Vilket e-postprotokoll passar dig?

Att skicka och ta emot e-post... enkelt, eller hur? Du har gjort det tusen gånger.

Men tänk om vi sa att det finns en process som körs bakom kulisserna och som, om du förstår den, kan göra allt ännu smidigare. Den kan till och med spara lagringsutrymme åt dig eller hjälpa dig att undvika ett eller två virus.

Vi pratar om e-postprotokoll.

När du väl förstår hur de fungerar vet du vilket e-postprotokoll som är bäst för dina behov och hur du kan justera din konfiguration för att få ut mesta möjliga av det.

Vad är ett e-postprotokoll?

E-postprotokoll är de regler som servrar och e-postklienter använder för att skicka, ta emot och lagra e-postmeddelanden. Utan korrekt implementerade protokoll kommer meddelanden inte att skickas eller tas emot korrekt.

Jämför dem med språk i den verkliga världen. De fungerar som riktlinjer för ömsesidig förståelse. De definierar vem som talar med vem, hur de talar, i vilken takt de talar, hur länge de talar och om det de säger är krypterat.

Till skillnad från WhatsApp, där varje användare kommunicerar från ett enda WhatsApp-konto, kräver e-post ett system för att underlätta kommunikation mellan leverantörer av e-posttjänster (ESP:er).

Det beror på att det finns massor av olika ESP:er. Du kanske använder Gmail, medan din kompis föredrar Outlook.

Det är därför e-postprotokoll är så viktiga. De tillhandahåller ett gemensamt språk som gör att e-postklienter kan kommunicera med varandra. Vi förklarar exempel på e-postprotokoll och typer mer i detalj nedan, men i grunden finns det tre huvudprotokoll som används i e-post: SMTP, IMAP och POP3.

Först har du protokoll som är involverade i sändningsprocessen. När du skickar ett e-postmeddelande och skriver dina ”Från”- och ”Till”-adresser på det metaforiska kuvertet, lämnar du det sedan till brevbäraren. SMTP är den brevbäraren.

SMTP använder delen före '@'-symbolen för att identifiera vem e-postmeddelandet är till för och placerar det i den användarens brevlåda, eller avvisar det om användaren inte finns. Mottagaren behöver sedan ett sätt att ladda ner e-postmeddelandet från servern. Det är här IMAP och POP3 kommer in i bilden.

När ett e-postmeddelande väl har landat på din server via SMTP kan du sedan ladda ner det till din e-postklient med POP3 eller IMAP. Dessa fungerar olika när de överför din e-post från servern till inkorgen, så det är viktigt att välja rätt kombination för dina behov.

Lär känna de viktigaste e-postprotokollen

Sedan e-post skapades på 1970-talet kan man tryggt säga att e-post har genomgått en betydande utveckling.

Protokollen nedan är ett bevis på det och är nyckeln till att uppnå bästa möjliga e-postupplevelse.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, eller Post Office Protocol 3, fungerar ungefär som en traditionell posttjänst. När ditt brev anländer till postkontoret hämtas det upp och levereras till ditt hus, oavsett om du är hemma för att ta emot det eller om din hund river sönder det så fort det landar på golvet.

Det beror på att POP lagrar e-post på din enhet och inte på en server. När du tar emot ett e-postmeddelande raderas det från servern (om det inte har konfigurerats annorlunda) och överförs till din enhet. Det kan finnas vissa fördelar med detta tillvägagångssätt, men det är inte heller idealiskt.

Först, fördelarna.

Att posten laddas ner direkt till din enhet innebär att när ditt internet krånglar behöver du inte ansluta till en e-postserver för att läsa den. POP3 ansluter när det kan och laddar ner allt tillgängligt innehåll. Det betyder att du kan komma åt e-posten offline eftersom den redan är lagrad på din dator.

Men om du försöker hänga med i den moderna världen är det här POP3 har svårt att räcka till.

Din e-postklient kan inte informera brevlådan om att du har läst ett e-postmeddelande, markerat det som oläst, flaggat det eller utfört någon annan åtgärd. Det här är inte idealiskt om du delar en och samma brevlåda med flera användare och vill att dina ändringar och e-poststatus ska uppdateras.

POP3 raderar också din e-post från servern innan den lägger den i din brevlåda. Så kanske brevbäraren arbetar, men i en e-postmiljö betyder det att eventuell säkerhetskopia du hade av detta e-postmeddelande nu är borta. Det innebär att om fingret slinter på raderingsknappen, eller om din laptop går sönder, tappas bort eller blir stulen, så försvinner också alla viktiga e-postmeddelanden som du hade lagrade på din enhet.

Det betyder också att ansvaret för lagring ligger på dig. Med en delad server kan dina e-postmeddelanden lagras externt, vilket sparar viktigt utrymme på din hemdator. Med POP är detta inte möjligt, vilket innebär att du kan få slut på utrymme ganska snabbt.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Om POP3 är brevbäraren är IMAP din privata brevlåda som förvaras direkt på postkontoret. Titta bara förbi när du känner för det och kasta en blick på eventuell oläst post.

Med modern teknik tar den här ”resan till postkontoret” förstås mindre än en sekund, eftersom den sker virtuellt – men idén är densamma. E-post lagras på servern, inte på din dator, och när din e-postklient väl ansluter till IMAP förblir den ansluten och väntar på ny post.

