İşletme e-postasını kolayca kurun

Muhtemelen buradasınız çünkü işletmeniz için e-postayı nasıl kuracağınızı öğrenmek istiyorsunuz, ancak bunun zor olmasını istemiyorsunuz. Belki bunu daha önce araştırdınız ama bazı makalelerde ne kadar zor göründüğünü görünce vazgeçtiniz.

Merak etmeyin. Doğru yerdesiniz. İşletme e-postasının (şirket e-postası veya iş e-postası olarak da bilinir) tüm unsurlarını açıklayacağız; böylece kısa sürede bir tane kurabilir, oluşturabilir ve kullanabilirsiniz. Daha da iyisi, yaptığınız her adımı ve nedenini anlayacaksınız.

İşletme E-postası nedir?

İşletme E-postası genellikle, bireylerin genelde ihtiyaç duymadığı ancak işletmelerin ihtiyaçlarını karşılamak için özel olarak tasarlanmış belirli hizmetleri ifade eder.

• Daha iyi güvenlik özellikleri — İşletme e-posta sağlayıcıları genellikle standart olarak 2FA gibi özellikler sunar, verilerinizi şifreli olarak saklar ve gelişmiş spam önleme filtreleri gibi ek özelliklere de sahiptir. Ayrıca genellikle reklam göstermezler ve bu nedenle size özel reklamlar hedeflemek için verilerinizi çekip kullanmaktan fayda sağlamazlar — ki bazı ücretsiz sağlayıcıların bunu yaptığı bilinmektedir. Kısacası, saygın bir işletme e-posta sağlayıcısı, müşterilerinizin ve sizin özel verilerinizi korumak için elinizden geleni yaptığınız konusunda size iç rahatlığı sağlamalıdır.

• İş araçları — İşletme e-posta hizmetleri ayrıca takma ad işlevi ve paylaşılan takvimler gibi iş hayatına daha uygun ek araçlara sahip olma eğilimindedir. Ayrıca, yüksek e-posta hacmine sahip bir şirket e-posta adresini yönetirken faydalı olabilecek daha gelişmiş e-posta filtrelemeye de izin verirler.

• E-posta adresinize işletme adınızı eklemek — Muhtemelen işletme e-posta çözümlerinin en önemli özelliği, alan adınızı içeren e-posta adreslerini kolayca oluşturmanıza olanak tanımasıdır (yourname@yourbusiness.com). Bir mesajın gerçek olup olmadığından emin olmayan çoğu kişinin yaptığı ilk kontrol, gönderen e-posta adresine bakmaktır.

İsterseniz işletme e-postasının neden önemli olduğuna daha yakından bakabilirsiniz, ancak genel olarak bunlar onu ücretsiz e-posta sağlayıcılarından ayıran özelliklerdir.

İşletme e-postasının nelerden oluştuğu

Çoğu kişi için işletme e-postası, adınızın bir biçimini ve ardından işletmenizin URL’sini içerir — yani yourname@yoursite.com gibi görünür. Kısa süre önce alan adınızı nasıl seçebileceğinizi daha ayrıntılı olarak ele aldık.

Ayrıca takma adlar oluşturma ve yönetme işlevi de vardır (info@ veya support@ gibi).

Yazılım açısından bakıldığında, işletme e-postası çoğu zaman oturum açıp e-postalarınıza eriştiğiniz bir web portalından oluşur. Bazen özel bir uygulama da sunulabilir, ancak daha yaygın olarak işletme e-postanızı mobil cihazlarda zaten kullandığınız mevcut uygulamaya kolayca ekleyebilir ve böylece erişimi kolaylaştırabilirsiniz.

Bir işletme e-posta adresi oluşturmak için neye ihtiyacınız var?

