12 maneiras de impedir que os e-mails que você envia vão para o spam

Alguém já disse a você que não recebeu um e-mail que você sabe que enviou? Você está sem receber respostas a mensagens importantes? Pode ser que seus e-mails estejam sendo barrados pelos filtros de spam.

À medida que o spam evolui, os métodos de identificá-lo também evoluem. Neste artigo, primeiro vamos ver como os filtros decidem o que é e o que não é spam e, em seguida, explorar 12 das principais coisas que você pode fazer para evitar que e-mails vão para as pastas de lixo eletrônico.

Então, como funcionam os filtros de spam?

Para realmente evitar filtros de spam, primeiro precisamos entender um pouco sobre eles. Não existe apenas um tipo de filtro. Na verdade, qualquer bom filtro de spam que se preze em 2025 usará uma combinação dessas estratégias para identificar e-mails.

Filtragem baseada em regras e conteúdo

A filtragem baseada em regras envolve a criação de um conjunto de regras predefinidas pelo provedor de e-mail e/ou pelo usuário para bloquear e-mails que violem essas regras. As regras podem envolver qualquer coisa, desde o endereço de e-mail do remetente até a linha de assunto ou frases-chave no e-mail.

A filtragem baseada em conteúdo se concentra especificamente em analisar o conteúdo do e-mail em busca de frases-chave ou padrões no corpo do texto que indiquem spam.

Embora ambos os métodos sejam relativamente básicos em comparação com as técnicas modernas, eles lançaram as bases para métodos de filtragem mais avançados que evoluíram nos anos mais recentes.

Blacklist

Blacklist é exatamente o que parece. Entrar em blacklist pode acontecer com um endereço de e-mail (se você já enviou spam antes — isso é improvável para contas pessoais) ou, mais provavelmente, no nível do domínio ou do endereço IP. Nesses casos, isso coloca você em contexto com quem está ao seu redor — por exemplo, pessoas que enviaram do seu domínio historicamente ou outras pessoas usando o mesmo endereço IP.

Se você acredita que seu endereço de e-mail foi colocado em uma blacklist, por qualquer motivo, mesmo que seja apenas por um destinatário, você pode pedir que ele adicione você à whitelist dele. Isso basicamente criará uma exceção à regra para você.

Filtragem bayesiana, heurística e baseada em machine learning

Chegamos aos métodos mais avançados. Esses métodos são menos preto no branco e (sem surpresa) no caso dos filtros baseados em machine learning, eles se adaptam constantemente ao cenário sempre mutável das mensagens de spam.

• Filtragem bayesiana calcula a probabilidade de um e-mail ser spam com base na presença de certas palavras e frases. O ponto principal aqui é que ela aprende com o feedback do usuário, ajustando ao longo do tempo sua compreensão do que constitui spam.

• Filtragem heurística usa um conjunto de regras predefinidas (ou algoritmos) para identificar spam com base em características comuns, como padrões suspeitos, palavras-chave e estruturas de e-mail. O resultado é semelhante ao da filtragem bayesiana, mas usa uma abordagem diferente para alcançá-lo.

• Filtragem baseada em machine learning emprega algoritmos mais avançados para analisar grandes volumes de dados. Ao fazer isso, ela consegue identificar padrões complexos associados ao spam. Os parâmetros que esses filtros analisam estão alinhados com o que mencionamos acima, mas também incluem parâmetros mais sofisticados, como linguagem e tom, além de protocolos do remetente — falaremos mais sobre eles a seguir.

Alguns veem o machine learning na filtragem de spam como uma bênção ambígua, porque a tecnologia pode ser usada tanto por spammers quanto por quem filtra (os bonzinhos e os malvados). Para nós, redatores inocentes de e-mails (como remetentes, pelo menos), os protocolos são ótimos porque significam que temos menos chance de ser interpretados como spam.

