Чи можу я перенести свої листи до іншого постачальника?

Облікові записи електронної пошти. Це наші сучасні картотеки, де ми зберігаємо більше свого життя, ніж хотіли б визнавати.

З роками моя власна електронна пошта перетворилася на архів роботи, сховище важливих документів і базу даних надійних компаній, якими я користувався раніше — і я впевнений, що це лише верхівка айсберга.

Тож коли Microsoft запровадила нові збори за сервіс електронної пошти, який я несвідомо сприймав як належне, у мене не залишилося вибору, окрім як заплатити.

Але потім я замислився — а що, як можна перенести цю строкату мозаїку комунікацій мого життя кудись іще? Туди, де мене не просто намагатимуться загнати в нові збори. Можливо, навіть туди, де пропонують щось трохи інше. Зрештою, минуло вже чимало часу відтоді, як я по-справжньому дивився на те, що електронна пошта може дати мені.

Чи взагалі можливо перенести листи?

Це було моє перше запитання. Як ви можете уявити, моя павутина файлів і вкладень займає чимало гігабайтів. Здається, щоразу, коли я намагався переносити великі обсяги даних у минулому, я стикався з проблемами, які мали б бути вирішені ще за часів, коли Білл Гейтс обзавівся своїми трохи стильнішими окулярами.

На моє полегшення, є способи прибрати хаос із міграції електронної пошти та зменшити ризик втрати даних.

У пошуках майстра

Як і будь-що інше, якщо підійти неправильно, міграція може виявитися непростою справою. Тож коли я шукав нового постачальника, я зосередився на тих, у кого був ‘майстер’, що спрощував процес. Такі інструменти міграції зазвичай дають змогу покроково вибрати, що саме ви хочете перенести (лише листи, листи з вкладеннями, структури файлів тощо).

Ще лише кілька років тому ці інструменти не були поширеними. На щастя, тепер є з чого вибирати. Але до цього та інших способів міграції ми ще повернемося трохи пізніше.

Причини, через які вам може знадобитися міграція

Можливо, у вас є робоча або студентська електронна пошта, до якої ви скоро втратите доступ, і ви хочете зберегти свої файли або записи комунікації. Однак перед початком міграції таких облікових записів варто ще раз уточнити у свого роботодавця/адміністратора, чи не порушить міграція жодних політик щодо даних.

Або ж, драматичніше, ваш постачальник електронної пошти може припиняти роботу. Skiff is a recent example of this. Коли його придбала Notion, електронна пошта стала одним із кількох продуктів, вилучених із їхньої лінійки.

Причини, через які ви можете захотіти мігрувати

Окрім нових зборів, життєвих подій і раптових закриттів, є й інші причини замислитися про зміну. Деякі з них come to light in recent years, оскільки importance of data security вийшла на передній план у наших думках.

Регулювання

Такі закони, як GDPR і CCPA, зробили серйозним правопорушенням неналежний захист конфіденційних даних, що є великою проблемою для бізнесу. Якщо компанія користується сервісом, який ставить під загрозу дані її клієнтів, це може стати проблемою. Деякі постачальники електронної пошти — typically referred to as ‘business email’ providers — з цієї причини мають значно більшу відповідальність за безпеку.

Надійність

Надмірні простої можуть спричиняти затримки в надсиланні або отриманні листів. Ми не замислюємося про важливість надійності, доки вона не стає проблемою. Інші стали жертвами надто завзятих спам-фільтрів, які втручаються тоді, коли не повинні.

Я особисто зіткнувся з цим у своєму обліковому записі Microsoft. Компанії, з якими я часто взаємодіяв, раптом почали потрапляти просто до папки зі спамом без жодного попередження. Окрім того, що це дратувало, це ще й коштувало грошей, особливо коли це траплялося з рахунками, чутливими до часу.

І знову так звана ‘business email’ (‘так звана’, бо її розширені функції насправді корисні будь-кому) приходить на допомогу. Зазвичай тут більше уваги приділяють доведенню до досконалості таких функцій, як спам-фільтри.

Вартість і безпека

Ймовірно, головна причина, через яку ви захочете змінити постачальника, — це зменшити витрати та/або підвищити безпеку.

Коли я вирішив відмовитися від Hotmail, це були мої головні міркування. Зрештою, Microsoft була involved in a data breach у 2023 році, і я знав, що має бути щось дешевше за £19.99/yr ($24.99/yr), які я платив їм лише за збереження свого облікового запису. (І це без урахування того, наскільки мене дратувало платити за те, що раніше я отримував безкоштовно).

Подібно до цього, Google також зазнав своєї частки email security breaches. Крім того, у 2022 році він припинив підтримку деяких функцій Gmail для користувачів, які не перейшли на преміальний варіант Workspace, causing outcry on channels like Reddit. Це означає, що ‘великі’ постачальники вже не обов’язково є ‘надійними’ постачальниками. Через це багато хто, особливо small businesses, seeking alternatives.

