Mengapa bisnis kecil lebih memilih penyedia email aman

Sebagian besar dari kita mungkin sudah pernah mengalami suatu bentuk kejahatan siber berbasis email saat ini. Faktanya, jika mayoritas dari kita membuka kotak masuk pribadi kita secara harfiah sekarang, kemungkinan besar kita akan menemukan semacam penipuan phishing yang mengundang kita untuk memasukkan data dengan dalih palsu. Rasanya seperti hampir setiap hari ada umpan phishing baru yang harus dihindari.

Namun risikonya hanya meningkat ketika Anda adalah sebuah bisnis. Ada jauh lebih banyak hal yang harus dipantau, dan banyak informasi Anda tersedia untuk umum (baik melalui pendaftaran bisnis, maupun hanya di situs web Anda sendiri). Informasi ini dapat memudahkan jenis penipu tertentu untuk meyakinkan Anda bahwa mereka memiliki tujuan yang sah, atau sekadar meniru bisnis Anda. Masalahnya juga melampaui phishing.

Perlu diingat, misalnya, bahwa Anda sering kali akan mengirim email kepada pelanggan berisi informasi sensitif tentang akun atau pesanan mereka dengan Anda. Setiap peretasan atau pelanggaran berisiko mengekspos data mereka maupun data Anda sendiri. Setelah data jatuh ke tangan yang salah, data tersebut dapat dijadikan senjata, yang berpotensi menghasilkan email penipuan kepada mereka yang datanya telah disusupi. Hal ini menjadikan keamanan sebagai bagian yang jauh lebih penting dari penyedia email yang dicari oleh bisnis.

Faktanya, memanfaatkan bisnis (tidak mengherankan) sudah ada sejak sebelum Internet. Sebagian besar bisnis, bahkan sekarang, menerima surat fisik dari apa yang disebut penasihat pajak (dan sejenisnya) yang berpura-pura mewakili pemerintah, atau merujuk pada denda pemerintah seolah-olah akan dikenakan jika Anda tidak menggunakan layanan mereka. Email hanya membuat mereka jauh lebih mudah membombardir Anda dengan serangan serupa.

Kejahatan siber dan bisnis kecil

Memang benar, lebih dari 77% bisnis kecil telah menerima serangan siber terkait email, dan itu masuk akal ketika Anda memikirkan betapa menggiurkannya Anda sebagai target. Dari sudut pandang penyerang, langkah keamanan Anda kemungkinan kurang kuat dibandingkan bisnis yang lebih besar — karena keterbatasan keuangan dan personel, tetapi Anda mungkin masih memiliki sumber daya atau data berharga yang layak dicuri.

Namun tidak berhenti di situ. Penjahat siber bahkan mencoba menyamar sebagai bisnis kecil dengan menggunakan nama mereka dalam alamat email palsu. Pesan-pesan ini bahkan mungkin berisi nama dan peran karyawan, kontak, atau pemasok yang nyata untuk menambah kesan sah. Layanan seperti LinkedIn tidak membantu dalam hal ini. Meskipun menjadi sumber daya yang sangat berharga bagi pemberi kerja dan karyawan, pada dasarnya layanan tersebut adalah basis data yang berisi informasi yang sebaliknya sulit ditemukan.

Seperti halnya apa pun, semakin banyak data yang online, semakin banyak cara data itu dapat dijadikan senjata. Sebaiknya minimalkan semua yang Anda publikasikan tentang diri Anda atau bagian mana pun dari bisnis Anda.

Namun penyedia email aman dapat membantu…

Penyedia email terbaik mengutamakan keamanan untuk melindungi informasi sensitif yang dipertukarkan dalam email. Untuk alasan yang telah disebutkan, ini adalah nilai tambah nyata bagi pelanggan bisnis seperti Anda, dan memang demikian, survei pelanggan terbaru yang kami buat mendukung hal ini. Lebih dari 83% orang mengatakan keamanan adalah alasan utama mereka memilih penyedia email.

Salah satu langkah utama yang selalu perlu dipertimbangkan adalah enkripsi. Dalam survei yang sama, 88.7% responden mengatakan bahwa enkripsi adalah fitur yang paling penting dari semuanya. Ini dapat hadir dalam banyak bentuk. Mengenkripsi data di tempat penyimpanannya sering kali terabaikan, tetapi itu penting. Jika data disimpan dalam keadaan terenkripsi, siapa pun yang meretas server email hanya akan menemukan jargon yang tidak masuk akal. Sebagai bisnis kecil, Anda juga sebaiknya mencari penyedia yang menawarkan pesan yang dapat hancur sendiri atau dilindungi kata sandi untuk membantu menjaga kerahasiaan.

