E-Mail-Hosting vs. kostenlose E-Mail-Anbieter

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viele E-Mail-Anbieter es gibt? Wenn man wirklich darüber nachdenkt, merkt man schnell, dass es weltweit Hunderte von Plattformen gibt, und ihre Zahl wächst seit den Anfängen der E-Mail stetig weiter. 

E-Mail-Plattformen bieten in der Regel entweder kostenlose E-Mails oder Business-E-Mails an. Mit kostenlosen E-Mails können Sie eine E-Mail-Adresse unter der Domain des Anbieters erstellen, wie @google.com. Sie sind schnell und einfach einzurichten und kostenlos. Das ist gut für Ihren Kontostand, kann aber schlecht für den Ruf und die Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens sein. 

Auf der anderen Seite gibt es E-Mail-Hosting oder Business-E-Mails. Sie sind ebenfalls schnell und einfach einzurichten, erfordern aber eine kleine monatliche oder jährliche Gebühr. Dafür können sie Wunder für Ihre Glaubwürdigkeit beim Versenden von Unternehmens-E-Mails bewirken, und in der Regel bieten sie auch eine bessere Zustellbarkeit und Sicherheit.  Letztlich schafft das Senden von @mybusiness.com mehr Vertrauen bei Kunden. 

Warum für etwas bezahlen, das Sie kostenlos bekommen können?

Warum keine kostenlose E-Mail nutzen? Es ist leicht vorstellbar, dass Sie gewinnen, wenn Sie Ihren E-Mail-Tarif kostenlos von einem der großen Unternehmen bekommen. Schließlich: Was zählt in einer Rezession mehr als die Kosten? Warum also sollten Sie kostenpflichtige E-Mail-Dienste benötigen?

Nun, erstens ist es, wie das Mantra sagt: Wenn das Produkt kostenlos ist, sind Sie das Produkt. Und in einer Welt mit Gesetzen wie der DSGVO können es sich insbesondere Unternehmen nicht leisten, die privaten Daten ihrer Kunden zu gefährden. In eine Datenschutzverletzung verwickelt zu werden, könnte weitaus schlimmere finanzielle und rufschädigende Folgen haben. Kürzlich hat mein eigenes geliebtes Hotmail (jetzt natürlich unter der Marke Outlook) zum ersten Mal eine Gebühr für mein Konto eingeführt und rückwirkend beschlossen, meinen Speicherplatz erheblich zu reduzieren, wenn ich nicht bezahle. RIP „Freemail“.

Es war ein unpopulärer Schritt (zumindest in meinem Ein-Personen-Büro). Nachdem ich den kostenlosen Speicherplatz im Laufe der Jahre mit unzähligen E-Mails gefüllt hatte (ich bin bei Spammern unglaublich beliebt) und natürlich mit Gigabytes an Anhängen, die als schlechte Form eines Backups dienen (sagen Sie mir nicht, dass Sie dieselbe traurige Realität in Ihrem Posteingang nicht auch ignorieren …)

Es fühlte sich hinterhältig an, und damals war mir nicht klar, dass es eine einfache Lösung gab. Aber die gibt es — mehr dazu später.

Ebenso müssen Sie auch upgraden, um die fortschrittlichsten Funktionen von Gmail zu erhalten. Unter der Marke Google Workspace versuchen diese Tarife nachzuahmen, was viele andere kostenpflichtige E-Mail-Anbieter tun, indem sie Ihnen erlauben, Ihre eigene Domain zu verwenden. Da sie jedoch mit einer ganzen Reihe von Funktionen gekoppelt sind, die das durchschnittliche Unternehmen wahrscheinlich nicht benötigt, summiert sich der beträchtliche Preis von etwa 7,20 $ pro Nutzer und Monat schnell, wenn Sie ein größeres Unternehmen haben.

Also sind selbst die „kostenlosen“ Optionen inzwischen nicht mehr so kostenlos, und wir haben noch nicht einmal richtig angefangen. Wenn Sie nach günstigeren und fokussierteren Google-Workspace-Alternativen suchen, gibt es viele Optionen, die speziell für E-Mail entwickelt wurden — ohne den zusätzlichen Ballast.

Was ist eine kostenlose E-Mail-Domain?

