Který e-mailový protokol je pro vás ten pravý?

Odesílání a přijímání e-mailů... jednoduché, že? Udělali jste to už tisíckrát.

Ale co kdybychom vám řekli, že v pozadí běží proces, který, pokud mu porozumíte, může vše ještě více zjednodušit. Může vám dokonce ušetřit místo v úložišti nebo pomoci vyhnout se jednomu či dvěma virům.

Mluvíme o e-mailových protokolech.

Jakmile pochopíte, jak fungují, budete vědět, který e-mailový protokol je pro vaše potřeby nejlepší a jak upravit nastavení, abyste z něj vytěžili maximum.

Co je e-mailový protokol?

E-mailové protokoly jsou pravidla, která servery a e-mailoví klienti používají k odesílání, přijímání a ukládání e-mailů. Bez správně implementovaných protokolů nebudou zprávy správně odesílány ani přijímány.

Přirovnejte je k jazykům v reálném světě. Slouží jako vodítka pro vzájemné porozumění. Určují, kdo s kým mluví, jak spolu mluví, jakou rychlostí mluví, jak dlouho mluví a zda je to, co říkají, šifrované.

Na rozdíl od WhatsApp, kde každý uživatel komunikuje z jednoho účtu WhatsApp, e-mail vyžaduje zavedený systém, který usnadňuje komunikaci napříč poskytovateli e-mailových služeb (ESP).

Je to proto, že existuje spousta různých ESP. Vy možná používáte Gmail, zatímco váš kamarád je fanouškem Outlooku.

Právě proto jsou e-mailové protokoly tak důležité. Poskytují společný jazyk, který umožňuje e-mailovým klientům vzájemně komunikovat. Níže podrobněji vysvětlíme příklady a typy e-mailových protokolů, ale v zásadě se v e-mailu používají tři hlavní protokoly: SMTP, IMAP a POP3.

Nejprve tu máme protokoly zapojené do procesu odesílání. Když odešlete e-mail a napíšete adresy „Od“ a „Komu“ na pomyslnou obálku, předáte ho pošťákovi. Tím pošťákem je SMTP.

SMTP používá část před symbolem '@' k určení, komu je e-mail určen, a vloží ho do schránky daného uživatele, nebo ho odmítne, pokud uživatel neexistuje. Příjemce pak potřebuje způsob, jak si e-mail stáhnout ze serveru. Tady přicházejí na řadu IMAP a POP3.

Jakmile e-mail dorazí na váš server přes SMTP, můžete si ho stáhnout do svého e-mailového klienta pomocí POP3 nebo IMAP. Tyto protokoly fungují při přenosu e-mailu ze serveru do vaší doručené pošty odlišně, takže je důležité zvolit správnou kombinaci pro vaše potřeby.

Seznamte se s hlavními e-mailovými protokoly

Od vzniku e-mailu v 70. letech lze bezpečně říct, že e-mail prošel významným vývojem.

Níže uvedené protokoly jsou toho důkazem a jsou klíčem k co nejlepšímu používání e-mailu.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3 neboli Post Office Protocol 3 funguje podobně jako tradiční poštovní služba. Jakmile váš dopis dorazí na poštu, je vyzvednut a doručen k vám domů bez ohledu na to, zda jste doma, abyste ho převzali, nebo zda ho váš pes roztrhá hned, jak dopadne na podlahu.

Je to proto, že POP ukládá e-maily do vašeho zařízení, a ne na server. Když obdržíte e-mail, je ze serveru smazán (pokud není nastaveno jinak) a přenesen do vašeho zařízení. Tento přístup může mít určité výhody, ale není také ideální.

Nejprve výhody.

Skutečnost, že se pošta stahuje přímo do vašeho zařízení, znamená, že když vám zlobí internet, nemusíte se kvůli jejímu čtení připojovat k e-mailovému serveru. POP3 se připojí, jakmile to bude možné, a stáhne veškerý dostupný obsah. To znamená, že k e-mailu můžete přistupovat offline, protože je už uložený ve vašem počítači.

Pokud se ale snažíte držet krok s moderním světem, právě tady má POP3 potíže.

Váš poštovní klient nemůže schránku informovat o tom, že jste e-mail přečetli, označili ho jako nepřečtený, označili příznakem nebo provedli jakoukoli jinou akci. To není ideální, pokud jednu schránku sdílíte s více uživateli a chcete, aby se vaše změny a stav pošty aktualizovaly.

POP3 také smaže váš e-mail ze serveru dříve, než ho doručí do vaší schránky. Tak možná funguje pošťák, ale v e-mailovém prostředí to znamená, že jakákoli záloha tohoto e-mailu je nyní pryč. To znamená, že pokud vám sklouzne prst na tlačítko smazat nebo se váš notebook rozbije, ztratí nebo je ukraden, zmizí i všechny důležité e-maily, které jste měli uložené ve svém zařízení.

Znamená to také, že odpovědnost za úložiště leží na vás. Na sdíleném serveru mohou být vaše e-maily uloženy externě, což vám šetří cenné místo na domácím počítači. S POP to možné není, takže můžete poměrně rychle zjistit, že vám dochází místo.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Jestliže je POP3 pošťák, IMAP je vaše soukromá schránka uložená přímo na poště. Stačí se tam zastavit, kdykoli se vám zachce, a podívat se na jakoukoli nepřečtenou poštu.

Samozřejmě, s moderní technologií trvá tato „cesta na poštu“ méně než sekundu, protože probíhá virtuálně – ale princip zůstává stejný. E-mail je uložen na serveru, ne ve vašem počítači, a jakmile se váš poštovní klient připojí k IMAP, zůstane připojený a čeká na novou poštu.