Kombinasi fitur keamanan yang khas pada email bisnis biasanya membantu mereka mematuhi peraturan perlindungan data seperti GDPR dan HIPAA.

Kustomisasi fitur keamanan yang lebih besar

Carilah fitur yang memungkinkan tingkat kustomisasi yang lebih tinggi saat memilih email bisnis Anda. Misalnya, alat yang ditingkatkan untuk membantu Anda mengategorikan email berdasarkan subjek atau jenis. Ini benar-benar dapat membantu saat harus menyortir pesan dalam jumlah besar.

Demikian pula, membuat kotak surat umum seperti info@ atau admin@ yang dialihkan ke tim atau orang tertentu adalah fitur berguna lainnya. Ini disebut alias email, dan sebagian besar penyedia email bisnis yang baik akan memungkinkan Anda memiliki beberapa di antaranya. Fitur ini memungkinkan Anda meneruskan pesan dari kotak surat umum seperti di atas ke beberapa kotak surat, yang juga memberi keuntungan tambahan karena memungkinkan beberapa orang memantaunya, sekaligus melindungi identitas mereka.

Keamanan dan anti-spam

Spam menimbulkan risiko yang lebih besar bagi bisnis kecil dibandingkan bagi individu. Tetapi apa sebenarnya perlindungan anti-spam itu?

Sederhananya, ini memungkinkan Anda memblokir pesan dari pengirim yang Anda anggap tidak tepercaya. Tetapi yang bagus menawarkan lebih dari itu. Filter anti-spam terbaik menggunakan alat seperti machine learning untuk memperkirakan apa yang kemungkinan merupakan spam berdasarkan klasifikasi Anda sebelumnya, secara otomatis menyingkirkan penipuan phishing berbahaya dari Anda dan karyawan Anda dengan aman.

Pemfilteran yang dapat disesuaikan juga penting untuk tetap mengendalikan email bisnis Anda. Perlu mengubah aturan, atau menemukan sesuatu di spam yang seharusnya tidak ada di sana? Anda seharusnya dapat menyesuaikan pengaturan dengan mudah. Penggantian manual adalah fitur penting yang perlu dicari dalam filter spam.

Ada fitur keamanan selain perlindungan spam yang perlu diperhatikan saat Anda memutuskan penyedia email bisnis terbaik. Salah satunya adalah autentikasi dua faktor (2FA). Anda mungkin sudah memilikinya di aplikasi perbankan Anda. Ini adalah saat Anda memerlukan perangkat sekunder (seperti smartphone) untuk memverifikasi login. Memastikan penyedia pilihan Anda memiliki 2FA untuk email berarti Anda tidak perlu khawatir seseorang mengakses akun Anda tanpa sepengetahuan Anda.

Log aktivitas dan perangkat juga berguna untuk menunjukkan aktivitas akun. Log aktivitas mencantumkan setiap login, dan log perangkat menunjukkan semua perangkat yang sedang digunakan. Ini menjadikannya cara yang praktis untuk memeriksa bahwa semuanya berjalan semestinya, terutama jika Anda mencurigai adanya aktivitas tidak biasa pada akun Anda.

Mendapatkan perlindungan DMARC, SPF, dan DKIM

Tetapi bagaimana dengan orang-orang menyebalkan yang menyamar sebagai bisnis Anda? Adakah cara untuk menghentikan mereka?

Masalahnya, ini lebih rumit daripada sekadar berpikir Anda aman karena akun Anda aman. Para penipu ini sering kali tidak perlu membobol akun Anda untuk memalsukan alamat email yang tampak seperti milik Anda. Di sinilah fitur email aman yang cerdas ini berperan:

1. SPF:Sender Policy Framework adalah protokol yang memungkinkan pemilik domain menentukan server email mana yang berwenang mengirim email atas nama domain mereka. Ini bekerja dengan menerbitkan catatan khusus di DNS (Domain Name System) yang mencantumkan server email yang diizinkan. Saat sebuah email diterima, server email penerima dapat memeriksa catatan SPF dari domain pengirim untuk memverifikasi apakah server pengirim diizinkan mengirim email atas nama domain tersebut. Jika pemeriksaan SPF gagal, yang menunjukkan bahwa email dikirim dari server yang tidak sah, email tersebut dapat ditandai atau ditolak.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail menambahkan tanda tangan digital ke pesan email. Tanda tangan ini dibuat menggunakan kunci privat yang terkait dengan domain pengirim dan ditambahkan (secara tidak terlihat) ke header email. Server email penerima kemudian menggunakan kunci publik, yang dipublikasikan di DNS oleh domain pengirim (dengan cara yang mirip dengan SPF), untuk memverifikasi tanda tangan tersebut. Jika tanda tangan valid, itu membuktikan email tersebut sah, sekaligus mengonfirmasi bahwa email tidak diubah selama pengiriman. Jika verifikasi tanda tangan gagal, itu menunjukkan adanya potensi manipulasi atau sumber yang tidak sah.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (namanya memang panjang, tapi ikuti dulu) dibangun di atas SPF dan DKIM dengan memberdayakan pemilik domain untuk memilih bagaimana server email penerima harus menangani email yang gagal dalam pemeriksaan autentikasi. Mereka dapat memilih apakah email tersebut dikarantina atau ditolak. Selain itu, DMARC memungkinkan pemilik domain menerima laporan dari penerima email tentang email yang lolos atau gagal autentikasi, membantu Anda memantau apa yang sedang terjadi terkait pihak yang menyamar.

