Czy mogę przenieść swoje e-maile do innego dostawcy?

Konta e-mail. To nasze współczesne szafki na dokumenty, w których przechowujemy więcej z naszego życia, niż chcielibyśmy przyznać.

Z biegiem lat mój własny e-mail stał się archiwum pracy, magazynem ważnych dokumentów i bazą danych zaufanych firm, z których wcześniej korzystałem — i jestem pewien, że to tylko wierzchołek góry lodowej.

Kiedy więc Microsoft wprowadził nowe opłaty za usługę e-mail, którą nieświadomie uważałem za coś oczywistego, nie miałem wyboru i musiałem zapłacić.

Ale wtedy zacząłem się zastanawiać — a co, jeśli da się przenieść tę mozaikę komunikacji z mojego życia gdzie indziej? Gdzieś, gdzie nie próbowano by po prostu wpychać mnie w nowe opłaty. Może nawet gdzieś, gdzie oferowano coś nieco innego. W końcu minęło już trochę czasu, odkąd naprawdę przyjrzałem się temu, co e-mail może mi zaoferować.

Czy w ogóle da się przenieść e-maile?

To było moje pierwsze pytanie. Jak możesz sobie wyobrazić, moja pajęczyna plików i załączników zajmuje całkiem sporo gigabajtów. Wydaje się, że za każdym razem, gdy w przeszłości próbowałem przenosić duże ilości danych, napotykałem problemy, które powinny były zostać rozwiązane mniej więcej wtedy, gdy Bill Gates kupił sobie nieco bardziej stylowe okulary.

Ku mojej uldze istnieją sposoby, aby uporządkować chaos związany z migracją e-maili i ograniczyć ryzyko utraty danych.

Szukając kreatora

Jak wszystko, migracja może być trudna, jeśli podejdzie się do niej niewłaściwie. Dlatego, gdy szukałem nowego dostawcy, skupiałem się na tych, którzy mieli „kreatora”, który to ułatwiał. Takie narzędzia do migracji zazwyczaj pozwalają wybrać, co chcesz przenieść (tylko e-maile, e-maile z załącznikami, struktury plików itd.) w procesie krok po kroku.

Jeszcze kilka lat temu narzędzia te nie były powszechne. Na szczęście teraz jest ich wiele do wyboru. Ale do tego i innych sposobów migracji wrócimy nieco później.

Powody, dla których możesz potrzebować migracji

Być może masz służbowy lub uczelniany e-mail, do którego wkrótce stracisz dostęp, i chcesz zachować swoje pliki lub historię komunikacji. Warto jednak przed rozpoczęciem migracji takich kont upewnić się u pracodawcy/administratora, że migracja nie naruszy żadnych zasad dotyczących danych.

Alternatywnie, i bardziej dramatycznie, Twój dostawca poczty e-mail może być właśnie wycofywany. Skiff jest niedawnym przykładem takiej sytuacji. Gdy został przejęty przez Notion, e-mail był jednym z kilku produktów usuniętych z ich oferty.

Powody, dla których możesz chcieć przeprowadzić migrację

Poza nowymi opłatami, wydarzeniami życiowymi i nagłymi zamknięciami istnieją też inne powody, by rozważyć zmianę. Niektóre z nich ujawniły się w ostatnich latach, gdy znaczenie bezpieczeństwa danych wysunęło się na pierwszy plan w naszych myślach.

Przepisy

Przepisy takie jak GDPR i CCPA sprawiły, że niewłaściwa ochrona danych wrażliwych może stanowić poważne naruszenie prawa, co jest dużym zmartwieniem dla firm. Jeśli firma korzysta z usługi, która naraża dane jej klientów, może to być problem. Niektórzy dostawcy poczty e-mail — zwykle określani jako dostawcy „business email” — z tego powodu przykładają znacznie większą wagę do bezpieczeństwa.

Niezawodność

Nadmierne przestoje mogą powodować opóźnienia w wysyłaniu lub odbieraniu e-maili. O niezawodności nie myślimy jako o czymś ważnym, dopóki nie stanie się problemem. Inni padli ofiarą nadgorliwych filtrów spamu, które ingerują wtedy, kiedy nie powinny.

Doświadczyłem tego osobiście na moim koncie Microsoft. Firmy, z którymi często się kontaktowałem, nagle trafiały prosto do folderu spam bez najmniejszego ostrzeżenia. Oprócz tego, że było to irytujące, było też kosztowne, zwłaszcza gdy dotyczyło faktur wrażliwych czasowo.

Po raz kolejny z pomocą przychodzi tak zwany „business email” („tak zwany”, ponieważ jego ulepszone funkcje są w rzeczywistości przydatne dla każdego). Zwykle większy nacisk kładzie się tu na dopracowanie funkcji takich jak filtry spamu.

Koszt i bezpieczeństwo

Prawdopodobnie głównym powodem, dla którego zechcesz zmienić dostawcę, będzie obniżenie kosztów i/lub zwiększenie bezpieczeństwa.

Kiedy zdecydowałem się odejść od Hotmaila, były to moje główne obawy. W końcu Microsoft był zamieszany w naruszenie ochrony danych w 2023 roku i wiedziałem, że musi istnieć jakieś miejsce tańsze niż 19,99 GBP/rok (24,99 USD/rok), które im płaciłem tylko po to, by zachować konto. (A to bez uwzględniania tego, jak bardzo irytowało mnie płacenie za coś, co wcześniej miałem za darmo).

