Kann ich meine E-Mails zu einem anderen Anbieter migrieren?

E-Mail-Konten. Sie sind unsere modernen Aktenschränke, in denen wir mehr von unserem Leben aufbewahren, als wir zugeben möchten.

Im Laufe der Jahre ist meine eigene E-Mail zu einem Arbeitsarchiv, einem Aufbewahrungsort für wichtige Dokumente und einer Datenbank vertrauenswürdiger Unternehmen geworden, die ich schon einmal genutzt habe — und ich bin sicher, das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Als Microsoft also neue Gebühren für einen E-Mail-Dienst einführte, den ich unbewusst als selbstverständlich angesehen hatte, blieb mir nichts anderes übrig, als zu zahlen.

Aber dann begann ich zu überlegen — was, wenn es möglich wäre, dieses Flickwerk meiner Lebenskommunikation woandershin zu verlagern? An einen Ort, der mich nicht einfach in neue Gebühren drängen wollte. Vielleicht sogar an einen Ort, der etwas leicht anderes bot. Schließlich ist es schon eine Weile her, seit ich mir richtig angesehen habe, was E-Mail für mich leisten kann.

Ist es überhaupt möglich, E-Mails zu verschieben?

Das war meine erste Frage. Wie Sie sich vorstellen können, nimmt mein Spinnennetz aus Dateien und Anhängen einige Gigabyte in Anspruch. Es scheint, als wäre ich jedes Mal, wenn ich in der Vergangenheit versucht habe, große Datenmengen zu verschieben, auf Probleme gestoßen, die ungefähr zu der Zeit hätten gelöst werden sollen, als Bill Gates seine etwas stilvollere Brille bekam.

Zu meiner Erleichterung gibt es Möglichkeiten, das Chaos aus der E-Mail-Migration zu nehmen und das Risiko von Datenverlust zu verringern.

Auf der Suche nach einem Assistenten

Wie alles andere kann auch die Migration eine knifflige Angelegenheit sein, wenn man sie falsch angeht. Als ich also nach einem neuen Anbieter suchte, konzentrierte ich mich auf solche, die einen „Assistenten“ hatten, der es einfach machte. Diese Migrationstools ermöglichen es Ihnen in der Regel, in einem Schritt-für-Schritt-Prozess auszuwählen, was Sie verschieben möchten (nur E-Mails, E-Mails mit Anhängen, Dateistrukturen usw.).

Noch vor wenigen Jahren waren diese Tools nicht weit verbreitet. Zum Glück gibt es heute viele zur Auswahl. Aber darauf und auf andere Möglichkeiten der Migration kommen wir etwas später zurück.

Gründe, warum Sie migrieren müssen

Vielleicht haben Sie eine berufliche oder Hochschul-E-Mail, auf die Sie bald keinen Zugriff mehr haben werden, und möchten Ihre Dateien oder Kommunikationsaufzeichnungen behalten. Es lohnt sich jedoch, vor Beginn der Migration solcher Konten noch einmal bei Ihrem Arbeitgeber/Ihrer Verwaltung nachzufragen, dass die Migration nicht gegen Datenrichtlinien verstößt.

Alternativ — und dramatischer — könnte Ihr E-Mail-Anbieter eingestellt werden. Skiff is a recent example of this. Als das Unternehmen von Notion übernommen wurde, war E-Mail eines von mehreren Produkten, die aus dem Angebot entfernt wurden.

Gründe, warum Sie migrieren möchten

Abgesehen von neuen Gebühren, Lebensereignissen und plötzlichen Schließungen gibt es weitere Gründe, einen Wechsel in Betracht zu ziehen. Einige davon sind come to light in recent years, da die importance of data security stärker in den Vordergrund unseres Bewusstseins gerückt ist.

Vorschriften

Gesetze wie die GDPR und der CCPA machen es zu einer Straftat, sensible Daten nicht korrekt zu schützen, was für Unternehmen ein großes Problem darstellt. Wenn ein Unternehmen einen Dienst nutzt, der die Daten seiner Kunden gefährdet, kann das problematisch sein. Einige E-Mail-Anbieter — typically referred to as ‘business email’ providers — tragen aus diesem Grund eine deutlich größere Verantwortung für Sicherheit.

