¿Qué protocolo de correo electrónico es adecuado para ti?

Enviar y recibir correos electrónicos... simple, ¿verdad? Lo has hecho mil veces.

Pero ¿qué pasaría si te dijéramos que hay un proceso funcionando entre bastidores que, si lo entiendes, puede hacer que todo sea aún más fluido? Incluso podría ahorrarte espacio de almacenamiento o ayudarte a esquivar uno o dos virus.

Estamos hablando de protocolos de correo electrónico.

Una vez que entiendas cómo funcionan, sabrás qué protocolo de correo electrónico es mejor para tus necesidades y cómo ajustar tu configuración para sacarle el máximo provecho.

¿Qué es un protocolo de correo electrónico?

Los protocolos de correo electrónico son las reglas que los servidores y los clientes de correo usan para enviar, recibir y almacenar correos electrónicos. Sin protocolos implementados correctamente, los mensajes no se enviarán ni recibirán correctamente.

Compáralos con los idiomas del mundo real. Sirven como pautas para el entendimiento mutuo. Definen quién le habla a quién, cómo hablan, la velocidad a la que hablan, cuánto tiempo hablan y si lo que dicen está cifrado.

A diferencia de WhatsApp, donde cada usuario se comunica desde una sola cuenta de WhatsApp, el correo electrónico requiere un sistema para facilitar la comunicación entre los proveedores de servicios de correo electrónico (ESP).

Esto se debe a que hay muchísimos ESP diferentes. Tú puedes usar Gmail, mientras que tu amigo es fan de Outlook.

Por eso los protocolos de correo electrónico son tan esenciales. Proporcionan un lenguaje común que permite que los clientes de correo se comuniquen entre sí. A continuación explicaremos con más detalle ejemplos y tipos de protocolos de correo electrónico, pero básicamente hay tres protocolos principales que se usan en el correo electrónico: SMTP, IMAP y POP3.

Primero, tienes los protocolos involucrados en el proceso de envío. Cuando envías un correo electrónico y escribes tus direcciones de “De” y “Para” en el sobre metafórico, luego se lo entregas al cartero. SMTP es ese cartero.

SMTP usa la parte antes del símbolo '@' para identificar a quién va dirigido el correo electrónico y lo coloca en el buzón de ese usuario, o lo rechaza si el usuario no existe. Luego, el destinatario necesita una forma de descargar el correo desde el servidor. Aquí es donde entran IMAP y POP3.

Una vez que un correo electrónico llega a tu servidor mediante SMTP, puedes descargarlo a tu cliente de correo usando POP3 o IMAP. Estos funcionan de manera diferente al transferir tu correo del servidor a tu bandeja de entrada, por lo que es esencial elegir la combinación adecuada para tus necesidades.

Conoce los principales protocolos de correo electrónico

Desde la creación del correo electrónico en la década de 1970, es seguro decir que el correo electrónico ha pasado por una evolución significativa.

Los protocolos a continuación son prueba de ello y son clave para lograr la mejor experiencia posible con el correo electrónico.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, o Post Office Protocol 3, funciona de forma muy parecida a un servicio postal tradicional. Una vez que tu carta llega a la oficina de correos, la recogen y la entregan en tu casa, sin importar si estás en casa para recibirla o si tu perro la rompe en cuanto toca el piso.

Esto se debe a que POP almacena el correo electrónico en tu dispositivo y no en un servidor. Cuando recibes un correo electrónico, se elimina del servidor (a menos que se configure de otra manera) y se transfiere a tu dispositivo. Puede haber algunas ventajas en este enfoque, pero tampoco es ideal.

Primero, las ventajas.

El hecho de que el correo se descargue directamente a tu dispositivo significa que, cuando tu internet falla, no necesitas conectarte a un servidor de correo para leerlo. POP3 se conectará cuando pueda y descargará cualquier contenido disponible. Esto significa que puedes acceder al correo sin conexión, ya que ya está almacenado en tu computadora.

Pero si estás tratando de seguir el ritmo del mundo moderno, aquí es donde POP3 tiene dificultades.

Tu cliente de correo no puede informar al buzón si has leído un correo electrónico, lo has marcado como no leído, lo has señalado o has realizado cualquier otra acción. Esto no es ideal si compartes un solo buzón con varios usuarios y quieres que tus cambios y el estado del correo se actualicen.

POP3 también elimina tu correo electrónico del servidor antes de dejarlo en tu buzón. Así puede funcionar el cartero, pero en un entorno de correo electrónico, eso significa que cualquier respaldo que tuvieras de ese correo ahora desapareció. Eso significa que si tu dedo resbala en el botón de eliminar, o tu laptop se rompe, se pierde o te la roban, también se perderán los correos importantes que tenías almacenados en tu dispositivo.

También significa que la responsabilidad del almacenamiento recae en ti. Con un servidor compartido, tus correos pueden almacenarse externamente, lo que te ahorra espacio valioso en tu computadora de casa. Con POP, esto no es posible, lo que significa que podrías quedarte sin espacio bastante rápido.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Si POP3 es el cartero, IMAP es tu buzón privado almacenado directamente en la oficina de correos. Solo date una vuelta cuando quieras y echa un vistazo a cualquier correo no leído.

Por supuesto, con la tecnología moderna, este ‘viaje a la oficina de correos’ toma menos de un segundo, ya que se hace de forma virtual – pero la idea sigue siendo la misma. El correo electrónico se almacena en el servidor, no en tu computadora, y una vez que tu cliente de correo se conecta a IMAP, permanece conectado, esperando nuevo correo.