Podobnie Google również doświadczył niemało naruszeń bezpieczeństwa poczty e-mail. Ponadto w 2022 roku wycofał niektóre funkcje Gmaila dla użytkowników, którzy nie przeszli na premium Workspace, wywołując oburzenie na kanałach takich jak Reddit. Oznacza to, że „duzi” dostawcy niekoniecznie są już „zaufanymi” dostawcami. To skłoniło wielu, zwłaszcza małe firmy, do szukania alternatyw.

Czy migracja e-maili ma jakieś wady?

Omówiliśmy korzyści płynące z migracji e-maili, ale czy są jakieś wady? Krótka odpowiedź brzmi: nie — z kilkoma zastrzeżeniami. Załóżmy, że podobnie jak ja masz dobry powód, by odejść, i nie migrujesz ze starego, niestandardowego systemu wewnętrznego. Poświęciłeś/poświęciłaś też trochę czasu na znalezienie najlepszego dostawcy dla siebie — i jest to taki, który ma łatwy w obsłudze kreator migracji.

Najważniejszą rzeczą, którą musisz zrobić, jest upewnienie się, że Twoje nowe konto ma wystarczająco dużo miejsca. Brak miejsca w połowie migracji może spowodować, że niektóre pliki nie zostaną przeniesione lub, w najgorszym przypadku, proces zakończy się niepowodzeniem.

Kolejną drobną kwestią do rozważenia jest fakt, że podczas migracji możesz doświadczyć zakłóceń w zwykłym działaniu poczty e-mail, dlatego warto uruchomić ten proces w nocy albo wtedy, gdy wiesz, że w firmie będzie spokojnie. Na przykład w dzień wolny od pracy.

Co jeśli dostawca poczty e-mail, którego chcę, nie ma narzędzia do migracji?

W takim przypadku możesz wypróbować kilka opcji.

Najpierw połącz konta

Istnieje oprogramowanie (takie jak Thunderbird), które pozwala dodać i uzyskać dostęp do wszystkich kont, wiadomości, kalendarzy i kontaktów w jednym miejscu. Dodając oba konta (stare i nowe) do tego samego programu pocztowego za pomocą IMAP, możesz przeciągać i upuszczać e-maile z jednego konta na drugie. Jeśli zrobisz to na platformie chmurowej, wszystko będzie synchronizowane wszędzie.

Narzędzia zewnętrzne

Istnieją narzędzia do migracji od firm trzecich, takie jak MailJerry, które mogą pomóc Ci w migracji. Mogą one być jednak dość kosztowne. Na przykład migracja skrzynek pocztowych większych niż 250 MB kosztuje 12,99 USD/mies. w MailJerry. Dochodzi też kłopot ze znalezieniem, pobraniem i obsługą narzędzia zewnętrznego.

Zatrudnij eksperta

Jeśli powyższe metody się nie sprawdzą, możesz rozważyć zatrudnienie eksperta technicznego do ręcznej migracji. Taki proces wymaga dostosowania ustawień domeny, rekordów DNS i konfiguracji rekordów MX. Łatwo może stać się pełen żargonu i onieśmielający dla początkującego.

Choć zatrudnienie kogoś do wykonania tego zadania zdjęłoby z Ciebie stres związany z robieniem tego samodzielnie, oznacza to przekazanie dostępu do Twoich cennych danych stronie trzeciej, choć profesjonalnej. Może to również kosztować nawet 150 USD za skrzynkę pocztową.

Oczywiście można to wszystko ominąć, jeśli wybierzesz nowego dostawcę poczty e-mail, który oferuje wbudowane narzędzie do migracji, więc warto uwzględnić tę funkcję podczas poszukiwań.

Wbudowane narzędzia do migracji

Około pięć lat temu było bardzo niewiele platform z wbudowanymi narzędziami do migracji. Teraz ta funkcja jest standardowo dostępna u wielu dostawców. Ale żeby uprościć sprawę, przyjrzyjmy się bliżej Spacemail business email od Spaceship i jego narzędziu do migracji jako przykładowi tego, jak to działa.

W panelu konta Spacemail po prostu przejdź do „Settings”, a następnie kliknij „Email migration”.

Wypełnij formularz. Twoje „source email account” to konto, z którego importujesz dane. W tym przypadku konto docelowe będzie automatycznie Twoim nowym kontem Spacemail. Musisz znaleźć nazwę serwera IMAP swojego źródłowego konta e-mail oraz numer portu. Zwykle te informacje można znaleźć w sekcji „Preferences” lub „Account Settings”. Dokładną lokalizację powinno dać się łatwo znaleźć bezpośrednio u dostawcy usługi. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij fioletowy przycisk „Migrate emails”.

Rozpocznie się proces migracji. Teraz, gdy już go zainicjowałeś/zainicjowałaś, możesz się zrelaksować, podczas gdy migracja będzie przebiegać bezpiecznie i sprawnie.

Końcowe wskazówki dotyczące udanej migracji

Aby migracja przebiegła pomyślnie i bezproblemowo, starannie wybierz dostawcę. Potrzebujesz intuicyjnej i niezawodnej platformy, jeśli chodzi o przenoszenie e-maili.

Jak wspomniałem wcześniej, upewnij się, że masz wystarczająco dużo miejsca na koncie docelowym, aby uniknąć błędów lub niepowodzeń. Warto usunąć niechciane e-maile i załączniki przed migracją, aby nie płacić za przestrzeń, której nie potrzebujesz. Możesz też wykorzystać tę okazję, aby wdrożyć przejrzystą strukturę plików, dzięki czemu będziesz wiedzieć, gdzie co jest. Narzędzie do migracji Spacemail zachowuje strukturę Twoich e-maili, w tym foldery i podfoldery, więc to świetny wybór dla osób, które mają już starannie uporządkowany system.