Sett opp bedrifts-e-post enkelt

Du er sannsynligvis her fordi du vil vite hvordan du setter opp e-post for bedriften din, men ikke vil at det skal være vanskelig. Kanskje du allerede har sett på det, men blitt avskrekket av hvor utfordrende det virker i noen artikler.

Vel, ikke bekymre deg. Du har kommet til rett sted. Vi skal bryte ned alle elementene i bedrifts-e-post (også kjent som firma-e-post eller jobb-e-post), slik at du kan sette opp, opprette og bruke en på kort tid. Enda bedre er det at du vil forstå hvert aspekt av det du gjør, og hvorfor.

Hva er bedrifts-e-post?

Bedrifts-e-post refererer vanligvis til spesifikke tjenester som er utformet spesielt for å dekke behovene bedrifter har, som enkeltpersoner vanligvis ikke har.

• Bedre sikkerhetsfunksjoner — Leverandører av bedrifts-e-post pleier å tilby funksjoner som 2FA som standard, lagre dataene dine kryptert, og også ha ekstra funksjoner som forbedrede antispamfiltre. De pleier heller ikke å vise annonser, og vil derfor ikke dra nytte av å tappe dataene dine for å målrette deg med skreddersydde annonser — noe enkelte gratisleverandører er kjent for å gjøre. Kort sagt bør en anerkjent leverandør av bedrifts-e-post gi deg trygghet om at du gjør alt du kan for å beskytte kundenes og dine egne private data.

• Forretningsverktøy — Tjenester for bedrifts-e-post pleier også å ha ekstra verktøy, som aliasfunksjonalitet og delte kalendere som er bedre tilpasset arbeidslivet. De pleier også å tillate mer avansert filtrering av e-poster, noe som kan være nyttig når du administrerer en firma-e-postadresse med store e-postvolumer.

• Å ha bedriftsnavnet ditt i e-postadressen din — Den kanskje viktigste funksjonen i løsninger for bedrifts-e-post er at de lar deg enkelt opprette e-postadresser som inkluderer domenenavnet ditt (yourname@yourbusiness.com). Den første testen de fleste gjør hvis de er usikre på om en melding er ekte eller ikke, er å sjekke avsenderens e-postadresse.

Du kan se nærmere på hvorfor bedrifts-e-post er viktig, men grovt sett er dette funksjonene som skiller den fra gratis e-postleverandører.

Hva bedrifts-e-post består av

For de fleste vil en bedrifts-e-post inneholde en form for navnet ditt etterfulgt av bedriftens URL — så det vil se slik ut yourname@yoursite.com. Vi diskuterte nylig hvordan du kan velge domenet ditt mer detaljert.

I tillegg finnes det også funksjonalitet for å opprette og administrere aliaser (ting som info@ eller support@).

Når det gjelder programvare, vil bedrifts-e-post ofte bestå av en nettportal der du logger inn og får tilgang til e-postene dine. Noen ganger får du en dedikert app, men oftere vil du oppdage at du enkelt kan legge til bedrifts-e-posten din i den eksisterende appen du bruker på mobile enheter, slik at du får enkel tilgang.

Hva trenger du for å opprette en bedrifts-e-postadresse?

Hvis du har fulgt med til nå, har du sannsynligvis fått med deg at for å ha ditt eget domene i e-postadressen din, må du eie et domene. Ting som @outlook.com er kjent som offentlige domener, så for å erstatte denne delen må du eie det. Fordi dette er et obligatorisk krav, lar de fleste e-posttjenester rettet mot bedrifter deg registrere et domene som en del av prosessen.

Men siden du leser dette, vil jeg tippe at du allerede har et domene. Hvis du allerede eier domenet du vil bruke, er prosessen litt annerledes, og dette er en av de andre faktorene som kan skape forvirring rundt oppsett av bedrifts-e-post. Men vi skal skille disse to kjøpsflytene/prosessene fra hverandre, slik at du ikke kan gjøre feil.

Slik får du bedrifts-e-post i 4 enkle trinn

Prosessen kan variere avhengig av plattformen du velger. Vi skal gå gjennom det grunnleggende, med Spacemail, vår spesialiserte plattform for bedrifter, som eksempel.

