Welk e-mailprotocol is geschikt voor jou?

E-mail verzenden en ontvangen... simpel, toch? Je hebt het al duizend keer gedaan.

Maar wat als we je vertellen dat er achter de schermen een proces draait dat, als je het begrijpt, alles nog soepeler kan laten verlopen. Het kan je zelfs wat opslagruimte besparen of je helpen een virus of twee te ontwijken.

We hebben het over e-mailprotocollen.

Zodra je begrijpt hoe ze werken, weet je welk e-mailprotocol het beste is voor jouw behoeften en hoe je je configuratie kunt aanpassen om er het maximale uit te halen.

Wat is een e-mailprotocol?

E-mailprotocollen zijn de regels die servers en e-mailclients gebruiken om e-mails te verzenden, te ontvangen en op te slaan. Zonder correct geïmplementeerde protocollen worden berichten niet correct verzonden of ontvangen.

Vergelijk ze met talen in de echte wereld. Ze dienen als richtlijnen voor wederzijds begrip. Ze bepalen wie met wie spreekt, hoe ze spreken, het tempo waarin ze spreken, hoe lang ze spreken en of wat ze zeggen versleuteld is.

In tegenstelling tot WhatsApp, waar elke gebruiker communiceert vanuit één WhatsApp-account, vereist e-mail een systeem om communicatie tussen Email Service Providers (ESP's) mogelijk te maken.

Dat komt doordat er enorm veel verschillende ESP's zijn. Jij gebruikt misschien Gmail, terwijl je vriend fan is van Outlook.

Daarom zijn e-mailprotocollen zo essentieel. Ze bieden een gemeenschappelijke taal waarmee e-mailclients met elkaar kunnen communiceren. Hieronder leggen we voorbeelden en typen e-mailprotocollen uitgebreider uit, maar in wezen zijn er drie hoofdprotocollen die in e-mail worden gebruikt: SMTP, IMAP en POP3.

Eerst zijn er protocollen die betrokken zijn bij het verzendproces. Wanneer je een e-mail verstuurt en je de “Van”- en “Aan”-adressen op de figuurlijke envelop schrijft, geef je die vervolgens aan de postbode. SMTP is die postbode.

SMTP gebruikt het deel vóór het '@'-symbool om te bepalen voor wie de e-mail bestemd is en plaatst die in de mailbox van die gebruiker, of weigert die als de gebruiker niet bestaat. De ontvanger heeft vervolgens een manier nodig om de e-mail van de server te downloaden. Hier komen IMAP en POP3 om de hoek kijken.

Zodra een e-mail via SMTP op je server terechtkomt, kun je die vervolgens met POP3 of IMAP naar je e-mailclient downloaden. Deze werken verschillend bij het overzetten van je e-mail van de server naar je inbox, dus het is essentieel om de juiste combinatie voor jouw behoeften te kiezen.

Maak kennis met de belangrijkste e-mailprotocollen

Sinds de creatie van e-mail in de jaren 70 kun je gerust zeggen dat e-mail een aanzienlijke evolutie heeft doorgemaakt.

De onderstaande protocollen zijn daar het bewijs van en zijn essentieel om de best mogelijke e-mailervaring te bereiken.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, of Post Office Protocol 3, werkt ongeveer zoals een traditionele postdienst. Zodra je brief op het postkantoor aankomt, wordt die opgehaald en bij je thuis bezorgd, ongeacht of je thuis bent om hem in ontvangst te nemen of dat je hond hem verscheurt zodra hij de vloer raakt.

Dat komt doordat POP e-mail op je apparaat opslaat en niet op een server. Wanneer je een e-mail ontvangt, wordt die van de server verwijderd (tenzij anders ingesteld) en naar je apparaat overgezet. Deze aanpak kan enkele voordelen hebben, maar is ook niet ideaal.

Eerst de voordelen.

Doordat de e-mail rechtstreeks naar je apparaat wordt gedownload, hoef je, wanneer je internet hapert, geen verbinding te maken met een e-mailserver om hem te lezen. POP3 maakt verbinding wanneer dat kan en downloadt alle beschikbare inhoud. Dat betekent dat je offline toegang hebt tot de e-mail, omdat die al op je computer is opgeslagen.