Zuverlässigkeit

Übermäßige Ausfallzeiten können zu Verzögerungen beim Senden oder Empfangen von E-Mails führen. Über Zuverlässigkeit denken wir erst dann als wichtig nach, wenn sie zum Problem wird. Andere sind übermäßig strengen Spam-Filtern zum Opfer gefallen, die eingreifen, wenn sie es nicht sollten.

Ich habe das persönlich mit meinem Microsoft-Konto erlebt. Unternehmen, mit denen ich häufig zu tun hatte, landeten plötzlich ohne jede Warnung direkt im Junk-Ordner. Das war nicht nur frustrierend, sondern auch kostspielig, besonders wenn es um zeitkritische Rechnungen ging.

Wieder einmal kommt die sogenannte „business email“ („sogenannt“, weil ihre erweiterten Funktionen tatsächlich für jeden nützlich sind) zur Rettung. In der Regel wird mehr Wert darauf gelegt, Funktionen wie Spam-Filter zu perfektionieren.

Kosten und Sicherheit

Wahrscheinlich ist der Hauptgrund für einen Anbieterwechsel, Kosten zu senken und/oder die Sicherheit zu erhöhen.

Als ich mich entschied, Hotmail zu verlassen, waren das meine Hauptanliegen. Schließlich war Microsoft involved in a data breach im Jahr 2023, und ich wusste, dass es irgendwo etwas Günstigeres geben musste als die 19,99 £/Jahr (24,99 $/Jahr), die ich nur dafür zahlte, mein Konto zu behalten. (Und dabei ist noch nicht einmal berücksichtigt, wie sehr es mich ärgerte, für etwas zahlen zu müssen, das ich zuvor kostenlos bekommen hatte).

Ähnlich hat auch Google seinen fairen Anteil an email security breaches erlebt. Darüber hinaus stellte das Unternehmen 2022 einige Funktionen für Gmail für Nutzer ein, die nicht auf die Premium-Workspace-Option umgestiegen sind, causing outcry on channels like Reddit. Das bedeutet, dass die „großen“ Anbieter nicht mehr unbedingt die „vertrauenswürdigen“ Anbieter sind. Das hat viele, insbesondere small businesses, seeking alternatives.

Gibt es Nachteile bei der E-Mail-Migration?

Wir haben die Vorteile der E-Mail-Migration behandelt, aber gibt es auch Nachteile? Die kurze Antwort lautet nein — mit ein paar Vorbehalten. Nehmen wir an, dass Sie wie ich einen guten Grund haben zu gehen und nicht von einem alten, individuell entwickelten Inhouse-System migrieren. Außerdem haben Sie einige Zeit damit verbracht, den besten Anbieter für sich zu recherchieren — und es ist einer mit einem einfachen Migrationsassistenten.

Das Wichtigste, was Sie tun müssen, ist absolut sicherzustellen, dass Ihr neues Konto genügend Speicherplatz hat. Wenn während der Migration der Speicherplatz ausgeht, kann das dazu führen, dass einige Dateien nicht übertragen werden oder im schlimmsten Fall der Prozess fehlschlägt.

Eine weitere Kleinigkeit, die Sie bedenken sollten, ist, dass Ihr üblicher E-Mail-Dienst während der Migration möglicherweise beeinträchtigt wird. Daher ist es ratsam, den Prozess über Nacht oder dann durchzuführen, wenn Sie wissen, dass geschäftlich wenig los sein wird. Vielleicht an einem Feiertag.

Was ist, wenn der E-Mail-Anbieter, den ich möchte, kein Migrationstool hat?

In diesem Fall gibt es einige Optionen, die Sie ausprobieren könnten.

