Jak napsat e-mail se žádostí o volno

Nikdo nemá rád nejistotu, zda bude jeho volno schváleno. Dobře napsaný e-mail se žádostí o volno dá vašemu nadřízenému všechny informace, které potřebuje k rychlému rozhodnutí. Když je napsaný dobře, ukazuje profesionalitu, nastavuje jasná očekávání a pomáhá vám si volno skutečně užít. Čím jasnější váš e-mail bude, tím snazší pro vašeho nadřízeného bude říct ano.

Co je e-mail se žádostí o volno a proč je důležitý?

Čerpání volna přináší dva problémy: kdo převezme vaši práci, když budete pryč, a jak bude vědět, kdy vaše volno začíná a končí. Včas odeslaný e-mail se žádostí o volno řeší obojí. Uvádí, kdy budete pryč, proč budete pryč a kdo vás má zastoupit. Navíc získáte bonus v podobě toho, že si svůj čas mimo práci opravdu užijete, aniž byste se museli obávat, zda se nevrátíte k hoře problémů.

Obvykle se posílá vašemu nadřízenému, HR oddělení nebo komukoli dalšímu, kdo musí být informován. Ukazuje profesionalitu, pomáhá s plánováním pracovní zátěže, vytváří záznam pro HR a ukazuje, že vám záleží na kolezích. Důvodů, proč ho můžete chtít poslat, je samozřejmě nespočet, ale pro jednoduchost jsme níže vybrali několik z nich.

Kdy použít e-mail se žádostí o volno:

• Nemocenské volno, když vám není dobře

• Dovolená pro plánované prázdniny

• Osobní dny nebo neformální volno

• Mimořádné situace, jako je nemoc v rodině

• Rodičovská dovolená pro mateřství/otcovství

Jaký je správný formát e-mailu se žádostí o volno?

Pokud chcete, aby byla vaše žádost o volno přijata, musí u zaměstnavatele zabrat. Jednoduché „Ahoj“ a „Na shledanou“ nestačí – zvlášť pokud ji pošlete na poslední chvíli. Níže uvedené vzory vám pomohou vytvořit e-mail se žádostí o volno, který bude působit profesionálně, vysvětlí vaši nepřítomnost a získá tolik důležité schválení.

Předměty zpráv, díky kterým si vašeho volna všimnou

Chcete, aby váš e-mail upoutal pozornost? Ujistěte se, že předmět je krátký, konkrétní a jde rovnou k věci. To poslední, co chcete, je aby vám šéf volal uprostřed dovolené a ptal se, kde jste, protože váš předmět byl příliš obecný a ztratil se mezi jeho e-maily. Je to první věc, kterou váš šéf uvidí, tak ať to stojí za to.

Jak vyladit předmět k dokonalosti

Udržte ho krátký –dobrým cílem je méně než 50 znaků. Nechcete, aby byla polovina zprávy useknutá jen proto, že jste se rozhodli pojmout předmět jako Shakespeare.

Konkrétně, konkrétně, konkrétně – buďte konkrétní u dat, např. „Žádost o volno - 1. ledna - 8. ledna“. Uvedení dat hned na začátku je nejlepší způsob, jak předejít nedorozuměním.

Začněte důvodem– pomůže to být konkrétnější. Přidejte podrobnosti. „Žádost o nemocenské volno / Žádost o dovolenou.“ Čím více toho vaše firma ví předem, tím snazší pro ni bude vše zařídit.

Proč může být pozdrav klíčem ke schválení

Žádost o volno je přesně to, co název říká – žádost. Z tohoto důvodu je nejlepší zvolit formálnější tón a zachovat profesionalitu. Možná jste nejlepší přátelé se svým šéfem nebo s člověkem z HR, ale v takových chvílích obvykle vítězí respekt. Je to nejlepší způsob, jak zajistit, aby byla vaše žádost dobře přijata, a navíc se chráníte před případnými nedorozuměními, pokud si HR e-mail uloží pro budoucí potřebu.

Co nadřízení v e-mailu se žádostí o volno skutečně hledají

Jakmile máte formality za sebou, přichází na řadu detaily. Tělo e-mailu se žádostí o volno je místo, kde můžete uvést podrobnosti o tom, proč volno potřebujete a kdy si ho plánujete vzít. Uveďte tolik detailů, kolik je vám příjemné sdílet, a snažte se být konkrétní u dat, aby se vaše firma mohla na vaši nepřítomnost připravit. Je jasné, že vás nebude snadné nahradit, a firma musí najít někoho, kdo to zvládne.

