Bisakah saya memigrasikan email saya ke penyedia lain?

Akun email. Itulah lemari arsip masa kini kita, tempat kita menyimpan lebih banyak bagian hidup kita daripada yang ingin kita akui.

Selama bertahun-tahun, email saya sendiri telah menjadi arsip pekerjaan, tempat penyimpanan dokumen penting, dan basis data perusahaan tepercaya yang pernah saya gunakan sebelumnya — dan saya yakin itu baru puncak gunung es.

Jadi, ketika Microsoft memperkenalkan biaya baru untuk layanan email yang tanpa saya sadari selama ini saya anggap biasa saja, saya tidak punya pilihan selain membayarnya.

Namun kemudian saya mulai berpikir — bagaimana jika mungkin untuk memindahkan tambal sulam komunikasi hidup saya ini ke tempat lain? Ke tempat yang tidak hanya mencoba memaksa saya membayar biaya baru. Mungkin bahkan ke tempat yang menawarkan sesuatu yang sedikit berbeda. Lagi pula, sudah lama sejak saya benar-benar melihat apa yang bisa dilakukan email untuk saya.

Apakah benar-benar mungkin memindahkan email?

Ini adalah pertanyaan pertama saya. Seperti yang bisa Anda bayangkan, jaring laba-laba file dan lampiran saya memakan cukup banyak gigabita. Rasanya setiap kali saya pernah mencoba memindahkan data dalam jumlah besar di masa lalu, saya selalu mengalami masalah yang seharusnya sudah terselesaikan sekitar saat Bill Gates mendapatkan kacamata yang sedikit lebih bergaya.

Syukurlah, ada cara untuk mengurangi kekacauan dalam migrasi email dan meminimalkan risiko kehilangan data.

Mencari wizard

Seperti halnya apa pun, jika dilakukan dengan cara yang salah, migrasi bisa menjadi urusan yang rumit. Jadi, ketika saya mencari penyedia baru, saya fokus pada yang memiliki ‘wizard’ yang memudahkannya. Alat migrasi ini biasanya memungkinkan Anda memilih apa yang ingin dipindahkan (hanya email, email dengan lampiran, struktur file, dan sebagainya) dalam proses langkah demi langkah.

Hanya beberapa tahun yang lalu, alat-alat ini belum umum. Untungnya, sekarang ada banyak pilihan. Namun kita akan membahas ini dan cara migrasi lainnya sedikit lagi nanti.

Alasan Anda mungkin perlu bermigrasi

Mungkin Anda memiliki email kantor atau kampus yang aksesnya akan segera hilang dan Anda ingin menyimpan file atau catatan komunikasi Anda. Namun, ada baiknya memeriksa ulang dengan pemberi kerja/administrator Anda bahwa migrasi tidak akan melanggar kebijakan data apa pun sebelum memulai migrasi akun-akun ini.

Sebagai alternatif, dan lebih dramatis, penyedia email Anda mungkin sedang dihentikan layanannya. Skiff adalah contoh terbaru untuk ini. Ketika diakuisisi oleh Notion, email adalah salah satu dari beberapa produk yang dihapus dari jajaran mereka.

Alasan Anda mungkin ingin bermigrasi

Di luar biaya baru, peristiwa hidup, dan penutupan mendadak, ada alasan lain untuk mempertimbangkan perubahan. Beberapa di antaranya menjadi terlihat dalam beberapa tahun terakhir, seiring pentingnya keamanan data semakin menjadi perhatian utama kita.

Peraturan

Undang-undang seperti GDPR dan CCPA telah menjadikannya pelanggaran serius untuk tidak melindungi data sensitif dengan benar, yang menjadi kekhawatiran besar bagi pelaku bisnis. Jika sebuah bisnis menggunakan layanan yang membahayakan data pelanggannya, itu bisa menjadi masalah. Beberapa penyedia email — yang biasanya disebut sebagai penyedia ‘business email’ — memiliki tanggung jawab keamanan yang jauh lebih besar karena alasan ini.

Keandalan

Downtime yang berlebihan mungkin menyebabkan keterlambatan dalam mengirim atau menerima email. Keandalan bukanlah sesuatu yang kita anggap penting sampai hal itu menjadi masalah. Yang lain menjadi korban filter spam yang terlalu agresif dan ikut campur saat seharusnya tidak.

Saya mengalaminya sendiri dengan akun Microsoft saya. Perusahaan-perusahaan yang sering berinteraksi dengan saya tiba-tiba langsung masuk ke folder sampah tanpa peringatan sedikit pun. Selain menjengkelkan, ini juga merugikan, terutama ketika terjadi pada faktur yang sensitif terhadap waktu.

Sekali lagi, apa yang disebut ‘business email’ (‘disebut demikian’, karena fitur-fiturnya yang ditingkatkan sebenarnyaberguna bagi siapa saja) datang menyelamatkan. Biasanya, penekanan yang lebih besar diberikan pada penyempurnaan fitur seperti filter spam.

Biaya dan keamanan

Mungkin alasan utama Anda ingin berganti penyedia adalah untuk mengurangi biaya dan/atau meningkatkan keamanan.

Ketika saya memutuskan untuk meninggalkan Hotmail, inilah kekhawatiran utama saya. Bagaimanapun, Microsoft terlibat dalam pelanggaran data pada tahun 2023, dan saya tahu pasti ada tempat yang lebih murah daripada £19.99/yr ($24.99/yr) yang saya bayarkan kepada mereka hanya untuk mempertahankan akun saya. (Dan itu belum memperhitungkan betapa kesalnya saya karena harus membayar sesuatu yang sebelumnya saya dapatkan secara gratis).