Konten zuerst zusammenführen

Es gibt Software (wie Thunderbird), mit der Sie alle Ihre Konten, Nachrichten, Kalender und Kontakte an einem Ort hinzufügen und darauf zugreifen können. Indem Sie beide Konten (alt und neu) per IMAP zur selben E-Mail-Software hinzufügen, können Sie E-Mails per Drag-and-drop von einem Konto in das andere verschieben. Wenn Sie dies auf einer cloudbasierten Plattform tun, wird es überall synchronisiert.

Tools von Drittanbietern

Es gibt einige Migrationstools von Drittanbietern, wie MailJerry, die Ihnen bei der Migration helfen können. Diese können jedoch ziemlich kostspielig sein. Zum Beispiel kostet die Migration von Postfächern mit einer Größe von über 250 MB $12.99/mo from MailJerry. Außerdem haben Sie den Aufwand, ein Tool eines Drittanbieters zu finden, herunterzuladen und zu bedienen.

Einen Experten beauftragen

Wenn die oben genannten Methoden nicht funktionieren, könnten Sie in Erwägung ziehen, einen technischen Experten für eine manuelle Migration zu beauftragen. Ein solcher Prozess erfordert Anpassungen an Domaineinstellungen, DNS-Einträgen und der MX-Record-Konfiguration. Das kann schnell jargonlastig und für Einsteiger einschüchternd werden.

Jemanden dafür zu beauftragen würde zwar den Stress nehmen, es selbst zu tun, bedeutet aber, einem Dritten — wenn auch einem Profi — Zugriff auf Ihre wertvollen Daten zu geben. Es könnte außerdem cost up to $150 per mailbox.

Natürlich lässt sich all das umgehen, wenn Sie einen neuen E-Mail-Anbieter wählen, der ein integriertes Migrationstool anbietet. Es lohnt sich also, diese Funktion in Ihre Suche einzubeziehen.

Integrierte Migrationstools

Vor etwa fünf Jahren gab es nur sehr wenige Plattformen mit integrierten Migrationstools. Heute gehört diese Funktion bei vielen Anbietern zum Standard. Aber um die Dinge einfach zu halten, schauen wir uns Spacemail business email von Spaceship und sein Migrationstool als Beispiel dafür genauer an, wie sie funktionieren.

In Ihrem Spacemail account panel gehen Sie einfach zu „Settings“ und klicken dann auf „Email migration“.

Füllen Sie das Formular aus. Ihr „source email account“ ist das Konto, aus dem Sie die Daten importieren. In diesem Fall ist das Zielkonto automatisch Ihr neues Spacemail-Konto. Sie müssen den IMAP-Servernamen Ihres Quell-E-Mail-Kontos und die Portnummer herausfinden. Normalerweise finden Sie diese Informationen unter „Preferences“ oder „Account Settings“. Den genauen Ort sollten Sie direkt bei Ihrem Dienstanbieter leicht finden können. Nachdem Sie alles eingegeben haben, klicken Sie auf die violette Schaltfläche „Migrate emails“.

Der Migrationsprozess beginnt. Nachdem Sie den Prozess gestartet haben, können Sie sich entspannen, während die Migration sicher und effizient durchgeführt wird.

Abschließende Tipps für eine erfolgreiche Migration

Damit Ihre Migration erfolgreich und problemlos verläuft, wählen Sie Ihren Anbieter sorgfältig aus. Sie benötigen an intuitive and reliable platform, wenn es um den Umzug Ihrer E-Mails geht.

Wie ich bereits erwähnt habe, sollten Sie sicherstellen, dass im Zielkonto genügend Speicherplatz vorhanden ist, um Fehler oder Fehlschläge zu vermeiden. Es ist ratsam, vor der Migration unerwünschte E-Mails und Anhänge zu löschen, damit Sie nicht für Speicherplatz zahlen, den Sie nicht benötigen. Sie könnten diese Gelegenheit auch nutzen, um eine klare Dateistruktur einzuführen, damit Sie wissen, wo sich alles befindet. Das Migrationstool von Spacemail bewahrt die Struktur Ihrer E-Mails einschließlich Ordnern und Unterordnern, daher ist es eine großartige Wahl für alle, die bereits ein sorgfältiges System eingerichtet haben.