Kostenlose E-Mails enden normalerweise auf etwas wie @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com usw. Das liegt daran, dass Sie, wenn Sie eine Adresse auf dieser Domain wie ihrname@gmail.com erhalten, die Domain selbst nicht besitzen oder kontrollieren — das tun Google, Yahoo oder Microsoft.

Sie besitzen die Domain nicht
Eine gemeinsam genutzte Domain bedeutet, dass Tausende oder Millionen von Nutzern E-Mails von derselben Root-Domain senden. Da Sie die Domain nicht besitzen, können Sie keine eigenen MX-, SPF-, DKIM- oder DMARC-Einträge konfigurieren. Sie verlassen sich vollständig auf die Authentifizierungseinrichtung des Anbieters, die von Millionen von Nutzern gemeinsam verwendet wird.

Mangelndes Branding 
Es spielt keine Rolle, ob Ihre E-Mail professionalbusiness@gmail.com lautet, sie endet immer noch auf @gmail.com, und leider werden Kunden das bemerken. Das liegt daran, dass geschäftlich klingende Adressen auf einer kostenlosen Consumer-Domain ein häufiges Phishing-Muster sind und Menschen gelernt haben, ihnen mit Misstrauen zu begegnen. Außerdem trägt jede E-Mail, die Sie von einer kostenlosen Domain senden, die Marke des Anbieters, nicht Ihre. Das bedeutet: Wenn Sie eine E-Mail-Adresse mit @gmail.com verwenden, wird die Markenidentität von Google gestärkt statt Ihrer eigenen.

Für Privatpersonen gebaut, nicht für Unternehmen
Kostenlose E-Mail-Domains sind für einzelne Nutzer konzipiert und entwickelt, nicht für Unternehmen. Funktionen priorisieren meist den persönlichen Komfort statt geschäftlicher Anforderungen wie Compliance, Audit-Logs oder gemeinsame Postfächer. Dieses auf Verbraucher ausgerichtete Design ist auch der Grund, warum kostenlose Webmail historisch ein Ziel mit hohem Volumen für Spam und Missbrauch bei der Kontoerstellung war; die Verifizierungshürden sind niedrig und auf eine einfache Anmeldung ausgelegt, nicht auf organisatorische Sicherheit.

Echte professionelle E-Mail

Und so kommen wir endlich zum Kern dieses digitalen Festmahls. Bezahlte Anbieter. Wir sprechen nicht von den bereits erwähnten kostenpflichtigen „Freemail“-Optionen.

Diese bieten etwas ganz anderes. Ganz einfach: Sie sind für Unternehmen konzipiert und verfügen über einzigartige Tools und Funktionen, die die geschäftliche Kommunikation deutlich einfacher machen.

Vielleicht am wichtigsten ist, dass diese Anbieter es Ihnen ermöglichen, Ihre Unternehmensdomain in E-Mail-Adressen zu verwenden, sodass Sie professionell wirkende Adressen wie ihrname@ihredomain.com erhalten. Sie können noch mehr aus Business-E-Mail herausholen, wenn Sie bei der Erstellung Ihrer E-Mail-Adressen clever vorgehen. Zum Beispiel durch das Erstellen von E-Mail-Aliasen oder indem Sie Ihre Anonymität wahren, indem Sie nur einen Teil Ihres Namens verwenden.

Diese Adressen vermitteln jedem, der sie erhält, sofort Seriosität. Sie machen deutlich, dass Sie zum Unternehmen gehören und kein Betrüger sind, der sich als dieses ausgibt (und vielleicht eine Adresse wie yourbusiness@gmail.com registriert).

E-Mail-Hosting vs. kostenlose E-Mail-Anbieter

Sowohl E-Mail-Hosting als auch kostenlose E-Mail-Anbieter ermöglichen es Ihnen, E-Mails zu senden und zu empfangen, aber damit enden die Gemeinsamkeiten. Wenn man alles auf den Punkt bringt, gibt es echte Unterschiede zwischen beiden.

Kostenlose E-Mail vs. kostenpflichtiges Business-E-Mail-Hosting

Ihr eigener Domainname – Bei kostenlosen Postfächern endet Ihre Adresse auf der Domain eines anderen wie @gmail.com. Beim Hosting endet sie auf Ihrer Domain, wodurch Sie wie ein echtes Unternehmen wirken.

