Protokol email mana yang tepat untuk Anda?

Mengirim dan menerima email... sederhana, bukan? Anda sudah melakukannya ribuan kali.

Tapi bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa ada proses yang berjalan di balik layar yang, jika Anda memahaminya, dapat membuat semuanya menjadi lebih lancar. Bahkan, ini bisa menghemat sebagian ruang penyimpanan Anda, atau membantu Anda menghindari satu atau dua virus.

Kita sedang membahas protokol email.

Setelah Anda memahami cara kerjanya, Anda akan tahu protokol email mana yang terbaik untuk kebutuhan Anda dan cara menyesuaikan pengaturan Anda untuk memaksimalkannya.

Apa itu protokol email?

Protokol email adalah aturan yang digunakan server dan klien email untuk mengirim, menerima, dan menyimpan email. Tanpa protokol yang diterapkan dengan benar, pesan tidak akan terkirim atau diterima dengan benar.

Bandingkan protokol ini dengan bahasa di dunia nyata. Protokol ini berfungsi sebagai pedoman untuk saling memahami. Protokol ini menentukan siapa yang berbicara dengan siapa, bagaimana mereka berbicara, kecepatan mereka berbicara, berapa lama mereka berbicara, dan apakah yang mereka katakan dienkripsi.

Tidak seperti WhatsApp, di mana setiap pengguna berkomunikasi dari satu akun WhatsApp, email memerlukan sistem yang tersedia untuk memfasilitasi komunikasi di seluruh Email Service Providers (ESP).

Ini karena ada banyak sekali ESP yang berbeda. Anda mungkin menggunakan Gmail, sementara teman Anda adalah penggemar Outlook.

Inilah sebabnya protokol email sangat penting. Protokol ini menyediakan bahasa umum yang memungkinkan klien email saling berkomunikasi. Kami akan menjelaskan contoh dan jenis protokol email secara lebih rinci di bawah ini, tetapi pada dasarnya, ada tiga protokol utama yang digunakan dalam email: SMTP, IMAP, dan POP3.

Pertama, ada protokol yang terlibat dalam proses pengiriman. Saat Anda mengirim email dan menulis alamat “Dari” dan “Kepada” pada amplop kiasan, Anda kemudian memberikannya kepada tukang pos. SMTP adalah tukang pos itu.

SMTP menggunakan bagian sebelum simbol '@' untuk mengidentifikasi kepada siapa email ditujukan dan menempatkannya ke kotak surat pengguna tersebut, atau menolaknya jika pengguna itu tidak ada. Penerima kemudian memerlukan cara untuk mengunduh email dari server. Di sinilah IMAP dan POP3 berperan.

Setelah email masuk ke server Anda melalui SMTP, Anda kemudian dapat mengunduhnya ke klien email Anda menggunakan POP3 atau IMAP. Keduanya bekerja secara berbeda dalam memindahkan email Anda dari server ke kotak masuk, jadi penting untuk memilih kombinasi yang tepat sesuai kebutuhan Anda.

Kenali protokol email utama

Sejak email diciptakan pada tahun 1970-an, aman untuk mengatakan bahwa email telah mengalami evolusi yang signifikan.

Protokol di bawah ini menjadi bukti akan hal itu dan merupakan kunci untuk mencapai pengalaman email terbaik.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, atau Post Office Protocol 3, bekerja mirip seperti layanan pos tradisional. Setelah surat Anda tiba di kantor pos, surat itu diambil dan dikirim ke rumah Anda, terlepas dari apakah Anda ada di rumah untuk menerimanya atau apakah anjing Anda merobeknya begitu surat itu menyentuh lantai.

Ini karena POP menyimpan email di perangkat Anda dan bukan di server. Saat Anda menerima email, email tersebut dihapus dari server (kecuali dikonfigurasi sebaliknya) dan dipindahkan ke perangkat Anda. Mungkin ada beberapa keuntungan dari pendekatan ini, tetapi ini juga tidak ideal.

Pertama, keuntungannya.

Fakta bahwa email diunduh langsung ke perangkat Anda berarti ketika internet Anda bermasalah, Anda tidak perlu terhubung ke server email untuk membacanya. POP3 akan terhubung saat memungkinkan dan mengunduh konten apa pun yang tersedia. Ini berarti Anda dapat mengakses email secara offline karena email tersebut sudah tersimpan di komputer Anda.

