ছোট ব্যবসাগুলো কেন নিরাপদ ইমেইল প্রদানকারী পছন্দ করে

এখন পর্যন্ত আমাদের বেশিরভাগই সম্ভবত ইমেইলভিত্তিক সাইবার অপরাধের কোনো না কোনো রূপের অভিজ্ঞতা পেয়েছি। আসলে, যদি আমাদের বেশিরভাগই আক্ষরিক অর্থেই এখনই নিজেদের ব্যক্তিগত ইনবক্স খুলতাম, তাহলে সম্ভবত আমরা কোনো না কোনো ধরনের ফিশিং প্রতারণা দেখতে পেতাম, যা মিথ্যা অজুহাতে আমাদের কাছ থেকে তথ্য নিতে চাইছে। মনে হয় যেন প্রায় প্রতিদিনই এড়িয়ে চলার জন্য নতুন কোনো ফিশিং-ধরনের ফাঁদ হাজির হচ্ছে।

কিন্তু আপনি যখন একটি ব্যবসা, তখন ঝুঁকি আরও বেড়ে যায়। নজরে রাখার মতো বিষয় অনেক বেশি থাকে, এবং আপনার অনেক তথ্যই প্রকাশ্যে উপলভ্য থাকে (হোক তা ব্যবসা নিবন্ধনের মাধ্যমে, অথবা শুধু আপনার ওয়েবসাইটেই)। এই তথ্য কিছু ধরনের প্রতারকের জন্য আপনাকে বোঝানো সহজ করে দিতে পারে যে তাদের উদ্দেশ্য বৈধ, অথবা তারা সহজেই আপনার ব্যবসার ছদ্মবেশ ধারণ করতে পারে। সমস্যাগুলো শুধু ফিশিংয়ের মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়।

উদাহরণস্বরূপ, মনে রাখা দরকার যে আপনি প্রায়ই গ্রাহকদের তাদের অ্যাকাউন্ট বা আপনার সঙ্গে করা অর্ডার সম্পর্কে সংবেদনশীল তথ্য ইমেইলে পাঠাবেন। যেকোনো হ্যাক বা ডেটা লঙ্ঘনের ফলে তাদের ডেটা যেমন ঝুঁকিতে পড়ে, তেমনি আপনারটিও। ডেটা একবার ভুল হাতে পড়লে, it can be weaponized, potentially resulting in fraudulent emails তাদের কাছে পাঠানো হতে পারে যাদের ডেটা আপস হয়েছে। এ কারণেই ব্যবসাগুলো যে ইমেইল প্রদানকারী খোঁজে, সেখানে নিরাপত্তা অনেক বেশি অবিচ্ছেদ্য অংশ হয়ে ওঠে।

আসলে, ব্যবসাগুলোকে লক্ষ্য করে সুবিধা নেওয়া (অবাক হওয়ার কিছু নেই) ইন্টারনেটেরও আগের বিষয়। এখনও অনেক ব্যবসাই তথাকথিত ট্যাক্স উপদেষ্টাদের (এবং অনুরূপদের) কাছ থেকে ডাকযোগে চিঠি পায়, যারা সরকারকে প্রতিনিধিত্ব করার ভান করে, অথবা এমন সরকারি জরিমানার উল্লেখ করে যেন তাদের সেবা না নিলে তা জারি হবে। ইমেইল শুধু একই ধরনের আক্রমণে আপনাকে অসীমভাবে বেশি মাত্রায় জর্জরিত করা সহজ করে দিয়েছে।

সাইবার অপরাধ এবং ছোট ব্যবসা

নিশ্চয়ই, over 77% of small businesses have received email-related cyber attacks, এবং আপনি কতটা লোভনীয় লক্ষ্য হতে পারেন তা ভাবলে বিষয়টি যুক্তিসঙ্গতই মনে হয়। আক্রমণকারীদের দৃষ্টিকোণ থেকে, আর্থিক ও জনবল সীমাবদ্ধতার কারণে আপনার নিরাপত্তা ব্যবস্থা বড় ব্যবসার তুলনায় কম শক্তিশালী হওয়ার সম্ভাবনা বেশি — কিন্তু তবুও আপনার কাছে চুরি করার মতো মূল্যবান সম্পদ বা ডেটা থাকতে পারে।