IMAP föredras vanligtvis framför POP3, eftersom det är mycket mer praktiskt för den moderna eran, där människor ofta har flera enheter för att läsa e-post. Det betyder att om du ansluter en andra IMAP-klient till samma brevlåda kommer du att se alla samma meddelanden med alla samma mappar.

En stor fördel här är att när e-postmeddelanden och mappar överförs mellan leverantörer kan IMAP hjälpa till med en metod som kallas IMAP-migrering. De flesta företagslösningar för e-post stöder vanligtvis detta genom sina migreringsverktyg.

När en mottagares e-postklient har anslutit till servern behöver användaren bara klicka på rubriken för ett e-postmeddelande, så laddas det ner till enheten. IMAP-klienter kopierar vanligtvis viss data till din lokala enhet av hastighetsskäl, men detta är valfritt. Klienten kan markera e-postmeddelandet som läst när det öppnas eller flytta det till en annan mapp, men e-postmeddelandet ligger kvar på servern tills det raderas.

Nackdelen med IMAP är att det är beroende av en stabil internetanslutning, och att lagra allt på servern kan tära på dina lagringsgränser om det lämnas okontrollerat. Men i gengäld får du synkronisering i realtid, enklare säkerhetskopiering och flexibilitet mellan enheter.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP står för Simple Mail Transfer Protocol. Det är så posten tar sig från punkt A till punkt B.

Det är protokollet för att skicka e-post som används av både e-postklienter och servrar.

Så, hur fungerar det?

När du skickar ett e-postmeddelande ansluter din dator till servern på en specifik port där SMTP-programvaran lyssnar. De talar SMTP-kommandon och svarar varandra.

Servern validerar klienten genom att kontrollera användarnamn och lösenord. Den tittar sedan på avsändaradressen och CC- och BCC-rubrikerna för att fastställa destinationens domäner. Den gör en domänuppslagning för att hitta MX-posten för den domänen och ansluter sedan till denna server med SMTP.

Därefter vidtar den ytterligare åtgärder för att verifiera att servern har behörighet att skicka e-postmeddelanden för din räkning innan e-postmeddelandet accepteras. En del av denna process är att skanna e-postmeddelandet för att kontrollera om det är skräppost eller innehåller ett virus. När e-postmeddelandet har tagits emot placeras det i den mottagande användarens inkorg, även om vissa filter kan tillämpas först om användaren har konfigurerat dem.

Även om SMTP är avgörande för att få dina e-postmeddelanden dit de ska, hanterar det inte mottagning eller lagring av meddelanden. Det betyder att det måste paras ihop med ett protokoll som IMAP eller POP3. Det är också starkt beroende av korrekt konfiguration och autentiseringsprotokoll för att undvika leveransproblem eller skräppostfilter.

Kan man blanda och matcha protokoll?

All den här informationen är bra i praktiken, men hur får du mest valuta för pengarna när du konfigurerar dina e-postprotokoll?

Eftersom e-postprotokoll delas upp i två områden – att skicka och att ta emot – är det viktigt att se till att du har en konfiguration som täcker alla vinklar. Dessutom, om du använder en anpassad e-postdomän, är du sannolikt ansvarig för att konfigurera eller hantera dina e-postprotokoll manuellt.

Sändningsdelen kommer med största sannolikhet att täckas av SMTP. Detta är vanligtvis inte förhandlingsbart eftersom det är den moderna standarden för e-post.

Mottagningsdelen erbjuder mer flexibilitet. Och det är här du behöver fatta ett beslut utifrån ditt användningsfall.

IMAP i kombination med SMTP är vanligtvis standardvalet för e-post. Det ger användare flexibiliteten att visa sin e-post från flera enheter och dela statusuppdateringar över sitt nätverk. Tänk på delade e-postutrymmen med dina kollegor eller vänner.

Det ger också en viss skyddsnivå om din hemdator blir stulen, tappas bort eller bestämmer sig för att spontant fatta eld.

På andra sidan myntet har du POP3. Det är lite av en tillbakablick till en enklare tid när e-post kom en gång i veckan, efter att det senaste kattmemet hade upptäckts.

Det kan passa den som föredrar att behålla e-postmeddelanden på sin personliga enhet av integritetsskäl. Men frågan är om det kan hänga med i våra moderna liv?

Sanningen är att även om det erbjuder vissa fördelar vid långsammare internethastigheter, kan det komma till korta när det gäller e-postsäkerhet.

Välja rätt protokoll för dina behov

Om du fortfarande är osäker har vi satt ihop en praktisk tabell som hjälper dig att fatta det bästa beslutet för dina behov.

Du hittar de specifika kriterierna längs vänster sida och de olika protokollen överst.

Kort sagt

E-postprotokoll kan göra stor skillnad för din e-postupplevelse. När de tas på allvar erbjuder de stor flexibilitet för dina behov.

Dessutom, när du väl har bestämt dig för rätt konfiguration, finns det alltid möjlighet att gå djupare med extra säkerhetslager, särskilt om du är ett litet företag som vill säkra sin e-post.

I slutändan kräver allt detta en e-postklient som uppfyller dina behov när det gäller anpassning.

Om e-post spelar en stor roll i ditt liv eller företag är det värt att ta det på allvar. Kontrollera vad din leverantör erbjuder, och om det inte uppfyller dina behov, hitta en som gör det.