Buraya kadar bizi takip ettiyseniz, e-posta adresinizin içinde kendi alan adınızın yer alması için bir alan adına sahip olmanız gerektiğini muhtemelen fark etmişsinizdir. @outlook.com gibi şeyler herkese açık alan adları olarak bilinir; dolayısıyla bu kısmı değiştirmek için ona sahip olmanız gerekir. Bu zorunlu bir gereklilik olduğundan, işletmelere yönelik çoğu e-posta hizmeti süreç kapsamında bir alan adı kaydetmenize izin verir.

Ama bunu okuyorsanız, muhtemelen zaten bir alan adınız vardır. Kullanmak istediğiniz alan adına zaten sahipseniz süreç biraz farklıdır ve bu da işletme e-postası kurulumunda kafa karışıklığı yaratabilen diğer etkenlerden biridir. Ancak bu iki satın alma akışını/sürecini ayıracağız, böylece hata yapmazsınız.

4 kolay adımda işletme e-postası nasıl alınır

Süreç, seçtiğiniz platforma bağlı olarak değişebilir. Temelleri, işletmelere yönelik uzman platformumuz Spacemail’i örnek göstererek ele alacağız.

Bir plan satın alın

Çoğu sağlayıcı, işletmelerin farklı büyüklüklerini yansıtan çeşitli e-posta planları sunar. Burada bir numara yok — ihtiyaçlarınıza en uygun olanı seçin. Birçok profesyonel e-posta hizmetinin daha sonra planınızın bazı unsurlarını yükseltmenize, hatta posta kutuları ve kullanıcılar eklemenize izin verdiğini unutmayın; yani şu anda geleceği düşünerek fazla hazırlık yapmanıza gerek yok. İhtiyacınız olanı seçin.

Alan adınızın tüm bunlara nasıl uyduğunu şimdilik dert etmeyin. Genellikle her alan adı her sağlayıcıyla uyumludur ve bunların hepsi bir sonraki adımda gerçekleşir. Ancak alan adınızın aynı sağlayıcıda olması bazı avantajlar sunar (birazdan buna değineceğiz).

Satın alma işleminizi tamamlayın. Ardından, henüz bir alan adınız yoksa bu noktada durup bir tane satın alın. E-posta platformu için kullandığınız sağlayıcının aynısını seçerseniz, aynı platformun öğeleri genellikle birbiriyle ‘konuşacak’ şekilde tasarlandığından süreç daha sorunsuz ilerler ve daha otomatik olur. Alan adı seçiminizde acele etmeyin. Birini seçmek neredeyse başlı başına bir sanat sayılır ve doğru kararı vermenize yardımcı olması için bu makaleyi okumanızı öneririz.

Kurulum (veya Unboxing™)

Alan adınız ve e-posta sağlayıcınız aynıysa

Sonraki adımda, ihtiyaçlarınıza göre uyarlanması gereken her üründe olduğu gibi kısa bir kurulum süreci vardır. Spaceship’te buna Unboxing™ denir ve satın alma işleminiz tamamlanır tamamlanmaz bir sonraki adım olarak Unboxing süreci önerilir.

Seçtikten sonra ilk adım — tahmin ettiğiniz gibi — bir alan adını bağlamaktır. Spaceship’te bir alan adına sahipseniz ve Spacemail’i seçerseniz, alan adınız açılır menüde otomatik olarak görünür ve siz de sadece onu seçersiniz.

Ardından tek tıklamayla ikisi bağlanır. Doğrudan ‘Bir posta kutusu oluşturma’ bölümüne geçebilirsiniz.

Yeni e-postanızı başka bir sağlayıcıdaki alan adına bağlama

Alan adınız başka bir sağlayıcıdaysa sorun değil. Bu sadece birkaç ek işlem anlamına gelir ve bunlar alan adı platformunun kendisinde değil, mevcut ürünleriniz üzerinden yapılır. Bazıları için kafa karışıklığı yaratan unsur bu olabilir.