Právě tady přichází na řadu plán předání práce. Uvedení toho, kdo převezme vaše povinnosti, které úkoly jsou ještě rozpracované a jaké jsou jejich termíny, pomáhá ujistit všechny zúčastněné, že vaše nepřítomnost nezpůsobí zmatek. Nezapomeňte přiložit všechny dokumenty, které vnesou jasno do nedokončených projektů. Přidání dalších informací, které budou ostatní potřebovat, aby vše běželo dál, může znamenat zásadní rozdíl.

A než kliknete na odeslat, ujistěte se, že si vyžádáte potvrzení o přijetí vaší žádosti. To vám dá klid, že byla vaše žádost přečtena, vašemu nadřízenému nebo HR to nenápadně připomene, aby odpověděli, a chrání vás to před případnými nedorozuměními později. O potvrzení můžete požádat přidáním zdvořilé věty, například:

• „Prosím potvrďte, že jste tuto žádost obdrželi.“

• „Mohl(a) byste mi prosím dát vědět, jakmile tuto žádost obdržíte?“

• „Budu vděčný(á) za rychlou odpověď, jen abych měl(a) potvrzeno, že je s mou žádostí vše v pořádku“

Jak správně zakončit žádost o volno

Vaše rozloučení je poslední věc, kterou si přečtou. Zachovejte zdvořilost, mějte na paměti e-mailovou etiketu a pokud chcete získat ještě více sympatií, přidejte krátké poděkování za jejich čas a zvážení. Jakmile to uděláte, zakončete e-mail svým jménem pod formálním pozdravem, jako je „S pozdravem“ nebo „S úctou“. Když zakončujete jednoduchý e-mail se žádostí o volno nadřízenému, pomůže mít po ruce několik hotových příkladů. Podívejte se na srovnávací tabulku níže.

Jak napsat e-mail se žádostí o volno pro různé situace?

Při psaní jednoduchého e-mailu se žádostí o volno je pochopení formátu prvním krokem, ale příklady mu dávají život. Níže najdete e-maily se žádostí o volno, které si můžete vypůjčit, upravit a s jistotou odeslat.

Příklad e-mailu pro nemocenské volno

Předmět: Žádost o nemocenské volno – 12.–13. březnaVážený/á [Manager/ HR],

Necítím se dobře a potřebuji si vzít nemocenské volno 12. a 13. března, abych se zotavil(a). Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete potvrzení od lékaře nebo jakékoli další informace. Mohl(a) byste prosím potvrdit, že jste tuto žádost obdrželi?

Děkuji,[Vaše jméno]

Příklad e-mailu pro osobní volno / volný den

Předmět: Žádost o osobní volno – 5. dubnaVážený/á [Manager/ HR],

Rád(a) bych si vzal(a) volno v pátek 5. dubna kvůli osobní schůzce. Dejte mi prosím vědět, zda je to v pořádku, nebo zda potřebujete další podrobnosti. Ocenil(a) bych rychlou odpověď jako potvrzení, že byla tato žádost přijata.

S pozdravem,[Vaše jméno]

Příklad e-mailu pro dovolenou

Předmět: Žádost o dovolenou – 10.–21. červenceVážený/á [Manager/ HR],

Rád(a) bych požádal(a) o dovolenou od 10. do 21. července. Před odjezdem dokončím své aktuální reporty a předám probíhající hovory s klienty Danielovi.

Prosím potvrďte, že byla tato žádost přijata. Předem děkuji[Vaše jméno]

Příklad e-mailu pro mimořádné volno

Předmět: Žádost o mimořádné volno – od 2. květnaVážený/á [Manager/ HR],

Z důvodu rodinné nouze potřebuji požádat o volno od 2. května. Budu vás informovat, jakmile budu vědět, jak dlouho budu pryč. Mohl(a) byste prosím potvrdit přijetí této žádosti?

S úctou,[Vaše jméno]

Příklad e-mailu pro mateřskou/otcovskou dovolenou

Předmět: Žádost o otcovskou dovolenou – 14. srpna–9. říjnaVážený/á [Manager/ HR],

Píšu vám, abych formálně požádal(a) o otcovskou dovolenou od 14. srpna do 9. října. Dejte mi prosím vědět, pokud potřebujete jakékoli podpůrné dokumenty nebo další informace. Budu vděčný(á), pokud byste mohli potvrdit, že byla tato žádost přijata.

S poděkováním,[Vaše jméno]

Jaké jsou klíčové tipy, aby byla vaše žádost o volno rychle schválena?

Chcete, aby bylo vaše volno rychle schváleno? Tady je, co udělat:

• Jděte rovnou k věci– neutopte svou žádost ve vysvětlování. Uveďte klíčové informace hned na začátku a zbytek vynechte.