Keine Werbung – Kostenlose E-Mail-Anbieter zeigen oft Werbung, weil sie so mit einem kostenlosen Produkt Geld verdienen. Gehostete E-Mail ist werbefrei, da Sie direkt für den Dienst bezahlen.

Bessere Sicherheit –  Kostenlose E-Mail bietet grundlegenden Schutz. Gehostete E-Mail umfasst in der Regel stärkere Sicherheitstools wie Verschlüsselung und Spam-Filter, die speziell zum Schutz eines Unternehmens entwickelt wurden. 

Zuverlässiger – E-Mail-Hosting-Anbieter sind für Unternehmen ausgelegt, die täglich auf E-Mail angewiesen sind, daher bieten sie in der Regel eine bessere Verfügbarkeit, was bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass Ihre E-Mail ausfällt. 

Echter Support – Bei kostenlosen E-Mail-Anbietern sind Sie oft auf sich allein gestellt und suchen in Hilfeforen, wenn etwas schiefgeht. Beim Hosting erhalten Sie in der Regel echten Kundensupport, der Ihnen bei der Behebung des Problems hilft.

Dinge, die Sie bei der Wahl von E-Mail für Unternehmen beachten sollten

Aber wie bei allem gibt es wichtige Überlegungen, die Sie bei der Wahl Ihrer Business-E-Mail im Hinterkopf behalten sollten.

Die Funktionen variieren von Unternehmen zu Unternehmen, daher ist es eine gute Idee zu wissen, worauf Sie achten sollten. Ihre Vorteile lassen sich im Allgemeinen in die folgenden Bereiche unterteilen.

Sicherheit und Datenschutz

Verschlüsselung: Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Dienst ein Verschlüsselungsniveau bietet, mit dem Sie zufrieden sind, insbesondere wenn es um die Speicherung Ihrer Daten geht. Während einige kostenlose Dienste diese Daten möglicherweise auswerten, um sie an Werbetreibende zu verkaufen, ist, wie bereits erwähnt, eines der wichtigsten Verkaufsargumente von Premium-E-Mail-Anbietern, dass sie genau das nicht tun. Einige Dienste verschlüsseln Ihre Daten aktiv, wenn sie auf Servern gespeichert werden, sodass Ihre Daten selbst dann nicht offengelegt würden, wenn ihre Sicherheit kompromittiert würde.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA): Unterstützung für E-Mail-2FA fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu, indem neben einem Passwort eine zweite Form der Verifizierung erforderlich ist. Normalerweise ist dies ein Telefon oder ein dediziertes Gerät.

Aktive Überwachung neuer Bedrohungen: Vielleicht das Allerwichtigste ist, ein Unternehmen zu wählen, das seine Sicherheitsmaßnahmen aktiv aktualisiert, um mit den neuesten Bedrohungen umzugehen. Sie können diese Informationen wahrscheinlich schnell herausfinden, indem Sie die Startseite nach aktuellen Updates durchsuchen, den Unternehmensblog prüfen oder nachsehen, ob guter Live-Support angeboten wird.

Rechenzentren: Durch die Speicherung von Daten mit einer verteilten Speichermethode besteht ein gewisses Maß an Redundanz für Ihren E-Mail-Speicher. Das bedeutet, dass Daten sehr wahrscheinlich nicht auf die Weise verloren gehen, wie es passieren könnte, wenn Sie alle Ihre Nachrichten auf Ihrem persönlichen Computer speichern und dort etwas schiefgeht.

Anpassung und Branding

Domainname: Wie bereits erwähnt, ist die Möglichkeit, Ihren Domainnamen für E-Mail-Adressen zu verwenden, eine großartige Funktion, die fast alle professionellen E-Mail-Plattformen bieten und die Ihre Marke in den Mittelpunkt ihres Angebots stellt.

Erweiterte Filter: Dass Sie E-Mails effektiver verwalten können, ist ein weiteres wichtiges Verkaufsargument professioneller E-Mail-Dienste. Wenn Sie sehr viele E-Mails erhalten, hilft Ihnen die Möglichkeit, sie auf unterschiedliche Weise zu sortieren und zu klassifizieren, dabei, ein sauberes und pragmatisches Postfach zu behalten.