DNS (Domain Name Server) kayıtlarınıza bazı yeni MX/DKIM/SPF kayıtları ekleyeceksiniz. Açıklamak gerekirse, bu kayıtlar e-posta sağlayıcısı tarafından belirlenir, ancak alan adı tarafına eklenir. (Spacemail kullanıyorsanız, DNS kayıtlarınızı nasıl ayarlayacağınızı anlatan bir rehber için bir açılır pencere görürsünüz). Eklendikten sonra bu kayıtlar, e-postayla ilgili her şey için alan adınızı temel olarak e-posta sağlayıcınızın sunucularına yönlendirir.

Alan adınızın DNS kayıtlarına erişim, alan adı veya hosting sağlayıcınız üzerinden olacaktır. Emin değilseniz bunu MXToolbox gibi bir DNS denetleyici aracı kullanarak doğrulayabilirsiniz.

Nereye bakmanız gerektiğini öğrendikten sonra DNS kayıtlarını bulmak çok zor olmayacaktır — sonuçta bunlar alan adınızı kurmanın gerçekten önemli bir parçasıdır. Çoğu durumda bunlar alan adı sağlayıcınızda bulunur. Ayarların nerede olduğu sağlayıcınıza göre değişir, ancak genellikle hesabınızda alan adı bölümünü bulmanız, e-posta adresini oluşturmak istediğiniz alan adını seçmeniz ve ardından ayarlarına erişmek için tıklamanız gerekir. Bu, ‘Yönet’, ‘Ayarlar’ veya ‘Yapılandır’ gibi bir düğme olabilir. Sonra ‘DNS Kayıtları’ bölümüne gidin. Buna ‘Gelişmiş DNS’ gibi bir ad da verilebilir.

Halihazırda mevcut birkaç kayıt görmelisiniz. Bunlara dikkat edin — düzenlemeyin veya silmeyin. Bunu yapmak web sitenizde veya bağlı olabilecek diğer hizmetlerde işlevsellik sorunlarına neden olabilir. Daha önce alan adınızla bir e-posta platformu kullanmadıysanız (aşağıya bakın), yalnızca yeni kayıtlar eklemek isteyeceksiniz.

Genellikle eklemeniz gereken kayıtlar

Bunlar kullandığınız hizmete de bağlı olacaktır, ancak burada da örnek olarak Spacemail’i kullanacağız. Kayıt giriş sistemi genellikle yeni kayıt eklemeyi sezgisel hale getirecek şekilde yapılandırılmıştır.

MX Kayıtları (Mail Exchange)

MX kayıtları, e-posta mesajlarının nereye teslim edilmesi gerektiğini belirtir. Gelen e-postaları işlemekten sorumlu posta sunucularını işaret ederler. Bunlar, e-postalarınızın düzgün şekilde teslim edilmesini sağlar. Spacemail için ekleyeceğiniz MX kayıtları bunlardır.

SPF Kayıtları (Sender Policy Framework)

SPF kayıtları, hangi sunucuların alan adınız adına e-posta göndermeye yetkili olduğunu belirterek e-posta sahteciliğini (birinin e-posta yoluyla sizin gibi davranmasını) önler. Bu, meşru e-postaların kolayca tanımlanmasını sağlar. Spacemail için genellikle ekleyeceğiniz SPF kaydı şudur:

DKIM Kayıtları (DomainKeys Identified Mail)

DKIM, giden e-postalara dijital imza ekleyerek bunların izlenmesini kolaylaştırır ve sahteciliği önlemeye yardımcı olur. DKIM kayıtları, Spacemail’e bağlanan her alan adı için otomatik olarak ayarlanır ve bunu Gelişmiş DNS içinde bulabilirsiniz.

DMARC kayıtları (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC, SPF (Sender Policy Framework) ve DKIM’i (DomainKeys Identified Mail) hizalayarak e-posta kimlik doğrulamasını güçlendiren bir politika çerçevesidir. Ayrıca gelen e-postaların meşru ve yetkili olmasını sağlayarak e-posta sahteciliğini, kimlik avını ve alan adı kötüye kullanımını önlemeye yardımcı olur.