Maar als je probeert gelijke tred te houden met de moderne wereld, dan is dit waar POP3 moeite mee heeft.

Je e-mailclient kan de mailbox niet laten weten of je een e-mail hebt gelezen, als ongelezen hebt gemarkeerd, hebt gemarkeerd met een vlag of een andere actie hebt uitgevoerd. Dat is niet ideaal als je één mailbox met meerdere gebruikers deelt en wilt dat je wijzigingen en de status van e-mail worden bijgewerkt.

POP3 verwijdert je e-mail ook van de server voordat die in je mailbox wordt geplaatst. Zo werkt de postbode misschien, maar in een e-mailomgeving betekent dit dat elke back-up die je van deze e-mail had nu verdwenen is. Dat betekent dat als je vinger uitschiet op de verwijderknop, of je laptop kapotgaat, zoekraakt of wordt gestolen, ook alle cruciale e-mails die je op je apparaat had opgeslagen weg zijn.

Het betekent ook dat de verantwoordelijkheid voor opslag bij jou ligt. Met een gedeelde server kunnen je e-mails extern worden opgeslagen, waardoor je kostbare ruimte op je thuiscomputer bespaart. Met POP is dit niet mogelijk, wat betekent dat je al snel zonder ruimte kunt komen te zitten.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Als POP3 de postbode is, dan is IMAP je privépostbus die direct op het postkantoor staat. Ga er gewoon langs wanneer je wilt en werp een blik op alle ongelezen post.

Natuurlijk duurt deze ‘trip naar het postkantoor’ met moderne technologie minder dan een seconde, omdat die virtueel plaatsvindt – maar het idee blijft hetzelfde. E-mail wordt op de server opgeslagen, niet op je computer, en zodra je e-mailclient verbinding maakt met IMAP, blijft die verbonden en wacht hij op nieuwe e-mail.

IMAP heeft meestal de voorkeur boven POP3, omdat het veel praktischer is voor het moderne tijdperk, waarin mensen vaak meerdere apparaten gebruiken om e-mail te lezen. Dat betekent dat als je een tweede IMAP-client met dezelfde mailbox verbindt, je alle dezelfde berichten met alle dezelfde mappen ziet.

Een groot voordeel hierbij is dat IMAP, wanneer je e-mails en mappen tussen providers overdraagt, kan helpen met een methode die IMAP-migratie wordt genoemd. De meeste zakelijke e-maildiensten ondersteunen dit meestal via hun migratietools.

Zodra de e-mailclient van een ontvanger verbinding heeft gemaakt met de server, hoeft een gebruiker alleen maar op de koptekst van een e-mail te klikken en wordt die naar het apparaat gedownload. IMAP-clients kopiëren doorgaans om snelheidsredenen wat gegevens naar je lokale apparaat, maar dit is optioneel. De client kan de e-mail als gelezen markeren zodra die is geopend of naar een andere map verplaatsen, maar de e-mail blijft op de server staan totdat die wordt verwijderd.

De keerzijde van IMAP is dat het afhankelijk is van een stabiele internetverbinding, en dat alles op de server opslaan ten koste kan gaan van je opslaglimieten als je het niet in de gaten houdt. Daar staat tegenover dat je realtime synchronisatie, eenvoudigere back-ups en flexibiliteit op verschillende apparaten krijgt.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP staat voor Simple Mail Transfer Protocol. Zo komt de post van punt A naar punt B.

Het is het protocol voor het verzenden van e-mail dat zowel door e-mailclients als servers wordt gebruikt.

Dus, hoe werkt het?

Wanneer je een e-mail verstuurt, maakt je computer verbinding met de server op een specifieke poort waar de SMTP-software luistert. Ze spreken SMTP-opdrachten en reageren op elkaar.

