Який протокол електронної пошти підходить саме вам?

Надсилання й отримання електронної пошти... просто, правда? Ви робили це тисячу разів.

Але що, якби ми сказали вам, що за лаштунками працює процес, розуміння якого може зробити все ще зручнішим. Це навіть може заощадити вам трохи місця в сховищі або допомогти уникнути одного-двох вірусів.

Ми говоримо про протоколи електронної пошти.

Щойно ви зрозумієте, як вони працюють, ви знатимете, який протокол електронної пошти найкраще підходить для ваших потреб і як налаштувати свою конфігурацію, щоб отримати від нього максимум.

Що таке протокол електронної пошти?

Протоколи електронної пошти — це правила, які сервери та поштові клієнти використовують для надсилання, отримання та зберігання листів. Без правильно реалізованих протоколів повідомлення не надсилатимуться й не отримуватимуться належним чином.

Порівняйте їх із мовами в реальному світі. Вони слугують настановами для взаємного розуміння. Вони визначають, хто з ким говорить, як саме вони говорять, з якою швидкістю, як довго триває розмова і чи зашифровано те, що вони говорять.

На відміну від WhatsApp, де кожен користувач спілкується з одного облікового запису WhatsApp, електронна пошта потребує системи, яка забезпечує комунікацію між постачальниками послуг електронної пошти (ESP).

Це тому, що існує безліч різних ESP. Ви можете користуватися Gmail, тоді як ваш друг є прихильником Outlook.

Ось чому протоколи електронної пошти такі важливі. Вони забезпечують спільну мову, яка дає змогу поштовим клієнтам спілкуватися один з одним. Нижче ми детальніше пояснимо приклади та типи протоколів електронної пошти, але по суті в електронній пошті використовуються три основні протоколи: SMTP, IMAP і POP3.

Спочатку є протоколи, що беруть участь у процесі надсилання. Коли ви надсилаєте електронний лист і пишете адреси «Від» і «Кому» на умовному конверті, ви потім передаєте його листоноші. SMTP — це і є той листоноша.

SMTP використовує частину перед символом '@', щоб визначити, кому призначений лист, і поміщає його в поштову скриньку цього користувача або відхиляє, якщо такого користувача не існує. Потім одержувачу потрібен спосіб завантажити лист із сервера. Саме тут у гру вступають IMAP і POP3.

Щойно лист потрапляє на ваш сервер через SMTP, ви можете завантажити його до свого поштового клієнта за допомогою POP3 або IMAP. Вони по-різному працюють під час перенесення пошти із сервера до вашої вхідної скриньки, тому важливо вибрати правильну комбінацію для ваших потреб.

Познайомтеся з основними протоколами електронної пошти

З часу створення електронної пошти у 1970-х роках можна з упевненістю сказати, що електронна пошта зазнала значної еволюції.

Наведені нижче протоколи є цьому підтвердженням і мають ключове значення для досягнення найкращого можливого досвіду користування електронною поштою.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, або Post Office Protocol 3, працює майже як традиційна поштова служба. Щойно ваш лист прибуває до поштового відділення, його забирають і доставляють до вашого дому незалежно від того, чи ви вдома, щоб його отримати, і чи не розірве його ваш пес у ту ж мить, як він упаде на підлогу.

Це тому, що POP зберігає електронну пошту на вашому пристрої, а не на сервері. Коли ви отримуєте лист, його видаляють із сервера (якщо не налаштовано інакше) і переносять на ваш пристрій. У такого підходу можуть бути певні переваги, але він також не є ідеальним.

Спочатку про переваги.

Той факт, що пошта завантажується безпосередньо на ваш пристрій, означає, що коли з інтернетом виникають проблеми, вам не потрібно підключатися до поштового сервера, щоб її прочитати. POP3 підключиться, щойно зможе, і завантажить увесь доступний вміст. Це означає, що ви можете отримати доступ до пошти офлайн, оскільки вона вже збережена на вашому комп’ютері.

Але якщо ви намагаєтеся встигати за сучасним світом, саме тут POP3 має труднощі.

Ваш поштовий клієнт не може повідомити поштову скриньку, що ви прочитали лист, позначили його як непрочитаний, відмітили прапорцем або виконали будь-яку іншу дію. Це неідеально, якщо ви ділите одну поштову скриньку з кількома користувачами й хочете, щоб ваші зміни та статус пошти оновлювалися.

POP3 також видаляє вашу пошту із сервера ще до того, як помістить її у вашу поштову скриньку. Можливо, саме так працює листоноша, але в контексті електронної пошти це означає, що будь-яка резервна копія цього листа тепер зникла. Це означає, що якщо ваш палець випадково натисне кнопку видалення або ваш ноутбук зламається, загубиться чи його вкрадуть, то разом із ним зникнуть і всі важливі листи, які зберігалися на вашому пристрої.

Це також означає, що відповідальність за зберігання лежить на вас. На спільному сервері ваші листи можуть зберігатися зовні, заощаджуючи вам критично важливий простір на домашньому комп’ютері. Із POP це неможливо, а отже, ви можете досить швидко зіткнутися з нестачею місця.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Якщо POP3 — це листоноша, то IMAP — це ваша приватна поштова скринька, що зберігається безпосередньо у поштовому відділенні. Просто навідуйтеся туди, коли захочете, і переглядайте будь-яку непрочитану пошту.

Звісно, із сучасними технологіями така «подорож до поштового відділення» триває менше секунди, оскільки відбувається віртуально, але ідея залишається тією самою. Електронна пошта зберігається на сервері, а не на вашому комп’ютері, і щойно ваш поштовий клієнт підключається до IMAP, він залишається підключеним, очікуючи на нову пошту.