Kjøp en plan

De fleste leverandører tilbyr en rekke e-postplaner som gjenspeiler de ulike størrelsene på bedrifter. Det er ingen triks her - velg den som best gjenspeiler det du trenger. Husk at mange profesjonelle e-posttjenester lar deg oppgradere elementer i planen din senere - eller til og med legge til postbokser og brukere, så det er ingen grunn til å fremtidssikre akkurat nå. Velg det du trenger.

Ikke bekymre deg for hvordan domenet ditt passer inn i alt dette ennå. Vanligvis er ethvert domene kompatibelt med enhver leverandør, og alt dette skjer i neste trinn. Det gir imidlertid noen fordeler å ha domenet ditt hos samme leverandør (som vi kommer tilbake til om et øyeblikk).

Fullfør kjøpet. Deretter, hvis du ennå ikke har et domene, stopp på dette punktet for å kjøpe et. Hvis du velger samme leverandør som du bruker for e-postplattformen, blir det vanligvis en smidigere opplevelse fordi elementer på samme plattform vanligvis er bygget for å ‘snakke’ med hverandre, noe som gjør prosessen mer automatisert. Ikke forhast deg med valg av domene. Å velge et er nesten en kunstform i seg selv, og vi foreslår at du leser denne artikkelen for å hjelpe deg med å ta riktig beslutning.

Oppsett (eller Unboxing™)

Hvis domenet ditt og e-postleverandøren er den samme

Deretter, som med ethvert produkt som må tilpasses behovene dine, er det en kort oppsettsprosess. Hos Spaceship kalles dette Unboxing™, og i det øyeblikket kjøpet er fullført, vil du se Unboxing-prosessen foreslått som neste trinn.

Når det er valgt, er første trinn — du gjettet riktig — å koble til et domene. Hvis du eier et domene hos Spaceship og velger Spacemail, vil domenet ditt automatisk vises i rullegardinmenyen, og du velger det ganske enkelt.

Deretter kobles de to sammen med ett klikk. Du kan hoppe rett ned til ‘Opprette en postboks’.

Koble den nye e-posten din til et domene hos en annen leverandør

Det er ikke noe problem hvis domenet ditt er hos en annen leverandør. Det betyr bare et par ekstra prosesser, og disse skjer med de eksisterende produktene dine i stedet for på selve domeneplattformen. Dette kan være det som skaper litt forvirring for noen.

Du skal legge til noen nye MX/DKIM/SPF-poster i DNS-postene dine (Domain Name Server). For å presisere er disse postene bestemt av e-postleverandøren, men lagt til på domenesiden. (Hvis du bruker Spacemail, vil du se en popup med en guide som instruerer deg i hvordan du setter DNS-postene dine). Når de er lagt til, peker disse postene i praksis domenet ditt til serverne til e-postleverandøren din for alt som gjelder e-post.

Tilgang til domenets DNS-poster vil være hos enten domene- eller hostingleverandøren din. Hvis du ikke er sikker, kan du bekrefte dette ved å bruke et DNS-kontrollverktøy, som MXToolbox.

Når du vet hvor du skal lete, vil det ikke være så vanskelig å finne DNS-postene — de er tross alt en veldig viktig del av oppsettet av domenet ditt. I de fleste tilfeller vil de være hos domeneleverandøren din. Hvor innstillingene er plassert vil variere avhengig av leverandøren din, men vanligvis må du finne domeneområdet i kontoen din, velge domenet du vil opprette e-postadressen for, og deretter klikke for å få tilgang til innstillingene. Dette kan være en knapp som ‘Administrer’ eller ‘Innstillinger’ eller ‘Konfigurer’. Deretter navigerer du til ‘DNS-poster’. Dette kan også hete noe som ‘Advanced DNS’.

Du bør se flere poster som allerede er til stede. Vær forsiktig med disse — ikke rediger eller fjern dem. Hvis du gjør det, kan det føre til funksjonalitetsproblemer for nettstedet ditt, eller for andre tjenester de kan være koblet til. Med mindre du har brukt en e-postplattform med domenet ditt før (se nedenfor), vil du bare ønske å legge til nye poster.

