I clienti ci chiedono spesso come scegliere un indirizzo email. Scegliere un indirizzo email — che sia memorabile e dal suono professionale — è più complesso di quanto sembri a prima vista. E non sono solo le aziende a chiederlo. Anche i clienti con account personali chiedono qual è il modo migliore per scegliere l’indirizzo email giusto.
Quindi, entriamo subito nel vivo e copriamo tutti gli aspetti, iniziando dalle piccole imprese che vogliono assicurarsi di scegliere un indirizzo email semplice e professionale.
Inserisci il nome della tua attività nel tuo indirizzo email
È un consiglio semplice, ma è quello che fa la differenza più grande. Se scegli un indirizzo email aziendale che include il nome della tua attività, ne trarrai grandi vantaggi. I motivi per cui meriterebbero un articolo a parte, ma fidati, è il modo più semplice per trasmettere professionalità. Pensa ai messaggi spam più convincenti che ricevi — quelli che superano il tuo primo filtro interno e richiedono un controllo più attento. Se sei come me, la prima cosa che farai con messaggi del genere sarà controllare l’indirizzo del mittente. Qualsiasi cosa proveniente da @gmail o @hotmail fa subito scattare un campanello d’allarme quando dovrebbe trattarsi di un messaggio da parte di un’azienda registrata. Inserire il nome della tua attività nel tuo indirizzo email, soprattutto se operi già online, è un modo incredibilmente semplice ed economico per apparire legittimo e, di conseguenza, rende più difficile per altri spacciarsi per la tua attività. Potrebbe avere questo aspetto: yourname@yourbusiness.com. Più avanti vedremo come configurare tutto — dato che il processo è lo stesso sia per i clienti privati sia per quelli professionali.
Quindi immaginiamo che tu l’abbia già fatto. Cos’altro potresti voler considerare?
Struttura dell’indirizzo email
Ci sono molti fattori da considerare quando si tratta di decidere come impostare il tuo indirizzo email. In linea di massima puoi fare ciò che preferisci: dopotutto, non esiste una struttura universalmente concordata. Aziende diverse usano ciò che si adatta meglio a loro in base alle proprie esigenze. Ma ci sono alcune cose da considerare.
Dovresti usare nome e cognome nel tuo indirizzo email?
Usare entrambi i tuoi nomi tende a sembrare più professionale e, naturalmente, evita ambiguità nelle aziende più grandi, dove più persone possono condividere lo stesso nome.
Se usi entrambi i nomi, dovresti usare un punto?
Usare un punto è un modo efficace per separare nome e cognome. Rende più facile identificare chiaramente nome e cognome, ma va benissimo anche presentarli senza punto (come un’unica parola).
E la privacy?
Usare entrambi i nomi nel tuo indirizzo email aziendale significa che chiunque incontri e che conosca il tuo nome e la tua azienda può risalire al tuo indirizzo email. Questo può essere sia un bene sia un male. Potresti voler rinunciare a un elemento di trasparenza in cambio di una maggiore privacy. Per esempio, usando le iniziali e il cognome (es: J. Brown@example.com) invece del nome completo.
E gli altri caratteri speciali?
Sebbene i punti vadano bene, è meglio evitare di usare altri caratteri speciali. Non sono standard e potrebbero creare confusione (si tratta di un trattino corto, di un trattino lungo o di qualcos’altro del tutto?). L’uso di caratteri non standard può rendere gli indirizzi email difficili da ricordare correttamente e da pronunciare a voce — senza contare le variazioni regionali nei caratteri speciali e il fatto che alcuni non sono consentiti negli indirizzi email.
Per i ruoli che richiedono un’elevata sicurezza, puoi anche usare email basate sul ruolo o sul reparto, come:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Per la mia attività uso semplicemente jamie@ — per me sembra meno formale, più amichevole e, dato che si tratta di un’azienda composta da una sola persona, ai miei clienti sembrava inutilmente formale usare entrambi i miei nomi. A volte apprezzo anche il livello extra di anonimato che offre.
Cosa sono gli alias e la mia attività ne ha bisogno?
Un indirizzo email e un alias hanno scopi diversi, e comprenderne le differenze può aiutarti a decidere se ti servono entrambi.