Namun jika Anda mencoba mengikuti dunia modern, di sinilah POP3 mengalami kesulitan.

Klien email Anda tidak dapat memberi tahu kotak surat apakah Anda telah membaca email, menandainya sebagai belum dibaca, menandainya dengan bendera, atau melakukan tindakan lain. Ini tidak ideal jika Anda berbagi satu kotak surat dengan banyak pengguna dan Anda ingin perubahan serta status email Anda diperbarui.

POP3 juga menghapus email Anda dari server sebelum menaruhnya ke kotak surat Anda. Mungkin begitulah cara kerja tukang pos, tetapi dalam pengaturan email, ini berarti cadangan apa pun yang Anda miliki untuk email ini kini hilang. Artinya, jika jari Anda terpeleset pada tombol hapus, atau laptop Anda rusak, hilang, atau dicuri, maka email penting apa pun yang Anda simpan di perangkat Anda juga ikut hilang.

Ini juga berarti bahwa tanggung jawab penyimpanan ada pada Anda. Dengan server bersama, email Anda dapat disimpan secara eksternal, sehingga menghemat ruang penting di komputer rumah Anda. Dengan POP, hal ini tidak memungkinkan, yang berarti Anda bisa kehabisan ruang dengan cukup cepat.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Jika POP3 adalah tukang pos, IMAP adalah kotak surat pribadi Anda yang disimpan langsung di kantor pos. Tinggal datang kapan pun Anda mau dan lihat sekilas surat yang belum dibaca.

Tentu saja, dengan teknologi modern, ‘perjalanan ke kantor pos’ ini memakan waktu kurang dari satu detik, karena dilakukan secara virtual – tetapi idenya tetap sama. Email disimpan di server, bukan di komputer Anda, dan begitu klien email Anda terhubung ke IMAP, koneksi itu akan tetap aktif, menunggu email baru.

IMAP biasanya lebih disukai daripada POP3, karena jauh lebih praktis untuk era modern, ketika orang sering memiliki beberapa perangkat untuk membaca email. Ini berarti jika Anda menghubungkan klien IMAP kedua ke kotak surat yang sama, Anda akan melihat semua pesan yang sama dengan semua folder yang sama.

Keuntungan besar di sini adalah bahwa saat memindahkan email dan folder antarpenyedia, IMAP dapat membantu menggunakan metode yang disebut migrasi IMAP. Sebagian besar layanan email bisnis biasanya mendukung ini melalui alat migrasi mereka.

Setelah klien email penerima terhubung ke server, yang perlu dilakukan pengguna hanyalah mengeklik header email, dan email itu akan diunduh ke perangkat. Klien IMAP biasanya akan menyalin sebagian data ke perangkat lokal Anda demi alasan kecepatan, tetapi ini bersifat opsional. Klien dapat menandai email sebagai sudah dibaca setelah dibuka atau memindahkannya ke folder lain, tetapi email tetap berada di server sampai dihapus.

Konsekuensi dari IMAP adalah bahwa ia bergantung pada koneksi internet yang stabil, dan menyimpan semuanya di server dapat menggerus batas penyimpanan Anda jika dibiarkan tanpa pengawasan. Namun sebagai gantinya, Anda mendapatkan sinkronisasi real-time, cadangan yang lebih mudah, dan fleksibilitas di berbagai perangkat.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP adalah singkatan dari Simple Mail Transfer Protocol. Inilah cara surat berpindah dari Titik A ke Titik B.

Ini adalah protokol untuk mengirim email yang digunakan oleh klien email maupun server.

Jadi, bagaimana cara kerjanya?

Saat Anda mengirim email, komputer Anda terhubung ke server pada port tertentu tempat perangkat lunak SMTP mendengarkan. Keduanya berbicara menggunakan perintah SMTP dan saling merespons.

Server akan memvalidasi klien, memeriksa nama pengguna dan kata sandi. Kemudian server akan melihat alamat pengirim dan header CC dan BCC untuk menentukan domain tujuan. Server melakukan pencarian domain untuk menemukan catatan MX bagi domain tersebut lalu terhubung ke server ini menggunakan SMTP.