• Termíny a plán předání práce – dát firmě čas přizpůsobit se vaší nepřítomnosti je zásadní. Buďte konkrétní u dat a ujistěte se, že existuje plán pro dobu, kdy nebudete přítomni.

• Pošlete ji předem (kromě mimořádných situací) – vaše firma potřebuje čas na přípravu na vaši nepřítomnost, proto svůj e-mail pošlete ve správný čas. Snažte se dát alespoň dvoutýdenní předstih.

• Nabídněte dostupnost, pokud je to naléhavé – většina firem od vás nebude očekávat práci během volna, ale když jim dáte vědět, že jste v případě nouze k zastižení, může to zmírnit obavy.

Jak svou žádost o volno dovést ke schválení

Jste téměř hotovi, ale poslední úpravy mohou vaši žádost podpořit, nebo zhatit. Od toho, jak ji formulujete, až po to, jak na ni navážete, malé detaily rozhodují o tom, zda váš nadřízený bude váš e-mail vnímat jako snadno schvalitelný, nebo snadno přehlédnutelný. Zvládněte je a vyhnete se zpožděním, nedorozuměním i nepříjemnému přehazování zpráv tam a zpět.

Jak zdvořile vysvětlit volno svému nadřízenému

Vysvětlit volno svému nadřízenému je hlavně o tónu, načasování a přípravě. Uspěchané „Zítra nemůžu pracovat, promiňte“ uprostřed porady vám moc nepomůže. Začněte tím, že si zkontrolujete firemní pravidla pro volno nebo PTO, abyste věděli, co je povoleno a jaký předstih se od vás očekává. Když přijdete připraveni, ukazuje to respekt k procesu a vašemu nadřízenému to usnadní říct ano.

Poté přesně uveďte, kdy budete pryč, sdělte jen tolik detailů o důvodu, kolik je potřeba, a hlavně ukažte, že jste přemýšleli o dopadu na svůj tým. Nadřízení oceňují, když uznáte možné narušení a vysvětlíte, jak ho minimalizujete. To může znamenat dokončení klíčových úkolů předem, předání práce kolegovi nebo zanechání jasných poznámek, aby nic nezapadlo.

Jak strukturovat e-mail, pokud potřebujete opakované volno

Opakované volno, například týdenní lékařská návštěva nebo pravidelný osobní závazek, vyžaduje o něco více vysvětlení než jeden den volna. Trik spočívá v tom, být naprosto jasný ohledně vzorce a časového rámce. Uveďte přesně data (začátek a konec), frekvenci (každou středu, každý druhý pátek) a zda jde o celé dny nebo půldny.

Opakované volno, například týdenní kurz, průběžné schůzky nebo osobní záležitost, vyžaduje větší srozumitelnost, aby si váš nadřízený mohl vše naplánovat. Udržte e-mail krátký, ale konkrétní: vysvětlete vzorec (týdně, jednou za dva týdny), stanovte jasná data začátku a konce a popište, jak budete během nepřítomnosti zvládat své povinnosti.

Co zahrnout do e-mailu o opakovaném volnu:

• Přidejte jasný předmět s opakovaným volnem a daty

• Důvod udržte stručný a profesionální

• Jasně uveďte frekvenci, délku a data začátku/konce

• Zahrňte plán předání úkolů

• Potvrďte, že jste zkontrolovali pravidla pro volno/PTO

• Zdvořile zakončete a požádejte o potvrzení

Žádná odpověď? Tady je váš další krok

Někdy se váš e-mail se žádostí o volno ztratí, je přehlédnut nebo měl váš nadřízený prostě náročný den a zapomněl odpovědět. Pokud se vám po přiměřené době, obvykle 2–3 pracovních dnech, nikdo neozve, je dalším krokem zdvořilé připomenutí.

Váš navazující e-mail by měl být krátký, přátelský a věcný. Začněte pozdravem, zmiňte svůj předchozí e-mail, zeptejte se, zda už měli možnost se na něj podívat, a zdvořile uveďte, proč je včasná odpověď důležitá. Poté přidejte jasnou a jednoduchou prosbu: „Můžete prosím potvrdit, zda byla moje žádost o volno schválena?“ Nakonec přidejte zdvořilé rozloučení a poděkování. Funguje to velmi podobně jako poděkování po pracovním pohovoru. Připomene jim, že existujete, a pomůže vám zakončit komunikaci pozitivně. Je dobré nezahltit jejich schránku. Pošlete jen jeden nebo dva navazující e-maily s odstupem několika dní. Pokud se vám ani potom nikdo neozve, zvažte osobní připomenutí nebo v případě potřeby zapojte HR.