Spacemail, kişisel tercihlerinize bağlı olarak büyük ölçüde değiştikleri için DMARC kayıtlarını otomatik olarak ayarlamaz. İsterseniz veya gerekiyorsa, MXToolbox’ın bu DMARC oluşturucusunu kullanmanızı öneririz.

E-posta güvenliğini artırmak ve alan adınızın itibarını korumak için alan adınız için bir DMARC kaydı oluşturmanızı önemle tavsiye ederiz.

Kayıtları silmem gerekecek mi?

Daha önce alan adınızla bir e-posta sağlayıcısı kullandıysanız, mevcut bazı kayıtları silmeniz gerekebilir. Bunları tanımlamak kolay olmalıdır çünkü sınıflandırmalarında MX/DKIM/SPF/DMARC olarak etiketlenmiş olurlar.

Bu arka plan çalışması tamamlandıktan sonra süreç, alan adınızı aynı sağlayıcıya kaydetmiş olsaydınız nasıl olacaksa büyük ölçüde aynı olacaktır. Örneğin Spacemail ile, alan adınızı unboxing sürecinin birinci adımında manuel olarak eklersiniz (Spaceship’e kaydolduysanız yapacağınız gibi açılır listeden seçmek yerine). Yine, bu sağlayıcıdan sağlayıcıya değişir, ancak Spacemail’de bu unboxing sürecinin ilk adımıdır.

Bir posta kutusu oluşturma

Bu kayıtları oluşturmayı bitirdikten veya alan adınızı bağladıktan sonra gerisi çok kolaydır. Posta kutunuz için istediğiniz adı seçin (başlangıçta büyük olasılıkla kendi adınız). Adlandırma kurallarıyla ilgili ipuçlarımıza göz atmayı unutmayın, ancak kendi alan adınızı kullandığınız için bunun teknik olarak istediğiniz herhangi bir şey olabileceğini unutmayın! Hiçbir şey alınmış değildir. Hatta sadece tek bir harf kullanarak fark yaratmak isteyebilirsiniz: j@yoursite.com — oldukça havalı, değil mi? Alternatif olarak, tam adınızı, iş unvanınızı veya rolünüzü içeren bir iş e-posta adresi oluşturabilirsiniz.

Catch-all ve takma ad ekleme

Catch-all tam olarak kulağa geldiği gibidir — biri anything@yoursite.com yazarsa catch-all’a yönlendirilir. Gereksiz postaların akınını önlemek için bunun ikincil bir gelen kutusu olmasını isteyebilirsiniz. Catch-all’lar özellikle isimlerin yanlış yazımlarını veya insanların kime yazacağını bilmediklerinde deneyebileceği info@yoursite.com gibi diğer varyasyonları yakalamak için kullanışlıdır.

Spacemail ile catch-all ayarlamak özellikle kolaydır. Başlatma panelinizde, Spacemail’in launchpad’i olan Spacemail Manager üzerinde bu seçeneği göreceksiniz. Burada catch-all posta kutunuzu ayarlayabilirsiniz. Bu, birincil posta kutunuz olabilir — yükseltme yapmanıza gerek yoktur.

Bu arada takma adlar, birden fazla alıcıya yönlendirilen şirket e-posta adresleri oluşturmanıza (ör. departmanlar için) ve ayrıca anonimlik sağlamanıza olanak tanır. Bunların neredeyse her işletmede kullanıldığını görmüşsünüzdür. Spacemail ile, herhangi bir plana ek posta kutusu eklemek harika ve düşük maliyetli bir yükseltmedir ve gelişmiş planımızda standart olarak beş tane dahildir. Takma adların nasıl kullanılabileceği hakkında daha fazla bilgi edinin.

E-posta hesabınıza son dokunuşları ekleme

Bunlar sağlayıcıdan sağlayıcıya değişecektir, ancak e-posta hesabı kurulumu tamamlandıktan ve yepyeni gelen kutunuz çalışmaya başladıktan sonra bazı son şeyleri kişiselleştirmek isteyeceksiniz.

