De ce preferă afacerile mici furnizorii de email securizat

Probabil că majoritatea dintre noi am trecut deja printr-o formă de criminalitate cibernetică bazată pe email. De fapt, dacă majoritatea dintre noi ne-am deschide inboxurile personale literalmente acum, am găsi probabil un fel de înșelătorie de tip phishing care ne invită să introducem date sub pretexte false. Parcă în aproape fiecare zi apare un nou glonț cu gust de phishing de evitat.

Dar riscurile cresc doar atunci când sunteți o afacere. Sunt mult mai multe lucruri de urmărit, iar o mare parte din informațiile dvs. sunt disponibile public (fie prin înregistrarea afacerii, fie chiar pe site-ul dvs.). Aceste informații le-ar putea face mai ușor anumitor tipuri de escroci să vă convingă că au un scop legitim sau pur și simplu să vă imite afacerea. Problemele depășesc și phishingul.

Merită să vă amintiți, de exemplu, că veți trimite adesea clienților informații sensibile despre conturile sau comenzile lor la dvs. Orice hack sau breșă riscă să le expună datele, precum și pe ale dvs. Odată ce datele ajung pe mâini greșite, pot fi transformate în arme, putând duce la emailuri frauduloase către cei ale căror date au fost compromise. Acest lucru face ca securitatea să fie o parte mult mai integrantă a furnizorilor de email căutați de afaceri.

De fapt, exploatarea afacerilor (deloc surprinzător) este anterioară Internetului. Majoritatea afacerilor, chiar și acum, primesc scrisori fizice de la așa-ziși consultanți fiscali (și alții similari) care pretind că reprezintă guvernul sau fac referire la amenzi guvernamentale care ar urma să fie emise dacă nu le folosiți serviciul. Emailul doar face infinit mai ușor să fiți bombardați cu atacuri similare.

Criminalitatea cibernetică și afacerile mici

Cu siguranță, peste 77% dintre afacerile mici au primit atacuri cibernetice legate de email, și este logic dacă vă gândiți cât de tentantă ați putea fi ca țintă. Din punctul de vedere al atacatorilor, măsurile dvs. de securitate sunt probabil mai puțin robuste decât cele ale afacerilor mai mari — din cauza constrângerilor financiare și de personal, dar este posibil să aveți totuși resurse sau date valoroase care merită furate.

Dar nu se oprește aici. Infractorii cibernetici încearcă chiar să uzurpe identitatea afacerilor mici folosindu-le numele în adrese de email false. Aceste mesaje pot conține chiar și numele și rolurile unor angajați, contacte sau furnizori reali pentru a adăuga legitimitate. Servicii precum LinkedIn nu au ajutat în această privință. Deși sunt resurse neprețuite atât pentru angajatori, cât și pentru angajați, ele sunt în esență baze de date care conțin ceea ce altfel ar fi informații greu de găsit.

Ca în orice, cu cât sunt mai multe date online, cu atât mai multe moduri există de a le transforma în arme. Este bine să păstrați la minimum tot ceea ce publicați despre dvs. sau despre orice parte a afacerii dvs.

Dar furnizorii de email securizat pot ajuta…

Cei mai buni furnizori de email promovează securitatea pentru a proteja informațiile sensibile schimbate prin emailuri. Din motivele deja menționate, acesta este un avantaj real pentru clienții de afaceri ca dvs., iar un sondaj recent în rândul clienților, pe care l-am realizat, a confirmat acest lucru. Peste 83% dintre oameni au spus că securitatea a fost principalul motiv pentru alegerea furnizorului lor de email.

Una dintre măsurile-cheie de care trebuie să țineți întotdeauna cont este criptarea. În același sondaj, 88,7% dintre respondenți au spus că criptarea a fost cea mai importantă funcție dintre toate. Aceasta poate exista sub multe forme. Criptarea datelor acolo unde sunt stocate este adesea trecută cu vederea, dar este importantă. Dacă datele sunt stocate criptat, oricine sparge serverul de mail va găsi doar jargon fără sens. Ca afacere mică, ar trebui cu adevărat să căutați și furnizori care oferă mesaje cu autodistrugere sau protejate prin parolă pentru a ajuta la confidențialitate.

Combinația de funcții de securitate tipice emailului de afaceri îi ajută de obicei să respecte reglementările privind protecția datelor, precum GDPR și HIPAA.