SPF, DKIM, dan DMARC bekerja bersama untuk memverifikasi keabsahan identitas pengirim dan mencegah pemalsuan email serta peniruan domain:

• SPF memvalidasi server pengirim.

• DKIM memastikan integritas konten email dan domain pengirim.

• DMARC menyediakan kebijakan dan pelaporan, yang memungkinkan Anda, sebagai pemilik bisnis, menentukan tindakan apa yang harus diambil untuk email yang gagal autentikasi dan menerima laporan hasil autentikasi ketika seseorang mencoba mengirim email dengan menyamar sebagai Anda.

Tetapi mengapa tidak memilih nama besar?

Belakangan ini telah terjadi pergeseran, dengan semakin banyak individu dan bisnis yang menjauh dari ketergantungan mereka pada raksasa teknologi besar — seperti Google, Apple, dan Microsoft.

Ada kekhawatiran yang semakin besar tentang bagaimana perusahaan-perusahaan ini menangani data. Google terkenal mengalami pelanggaran server pada 2018, dan Microsoft pada 2021 ketika data diakses secara ilegal. Namun secara lebih luas, pengungkapan yang dibuat oleh Edward Snowden pada 2013, yang menunjukkan bahwa NSA berpotensi memiliki akses langsung ke server perusahaan teknologi besar (dengan kedok program seperti PRISM), benar-benar membuat orang mempertanyakan apakah data mereka telah disusupi oleh perusahaan-perusahaan ini bahkan sebelum pelanggaran dipertimbangkan.

Akibatnya, baik individu maupun bisnis menjadi lebih berhati-hati dan mulai menjajaki alternatif yang disediakan oleh penyedia layanan email yang lebih kecil dan lebih berfokus pada privasi.

Namun lebih dari itu. Penyedia email aman yang lebih kecil menawarkan hal-hal yang tidak diberikan pemain besar, di samping keunggulan keamanan yang telah kami sebutkan. Banyak bisnis benar-benar menyukai tingkat fleksibilitas dan kemampuan kustomisasi yang mereka tawarkan, bersama dengan harga yang lebih rendah dan lebih kompetitif serta paket yang tumbuh seiring bisnis Anda.

Beberapa bisnis kecil mungkin hanya lebih memilih untuk tidak memperkuat cengkeraman monopoli yang dimiliki para raksasa atas hidup kita dengan melakukan bagian kecil mereka untuk mendukung perusahaan yang lebih kecil.

Masa depan email bisnis

Saat memilih email bisnis yang tepat, Anda seharusnya bisa mendapatkan tingkat keamanan yang tinggi, tetapi juga sistem yang membuat email bisnis terasa mudah. Jadi komunikasi bisnis mengalir lebih lancar, tetapi keamanan tidak pernah dikompromikan.

Faktanya, Anda seharusnya bisa mendapatkan layanan email bisnis yang aman dan sederhana yang menjadi bagian dari platform web yang lebih luas. Tempat Anda dapat memasukkan nama domain Anda ke dalam alamat email Anda secara otomatis, dan membangun produk web lain ke dalam solusi ideal Anda — dengan mengetahui bahwa setiap bagian dari platform aman. Platform itu harus diperbarui dan berkembang mengikuti zaman, sehingga seperti apa pun masa depan email nantinya, platform tersebut siap dan diperlengkapi untuk menghadapinya.

Itulah sebabnya kami menciptakan Spacemail business email. Ini adalah teknologi yang dirancang untuk ‘manusia sungguhan’, dan diperbarui secara aktif untuk mengalahkan ancaman keamanan terbaru. Selain itu, layanan ini berada dalam platform Spaceship yang lebih luas, untuk membantu Anda menjalankan bisnis online dengan lebih baik di mana saja dengan keamanan dan kesederhanaan sebagai standar — selalu.