IMAP зазвичай надають перевагу перед POP3, оскільки він набагато практичніший для сучасної епохи, коли люди часто мають кілька пристроїв для читання пошти. Це означає, що якщо ви підключите другий IMAP-клієнт до тієї самої поштової скриньки, ви побачите всі ті самі повідомлення з усіма тими самими папками.

Великою перевагою тут є те, що під час перенесення листів і папок між провайдерами IMAP може допомогти за допомогою методу, який називається IMAP migration. Більшість сервісів корпоративної електронної пошти зазвичай підтримують це через свої інструменти міграції.

Щойно поштовий клієнт одержувача підключається до сервера, усе, що потрібно зробити користувачу, — це натиснути на заголовок листа, і його буде завантажено на пристрій. IMAP-клієнти зазвичай копіюють деякі дані на ваш локальний пристрій із міркувань швидкості, але це необов’язково. Клієнт може позначити лист як прочитаний після відкриття або перемістити його до іншої папки, але лист залишається на сервері, доки його не буде видалено.

Компроміс із IMAP полягає в тому, що він залежить від стабільного інтернет-з’єднання, а зберігання всього на сервері може з’їдати ваші ліміти сховища, якщо за цим не стежити. Але натомість ви отримуєте синхронізацію в реальному часі, простіші резервні копії та гнучкість на різних пристроях.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP означає Simple Mail Transfer Protocol. Саме так пошта потрапляє з точки А в точку Б.

Це протокол для надсилання електронної пошти, який використовують як поштові клієнти, так і сервери.

Отже, як це працює?

Коли ви надсилаєте лист, ваш комп’ютер підключається до сервера через певний порт, де «слухає» програмне забезпечення SMTP. Вони обмінюються SMTP-командами та відповідають одне одному.

Сервер перевірить клієнт, звіривши ім’я користувача та пароль. Потім він подивиться на адресу відправника та заголовки CC і BCC, щоб визначити домени призначення. Він виконує пошук домену, щоб знайти MX-запис для цього домену, а потім підключається до цього сервера за допомогою SMTP.

Потім він виконає додаткові кроки, щоб перевірити, чи має сервер право надсилати листи від вашого імені, перш ніж прийняти лист. Частиною цього процесу є сканування листа, щоб перевірити, чи не є він спамом і чи не містить вірус. Щойно лист отримано, його поміщають до вхідної скриньки користувача-одержувача, хоча спочатку можуть бути застосовані деякі фільтри, якщо користувач їх налаштував.

Хоча SMTP є необхідним для того, щоб ваші листи потрапляли туди, куди потрібно, він не відповідає за отримання чи зберігання повідомлень. Це означає, що його потрібно поєднувати з таким протоколом, як IMAP або POP3. Він також значною мірою залежить від правильного налаштування та протоколів автентифікації, щоб уникнути проблем із доставкою або спам-фільтрів.

Чи можна поєднувати різні протоколи?

Уся ця інформація корисна на практиці, але як отримати максимальну віддачу під час налаштування протоколів електронної пошти?

Оскільки протоколи електронної пошти поділяються на дві сфери — надсилання та отримання, — важливо переконатися, що у вас є налаштування, яке охоплює всі аспекти. Крім того, якщо ви використовуєте власний домен електронної пошти, імовірно, саме ви відповідаєте за ручне налаштування або керування протоколами електронної пошти.

Частина, що відповідає за надсилання, найімовірніше, буде покрита SMTP. Зазвичай це не обговорюється, оскільки це сучасний стандарт для електронної пошти.

Частина, що відповідає за отримання, пропонує більше гнучкості. І саме тут вам потрібно ухвалити рішення залежно від вашого сценарію використання.

IMAP у парі зі SMTP зазвичай є основним налаштуванням для електронної пошти. Це дає користувачам гнучкість переглядати свою пошту з кількох пристроїв і ділитися оновленнями статусу у своїй мережі. Подумайте про спільні поштові простори з колегами чи друзями.

Це також забезпечує певний рівень захисту на випадок, якщо ваш домашній комп’ютер буде вкрадено, загублено або він вирішить спонтанно згоріти.

З іншого боку, є POP3. Це трохи повернення до простіших часів, коли листи приходили раз на тиждень, після того як знаходили черговий мем із котом.

Він може підійти тим, хто з міркувань конфіденційності воліє зберігати листи на особистому пристрої. Але питання в тому, чи може він встигати за нашим сучасним життям?

Правда в тому, що хоча він і пропонує певні переваги за повільнішої швидкості інтернету, йому може бракувати ефективності, коли йдеться про безпеку електронної пошти.

Вибір правильного протоколу для ваших потреб

Якщо ви все ще не визначилися, ми підготували зручну таблицю, яка допоможе вам ухвалити найкраще рішення для ваших потреб.

Конкретні критерії ви знайдете ліворуч, а різні протоколи — угорі.

Підсумок

Протоколи електронної пошти можуть суттєво вплинути на ваш досвід користування поштою. Якщо ставитися до них серйозно, вони пропонують велику гнучкість для ваших потреб.

Крім того, щойно ви визначитеся з правильним налаштуванням, завжди є можливість піти глибше, додавши додаткові рівні безпеки, особливо якщо ви малий бізнес, який прагне захистити свою електронну пошту.

Зрештою, для всього цього потрібен поштовий клієнт, який відповідає вашим потребам щодо налаштування.

Якщо електронна пошта відіграє важливу роль у вашому житті чи бізнесі, до цього варто ставитися серйозно. Перевірте, що пропонує ваш провайдер, і якщо це не відповідає вашим потребам, знайдіть того, хто відповідає.