Kemudian server akan mengambil langkah lebih lanjut untuk memverifikasi bahwa server tersebut berwenang mengirim email atas nama Anda sebelum menerima email itu. Bagian dari proses ini adalah memindai email untuk memeriksa apakah itu spam atau mengandung virus. Setelah email diterima, email tersebut ditempatkan ke kotak masuk pengguna penerima, meskipun beberapa filter mungkin diterapkan terlebih dahulu jika pengguna telah mengonfigurasinya.

Meskipun SMTP sangat penting untuk mengirim email Anda ke tempat yang dituju, SMTP tidak menangani penerimaan atau penyimpanan pesan. Artinya, SMTP perlu dipasangkan dengan protokol seperti IMAP atau POP3. SMTP juga sangat bergantung pada konfigurasi yang benar dan protokol autentikasi untuk menghindari masalah pengiriman atau filter spam.

Bisakah Anda mencampur dan mencocokkan protokol?

Sekarang, semua informasi ini bagus dalam praktiknya, tetapi bagaimana Anda mendapatkan hasil maksimal saat menyiapkan protokol email Anda?

Karena protokol email terbagi menjadi dua ranah – pengiriman dan penerimaan – penting untuk memastikan Anda memiliki pengaturan yang mencakup semua sisi. Selain itu, jika Anda menggunakan domain email kustom, kemungkinan besar Anda bertanggung jawab untuk menyiapkan atau mengelola protokol email Anda secara manual.

Bagian pengiriman kemungkinan besar akan ditangani oleh SMTP. Ini biasanya tidak bisa ditawar karena merupakan standar modern untuk email.

Bagian penerimaan menawarkan lebih banyak fleksibilitas. Dan di sinilah Anda perlu membuat keputusan berdasarkan kasus penggunaan Anda.

IMAP yang dipasangkan dengan SMTP biasanya menjadi pengaturan andalan untuk email. Ini memberi pengguna fleksibilitas untuk melihat email mereka dari beberapa perangkat dan membagikan pembaruan status di seluruh jaringan mereka. Bayangkan ruang email bersama dengan rekan kerja atau teman Anda.

Ini juga memberikan tingkat perlindungan jika komputer rumah Anda dicuri, hilang, atau tiba-tiba memutuskan untuk terbakar sendiri.

Di sisi lain, ada POP3. Ini agak seperti kilas balik ke masa yang lebih sederhana ketika email datang seminggu sekali, setelah meme kucing terbaru ditemukan.

Ini bisa cocok bagi siapa saja yang lebih suka menyimpan email di perangkat pribadi mereka demi alasan privasi. Tetapi pertanyaannya adalah, bisakah ini mengikuti kehidupan modern kita?

Kenyataannya adalah bahwa meskipun ini memang menawarkan beberapa keuntungan untuk kecepatan internet yang lebih lambat, ini bisa terasa kurang memadai dalam hal keamanan email.

Memilih protokol yang tepat untuk kebutuhan Anda

Jika Anda masih belum yakin, kami telah menyusun tabel praktis untuk membantu Anda membuat keputusan terbaik sesuai kebutuhan Anda.

Anda akan menemukan kriteria spesifik di sisi kiri dan berbagai protokol di bagian atas.

Intinya

Protokol email dapat membuat perbedaan besar pada pengalaman email Anda. Jika ditangani dengan serius, protokol ini menawarkan banyak fleksibilitas untuk kebutuhan Anda.

Selain itu, setelah Anda memutuskan pengaturan yang tepat, selalu ada kesempatan untuk melangkah lebih jauh dengan lapisan keamanan tambahan, terutama jika Anda adalah usaha kecil yang ingin mengamankan email Anda.

Pada akhirnya, semua ini memerlukan klien email yang memenuhi kebutuhan Anda dalam hal penyesuaian.

Jika email memainkan peran besar dalam hidup atau bisnis Anda, hal ini layak untuk ditanggapi dengan serius. Periksa apa yang ditawarkan penyedia Anda, dan jika itu tidak memenuhi kebutuhan Anda, cari yang memenuhinya.