কিন্তু এখানেই শেষ নয়। সাইবার অপরাধীরা ভুয়া ইমেইল ঠিকানায় ছোট ব্যবসার নাম ব্যবহার করে তাদের ছদ্মবেশ ধারণ করার চেষ্টাও করে। এসব বার্তায় বৈধতা যোগ করতে প্রকৃত কর্মী, যোগাযোগ ব্যক্তি বা সরবরাহকারীর নাম ও পদবিও থাকতে পারে। LinkedIn-এর মতো সেবাগুলো এতে খুব একটা সাহায্য করেনি। নিয়োগকর্তা ও কর্মী উভয়ের জন্যই অমূল্য সম্পদ হলেও, এগুলো মূলত এমন তথ্যের ডেটাবেস যা অন্যথায় খুঁজে পাওয়া কঠিন হতো।

অন্য সব কিছুর মতোই, the more data that’s online the more ways it can be weaponized। আপনার বা আপনার ব্যবসার যেকোনো অংশ সম্পর্কে যা কিছু প্রকাশ করেন, তা যতটা সম্ভব কম রাখা ভালো।

কিন্তু নিরাপদ ইমেইল প্রদানকারীরা সাহায্য করতে পারে…

সেরা ইমেইল প্রদানকারীরা ইমেইলে আদান-প্রদান হওয়া সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত রাখতে নিরাপত্তাকে অগ্রাধিকার দেয়। আগেই উল্লেখ করা কারণগুলোর জন্য, আপনার মতো ব্যবসায়িক গ্রাহকদের জন্য এটি সত্যিই বড় সুবিধা, এবং আমরা সম্প্রতি যে গ্রাহক জরিপ করেছি তা-ও এটি সমর্থন করেছে। 83%-এরও বেশি মানুষ বলেছেন, ইমেইল প্রদানকারী বেছে নেওয়ার প্রধান কারণ ছিল নিরাপত্তা।

সবসময় বিবেচনায় রাখার মতো অন্যতম প্রধান ব্যবস্থা হলো এনক্রিপশন। একই জরিপে, 88.7% উত্তরদাতা বলেছেন যে এনক্রিপশনই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য। এটি নানা রূপে আসতে পারে। ডেটা যেখানে সংরক্ষিত থাকে সেখানে এনক্রিপ্ট করা বিষয়টি প্রায়ই উপেক্ষিত হয়, কিন্তু এটি গুরুত্বপূর্ণ। ডেটা যদি এনক্রিপ্টেড অবস্থায় সংরক্ষিত থাকে, তাহলে কেউ মেইল সার্ভার হ্যাক করলেও কেবল অর্থহীন জটিল লেখা পাবে। একটি ছোট ব্যবসা হিসেবে, গোপনীয়তা রক্ষায় সহায়তার জন্য স্বয়ংবিনষ্টকারী বা পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত বার্তার সুবিধা আছে এমন প্রদানকারীও আপনার খোঁজা উচিত।

ব্যবসায়িক ইমেইলে সাধারণত থাকা নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যগুলোর সমন্বয় তাদেরকে GDPR এবং HIPAA-এর মতো ডেটা সুরক্ষা বিধিমালা মেনে চলতে সহায়তা করে।

নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যের আরও বেশি কাস্টমাইজেশন

আপনার ব্যবসায়িক ইমেইল বেছে নেওয়ার সময় এমন বৈশিষ্ট্য খুঁজুন যা আরও বেশি মাত্রার কাস্টমাইজেশনের সুযোগ দেয়। উদাহরণস্বরূপ, বিষয় বা ধরন অনুযায়ী মেইল শ্রেণিবদ্ধ করতে সহায়ক উন্নত টুল। বিপুল পরিমাণ বার্তা বাছাই করার ক্ষেত্রে এগুলো সত্যিই সহায়ক হতে পারে।

একইভাবে, info@ বা admin@-এর মতো সাধারণ মেইলবক্স তৈরি করে সেগুলোকে নির্দিষ্ট টিম বা ব্যক্তির কাছে রিডাইরেক্ট করা আরেকটি উপকারী বৈশিষ্ট্য। এগুলোকে বলা হয় email aliases, এবং বেশিরভাগ ভালো ব্যবসায়িক ইমেইল প্রদানকারী আপনাকে এরকম একাধিক সুবিধা দেবে। এগুলো আপনাকে উপরের মতো সাধারণ মেইলবক্স থেকে একাধিক মেইলবক্সে বার্তা ফরোয়ার্ড করতে দেয়, যার অতিরিক্ত সুবিধা হলো একাধিক ব্যক্তি এগুলো পর্যবেক্ষণ করতে পারে, পাশাপাশি তাদের পরিচয়ও সুরক্ষিত থাকে।

নিরাপত্তা এবং অ্যান্টি-স্প্যাম

ব্যক্তিদের তুলনায় ছোট ব্যবসার জন্য স্প্যাম বেশি ঝুঁকি তৈরি করে। কিন্তু অ্যান্টি-স্প্যাম সুরক্ষা আসলে কী?