Görünen adınızı ayarlayın ve imza ekleyin

Burada gerçekten temel şeylerden bahsediyoruz. Emin olmak için bunları kontrol etmeye değer. E-postalarınızın ilkinden itibaren doğru görünmesini istersiniz. Bu yüzden adınızın doğru olduğundan emin olmak, her e-postaya bir imza eklemek ve genel olarak Ayarlar bölümünü gözden geçirmek size her zaman yardımcı olacaktır. Ayarlanacak bir şey bulacağınızı garanti ediyoruz. Ayrıca, platformu tercih ettiğiniz dile ayarlamak da sizin için onu daha erişilebilir hale getirebilir.

Yeni adresinizi üçüncü taraf bir e-posta istemcisine ekleme

Birçok işletme e-posta sağlayıcısı bunu yapmanıza izin verir. Yeni e-posta adresinizi zaten kullandığınız bir uygulamaya entegre edebilmek, işleri takip etmenin gerçekten kolay bir yoludur. Ve tüm özelliklerden ve avantajlardan yararlanmak istediğinizde her zaman web uygulamasına geri dönebilirsiniz.

Bunu yapmak için Spacemail’in IMAP/SMTP/POP3 erişimini Ayarlar bölümünde etkinleştirin ve ardından seçtiğiniz e-posta istemcisindeki kurulum talimatlarını izleyin. Bunlar genellikle mevcut uygulamanızın ayarlar menüsünde bulunur ve ‘Hesap ekle’ gibi etiketlenir.

E-postaları taşıma

Bazı işletme e-posta sağlayıcıları e-postaları içe aktarmayı kolaylaştırır. Bu, işletme iletişiminizi başka bir yerde yürütüyorsanız ve her şeyin kaydını tutmak istiyorsanız faydalı olabilir.

Seçtiğiniz sağlayıcı özel bir taşıma aracı sunmasa bile, genellikle e-postalarınızı indirip ardından posta sunucunuza yeniden yükleyerek bir tür manuel geçici çözüm uygulayabilirsiniz. Ancak bunun her zaman dezavantajları olacaktır (insan hatasına açık olması gibi), ayrıca zaman alıcıdır. Kolay bir taşıma aracına sahip bir sağlayıcı, bunu yapmak istiyorsanız kesinlikle bir artıdır. Örneğin Spacemail ile özel taşıma aracımız daha güvenli ve emniyetli bir taşıma deneyimi sunar. Unboxing sürecinin bir parçası olarak mevcut e-postaları taşımak isteyip istemediğiniz sorulacaktır, ancak bunu istediğiniz zaman ‘Ayarlar’ bölümüne gidip ‘E-posta taşıma’ kutusunu bularak yapabilirsiniz.

Spam filtreleme kuralları belirleyin

Son olarak, e-posta adresinizi en baştan koruyacak filtre kuralları belirlemek isteyebilirsiniz. İşletmenizle ilgili geçmişi olan bilinen spam göndericileri hemen engellemek isteyebilirsiniz, ancak profesyonel işletme e-postasının avantajlarından biri de daha güçlü bir spam filtreleme sistemi sunmasıdır.

Spacemail ile filtre ayarlarınızı Spacemail Manager’a giderek, ‘Yönet’e, ardından ekranınızın sağındaki menüde görünen ‘Spam yönetimi’ne tıklayarak ayarlayabilirsiniz.

Avantajların keyfini çıkarın

Artık kurulumunuz tamamlandı ve ilk test e-postalarını arkadaşlarınıza göndermeye hazırsınız (sonuçta her şeyin düzgün göründüğünü kontrol etmeniz gerekir!). Spacemail’in tüm yeni sürümlerinden haberdar olun veya aşağıda düşüncelerinizi ve fikirlerinizi yorum olarak paylaşın. Spacemail planlarına kendiniz göz atın — işletmeniz için doğru seçeneğin bunlardan biri olacağını garanti ediyoruz.