Kunden fragen uns oft, wie sie eine E-Mail-Adresse auswählen sollen. Die Wahl einer E-Mail-Adresse — einer, die einprägsam und professionell klingt — ist komplexer, als es zunächst scheint. Und es sind nicht nur Unternehmen, die fragen. Auch Kunden mit privaten Konten fragen nach der besten Möglichkeit, die richtige E-Mail-Adresse zu wählen.
Also legen wir direkt los und decken alles Wichtige ab, beginnend mit kleinen Unternehmen, die sicherstellen möchten, dass sie eine einfache und professionelle E-Mail-Adresse wählen.
Verwenden Sie Ihren Unternehmensnamen in Ihrer E-Mail-Adresse
Das ist ein einfacher Rat, aber der größte Wendepunkt. Wenn Sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse wählen, die Ihren Unternehmensnamen enthält, wird sich das auszahlen. Die Gründe dafür würden einen eigenen Artikel rechtfertigen, aber glauben Sie uns, es ist der einfachste Weg, Professionalität zu vermitteln. Denken Sie an die überzeugendsten Spam-Nachrichten, die Sie erhalten — diejenigen, die Ihren ersten inneren Filter überwinden und eine genauere Prüfung erfordern. Wenn Sie wie ich sind, werden Sie bei solchen Nachrichten als Erstes die Absenderadresse prüfen. Alles von @gmail oder @hotmail lässt sofort die Alarmglocken läuten, wenn es eigentlich eine Nachricht von einem registrierten Unternehmen sein sollte. Wenn Sie Ihren Unternehmensnamen in Ihre E-Mail-Adresse aufnehmen, insbesondere wenn Sie bereits online tätig sind, ist das eine unglaublich einfache und erschwingliche Möglichkeit, seriös zu wirken, und erschwert es anderen im Umkehrschluss, sich als Ihr Unternehmen auszugeben. Das würde dann so aussehen: yourname@yourbusiness.com. Wie Sie alles einrichten, erklären wir später — denn der Prozess ist für private und geschäftliche Kunden derselbe.
Nehmen wir also an, Sie haben das bereits getan. Was sollten Sie sonst noch bedenken?
Struktur einer E-Mail-Adresse
Es gibt viele Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn es darum geht, wie Sie Ihre E-Mail-Adresse gestalten. Im Großen und Ganzen können Sie tun, was Sie bevorzugen — schließlich gibt es keine allgemein anerkannte Struktur. Verschiedene Unternehmen verwenden das, was je nach ihren Bedürfnissen am besten zu ihnen passt. Aber es gibt ein paar Dinge, die Sie beachten sollten.
Sollten Sie Ihren Vor- und Nachnamen in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden?
Die Verwendung beider Namen wirkt in der Regel am professionellsten und verhindert natürlich Unklarheiten in größeren Unternehmen, in denen mehrere Personen denselben Vornamen haben können.
Wenn Sie beide Namen verwenden, sollten Sie dann einen Punkt setzen?
Die Verwendung eines Punkts ist eine effektive Möglichkeit, Vor- und Nachnamen zu trennen. Dadurch lassen sich Vor- und Nachname leichter klar erkennen, aber es ist auch völlig in Ordnung, sie ohne Punkt darzustellen (als ein Wort).
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
Wenn Sie in Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse beide Namen verwenden, kann jeder, den Sie treffen und der Ihren Namen und Ihr Unternehmen kennt, Ihre E-Mail-Adresse herausfinden. Das kann sowohl gut als auch schlecht sein. Vielleicht möchten Sie ein Stück Transparenz gegen mehr Privatsphäre eintauschen. Zum Beispiel, indem Sie Initialen und Nachnamen verwenden (z. B. J. Brown@example.com) statt vollständiger Namen.
Was ist mit anderen Sonderzeichen?