সহজভাবে বললে, এটি আপনাকে এমন প্রেরকদের বার্তা ব্লক করতে দেয় যাদের আপনি অবিশ্বস্ত বলে চিহ্নিত করেন। কিন্তু ভালো সিস্টেমগুলো এর চেয়েও বেশি কিছু অফার করে। Top anti-spam filters আপনার আগের শ্রেণিবিন্যাসের ভিত্তিতে কোনটি স্প্যাম হওয়ার সম্ভাবনা বেশি তা অনুমান করতে মেশিন লার্নিংয়ের মতো টুল ব্যবহার করে, এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্ষতিকর ফিশিং প্রতারণাগুলোকে আপনার ও আপনার কর্মীদের পথের বাইরে নিরাপদে সরিয়ে দেয়।

আপনার ব্যবসায়িক ইমেইল নিয়ন্ত্রণে রাখতে অভিযোজ্য ফিল্টারিংও অপরিহার্য। কোনো নিয়ম পরিবর্তন করতে হবে, অথবা স্প্যামে এমন কিছু পেয়েছেন যা সেখানে থাকার কথা নয়? আপনার সহজেই সেটিংস সমন্বয় করতে পারা উচিত। স্প্যাম ফিল্টারে ম্যানুয়াল ওভাররাইড একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য, যা খুঁজে দেখা উচিত।

সেরা ব্যবসায়িক ইমেইল প্রদানকারী বেছে নেওয়ার সময় স্প্যাম সুরক্ষার বাইরে আরও কিছু নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্যের দিকেও নজর রাখা উচিত। এর একটি হলো two-factor authentication (2FA)। সম্ভবত আপনার ব্যাংকিং অ্যাপগুলোতে এটি আগেই আছে। এখানে লগইন যাচাই করতে একটি দ্বিতীয় ডিভাইসের (যেমন স্মার্টফোন) প্রয়োজন হয়। আপনার নির্বাচিত প্রদানকারীর 2FA for email আছে কি না তা নিশ্চিত করলে, আপনার অজান্তে কেউ আপনার অ্যাকাউন্টে প্রবেশ করবে কি না তা নিয়ে চিন্তা করতে হবে না।

অ্যাক্টিভিটি এবং ডিভাইস লগও অ্যাকাউন্টের কার্যকলাপ দেখানোর জন্য উপকারী। অ্যাক্টিভিটি লগে প্রতিটি লগইন তালিকাভুক্ত থাকে, আর ডিভাইস লগে সব বর্তমান ডিভাইস দেখা যায়। ফলে সবকিছু ঠিকঠাক আছে কি না তা যাচাই করার জন্য এগুলো সুবিধাজনক উপায়, বিশেষ করে যদি আপনার অ্যাকাউন্টে অস্বাভাবিক কার্যকলাপের সন্দেহ থাকে।

DMARC, SPF, এবং DKIM সুরক্ষা পাওয়া

কিন্তু আপনার ব্যবসার ছদ্মবেশ ধারণ করা সেই বিরক্তিকর লোকদের ব্যাপারে কী বলা যায়? তাদের থামানোর কোনো উপায় কি আছে?

সমস্যা হলো, বিষয়টি শুধু আপনার অ্যাকাউন্ট নিরাপদ বলেই আপনি নিরাপদ—এভাবে ভাবার চেয়ে অনেক বেশি জটিল। এই প্রতারকেরা প্রায়ই আপনার মতো দেখতে কোনো ইমেইল ঠিকানা নকল করতে আপনার অ্যাকাউন্টে ঢোকারও প্রয়োজন বোধ করে না। সেখানেই এই বুদ্ধিমান নিরাপদ ইমেইল বৈশিষ্ট্যগুলো কাজে আসে:

1. SPF:Sender Policy Framework হলো একটি প্রোটোকল যা ডোমেইন মালিকদের নির্দিষ্ট করতে দেয় কোন মেইল সার্ভারগুলো তাদের ডোমেইনের পক্ষ থেকে ইমেইল পাঠানোর জন্য অনুমোদিত। এটি DNS (Domain Name System)-এ একটি নির্দিষ্ট রেকর্ড প্রকাশ করার মাধ্যমে কাজ করে, যেখানে অনুমোদিত মেইল সার্ভারগুলোর তালিকা থাকে। যখন একটি ইমেইল গ্রহণ করা হয়, তখন প্রাপকের মেইল সার্ভার প্রেরকের ডোমেইনের SPF রেকর্ড পরীক্ষা করে যাচাই করতে পারে যে প্রেরণকারী মেইল সার্ভারটি ওই ডোমেইনের পক্ষ থেকে ইমেইল পাঠানোর অনুমতি পেয়েছে কি না। যদি SPF পরীক্ষা ব্যর্থ হয়, অর্থাৎ ইমেইলটি অননুমোদিত সার্ভার থেকে পাঠানো হয়েছে, তাহলে সেটিকে চিহ্নিত বা প্রত্যাখ্যান করা যেতে পারে।

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail একটি ইমেইল বার্তায় ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করে। এই স্বাক্ষরটি প্রেরকের ডোমেইনের সঙ্গে সম্পর্কিত একটি private key ব্যবহার করে তৈরি করা হয় এবং ইমেইলের header-এ (অদৃশ্যভাবে) যোগ করা হয়। এরপর প্রাপকের মেইল সার্ভার প্রেরকের ডোমেইন দ্বারা DNS-এ প্রকাশিত public key ব্যবহার করে (SPF-এর মতোই) স্বাক্ষরটি যাচাই করে। স্বাক্ষরটি বৈধ হলে, এটি প্রমাণ করে যে ইমেইলটি বৈধ, এবং এটিও নিশ্চিত করে যে পথে এটি পরিবর্তিত হয়নি। যদি স্বাক্ষর যাচাই ব্যর্থ হয়, তাহলে তা সম্ভাব্য কারসাজি বা অবৈধ উৎসের ইঙ্গিত দেয়।

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (নামটা বড়, কিন্তু সঙ্গে থাকুন) SPF এবং DKIM-এর ওপর ভিত্তি করে ডোমেইন মালিকদের এই ক্ষমতা দেয় যে প্রাপকের মেইল সার্ভার একটি authentication check-এ ব্যর্থ হওয়া ইমেইল কীভাবে পরিচালনা করবে তা তারা নির্ধারণ করতে পারে। তারা ঠিক করতে পারে ইমেইলটি quarantine করা হবে নাকি reject করা হবে। এছাড়াও, DMARC ডোমেইন মালিকদের ইমেইল গ্রহণকারীদের কাছ থেকে authentication pass বা fail হওয়া ইমেইল সম্পর্কে রিপোর্ট পেতে সক্ষম করে, যা আপনাকে ছদ্মবেশ ধারণকারীদের বিষয়ে কী ঘটছে তা পর্যবেক্ষণে সাহায্য করে।

SPF, DKIM, এবং DMARC একসঙ্গে কাজ করে প্রেরকের পরিচয়ের বৈধতা যাচাই করতে এবং ইমেইল spoofing ও ডোমেইন impersonation প্রতিরোধ করতে:

• SPF প্রেরণকারী সার্ভারকে যাচাই করে।

• DKIM ইমেইলের বিষয়বস্তুর অখণ্ডতা এবং প্রেরকের ডোমেইন নিশ্চিত করে।

• DMARC নীতি এবং রিপোর্টিং প্রদান করে, যা আপনাকে, একজন ব্যবসার মালিক হিসেবে, authentication-এ ব্যর্থ হওয়া ইমেইলের ক্ষেত্রে কী পদক্ষেপ নেওয়া উচিত তা নির্দিষ্ট করতে দেয় এবং কেউ আপনার ছদ্মবেশে ইমেইল পাঠানোর চেষ্টা করলে authentication ফলাফলের রিপোর্ট পেতে সহায়তা করে।

কিন্তু বড় কোনো নামের সঙ্গেই বা কেন না যাবেন?