Postfächer für mehrere Nutzer: Für viele Unternehmen ist die Möglichkeit entscheidend, mehrere Nutzerkonten für Mitarbeitende hinzuzufügen. Darüber hinaus können Aliase und Catch-alls (wie info@yoursite.com) nützlich sein, wenn es darum geht, die Identität von Mitarbeitenden zu schützen oder mehr als einer Person die Überwachung desselben Postfachs zu ermöglichen.

Zuverlässigkeit

Verfügbarkeitsgarantie: Sie möchten die Gewissheit haben, jederzeit, Tag und Nacht, auf Ihre E-Mails zugreifen zu können. Zuverlässigkeit ist ein Schlüsselfaktor bei der Wahl Ihres professionellen E-Mail-Anbieters. Achten Sie auf Garantien von etwa 99,9 %, um sicherzugehen, dass Sie das richtige Maß an Verfügbarkeit erhalten. Manchmal bieten Unternehmen Erstattungen an, wenn sie ihre Garantien nicht einhalten. Es lohnt sich, ihre Richtlinien dazu zu prüfen, damit Sie wissen, woran Sie sind.

Skalierbarkeit: Vielleicht haben Sie jetzt noch keine mehreren Nutzer, aber Ihr Unternehmen wird hoffentlich wachsen. Die Wahl eines Dienstes, der mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann und es Ihnen ermöglicht, Konten einfach hinzuzufügen oder zu entfernen, könnte Ihnen später viel Zeit und Energie sparen.

Kundensupport

Ähnlich wie wir bereits erwähnt haben, dass man sicherstellen sollte, dass das Unternehmen bei Online-Bedrohungen auf dem neuesten Stand bleibt, ist eine gute Kundenservice-Abteilung ein Muss — besonders, wenn Sie neu im Bereich professioneller E-Mail sind. Es gibt Angebote mit 24-Stunden-Live-Chat, sodass Sie nie lange auf Hilfe warten müssen, falls Sie sie einmal benötigen.

Spam-Management

Achten Sie auf robuste Spam-Filter, die Junk-Mail effektiv blockieren und gleichzeitig Fehlalarme minimieren (legitime E-Mails, die als Spam markiert werden). Idealerweise möchten Sie einen Spam-Filter, der sofort gut funktioniert, Ihnen aber auch erlaubt, ihn bei Bedarf zu überschreiben. Vor allem möchten Sie klar nachvollziehen können, was in Quarantäne verschoben wurde, denn wir alle kennen die Situation, wenn eine E-Mail wegen eines überaktiven Spam-Filters nicht ankommt.

Verbindungs- & Integrationsoptionen

Unsere E-Mails jederzeit griffbereit zu haben, wird im modernen Zeitalter nicht nur erwartet, sondern ist eine Notwendigkeit. Ein Anbieter, der jederzeit und überall zugänglich ist, ist ein Muss. Die besten professionellen E-Mail-Plattformen bieten eine einfache Integration in bestehende E-Mail-Clients wie Outlook oder Gmail.

Einführung in Spacemail

Spacemail von Spaceship ist eine neue hochmoderne E-Mail-Plattform, die von Grund auf für Unternehmen entwickelt wurde. Sie verfügt über alle Tools, die wir in diesem Artikel erwähnt haben, von erweitertem Anti-Spam-Management bis hin zu häufigen Updates zu Sicherheitsbedrohungen.

Sie können sie ganz einfach in Ihre bestehende Software integrieren, um sie auf jedem Gerät zu nutzen, oder über das sichere Online-Webmail-Portal mit Ihrem bevorzugten Browser darauf zugreifen. Dazu kommt ein 24/7-Kundensupport-Team aus Experten, das Ihnen jederzeit zur Seite steht, wenn Sie Hilfe brauchen.

Kennen Sie schon unser einfaches Migration Tool? Damit können Sie alle vorhandenen E-Mail-Inhalte, die Sie möglicherweise haben, in Ihren Spacemail-Tarif verschieben. Es macht den Wechsel einfach, und Sie behalten weiterhin einfachen Zugriff auf die wichtigen E-Mails in Ihrem bestehenden Konto. Probieren Sie Spacemail noch heute aus, schon ab nur 0,41 $ pro Monat. Sie können sogar eine kostenlose 30-Tage-Testversion wählen. Sie haben nichts zu verlieren, wenn Sie unsere brandneue, hochmoderne E-Mail-Plattform ausprobieren.