Demikian pula, Google juga telah mengalami cukup banyak pelanggaran keamanan email. Selain itu, pada tahun 2022, Google menghentikan beberapa fitur Gmail untuk pengguna yang tidak meningkatkan ke opsi premium Workspace, yang memicu protes di kanal seperti Reddit. Ini berarti penyedia ‘besar’ tidak lagi selalu menjadi penyedia yang ‘tepercaya’. Hal ini membuat banyak pihak, terutama usaha kecil, mencari alternatif.

Apakah ada kekurangan dari migrasi email?

Kami telah membahas manfaat migrasi email, tetapi apakah ada kekurangannya? Jawaban singkatnya adalah tidak — dengan beberapa catatan. Mari kita asumsikan bahwa, seperti saya, Anda punya alasan yang baik untuk pergi, dan Anda tidak bermigrasi dari sistem internal lama yang dibuat khusus. Anda juga telah meluangkan waktu untuk meneliti penyedia terbaik bagi Anda — dan itu adalah penyedia dengan wizard migrasi yang mudah.

Hal terpenting yang perlu Anda lakukan adalah memastikan sepenuhnya bahwa akun baru Anda memiliki ruang yang cukup. Kehabisan ruang di tengah migrasi dapat menyebabkan beberapa file tidak ditransfer atau, dalam skenario terburuk, prosesnya gagal.

Hal kecil lain yang perlu dipertimbangkan adalah kenyataan bahwa Anda mungkin mengalami gangguan pada layanan email biasa Anda saat migrasi berlangsung, jadi disarankan untuk menjalankan proses ini semalaman, atau saat Anda tahu bisnis akan sepi. Mungkin pada hari libur nasional.

Bagaimana jika penyedia email yang saya inginkan tidak memiliki alat migrasi?

Ada beberapa opsi yang bisa Anda coba dalam situasi ini.

Gabungkan akun terlebih dahulu

Ada perangkat lunak di luar sana (seperti Thunderbird) yang memungkinkan Anda menambahkan dan mengakses semua akun, pesan, kalender, dan kontak Anda di satu tempat. Dengan menambahkan kedua akun (lama dan baru) ke perangkat lunak email yang sama menggunakan IMAP, Anda dapat menyeret dan meletakkan email dari satu akun ke akun lainnya. Jika Anda melakukan ini di platform berbasis cloud, semuanya akan tersinkron di mana saja.

Alat pihak ketiga

Ada beberapa alat migrasi pihak ketiga, seperti MailJerry, yang dapat membantu Anda melakukan migrasi. Namun, ini bisa cukup mahal. Misalnya, memigrasikan kotak masuk berukuran lebih dari 250 MB dikenakan biaya $12.99/mo dari MailJerry. Dan Anda harus repot mencari, mengunduh, dan mengoperasikan alat pihak ketiga.

Sewa ahli

Jika metode di atas tidak berhasil, Anda dapat mempertimbangkan untuk menyewa ahli teknis untuk migrasi manual. Proses seperti ini memerlukan penyesuaian pengaturan domain, catatan DNS, dan konfigurasi catatan MX. Ini dapat dengan mudah menjadi penuh jargon dan menakutkan bagi pemula.

Meskipun menyewa seseorang untuk melakukan ini akan menghilangkan stres karena harus melakukannya sendiri, itu berarti memberikan akses ke data berharga Anda kepada pihak ketiga, meskipun seorang profesional. Ini juga bisa memakan biaya hingga $150 per kotak masuk.

Tentu saja, semua ini dapat dilewati jika Anda memilih penyedia email baru yang menawarkan alat migrasi bawaan, jadi fitur ini layak dipertimbangkan dalam pencarian Anda.

Alat migrasi bawaan

Sekitar lima tahun yang lalu, sangat sedikit platform yang memiliki alat migrasi bawaan. Sekarang fitur ini sudah disertakan sebagai standar oleh banyak penyedia. Namun agar tetap sederhana, mari kita lihat lebih dekat Spacemail business email dari Spaceship dan alat migrasinya sebagai contoh cara kerjanya.

Dari panel akun Spacemail Anda, cukup buka ‘Settings’, lalu klik ‘Email migration’.

Isi formulirnya. ‘Source email account’ Anda adalah akun tempat Anda mengimpor data. Dalam hal ini, akun tujuan akan otomatis menjadi akun Spacemail baru Anda. Anda perlu mengetahui nama server IMAP dari akun email sumber Anda, serta nomor port-nya. Biasanya, informasi ini dapat ditemukan di ‘Preferences’ atau ‘Account Settings’. Seharusnya mudah untuk menemukan lokasi pastinya langsung dari penyedia layanan Anda. Setelah Anda memasukkan semuanya, klik tombol ungu ‘Migrate emails’.

Proses migrasi akan dimulai. Sekarang setelah Anda memulai prosesnya, Anda bisa bersantai sementara migrasi ditangani dengan aman dan efisien.

Tips akhir untuk migrasi yang berhasil

Untuk memastikan migrasi Anda berhasil dan bebas repot, pilih penyedia Anda dengan cermat. Anda memerlukan platform yang intuitif dan andal untuk memindahkan email Anda.

Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, pastikan Anda memiliki cukup ruang di akun tujuan untuk menghindari kesalahan atau kegagalan. Disarankan untuk membersihkan email dan lampiran yang tidak diinginkan sebelum migrasi agar tidak perlu membayar penyimpanan yang tidak Anda perlukan. Anda juga dapat memanfaatkan kesempatan ini untuk menerapkan struktur file yang jelas agar Anda tahu di mana semuanya berada. Alat migrasi Spacemail mempertahankan struktur email Anda termasuk folder dan subfolder, jadi ini adalah pilihan yang bagus bagi mereka yang sudah memiliki sistem yang rapi.