Punkte sind zwar in Ordnung, andere Sonderzeichen sollten Sie jedoch vermeiden. Diese sind nicht standardmäßig und könnten zu Verwirrung führen (ist es ein Halbgeviertstrich, Geviertstrich oder etwas ganz anderes?). Die Verwendung nicht standardmäßiger Zeichen kann dazu führen, dass E-Mail-Adressen schwer aus dem Gedächtnis korrekt wiederzugeben und mündlich auszusprechen sind — ganz zu schweigen von regionalen Unterschieden bei Sonderzeichen und der Tatsache, dass einige in E-Mail-Adressen nicht erlaubt sind.
Für Rollen, die hohe Sicherheit erfordern, können Sie auch rollenbasierte oder abteilungsbasierte E-Mails verwenden, zum Beispiel:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Für mein eigenes Unternehmen verwende ich einfach jamie@ — für mich wirkt das weniger formell, freundlicher, und als Ein-Personen-Unternehmen erschien es meinen Kunden unnötig formell, beide Namen zu verwenden. Manchmal genieße ich auch die zusätzliche Ebene an Anonymität, die es bietet.
Was sind Aliasse, und braucht mein Unternehmen sie?
Eine E-Mail-Adresse und ein Alias erfüllen unterschiedliche Zwecke, und wenn Sie ihre Unterschiede verstehen, können Sie besser entscheiden, ob Sie beides benötigen.
Eine E-Mail-Adresse ist immer einem bestimmten Postfach zugeordnet — das bedeutet, sie hat einen Login, Speicherplatz für Nachrichten und die Möglichkeit, Nachrichten zu senden. Typischerweise werden diese von einer Person genutzt. Ein Alias ist etwas anders — es handelt sich um eine zusätzliche E-Mail-Adresse, die E-Mails an ein oder mehrere bestehende Postfächer weiterleitet. Er hat keinen eigenen Posteingang und keinen eigenen Speicherplatz. Wenn eine E-Mail an einen Alias gesendet wird, wird sie automatisch an das zugehörige Postfach weitergeleitet.
Funktionen von Aliasen
Umgang mit großen Mengen an E-Mails
E-Mail-Aliasse sind besonders nützlich für Unternehmen mit großen Mengen eingehender E-Mails. Erstens können sie eine bessere E-Mail-Organisation ermöglichen, zum Beispiel können Sie E-Mails danach sortieren, von welcher Adresse sie kamen (z. B. Kunden, Lieferanten usw.).
Privatsphäre
Viele Menschen wählen die oben aufgeführten Arten von Adressen als Aliasse, um Mitarbeitende anonym zu halten. Besonders bei Beschwerden oder anderer heikler Kommunikation wissen Mitarbeitende es wahrscheinlich zu schätzen, nicht direkt (namentlich) mit den von ihnen gesendeten E-Mails in Verbindung gebracht zu werden. Das führt direkt zum Hauptvorteil von Alias-E-Mail-Adressen…
E-Mails teilen
Die vielleicht nützlichste Funktion von Alias-Adressen besteht darin, die an sie gesendeten Nachrichten an mehrere Posteingänge weiterzuleiten, sodass jedes Mitglied einer Abteilung oder eines Teams stets eingebunden ist. Sie kennen sicher Aliasse wie returns@ oder help@ — wählen Sie aber diejenigen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
Auf einen Blick
Die zehn am häufigsten verwendeten Aliasse und Postfächer
Brauchen Sie einige Beispiele für die besten E-Mail-Adressen, die Sie verwenden können, um Ihrem Unternehmen den Alltag zu erleichtern? Hier sind die 10 E-Mail-Adressen, die unsere Kunden am häufigsten für ihre Postfächer und Aliasse wählen.
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Wie Sie dieser Liste entnehmen können, verwenden Unternehmen diese Adressen meist, um verschiedene Abteilungen zu kennzeichnen und die Kommunikation innerhalb ihrer Organisation zu optimieren.
So wählen Sie persönliche E-Mail-Adressen aus
Jetzt, da Sie Ihre geschäftliche E-Mail haben, können Sie auch Ihre persönliche E-Mail-Adresse verbessern? Wie können Sie Ihre normale Adresse im Stil von Gmail oder Hotmail professionell wirken lassen?