Un indirizzo email è sempre collegato a una casella di posta specifica: questo significa che ha un accesso, spazio di archiviazione per i messaggi e la possibilità di inviare messaggi. In genere, viene usato da una sola persona. Un alias è leggermente diverso: è un indirizzo email aggiuntivo che inoltra le email a una o più caselle di posta esistenti. Non ha una propria casella in arrivo né spazio di archiviazione. Quando un’email viene inviata a un alias, viene automaticamente reindirizzata alla casella di posta associata.
Funzioni degli alias
Gestire grandi volumi di posta
Gli alias email sono particolarmente utili per le aziende con grandi volumi di posta in arrivo. Innanzitutto, possono consentire una migliore organizzazione delle email; per esempio, puoi ordinare le email in base all’indirizzo da cui provengono (es: clienti, fornitori, ecc.).
Privacy
Molte persone scelgono i tipi di indirizzi che abbiamo elencato sopra come alias per aiutare a mantenere anonimi i membri del personale. In particolare, nel caso di reclami o altre comunicazioni delicate, il personale probabilmente apprezzerà di non essere associato direttamente (per nome) alla posta che invia. Questo ci porta direttamente al principale vantaggio degli indirizzi email alias…
Condivisione della posta
Forse la funzione più utile degli indirizzi alias è inoltrare i messaggi ricevuti a più caselle di posta, così che ogni membro di un reparto o di un team sia sempre aggiornato. Conoscerai alias come returns@ o help@ — ma scegli quelli che si adattano meglio alla tua attività.
In sintesi
I dieci alias e caselle di posta più usati
Hai bisogno di alcuni esempi dei migliori indirizzi email da usare per semplificare la vita alla tua attività? Ecco i 10 indirizzi email più scelti dai nostri clienti per le loro caselle di posta e i loro alias.
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Come puoi vedere da questo elenco, le aziende usano soprattutto questi indirizzi per indicare diversi reparti e semplificare le comunicazioni all’interno della loro organizzazione.
Come scegliere un indirizzo email personale
Ora che hai la tua email aziendale, puoi migliorare anche il tuo indirizzo email personale? Come puoi rendere più professionale il tuo normale indirizzo in stile Gmail o Hotmail?
Ammettiamolo, già vent’anni fa dovevamo aggiungere il nostro anno di nascita alla nostra email per restringere le possibilità. Con sempre più persone che hanno più account, il futuro sembra ancora più cupo. jamielong90@ ha un aspetto molto migliore di jamielong2819532@ — per non parlare di quanto sia difficile ricordarli. Quindi cosa possiamo fare? Ci sono altri trucchi e accorgimenti per ottenere l’indirizzo email giusto?
Prima di tutto, ricorda le regole sopra
Semplicemente perché quasi tutte si applicano anche qui. Evita qualsiasi cosa comica, caratteri insoliti che potrebbero creare confusione e così via. Se scegli dei numeri, cerca di dare loro un significato per te oppure, se non puoi farlo, rendili memorabili (jamielong666@) — invece di includere la tua data di nascita completa (jamielong111190@).
Evita di complicare troppo le cose, soprattutto con l’ortografia
Potresti essere tentato di aggiungere qualche lettera al tuo nome perché riesci a ricordarlo facilmente ed è disponibile, come jamieielongng, ma ti garantisco che alla lunga creerà confusione. Se il tuo nome è naturalmente molto difficile da scrivere o viene spesso confuso con un altro nome, potresti volerlo semplificare o abbreviare per renderti la vita più facile negli inevitabili momenti in cui dovrai scandirlo al telefono.
Valuta invece l’uso di soprannomi o hobby
JohnGuitar@ potrebbe essere più disponibile di JohnSmith@ e probabilmente anche più memorabile. Ricorda solo che qualsiasi parola tu scelga deve durare nel tempo. Se non è qualcosa per cui provi davvero passione, potrebbe diventare un indirizzo email di cui ti pentirai.
Cambiare il tuo indirizzo email in seguito è una seccatura che dovresti cercare di evitare quando possibile, soprattutto se prevedi di usarlo come accesso per più siti web o account.
Evita di includere troppe informazioni personali
Nessuno suggerisce che tu inserisca il cognome da nubile di tua madre o il nome del tuo primo animale domestico, ma evita di usare la tua data di nascita completa, informazioni sull’indirizzo o qualsiasi altra cosa che potrebbe causare problemi di sicurezza nelle mani sbagliate. Ricorda, il tuo indirizzo è visibile pubblicamente.