Typiske poster du må legge til

Disse vil også avhenge av tjenesten du bruker, men vi bruker Spacemail som eksempel her også. Systemet for registrering av poster pleier å være strukturert på en måte som gjør det intuitivt å legge til nye poster.

MX-poster (Mail Exchange)

MX-poster angir hvor e-postmeldinger skal leveres. De peker til e-postserverne som er ansvarlige for å håndtere innkommende e-poster. Disse vil sikre at e-postene dine leveres riktig. Dette er MX-postene du ville lagt til for Spacemail.

SPF-poster (Sender Policy Framework)

SPF-poster forhindrer e-postforfalskning (at noen utgir seg for å være deg via e-post) ved å spesifisere hvilke servere som er autorisert til å sende e-poster på vegne av domenet ditt. Dette gjør at legitime e-poster enkelt kan identifiseres. SPF-posten du vanligvis ville lagt til for Spacemail er denne:

DKIM-poster (DomainKeys Identified Mail)

DKIM legger til en digital signatur i utgående e-poster, noe som gjør dem enklere å spore og forhindrer forfalskning. DKIM-poster settes automatisk opp for hvert domene som er koblet til Spacemail, og du finner dette i Advanced DNS.

DMARC-poster (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC er et policyrammeverk som forbedrer e-postautentisering ved å samordne SPF (Sender Policy Framework) og DKIM (DomainKeys Identified Mail). Det bidrar ytterligere til å forhindre e-postforfalskning, phishing og domenemisbruk ved å sikre at innkommende e-poster er legitime og autoriserte.

Spacemail setter ikke opp DMARC-poster automatisk fordi de varierer mye avhengig av dine personlige preferanser. Hvis ønskelig eller nødvendig, anbefaler vi å bruke denne DMARC-generatoren fra MXToolbox.

Vi anbefaler på det sterkeste å sette opp en DMARC-post for domenet ditt for å forbedre e-postsikkerheten og beskytte domenets omdømme.

Må jeg slette poster?

Hvis du noen gang har brukt en e-postleverandør med domenet ditt før, kan det hende du må slette noen eksisterende poster. Det bør være enkelt å identifisere disse fordi de også vil være merket MX/DKIM/SPF/DMARC i klassifiseringen sin.

Etter at dette bakgrunnsarbeidet er fullført, vil prosessen være omtrent den samme som hvis du registrerte domenet ditt hos samme leverandør. For eksempel, med Spacemail, legger du ganske enkelt til domenet ditt manuelt i trinn én i Unboxing-prosessen (i stedet for å velge det fra rullegardinmenyen, slik du ville gjort hvis du registrerte hos Spaceship). Igjen, dette vil variere fra leverandør til leverandør, men i Spacemail er det første trinn i Unboxing-prosessen.

Opprette en postboks

Når du er ferdig med å opprette disse postene, eller ganske enkelt har koblet domenet ditt til, er resten plankekjøring. Velg navnet du vil ha for postboksen din (mest sannsynlig ditt eget til å begynne med). Ikke glem å sjekke tipsene våre for navnekonvensjoner, men husk — fordi du bruker ditt eget domene, kan det teknisk sett være hva du vil! Ingenting er opptatt. Du vil kanskje imponere ved å bare bruke én bokstav: j@yoursite.com — det er ganske kult, ikke sant? Alternativt kan du opprette en jobb-e-postadresse som inkluderer fullt navn, stillingstittel eller rolle.

Legge til catch-all og aliaser

En catch-all er akkurat det det høres ut som — hvis noen skriver anything@yoursite.com vil den bli videresendt til catch-all-adressen. Det kan være lurt at dette er en sekundær innboks for å unngå en tilstrømning av søppelpost. Catch-all er spesielt nyttige for å fange opp feilstavinger av navn, eller andre varianter som info@yoursite.com som folk kan prøve hvis de ikke vet hvem de skal skrive til.