Seien wir ehrlich: Schon vor zwanzig Jahren mussten wir unser Geburtsjahr zu unserer E-Mail hinzufügen, um sie einzugrenzen. Da immer mehr Menschen mehrere Konten haben, sieht die Zukunft noch düsterer aus. jamielong90@ sieht viel besser aus als jamielong2819532@ — ganz zu schweigen davon, wie schwer sie sich merken lassen. Was können wir also tun? Gibt es andere Kniffe und Tricks, um die richtige E-Mail-Adresse zu bekommen?
Erstens: Denken Sie an die oben genannten Regeln
Einfach deshalb, weil so gut wie alle auch hier gelten. Vermeiden Sie alles Komische, ungewöhnliche Zeichen, die Verwirrung stiften könnten, und so weiter. Wenn Sie Zahlen wählen, versuchen Sie, ihnen eine Bedeutung für sich selbst zu geben, oder machen Sie sie, falls das nicht möglich ist, einprägsam (jamielong666@) — statt Ihr vollständiges Geburtsdatum anzugeben (jamielong111190@).
Vermeiden Sie unnötige Komplexität, besonders bei der Schreibweise
Es mag verlockend sein, Ihrem Namen ein paar Buchstaben hinzuzufügen, weil Sie ihn sich leicht merken können und er verfügbar ist jamieielongng — aber ich garantiere Ihnen, dass das auf lange Sicht für Verwirrung sorgen wird. Wenn Ihr Name von Natur aus sehr schwer zu buchstabieren ist oder häufig mit einem anderen Namen verwechselt wird, sollten Sie ihn vielleicht sogar vereinfachen oder kürzen, um sich das Leben in den unvermeidlichen Momenten zu erleichtern, in denen Sie ihn am Telefon buchstabieren müssen.
Erwägen Sie stattdessen die Verwendung von Spitznamen oder Hobbys
JohnGuitar@ ist möglicherweise eher verfügbar als JohnSmith@ und wahrscheinlich auch einprägsamer. Denken Sie nur daran, dass jedes Wort, das Sie wählen, Bestand haben sollte. Wenn es nichts ist, für das Sie wirklich brennen, könnte es zu einer E-Mail-Adresse werden, die Sie später bereuen.
Ihre E-Mail-Adresse später zu ändern, ist ein Aufwand, den Sie möglichst vermeiden sollten, insbesondere wenn Sie planen, sie als Login für mehrere Websites oder Konten zu verwenden.
Vermeiden Sie es, zu viele persönliche Informationen einzuschließen
Niemand schlägt vor, dass Sie den Mädchennamen Ihrer Mutter oder Ihr erstes Haustier angeben, aber vermeiden Sie die Verwendung Ihres vollständigen Geburtsdatums, von Adressinformationen oder irgendetwas anderem, das in den falschen Händen zu Sicherheitsproblemen führen könnte. Denken Sie daran: Ihre Adresse ist öffentlich sichtbar.
Wählen Sie eine weniger bekannte öffentliche Domain oder einen E-Mail-Anbieter
Öffentliche Domains sind solche, die jeder verwenden kann, um eine E-Mail-Adresse zu registrieren — also Ihre gmails und hotmails.
Einige der großen Namen haben andere (weniger bekannte) öffentliche Domain-Optionen, die möglicherweise besser verfügbar sind als ihre beliebtesten. Neben ihrem Flaggschiff @hotmail hat Microsoft uns im Laufe der Jahre zum Beispiel auch erlaubt, @live, @outlook und @msn zu registrieren, ebenso wie Varianten mit Länderdomains (wie .co.uk). Ebenso hat Apple im Laufe der Jahre unter anderem @mac.com und @icloud.com verwendet.
Wenn Sie nach den weniger beliebten Angeboten der großen Anbieter suchen, können Sie möglicherweise eine E-Mail-Adresse erstellen, die näher an dem liegt, was Sie möchten. Der Vorteil ist, dass Sie trotzdem eine einprägsame Domain-Endung und einen viel besser passenden Namen haben.
Seien Sie ganz Sie selbst, indem Sie eine persönliche Domain in Ihrer E-Mail-Adresse verwenden
Aber warum sollten Sie in den Krümeln herumkramen, die von einem zwanzig Jahre alten Buffet gefallen sind, wenn Sie sich Ihr ganz eigenes Festmahl schaffen können?
