¿Puedo migrar mis correos a otro proveedor?

Cuentas de correo. Son nuestros archivadores de la era moderna, donde guardamos más de nuestras vidas de lo que nos gusta admitir.

Con los años, mi propio correo se ha convertido en un archivo de trabajo, un depósito de documentos vitales y una base de datos de empresas de confianza que he usado antes — y estoy seguro de que eso es solo la punta del iceberg.

Así que, cuando Microsoft introdujo nuevas tarifas para un servicio de correo que yo había dado por sentado sin darme cuenta, no tuve más opción que pagar.

Pero entonces me puse a pensar — ¿y si fuera posible mover este mosaico de las comunicaciones de mi vida a otro lugar? A un lugar que no solo intentara empujarme a nuevas tarifas. Quizá incluso a un lugar que ofreciera algo un poco diferente. Después de todo, ha pasado un tiempo desde que revisé de verdad lo que el correo podía hacer por mí.

¿De verdad es posible mover correos?

Esta fue mi primera pregunta. Como puedes imaginar, mi telaraña de archivos y adjuntos ocupa bastantes gigabytes. Parece que cada vez que he intentado mover grandes cantidades de datos en el pasado, me he topado con problemas que debieron haberse resuelto por la época en que Bill Gates consiguió sus gafas un poco más elegantes.

Para mi alivio, hay formas de quitarle el caos a la migración de correo y mitigar el riesgo de pérdida de datos.

Buscando un asistente

Como cualquier cosa, si se aborda incorrectamente, la migración puede ser complicada. Así que, cuando buscaba un nuevo proveedor, me enfoqué en los que tenían un ‘asistente’ que lo hacía fácil. Estas herramientas de migración normalmente te permiten elegir qué quieres mover (solo correos, correos con archivos adjuntos, estructuras de archivos, etc.) en un proceso paso a paso.

Hace apenas unos años, estas herramientas no eran comunes. Afortunadamente, ahora hay muchas para elegir. Pero volveremos a esto y a otras formas de migrar un poco más adelante.

Razones por las que podrías necesitar migrar

Quizá tengas un correo del trabajo o de la universidad al que estás a punto de perder acceso y quieras conservar tus archivos o registros de comunicación. Aun así, vale la pena verificar con tu empleador/administrador que la migración no incumpla ninguna política de datos antes de comenzar a migrar estas cuentas.

Como alternativa, y de forma más dramática, tu proveedor de correo podría estar siendo ‘descontinuado’. Skiff es un ejemplo reciente de esto. Cuando fue adquirido por Notion, el correo fue uno de varios productos eliminados de su oferta.

Razones por las que podrías querer migrar

Más allá de nuevas tarifas, eventos de la vida y cierres repentinos, hay otras razones para considerar un cambio. Algunas de estas han salido a la luz en los últimos años, a medida que la importancia de la seguridad de los datos ha pasado al primer plano de nuestras mentes.

Regulaciones

Leyes como el GDPR y la CCPA han hecho que no proteger correctamente los datos sensibles sea un delito grave, lo cual es una gran preocupación para quienes están en los negocios. Si una empresa usa un servicio que compromete los datos de sus clientes, podría ser un problema. Algunos proveedores de correo — normalmente llamados proveedores de ‘correo empresarial’ — tienen una responsabilidad mucho mayor en materia de seguridad por esta razón.

Confiabilidad

Un tiempo de inactividad excesivo puede estar causando retrasos al enviar o recibir correos. La confiabilidad no es algo en lo que pensemos como importante hasta que se convierte en un problema. Otras personas han sido víctimas de filtros de spam demasiado agresivos que intervienen cuando no deberían.

Yo experimenté esto personalmente con mi cuenta de Microsoft. Empresas con las que tenía interacciones frecuentes de repente fueron enviadas directamente a la carpeta de correo no deseado sin siquiera una advertencia. Además de ser frustrante, esto fue costoso, especialmente cuando ocurrió con facturas urgentes.

Una vez más, el llamado ‘correo empresarial’ (‘llamado’, porque sus funciones mejoradas son realmente útiles para cualquiera) viene al rescate. Por lo general, se pone un mayor énfasis en perfeccionar funciones como los filtros de spam.

Costo y seguridad

Probablemente la razón principal por la que querrás cambiar de proveedor sea reducir costos y/o aumentar la seguridad.

Cuando decidí alejarme de Hotmail, estas eran mis principales preocupaciones. Después de todo, Microsoft estuvo involucrado en una filtración de datos en 2023, y yo sabía que debía haber algún lugar más barato que los £19.99/año ($24.99/año) que les pagaba solo para conservar mi cuenta. (Y eso sin contar lo molesto que me resultaba tener que pagar por algo que antes obtenía gratis).