De server valideert de client en controleert de gebruikersnaam en het wachtwoord. Vervolgens kijkt hij naar het afzenderadres en de CC- en BCC-koppen om de domeinen van de bestemming te bepalen. Hij voert een domeinopzoeking uit om het MX-record voor dat domein te vinden en maakt vervolgens via SMTP verbinding met deze server.

Vervolgens worden verdere stappen ondernomen om te verifiëren dat de server gemachtigd is om namens jou e-mails te verzenden voordat de e-mail wordt geaccepteerd. Een deel van dit proces is het scannen van de e-mail om te controleren of het spam is of een virus bevat. Zodra de e-mail is ontvangen, wordt die in de inbox van de ontvangende gebruiker geplaatst, al kunnen eerst nog enkele filters worden toegepast als de gebruiker die heeft ingesteld.

Hoewel SMTP essentieel is om je e-mails te krijgen waar ze heen moeten, verwerkt het niet het ontvangen of opslaan van berichten. Dat betekent dat het moet worden gecombineerd met een protocol zoals IMAP of POP3. Het is ook sterk afhankelijk van de juiste configuratie en authenticatieprotocollen om bezorgproblemen of spamfilters te voorkomen.

Kun je protocollen combineren?

Al deze informatie is in de praktijk nuttig, maar hoe haal je het meeste uit je geld bij het instellen van je e-mailprotocollen?

Omdat e-mailprotocollen zijn opgesplitst in twee gebieden – verzenden en ontvangen – is het essentieel om ervoor te zorgen dat je een configuratie hebt die alles afdekt. Bovendien ben je, als je een aangepast e-maildomein gebruikt, waarschijnlijk zelf verantwoordelijk voor het handmatig instellen of beheren van je e-mailprotocollen.

Het verzendgedeelte wordt hoogstwaarschijnlijk door SMTP afgedekt. Dit is meestal niet onderhandelbaar, omdat het de moderne standaard voor e-mail is.

Het ontvangende gedeelte biedt meer flexibiliteit. En hier moet je een beslissing nemen op basis van jouw gebruikssituatie.

IMAP in combinatie met SMTP is meestal de standaardconfiguratie voor e-mail. Het geeft gebruikers de flexibiliteit om hun e-mail vanaf meerdere apparaten te bekijken en statusupdates binnen hun netwerk te delen. Denk aan gedeelde e-mailomgevingen met je collega’s of vrienden.

Het biedt ook een zekere mate van bescherming als je thuiscomputer wordt gestolen, zoekraakt of spontaan besluit in brand te vliegen.

Aan de andere kant heb je POP3. Het is een beetje een terugblik op een eenvoudigere tijd, toen e-mails eens per week binnenkwamen, nadat de nieuwste kattenmeme was ontdekt.

Het kan geschikt zijn voor iedereen die e-mails om privacyredenen liever op zijn persoonlijke apparaat bewaart. Maar de vraag is: kan het ons moderne leven bijbenen?

De waarheid is dat het weliswaar enkele voordelen biedt bij lagere internetsnelheden, maar tekort kan schieten als het gaat om e-mailbeveiliging.

Het juiste protocol voor jouw behoeften kiezen

Als je nog steeds twijfelt, hebben we een handige tabel samengesteld om je te helpen de beste beslissing voor jouw behoeften te nemen.

Je vindt de specifieke criteria aan de linkerkant en de verschillende protocollen bovenaan.

Kort samengevat

E-mailprotocollen kunnen een groot verschil maken voor je e-mailervaring. Als je ze serieus neemt, bieden ze veel flexibiliteit voor jouw behoeften.

Bovendien kun je, zodra je de juiste configuratie hebt gekozen, altijd nog dieper gaan met extra beveiligingslagen, vooral als je een klein bedrijf bent dat zijn e-mail wil beveiligen.

Uiteindelijk vereist dit alles een e-mailclient die qua aanpasbaarheid aan jouw behoeften voldoet.

Als e-mail een grote rol speelt in je leven of bedrijf, is het de moeite waard om het serieus te nemen. Kijk wat je provider aanbiedt en als dat niet aan je behoeften voldoet, zoek dan een provider die dat wel doet.