Por lo general, se prefiere IMAP sobre POP3, ya que es mucho más práctico para la era moderna, donde la gente suele tener varios dispositivos para leer el correo electrónico. Esto significa que si conectas un segundo cliente IMAP al mismo buzón, verás todos los mismos mensajes con todas las mismas carpetas.

Una gran ventaja aquí es que, al transferir correos electrónicos y carpetas entre proveedores, IMAP puede ayudar mediante un método llamado migración IMAP. La mayoría de los servicios de correo electrónico empresarial suelen admitir esto a través de sus herramientas de migración.

Una vez que el cliente de correo electrónico de un destinatario se ha conectado al servidor, todo lo que un usuario necesita hacer es hacer clic en el encabezado de un correo electrónico, y este se descargará al dispositivo. Los clientes IMAP normalmente copiarán algunos datos a tu dispositivo local por razones de velocidad, pero esto es opcional. El cliente puede marcar el correo como leído una vez que se abre o moverlo a otra carpeta, pero el correo permanece en el servidor hasta que se elimina.

La desventaja de IMAP es que depende de una conexión a internet estable, y almacenar todo en el servidor puede consumir tus límites de almacenamiento si no se controla. Pero a cambio, obtienes sincronización en tiempo real, respaldos más sencillos y flexibilidad entre dispositivos.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP significa Simple Mail Transfer Protocol. Es la forma en que el correo va del Punto A al Punto B.

Es el protocolo para enviar correo electrónico que usan tanto los clientes de correo como los servidores.

Entonces, ¿cómo funciona?

Cuando envías un correo electrónico, tu computadora se conecta al servidor en un puerto específico donde el software SMTP está escuchando. Hablan mediante comandos SMTP y se responden entre sí.

El servidor validará al cliente, comprobando el nombre de usuario y la contraseña. Luego revisará la dirección del remitente y los encabezados CC y BCC para determinar los dominios de destino. Realiza una búsqueda de dominio para encontrar el registro MX de ese dominio y luego se conecta a este servidor mediante SMTP.

Luego tomará más medidas para verificar que el servidor esté autorizado para enviar correos electrónicos en tu nombre antes de aceptar el correo. Parte de este proceso es escanear el correo para comprobar si es spam o contiene un virus. Una vez que se recibe el correo, se coloca en la bandeja de entrada del usuario receptor, aunque primero pueden aplicarse algunos filtros si el usuario los ha configurado.

Aunque SMTP es esencial para llevar tus correos electrónicos a donde deben llegar, no se encarga de recibir ni almacenar mensajes. Eso significa que debe combinarse con un protocolo como IMAP o POP3. También depende en gran medida de una configuración correcta y de protocolos de autenticación para evitar problemas de entrega o filtros de spam.

¿Se pueden combinar protocolos?

Ahora bien, toda esta información es útil en la práctica, pero ¿cómo obtienes la mejor relación calidad-precio al configurar tus protocolos de correo electrónico?

Como los protocolos de correo electrónico se dividen en dos ámbitos – envío y recepción – es esencial asegurarte de tener una configuración que cubra todos los frentes. Además, si estás usando un dominio de correo electrónico personalizado, es probable que seas responsable de configurar o administrar manualmente tus protocolos de correo electrónico.

La parte de envío probablemente estará cubierta por SMTP. Esto suele no ser negociable, ya que es el estándar moderno para el correo electrónico.

La parte de recepción ofrece más flexibilidad. Y aquí es donde necesitas tomar una decisión según tu caso de uso.

IMAP combinado con SMTP suele ser la configuración preferida para el correo electrónico. Les da a los usuarios la flexibilidad de ver su correo desde varios dispositivos y compartir actualizaciones de estado en toda su red. Piensa en espacios de correo compartidos con tus compañeros de trabajo o amigos.

También proporciona un nivel de protección en caso de que tu computadora de casa sea robada, se pierda o decida incendiarse espontáneamente.

Por otro lado, tienes POP3. Es un poco un regreso a una época más simple, cuando los correos llegaban una vez por semana, después de que se descubriera el meme de gatos más reciente.

Puede ser adecuado para cualquiera que prefiera mantener los correos en su dispositivo personal por razones de privacidad. Pero la pregunta es: ¿puede seguir el ritmo de nuestra vida moderna?

La verdad es que, aunque sí ofrece algunas ventajas para velocidades de internet más lentas, puede quedarse corto cuando se trata de seguridad del correo electrónico.

Elegir el protocolo adecuado para tus necesidades

Si aún no te decides, hemos preparado una práctica tabla para ayudarte a tomar la mejor decisión según tus necesidades.

Encontrarás los criterios específicos en el lado izquierdo y los diferentes protocolos en la parte superior.

En resumen

Los protocolos de correo electrónico pueden marcar una gran diferencia en tu experiencia con el correo. Si se toman en serio, ofrecen mucha flexibilidad para tus necesidades.

Además, una vez que hayas decidido la configuración adecuada, siempre existe la posibilidad de profundizar con capas adicionales de seguridad, especialmente si eres una pequeña empresa que busca proteger su correo electrónico.

En última instancia, todo esto requiere un cliente de correo electrónico que satisfaga tus necesidades en términos de personalización.

Si el correo electrónico juega un papel importante en tu vida o negocio, vale la pena tomarlo en serio. Revisa lo que ofrece tu proveedor y, si no satisface tus necesidades, encuentra uno que sí lo haga.