Hoe gebruik je de agenda in Spacemail
In deze handleiding leiden we je door de essentiële stappen voor het gebruik van de agenda in Spacemail. Met de agenda kun je evenementen aanmaken, deelnemers uitnodigen en je planning direct beheren in de webmail-interface.
Toegang tot de agenda
1. Log in op Spacemail mailbox
2. Zodra je bent ingelogd, gebruik je de schakelaar bovenaan de interface om te wisselen tussen e-mail- en agendaweergave.
3. Je kunt ervoor kiezen om je planning op drie manieren te bekijken: Dagelijks, Wekelijks of Maandelijks. Selecteer hiervoor de optie in het keuzemenu in de rechterbovenhoek van de agenda:
Een evenement aanmaken
1. Klik in de agenda op de knop “Evenement aanmaken” om een nieuw evenement toe te voegen. Er verschijnt een apart pop-upvenster waarin je de details van het evenement kunt invoeren:
2. Vul de vereiste gegevens in:
Evenementtitel – voeg een naam toe voor je evenement
Locatie (optioneel) – voer een adres of vergaderlink in
Evenement begint/Evenement eindigt – kies de datum en tijd
Herhaling van evenement – kies hoe vaak het evenement moet worden herhaald: Nooit, Dagelijks, Wekelijks, Maandelijks of Jaarlijks. Je kunt het ook als een hele dag-evenement instellen.
Deelnemers – voeg e-mailadressen toe van mensen die je wilt uitnodigen
Beschrijving (optioneel) – geef extra details
OPMERKING: Hele dag-evenementen worden bovenaan de datumcel of kolomkop weergegeven, afhankelijk van de geselecteerde weergave.
3. Zodra alle gegevens zijn ingevuld, klik op “Evenement aanmaken”.
Uitnodigingen ontvangen en beantwoorden
1. E-mailuitnodiging – er komt een e-mail in je inbox met de details van het evenement en antwoordopties: Accepteren, Weigeren of Misschien:
2. Agendaweergave – het evenement verschijnt ook in je agenda in een wachtende status totdat je een van de antwoorden kiest: Accepteren, Weigeren of Misschien:
Alleen de organisator van het evenement kan het evenement bewerken of verwijderen. Deelnemers zien alle updates die de organisator maakt
OPMERKING: Spacemail past tijden automatisch aan op basis van jouw tijdzone, zodat alle deelnemers het evenement in hun lokale tijd zien.
Uitnodigingen van derden bekijken in Spacemail Agenda
Spacemail ondersteunt het standaard iCal (.ics) formaat. Dit betekent dat evenementen en uitnodigingen kunnen worden uitgewisseld met externe agenda's zoals Gmail, Outlook, Apple Agenda en vergelijkbare clients.
Uitnodigingen ontvangen: Als iemand je een uitnodiging voor een evenement stuurt vanuit een externe agenda, verschijnt deze in je Spacemail-inbox en agenda. Je kunt reageren door te kiezen voor Accepteren, Weigeren of Misschien, en je reactie wordt teruggestuurd naar de organisator.
Voorbeelden van Gmail-uitnodigingen weergegeven in de Spacemail-inbox:
Uitnodigingen versturen: Je kunt uitnodigingen voor evenementen rechtstreeks vanuit Spacemail sturen naar deelnemers die een andere agendaservice gebruiken. Zij ontvangen een standaard .ics-uitnodiging die werkt in hun agenda-app.
Dat is alles!