Denn Sie müssen kein Unternehmen haben (oder überhaupt eine Website betreiben), um eine Domain zu registrieren und alle Vorteile zu erhalten, die wir für Unternehmen beschrieben haben. Die Registrierung Ihrer eigenen Domain beginnt bei etwa einem Dollar pro Jahr, wird aber nie Ihr Budget sprengen.
Ein eigener E-Mail-Tarif bedeutet, dass Sie im Grunde als Namen wählen können, was immer Sie möchten, weil Ihnen die Domain gehört (und die Domain ebenfalls personalisiert ist). Sie könnten jamie@greatdesigns.art oder einfach das gute alte jamie@jamielong.com haben, wenn Ihnen nichts Kreativeres einfällt. Die Möglichkeiten scheinen plötzlich endlos — aber sicher ist das nicht leicht einzurichten. Wahrscheinlich muss man dafür ein Unternehmen sein oder so etwas…
Einrichten Ihrer benutzerdefinierten E-Mail-Adresse ohne Website/Hosting
Tatsächlich nein. Es ist unglaublich einfach einzurichten. Es könnte Sie überraschen zu erfahren, dass Sie weder Hosting noch eine tatsächliche Website benötigen, um Ihre eigene benutzerdefinierte E-Mail-Adresse zu haben!
Der einfachste Weg, ein solches E-Mail-Konto einzurichten, besteht darin, eine Domain zu registrieren und dann einfach einen Plug-and-Play-Maildienst hinzuzufügen, der den schwierigen Teil für Sie übernimmt. Sie können Ihr Postfach erstellen, die Mail-Records einrichten und Speicherplatz erhalten, ohne einen Hosting-Tarif zu benötigen. Sie können sogar Nachrichten in Ihrer bevorzugten E-Mail-App empfangen.
Mobil unterwegs sein und die richtige Wahl für sich treffen
Seien wir ehrlich: Wir alle sind an die App auf unseren Smartphones gewöhnt, daher ist eine E-Mail-Adresse, die sich dort problemlos hinzufügen lässt, ein großer Pluspunkt. Das ist einfach einzurichten und funktioniert mit allen Anbietern, die IMAP/SMTP-Integrationen erlauben. Darauf müssen Sie bei der Auswahl nur achten. Schauen Sie sich also unbedingt verschiedene E-Mail-Tarife für Unternehmen an, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Lösung bekommen.
Sie können bei Bedarf sogar Ihre bestehende E-Mail migrieren zu einem besseren Dienst.
Denken Sie daran: Es geht ganz um Sie und das, was Sie brauchen.
Häufig gestellte Fragen
Die richtige E-Mail-Adresse hängt davon ab, was Sie von ihr erwarten. Mit einem geschäftlichen E-Mail-Konto sollten Sie jedoch fast alles als Ihre E-Mail-Adresse wählen können, ohne auf die Verfügbarkeitsprobleme zu stoßen, die Sie bei etwas wie Gmail oder Outlook hätten.
Eine E-Mail-Adresse besteht aus zwei Teilen: dem Namen und der Domain, die durch ein @-Symbol getrennt sind. Typischerweise sieht sie so aus: name@business.com.
Sie sollten sowohl Transparenz als auch Privatsphäre berücksichtigen, wenn Sie überlegen, welche Form Ihres Namens Sie in einer E-Mail-Adresse verwenden möchten. Möchten Sie, dass jeder Sie online identifizieren kann, oder möchten Sie lieber ein gewisses Maß an Anonymität wahren? Je nach Ihrer Präferenz könnten Sie eine der folgenden Varianten in Betracht ziehen: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com oder sogar etwas Unverwandtes wie manager@business.com.
Es gibt keine E-Mail-Adressen, die automatisch gut oder schlecht sind, mit Ausnahme von solchen, die offensichtlich unprofessionell sind. Es kommt auf die persönliche Vorliebe an, darauf, wie Ihre Leser Sie wahrnehmen sollen, und auf den Ton, den Sie anschlagen möchten.
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