সম্প্রতি একটি পরিবর্তন দেখা গেছে, যেখানে আরও বেশি ব্যক্তি ও ব্যবসা Google, Apple, এবং Microsoft-এর মতো বড় প্রযুক্তি জায়ান্টদের ওপর নির্ভরতা থেকে সরে আসছে।

এই কোম্পানিগুলো কীভাবে ডেটা পরিচালনা করে তা নিয়ে উদ্বেগ বাড়ছে। Google famously had a server breach in 2018, এবং Microsoft in 2021-এ ডেটা অবৈধভাবে অ্যাক্সেস করা হয়েছিল। তবে আরও বিস্তৃতভাবে বলতে গেলে, the revelations made by Edward Snowden in 2013— যেখানে দেখানো হয়েছিল যে NSA সম্ভাব্যভাবে PRISM-এর মতো প্রোগ্রামের আড়ালে বড় প্রযুক্তি কোম্পানির সার্ভারগুলোতে সরাসরি প্রবেশাধিকার পেতে পারে — এই ঘটনাই মানুষকে সত্যিই ভাবতে বাধ্য করে যে, ডেটা লঙ্ঘনের কথা বিবেচনা করার আগেই এসব কোম্পানির কাছে তাদের ডেটা আপস হয়ে গিয়েছিল কি না।

ফলস্বরূপ, ব্যক্তি ও ব্যবসা উভয়ই আরও সতর্ক হয়ে উঠেছে এবং ছোট, গোপনীয়তাকেন্দ্রিক ইমেইল সেবা প্রদানকারীদের দেওয়া বিকল্পগুলো খুঁজতে শুরু করেছে।

কিন্তু বিষয়টি শুধু এটুকুই নয়। আমরা যে নিরাপত্তা সুবিধাগুলোর কথা বলেছি, তার পাশাপাশি ছোট নিরাপদ ইমেইল প্রদানকারীরা এমন কিছু দেয় যা বড়রা দেয় না। অনেক ব্যবসাই তাদের দেওয়া নমনীয়তা ও কাস্টমাইজেশনের মাত্রা পছন্দ করে, সঙ্গে কম এবং আরও competitive pricing and plans that grow alongside your business।

কিছু ছোট ব্যবসা হয়তো শুধু এই কারণেই ছোট কোম্পানিগুলোকে সমর্থন করতে চায় যে, এতে আমাদের জীবনের ওপর বড় কোম্পানিগুলোর একচেটিয়া দখল আরও শক্তিশালী না হয়।

ব্যবসায়িক ইমেইলের ভবিষ্যৎ

সঠিক ব্যবসায়িক ইমেইল বেছে নেওয়ার ক্ষেত্রে, আপনার উচ্চমাত্রার নিরাপত্তা পাওয়া উচিত, তবে একই সঙ্গে এমন একটি সিস্টেমও পাওয়া উচিত যা ব্যবসায়িক ইমেইল ব্যবহারকে সহজ করে তোলে। যাতে ব্যবসায়িক যোগাযোগ আরও স্বচ্ছন্দে প্রবাহিত হয়, কিন্তু নিরাপত্তা কখনোই আপস না হয়।

আসলে, আপনার এমন একটি নিরাপদ, সহজ ব্যবসায়িক ইমেইল সেবা পাওয়া উচিত যা একটি wider web platform-এর অংশ। যেখানে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ইমেইল ঠিকানায় আপনার domain name যুক্ত করতে পারবেন, এবং আপনার আদর্শ সমাধানে অন্যান্য ওয়েব পণ্যও অন্তর্ভুক্ত করতে পারবেন — এই নিশ্চয়তা নিয়ে যে every part of the platform is secure। এটি সময়ের সঙ্গে আপডেট ও বিকশিত হওয়া উচিত, যাতে whatever the future of email may look like, তা মোকাবিলার জন্য এটি প্রস্তুত ও সজ্জিত থাকে।

এই কারণেই আমরা Spacemail business email তৈরি করেছি। এটি ‘বাস্তব মানুষের’ জন্য নকশা করা প্রযুক্তি, এবং সর্বশেষ নিরাপত্তা হুমকি মোকাবিলায় সক্রিয়ভাবে আপডেট করা হয়। এর পাশাপাশি, এটি বৃহত্তর Spaceship প্ল্যাটফর্মের মধ্যেই রয়েছে, যাতে নিরাপত্তা ও সরলতাকে মানদণ্ড হিসেবে রেখে আপনি সর্বত্র অনলাইনে আরও ভালোভাবে ব্যবসা করতে পারেন — সবসময়।