Чи є якісь недоліки у міграції електронної пошти?

Ми розглянули переваги міграції електронної пошти, але чи є в неї недоліки? Коротка відповідь — ні, з кількома застереженнями. Припустімо, що, як і я, у вас є вагома причина піти, і ви не мігруєте зі старої, спеціально створеної внутрішньої системи. Ви також витратили трохи часу на пошук найкращого постачальника для себе — і це той, у кого є простий майстер міграції.

Найважливіше, що вам потрібно зробити, — це абсолютно переконатися, що у вашому новому обліковому записі достатньо місця. Якщо місце закінчиться посеред міграції, це може призвести до того, що деякі файли не буде перенесено або, у найгіршому разі, процес завершиться невдачею.

Ще одна невелика річ, яку варто врахувати, — це те, що під час міграції ви можете відчути перебої у звичній роботі електронної пошти, тому бажано запускати процес уночі або тоді, коли ви знаєте, що справ буде небагато. Можливо, у державне свято.

Що робити, якщо постачальник електронної пошти, якого я хочу, не має інструмента міграції?

У цьому випадку є кілька варіантів, які ви можете спробувати.

Спочатку об’єднайте облікові записи

Існує програмне забезпечення (наприклад, Thunderbird), яке дає змогу додати й отримати доступ до всіх ваших облікових записів, повідомлень, календарів і контактів в одному місці. Додавши обидва облікові записи (старий і новий) до однієї поштової програми через IMAP, ви зможете перетягувати листи з одного облікового запису до іншого. Якщо ви робите це на хмарній платформі, усе синхронізуватиметься всюди.

Сторонні інструменти

Існують деякі сторонні інструменти міграції, як-от MailJerry, які можуть допомогти вам із міграцією. Однак вони можуть бути досить дорогими. Наприклад, міграція поштових скриньок розміром понад 250 MB коштує $12.99/mo from MailJerry. І ще є клопіт із пошуком, завантаженням і використанням стороннього інструмента.

Найміть експерта

Якщо наведені вище методи не спрацюють, ви можете розглянути можливість найняти технічного експерта для ручної міграції. Такий процес вимагає коригування налаштувань домену, записів DNS і конфігурації записів MX. Він легко може стати перенасиченим жаргоном і лякати новачка.

Хоча найм когось для цього зніме стрес від самостійного виконання, це означає надання доступу до ваших цінних даних третій стороні, хоч і професіоналу. Це також може cost up to $150 per mailbox.

Звісно, усього цього можна уникнути, якщо вибрати нового постачальника електронної пошти, який пропонує вбудований інструмент міграції, тож варто врахувати цю функцію під час пошуку.

Вбудовані інструменти міграції

Близько п’яти років тому платформ із вбудованими інструментами міграції було дуже мало. Тепер ця функція стандартно входить до пропозиції багатьох постачальників. Але щоб усе було простіше, давайте детальніше розглянемо Spacemail business email від Spaceship та його інструмент міграції як приклад того, як вони працюють.

У своїй панелі облікового запису Spacemail просто перейдіть до ‘Settings’, а потім натисніть ‘Email migration’.

Заповніть форму. Ваш ‘source email account’ — це той, з якого ви імпортуєте дані. У цьому випадку обліковим записом призначення автоматично буде ваш новий обліковий запис Spacemail. Вам потрібно буде дізнатися назву IMAP-сервера вашого вихідного облікового запису електронної пошти та номер порту. Зазвичай цю інформацію можна знайти в ‘Preferences’ або ‘Account Settings’. Точне місце розташування має бути легко знайти безпосередньо у вашого постачальника послуг. Після того як ви все введете, натисніть фіолетову кнопку ‘Migrate emails’.

Процес міграції розпочнеться. Тепер, коли ви ініціювали процес, можете розслабитися, поки міграція виконується безпечно та ефективно.

Останні поради для успішної міграції

Щоб ваша міграція була успішною та без зайвого клопоту, ретельно обирайте постачальника. Вам потрібна an intuitive and reliable platform, коли йдеться про перенесення ваших листів.

Як я вже згадував раніше, переконайтеся, що в обліковому записі призначення достатньо місця, щоб уникнути будь-яких помилок або збоїв. Перед міграцією бажано очистити непотрібні листи та вкладення, щоб не платити за сховище, яке вам не потрібне. Ви також можете скористатися цією нагодою, щоб запровадити чітку структуру файлів і знати, де що знаходиться. Інструмент міграції Spacemail зберігає структуру ваших листів, включно з папками та вкладеними папками, тож це чудовий вибір для тих, у кого вже є ретельно продумана система.