Dikkat edilmesi gereken grup e-postası hataları

Birden fazla kişiye e-posta göndermek kas hafızası gibidir; her yaptığınızda daha kolay hale gelir. Aşağıdaki ipuçlarını hatırlamak başlamanıza yardımcı olacaktır.

• Selamlamayı aşırı yüklemek – E-postanız, öğretmenin dersin başında yoklama alması gibi hissettirmemelidir. 3-4'ten fazla alıcınız varsa “Merhaba ekip” gibi toplu bir selamlama kullanın.

• Tutarsız ton – Samimi mi yoksa resmî mi olmak istediğinize karar verin. “Sayın Dr. Lee ve John” ifadesi dengesizlik yaratır. Resmiyet düzeyinizi tüm alıcılar arasında tutarlı tutun ve bunun şirket kültürüyle uyumlu olduğundan emin olun.

• Yanlış alanı kullanmak– CC'nin aşırı kullanımı gerçekten kimin aksiyon alması gerektiğini görmeyi zorlaştırırken, iş birliğine dayalı bir konuşmada BCC kullanmak gizli kapaklı görünebilir ve güvene zarar verebilir.

• Hiyerarşiyi veya kültürel normları göz ardı etmek – İsimleri rastgele sırayla listelemek, unvanları atlamak veya üst düzey yöneticilere aşırı samimi selamlamalar kullanmak insanların saygısızlığa uğradığını hissettirecektir.

• Selamlamada kilit katılımcıları dışarıda bırakmak– Herkes takdir edildiğini hissetmek ister. Birkaç kişiye e-posta gönderiyorsanız, herkesin saygı gördüğünü hissetmesi için hepsinden bahsetmeyi unutmayın.