De manera similar, Google también ha sufrido su buena cuota de brechas de seguridad del correo. Además de esto, en 2022 descontinuó algunas funciones de Gmail para los usuarios que no actualizaron a la opción premium Workspace, lo que provocó indignación en canales como Reddit. Esto significa que los proveedores ‘grandes’ ya no son necesariamente los proveedores ‘de confianza’. Esto ha dejado a muchos, especialmente a las pequeñas empresas, buscando alternativas.

¿Hay alguna desventaja en la migración de correo?

Hemos cubierto los beneficios de la migración de correo, pero ¿hay alguna desventaja? La respuesta corta es no — con un par de salvedades. Supongamos que, como yo, tienes una buena razón para irte y no estás migrando desde un sistema interno antiguo y personalizado. También has dedicado algo de tiempo a investigar cuál es el mejor proveedor para ti — y es uno con un asistente de migración fácil de usar.

Lo más importante que tendrás que hacer es asegurarte por completo de que tu nueva cuenta tenga suficiente espacio. Quedarte sin espacio a mitad de la migración puede hacer que algunos archivos no se transfieran o, en el peor de los casos, que el proceso falle.

Otro pequeño aspecto a considerar es que podrías experimentar interrupciones en tu servicio de correo habitual mientras se lleva a cabo la migración, por lo que es recomendable ejecutar el proceso durante la noche o cuando sepas que la actividad será baja. Quizá en un día festivo.

¿Qué pasa si el proveedor de correo que quiero no tiene una herramienta de migración?

Hay algunas opciones que podrías probar en este caso.

Fusiona cuentas primero

Existe software (como Thunderbird) que te permite agregar y acceder a todas tus cuentas, mensajes, calendarios y contactos en un solo lugar. Al agregar ambas cuentas (la antigua y la nueva) al mismo software de correo mediante IMAP, puedes arrastrar y soltar correos de una cuenta a la otra. Si haces esto en una plataforma basada en la nube, se sincronizará en todas partes.

Herramientas de terceros

Hay algunas herramientas de migración de terceros, como MailJerry, que pueden ayudarte con la migración. Sin embargo, estas pueden ser bastante costosas. Por ejemplo, migrar buzones de más de 250 MB cuesta $12.99/mes con MailJerry. Y además tienes la molestia de encontrar, descargar y operar una herramienta de terceros.

Contrata a un experto

Si los métodos anteriores no funcionan, podrías considerar contratar a un experto técnico para una migración manual. Un proceso como este requiere ajustar la configuración del dominio, los registros DNS y la configuración del registro MX. Puede llenarse fácilmente de jerga y resultar intimidante para un principiante.

Aunque contratar a alguien para hacer esto te quitaría el estrés de hacerlo tú mismo, significa dar acceso a tus valiosos datos a un tercero, aunque sea un profesional. También podría costar hasta $150 por buzón.

Por supuesto, todo esto se puede evitar si eliges un nuevo proveedor de correo que ofrezca una herramienta de migración integrada, así que vale la pena tener en cuenta esta función en tu búsqueda.

Herramientas de migración integradas

Hace unos cinco años, había muy pocas plataformas con herramientas de migración integradas. Ahora la función viene incluida como estándar en muchos proveedores. Pero para mantener las cosas simples, veamos más de cerca Spacemail business email de Spaceship y su herramienta de migración como ejemplo de cómo funcionan.

Desde el panel de tu cuenta de Spacemail, simplemente ve a ‘Configuración’ y luego haz clic en ‘Migración de correo’.

Llena el formulario. Tu ‘cuenta de correo de origen’ es aquella desde la que estás importando los datos. En este caso, la cuenta de destino será automáticamente tu nueva cuenta de Spacemail. Tendrás que averiguar el nombre del servidor IMAP de tu cuenta de correo de origen y el número de puerto. Normalmente, esta información se puede encontrar en ‘Preferencias’ o ‘Configuración de la cuenta’. Debería ser fácil encontrar la ubicación exacta directamente con tu proveedor de servicio. Después de ingresar todo, haz clic en el botón morado ‘Migrar correos’.

El proceso de migración comenzará. Ahora que has iniciado el proceso, puedes relajarte mientras la migración se gestiona de forma segura y eficiente.

Consejos finales para una migración exitosa

Para asegurarte de que tu migración sea exitosa y sin complicaciones, elige a tu proveedor con cuidado. Necesitas una plataforma intuitiva y confiable cuando se trata de mover tus correos.

Como mencioné antes, asegúrate de tener suficiente espacio en la cuenta de destino para evitar errores o fallas. Es recomendable eliminar correos y archivos adjuntos no deseados antes de la migración para evitar pagar por almacenamiento que no necesitas. También podrías aprovechar esta oportunidad para implementar una estructura de archivos clara y saber dónde está todo. La herramienta de migración de Spacemail conserva la estructura de tus correos, incluidas las carpetas y subcarpetas, por lo que es una gran opción para quienes ya tienen un sistema cuidadoso establecido.