Med Spacemail er det spesielt enkelt å sette en catch-all. På startpanelet ditt vil du se alternativet i Spacemail Manager - launchpad for Spacemail. Her kan du angi catch-all-postboksen din. Dette kan være den primære postboksen din - det er ikke nødvendig å oppgradere.

I mellomtiden lar aliaser deg opprette firma-e-postadresser som videresender til flere mottakere (f.eks. for avdelinger), og gir også anonymitet. Du har sett dem brukt i nesten alle bedrifter. Med Spacemail er det å legge til en ekstra postboks til enhver plan en flott og rimelig oppgradering, og fem er inkludert som standard i vår Advanced-plan. Lær mer om hvordan aliaser kan brukes.

Legge til de siste detaljene i e-postkontoen din

Disse vil variere fra leverandør til leverandør, men etter at oppsettet av e-postkontoen er fullført, og den skinnende nye innboksen din er oppe og går, vil du ønske å tilpasse noen siste ting.

Angi visningsnavnet ditt & legg til en signatur

Vi snakker om helt grunnleggende ting her. Det er verdt å sjekke dem for å være sikker. Du vil at e-postene dine skal vises riktig fra den aller første. Så det å sørge for at navnet ditt er riktig, legge til en signatur i hver e-post, og generelt gå gjennom Innstillinger vil hjelpe deg hver gang. Vi garanterer at du vil finne noe å justere. I tillegg kan det være lurt å sette plattformen til ditt foretrukne språk for å gjøre den enda mer tilgjengelig for deg.

Legge til den nye adressen din i en tredjeparts e-postklient

Mange leverandører av bedrifts-e-post lar deg gjøre dette. Å kunne integrere den nye e-postadressen din i en app du allerede bruker, er en veldig enkel måte å holde oversikt på. Og du kan alltid gå tilbake til nettapplikasjonen når som helst du vil bruke alle funksjonene og fordelene.

For å gjøre dette aktiverer du bare IMAP/SMTP/POP3-tilgang i Spacemails Innstillinger og følger deretter oppsettsinstruksjonene i e-postklienten du velger. Vanligvis finner du disse i innstillingsmenyen i den eksisterende appen din, og de er merket noe som ‘Legg til en konto’.

Migrere e-poster

Noen leverandører av bedrifts-e-post gjør det enkelt å importere e-poster. Dette kan være nyttig hvis du har drevet bedriftskommunikasjonen din et annet sted, og ønsker å beholde en oversikt over alt.

Selv om den valgte leverandøren din ikke tilbyr et skreddersydd migreringsverktøy, kan du vanligvis utføre en slags manuell løsning ved å laste ned e-postene dine og deretter laste dem opp igjen til e-postserveren din. Dette vil imidlertid alltid ha ulemper (som rom for menneskelige feil), for ikke å nevne at det er tidkrevende. En leverandør med et enkelt migreringsverktøy er definitivt et pluss hvis dette er noe du ønsker å gjøre. For eksempel tilbyr vårt tilpassede migreringsverktøy i Spacemail en tryggere og sikrere migreringsopplevelse. Du vil bli spurt om du vil migrere eksisterende e-poster som en del av Unboxing-prosessen, men du kan gjøre det når som helst ved å gå til ‘Innstillinger’ og finne boksen ‘E-postmigrering’.

Angi regler for spamfiltrering

Til slutt kan det være lurt å angi filterregler som beskytter e-postadressen din fra starten av. Det kan være lurt å umiddelbart blokkere kjente spammere som har en historikk med bedriften din, men en av fordelene med profesjonell bedrifts-e-post er et mer robust spamfiltreringssystem.

Med Spacemail kan du justere filterinnstillingene dine ved å gå til Spacemail Manager, klikke på ‘Administrer’, deretter ‘Spamhåndtering’, som vises i menyen til høyre på skjermen.

Nyt fordelene

Nå er du ferdig satt opp og klar til å sende de første test-e-postene til vennene dine (du må jo sjekke at alt ser greit ut!). Hold deg oppdatert på alle nye utgivelser i Spacemail, eller kommenter med tankene og ideene dine nedenfor. Se nærmere på Spacemail-planene selv — vi garanterer at én av dem vil passe perfekt for bedriften din.