Personalizare mai mare a funcțiilor de securitate

Căutați funcții care permit un nivel mai mare de personalizare atunci când alegeți emailul pentru afacerea dvs. De exemplu, instrumente îmbunătățite care vă ajută să categorisiți emailurile după subiect sau tip. Acestea pot ajuta cu adevărat atunci când vine vorba de sortarea unor volume mari de mesaje.

În mod similar, crearea unor căsuțe poștale generice precum info@ sau admin@ care redirecționează către anumite echipe sau persoane este o altă funcție utilă. Acestea se numesc aliasuri de email, iar majoritatea furnizorilor buni de email pentru afaceri vă vor permite mai multe astfel de opțiuni. Ele vă permit să redirecționați mesaje din căsuțe poștale generice precum cele de mai sus către mai multe căsuțe poștale, ceea ce are avantajul suplimentar de a permite mai multor persoane să le monitorizeze, precum și de a le proteja identitățile.

Securitate și anti-spam

Spamul prezintă un risc mai mare pentru afacerile mici comparativ cu persoanele fizice. Dar ce este mai exact protecția anti-spam?

Pe scurt, vă permite să blocați mesajele de la expeditori pe care îi identificați ca fiind de neîncredere. Dar cele bune oferă chiar mai mult de atât. Filtrele anti-spam de top folosesc instrumente precum învățarea automată pentru a anticipa ce este probabil să fie spam pe baza clasificărilor dvs. anterioare, punând automat escrocheriile de phishing dăunătoare în afara razei dvs. și a angajaților dvs.

Filtrarea adaptabilă este, de asemenea, esențială pentru a ține sub control emailurile de afaceri. Trebuie să schimbați o regulă sau ați găsit ceva în spam care nu ar trebui să fie acolo? Ar trebui să puteți ajusta setările cu ușurință. Suprascrierile manuale sunt o funcție esențială de căutat în filtrele de spam.

Există și alte funcții de securitate, în afară de protecția împotriva spamului, la care să fiți atenți atunci când decideți care este cel mai bun furnizor de email pentru afaceri. Una dintre ele este autentificarea cu doi factori (2FA). Probabil aveți deja asta în aplicațiile bancare. Este situația în care aveți nevoie de un dispozitiv secundar (cum ar fi un smartphone) pentru a verifica o autentificare. Asigurându-vă că furnizorul ales are 2FA pentru email înseamnă că nu trebuie să vă faceți griji că cineva vă accesează contul fără știrea dvs.

Jurnalele de activitate și de dispozitive sunt, de asemenea, utile pentru a arăta activitatea contului. Jurnalul de activitate listează fiecare autentificare, iar jurnalul de dispozitive arată toate dispozitivele curente. Acest lucru le face modalități convenabile de a verifica dacă totul este în ordine, mai ales dacă suspectați activitate neobișnuită în contul dvs.

Obținerea protecției DMARC, SPF și DKIM

Dar ce facem cu acei indivizi enervanți care vă uzurpă identitatea afacerii? Există vreo modalitate prin care îi puteți opri?

Problema este că lucrurile sunt mai complexe decât simpla idee că sunteți în siguranță pentru că vă este securizat contul. Acești impostori adesea nici măcar nu trebuie să vă spargă contul pentru a falsifica o adresă de email care seamănă cu a dvs. Aici intervin aceste funcții inteligente de email securizat:

1. SPF:Sender Policy Framework este un protocol care le permite proprietarilor de domenii să specifice ce servere de mail sunt autorizate să trimită emailuri în numele domeniului lor. Funcționează prin publicarea unei înregistrări specifice în DNS (Domain Name System) care listează serverele de mail autorizate. Când este primit un email, serverul de mail al destinatarului poate verifica înregistrarea SPF a domeniului expeditorului pentru a confirma dacă serverului de mail expeditor îi este permis să trimită emailuri în numele acelui domeniu. Dacă verificarea SPF eșuează, indicând că emailul este trimis de pe un server neautorizat, acesta poate fi marcat sau respins.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail adaugă o semnătură digitală unui mesaj email. Această semnătură este generată folosind o cheie privată asociată cu domeniul expeditorului și este adăugată (invizibil) în antetul emailului. Serverul de mail al destinatarului folosește apoi cheia publică, publicată în DNS de domeniul expeditorului (într-un mod similar cu SPF), pentru a verifica semnătura. Dacă semnătura este validă, aceasta dovedește că emailul este legitim, dar confirmă și că nu a fost modificat în tranzit. Dacă verificarea semnăturii eșuează, aceasta indică o posibilă manipulare sau o sursă nelegitimă.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (e o denumire lungă, dar rămâneți cu noi) se bazează pe SPF și DKIM, oferindu-le proprietarilor de domenii posibilitatea de a alege cum ar trebui serverul de mail al destinatarului să gestioneze un email care nu trece de o verificare de autentificare. Ei pot alege dacă emailul este pus în carantină sau respins. În plus, DMARC le permite proprietarilor de domenii să primească rapoarte de la destinatarii de email despre mesajele care trec sau nu trec autentificarea, ajutându-vă să monitorizați ce se întâmplă în privința celor care vă uzurpă identitatea.

SPF, DKIM și DMARC funcționează împreună pentru a verifica legitimitatea identității expeditorului și pentru a preveni falsificarea emailurilor și uzurparea identității domeniului:

• SPF validează serverul expeditor.

• DKIM asigură integritatea conținutului emailului și a domeniului expeditorului.

• DMARC oferă politici și raportare, permițându-vă, în calitate de proprietar de afacere, să specificați ce acțiuni ar trebui întreprinse pentru emailurile care nu trec autentificarea și să primiți rapoarte despre rezultatele autentificării atunci când cineva încearcă să trimită un email pretinzând că este dvs.

Dar de ce să nu alegeți un nume mare?

Recent a avut loc o schimbare, tot mai multe persoane și afaceri îndepărtându-se de dependența lor de giganții big tech — precum Google, Apple și Microsoft.

Există preocupări tot mai mari cu privire la modul în care aceste companii gestionează datele. Google a avut în mod notoriu o breșă de server în 2018, iar Microsoft în 2021, când datele au fost accesate ilegal. Dar, vorbind mai larg, dezvăluirile făcute de Edward Snowden în 2013, care arătau că NSA ar putea avea acces direct la serverele marilor companii tech (sub pretextul unor programe precum PRISM), au fost cele care i-au făcut cu adevărat pe oameni să se întrebe dacă datele lor erau compromise la aceste companii chiar înainte de a lua în calcul breșele.

Ca urmare, atât persoanele fizice, cât și afacerile au devenit mai prudente și au început să exploreze alternativele oferite de furnizori mai mici de servicii de email, mai orientați spre confidențialitate.

Dar este mai mult de atât. Furnizorii mai mici de email securizat oferă lucruri pe care cei mari nu le oferă, pe lângă avantajele de securitate pe care le-am menționat. Multor afaceri le place pur și simplu nivelul de flexibilitate și personalizare pe care îl oferă, împreună cu prețuri mai mici, mai competitive și planuri care cresc odată cu afacerea dvs..

Unele afaceri mici ar putea pur și simplu să prefere să nu consolideze controlul de monopol pe care giganții îl au asupra vieților noastre, contribuind puțin la susținerea companiilor mai mici.

Viitorul emailului de afaceri

Când vine vorba de alegerea emailului potrivit pentru afaceri, ar trebui să puteți obține niveluri ridicate de securitate, dar și un sistem care face emailul de afaceri lipsit de efort. Astfel, comunicările de afaceri curg mai liber, dar securitatea nu este niciodată compromisă.

De fapt, ar trebui să puteți obține un serviciu de email pentru afaceri sigur și simplu, care face parte dintr-o platformă web mai amplă. Una în care puteți încorpora numele de domeniu în adresa dvs. de email în mod automat și puteți integra alte produse web în soluția ideală — știind că fiecare parte a platformei este securizată. Ar trebui să se actualizeze și să evolueze odată cu vremurile, astfel încât, oricum ar arăta viitorul emailului, să fie pregătită și echipată pentru a-i face față.

De aceea am creat Spacemail business email. Este o tehnologie concepută pentru „oameni reali” și actualizată activ pentru a învinge cele mai recente amenințări de securitate. În plus, face parte din platforma mai amplă Spaceship, pentru a vă ajuta să faceți afaceri mai bine online, oriunde, cu securitatea și simplitatea ca standard — întotdeauna.