IMAP se obvykle upřednostňuje před POP3, protože je mnohem praktičtější pro moderní dobu, kdy lidé často používají více zařízení ke čtení e-mailů. To znamená, že pokud ke stejné schránce připojíte druhého klienta IMAP, uvidíte všechny stejné zprávy se stejnými složkami.

Velkou výhodou zde je, že při přenosu e-mailů a složek mezi poskytovateli může IMAP pomoci pomocí metody nazývané migrace IMAP. Většina firemních e-mailových služeb to obvykle podporuje prostřednictvím svých migračních nástrojů.

Jakmile se e-mailový klient příjemce připojí k serveru, stačí uživateli kliknout na záhlaví e-mailu a ten se stáhne do zařízení. Klienti IMAP obvykle z důvodu rychlosti zkopírují některá data do vašeho místního zařízení, ale je to volitelné. Klient může e-mail po otevření označit jako přečtený nebo ho přesunout do jiné složky, ale e-mail zůstává na serveru, dokud není smazán.

Nevýhodou IMAP je, že spoléhá na stabilní internetové připojení, a ukládání všeho na server může ukrajovat z vašich limitů úložiště, pokud to nehlídáte. Na oplátku ale získáte synchronizaci v reálném čase, snadnější zálohování a flexibilitu napříč zařízeními.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP znamená Simple Mail Transfer Protocol. Takto se pošta dostane z bodu A do bodu B.

Je to protokol pro odesílání e-mailů používaný jak e-mailovými klienty, tak servery.

Jak tedy funguje?

Když odešlete e-mail, váš počítač se připojí k serveru na konkrétním portu, kde naslouchá software SMTP. Obě strany spolu komunikují pomocí příkazů SMTP a vzájemně si odpovídají.

Server ověří klienta kontrolou uživatelského jména a hesla. Poté se podívá na adresu odesílatele a hlavičky CC a BCC, aby určil cílové domény. Provede vyhledání domény, aby našel záznam MX pro danou doménu, a poté se k tomuto serveru připojí pomocí SMTP.

Poté provede další kroky k ověření, že je server oprávněn odesílat e-maily vaším jménem, než e-mail přijme. Součástí tohoto procesu je kontrola e-mailu, zda nejde o spam nebo zda neobsahuje virus. Jakmile je e-mail přijat, je umístěn do doručené pošty příjemce, i když se nejprve mohou použít některé filtry, pokud si je uživatel nastavil.

Ačkoli je SMTP nezbytný k tomu, aby se vaše e-maily dostaly tam, kam mají, nezajišťuje přijímání ani ukládání zpráv. To znamená, že musí být spárován s protokolem, jako je IMAP nebo POP3. Také silně závisí na správné konfiguraci a ověřovacích protokolech, aby se předešlo problémům s doručením nebo spamovým filtrům.

Lze protokoly kombinovat?

Všechny tyto informace jsou v praxi užitečné, ale jak při nastavování e-mailových protokolů získat co nejvíc za své peníze?

Protože se e-mailové protokoly dělí do dvou oblastí – odesílání a přijímání – je zásadní zajistit, abyste měli nastavení, které pokrývá všechny aspekty. Navíc pokud používáte vlastní e-mailovou doménu, pravděpodobně nesete odpovědnost za ruční nastavení nebo správu svých e-mailových protokolů.

Část pro odesílání bude s největší pravděpodobností pokryta protokolem SMTP. To je obvykle nevyhnutelné, protože jde o moderní standard pro e-mail.

Část pro přijímání nabízí větší flexibilitu. A právě zde se musíte rozhodnout podle svého způsobu použití.

IMAP spárovaný se SMTP je obvykle výchozí volbou pro e-mail. Uživatelům dává flexibilitu zobrazovat si e-maily z více zařízení a sdílet aktualizace stavu v rámci své sítě. Představte si sdílené e-mailové prostory se svými kolegy nebo přáteli.

Poskytuje také určitou úroveň ochrany pro případ, že by váš domácí počítač byl ukraden, ztracen nebo se rozhodl samovolně vzplanout.

Na druhé straně mince je POP3. Je to trochu návrat do jednodušších časů, kdy e-maily přicházely jednou týdně, poté co byl objeven nejnovější kočičí meme.

Může vyhovovat každému, kdo z důvodů soukromí dává přednost uchovávání e-mailů na svém osobním zařízení. Otázkou ale je, zda dokáže držet krok s našimi moderními životy.

Pravdou je, že i když nabízí určité výhody při nižších rychlostech internetu, v oblasti zabezpečení e-mailu může zaostávat.

Výběr správného protokolu pro vaše potřeby

Pokud se stále nemůžete rozhodnout, připravili jsme praktickou tabulku, která vám pomůže udělat nejlepší rozhodnutí pro vaše potřeby.

Konkrétní kritéria najdete na levé straně a různé protokoly nahoře.

Sečteno a podtrženo

E-mailové protokoly mohou výrazně ovlivnit vaši zkušenost s e-mailem. Když se jim věnuje náležitá pozornost, nabízejí velkou flexibilitu pro vaše potřeby.

Navíc, jakmile se rozhodnete pro správné nastavení, vždy existuje možnost jít ještě hlouběji s dalšími vrstvami zabezpečení, zejména pokud jste malá firma, která chce zabezpečit svůj e-mail.

Nakonec to vše vyžaduje e-mailového klienta, který splňuje vaše potřeby z hlediska přizpůsobení.

Pokud hraje e-mail ve vašem životě nebo podnikání velkou roli, stojí za to brát ho vážně. Podívejte se, co váš poskytovatel nabízí, a pokud to neodpovídá vašim potřebám, najděte si takového, který ano.