Scegli un dominio pubblico o un provider email meno conosciuto
I domini pubblici sono quelli che chiunque può usare per registrare un indirizzo email: sono i tuoi Gmail e Hotmail.
Alcuni dei grandi nomi hanno altre opzioni di dominio pubblico (meno conosciute) che potrebbero offrire una disponibilità migliore rispetto a quelle più popolari. Per esempio, accanto al loro principale @hotmail, Microsoft ci ha anche permesso di registrare @live @outlook e @msn nel corso degli anni, oltre a varianti che usano domini nazionali (come .co.uk). Allo stesso modo, Apple ha usato @mac.com, @icloud.com, tra gli altri, nel corso degli anni.
Cercare le offerte meno popolari dei grandi operatori potrebbe permetterti di creare un indirizzo email più vicino a quello che desideri. Il vantaggio è che avrai comunque un’estensione di dominio memorabile e un nome molto più adatto.
Sii te stesso usando un dominio personale nel tuo indirizzo email
Ma perché affannarsi tra le briciole lasciate da un buffet di vent’anni fa, quando puoi creare un banchetto tutto tuo?
Perché non è necessario avere un’attività (o persino gestire un sito web) per registrare un dominio e ottenere tutti i vantaggi che abbiamo descritto per le aziende. Registrare il tuo dominio parte da circa un dollaro all’anno, ma non ti manderà mai in rovina.
Avere il tuo piano email significa che puoi praticamente scegliere qualsiasi nome tu voglia, perché possiedi il dominio (e anche il dominio è personalizzato). Potresti avere jamie@greatdesigns.art o il semplice vecchio jamie@jamielong.com se ti senti poco fantasioso. Le possibilità sembrano improvvisamente infinite — ma sicuramente non sarà facile da configurare. Probabilmente devi essere un’azienda o qualcosa del genere…
Configurare il tuo indirizzo email personalizzato senza un sito web/hosting
In realtà no. È incredibilmente facile da configurare. Potrebbe sorprenderti sapere che non hai bisogno di hosting o di un vero sito web per avere il tuo indirizzo email personalizzato!
Il modo più semplice per configurare un account email di questo tipo è registrare un dominio e poi semplicemente aggiungere un servizio di posta in stile plug-and-play che faccia per te la parte difficile. Puoi creare la tua casella di posta, configurare i record di posta e ottenere spazio di archiviazione senza bisogno di un piano hosting. Puoi persino ricevere i messaggi nella tua app email preferita.
Passare al mobile e fare la scelta giusta per te
Ammettiamolo, siamo tutti abituati all’app sul telefono, quindi un indirizzo email che possa essere aggiunto facilmente lì è un enorme vantaggio. È facile da configurare e funziona con qualsiasi provider che consenta integrazioni IMAP/SMTP. È tutto ciò a cui devi prestare attenzione quando scegli. Quindi assicurati di dare un’occhiata a diversi piani email per aziende per essere sicuro di trovare quello giusto.
Se necessario, puoi anche migrare la tua email esistente a un servizio migliore.
Ricorda, dipende tutto da te e da ciò di cui hai bisogno.
Domande frequenti
L'indirizzo email giusto dipende da ciò che vuoi ottenere. Tuttavia, avendo un account email aziendale, dovresti poter scegliere quasi qualsiasi cosa tu voglia come indirizzo email, senza i problemi di disponibilità che incontreresti con qualcosa come Gmail o Outlook.
Un indirizzo email è composto da due parti: il nome e il dominio, separati dal simbolo @. In genere, avrà un aspetto simile a name@business.com.
Potresti voler considerare sia la trasparenza sia la privacy quando scegli la forma del nome da usare in un indirizzo email. Vuoi che tutti possano identificarti online, oppure preferisci mantenere un certo grado di anonimato? A seconda delle tue preferenze, potresti prendere in considerazione una variante tra le seguenti: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, o persino qualcosa di non correlato come manager@business.com.
Non esistono indirizzi email automaticamente buoni o cattivi (ad eccezione di quelli che sono chiaramente poco professionali). Dipende tutto dalle preferenze, da come vuoi che i tuoi lettori ti percepiscano e dal tono che vuoi adottare.
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