Filtragem baseada em autenticação

Ao contrário dos outros métodos de filtragem que mencionamos até agora, a filtragem baseada em autenticação não se preocupa com o conteúdo de um e-mail. Em vez disso, ela se concentra inteiramente em verificar a autenticidade do remetente. Quando configurados corretamente, esses protocolos demonstram sua autenticidade e, ao fazer isso, validam a legitimidade dos seus e-mails. Ao ler as explicações a seguir, é importante ter em mente que, independentemente do que essas estruturas façam, não tê-las configuradas contará como um ponto negativo contra seu endereço de e-mail, tornando todos os seus e-mails mais propensos a acabar na pasta de spam do destinatário.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Isso verifica se o endereço IP de um remetente está autorizado a enviar e-mails em nome do domínio. Basicamente, se alguém tentar enviar um e-mail do seu endereço a partir de um servidor que não é seu, o e-mail deverá falhar na verificação SPF e, portanto, terá muito mais chance de acabar em uma pasta de spam.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• O DKIM adiciona uma assinatura digital ao cabeçalho do seu e-mail usando uma chave privada. O servidor de e-mail do destinatário pode verificar a assinatura comparando-a com uma chave pública disponível nos registros DNS do remetente. O DKIM também garante que os e-mails não tenham sido adulterados durante o trânsito.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• O DMARC é uma política que estipula como seu domínio lida com e-mails que falham nas verificações SPF e DKIM. Ele especifica as ações a serem tomadas (por exemplo, rejeitar, colocar em quarentena ou permitir) quando os e-mails falham nessas verificações e ajuda você a monitorar sua conta de e-mail. O DMARC ajuda a estabelecer confiança e aumenta a segurança do e-mail ao impedir tentativas de spoofing e phishing.

12 maneiras de impedir que seus e-mails vão para o spam

Agora que entendemos como os filtros de e-mail funcionam, vamos ver as principais maneiras de evitar ser pego por eles.

1. Não faça spam

Este é o número um porque deveria ser óbvio. Ao escrever e-mails naturais, sinceros — mesmo que sejam sobre algo profissional ou voltado para negócios — você deve conseguir evitar esses filtros. Como mencionamos, os filtros de conteúdo procuram principalmente usos não naturais da linguagem ou frases associadas a spammers. Na maioria dos casos, você não cairá nessas armadilhas simplesmente porque não está tentando fazer spam.

Por exemplo, em que momento a frase ‘Você não vai acreditar como é fácil ganhar $10,000’ apareceria em uma conversa normal?

Outro ponto a considerar é que a reputação de spam do seu domínio é gerada com base no comportamento passado (bem como em alguns outros fatores contribuintes, como a reputação do seu servidor e do seu IP).

Se o seu domínio já pertenceu a outra pessoa no passado que enviou muito spam, ele pode ser afetado por isso mesmo que você não faça isso. Por esse motivo, é sempre bom verificar a reputação de um domínio antes de comprá-lo.

2. Evite palavras-chave típicas de spam

Então, vamos presumir agora que você não vai fazer spam. Você pode ajudar a evitar filtros evitando certas palavras-chave e frases. Coisas como: ‘Vencedor’, ‘Garantia’, ‘Urgente’ ou outras palavras ou frases associadas a golpes. Na verdade, as frases a evitar praticamente merecem um artigo só para elas.

3. Evite pontuação excessiva

Embora quase pudesse ser incluído no item acima, vale uma menção separada. Exclamações demais e o uso excessivo de letras maiúsculas são clichês comuns de spammers. Mantenha um nível moderado de entusiasmo para evitar isso. Provavelmente também devemos incluir emojis aqui, por via das dúvidas — ninguém nunca é sorridente o equivalente a seis carinhas. Uma já basta.

4. Evite links demais

E-mails de spam frequentemente direcionam clientes para vários sites fraudulentos. Às vezes, eles são compostos quase inteiramente por links ou endereços de e-mail.

Para evitar essa armadilha, controle o número de links e endereços de e-mail contidos nos seus e-mails. A chance de você ser filtrado é ainda maior se estiver criando links para sites com má reputação, mas é fácil verificar a reputação dos sites para os quais você quer criar links.

5. Divida anexos grandes

Incluir anexos grandes pode acionar um filtro de spam, mesmo que o que você esteja enviando seja inofensivo, porque muitos provedores de e-mail definem limites para o tamanho dos anexos. Para evitar isso, você também pode considerar dividir o anexo ou usar serviços de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox.

6. Evite endereços de e-mail estranhos

Todos nós já vimos isso, então vamos direto ao ponto. Alguns endereços de e-mail simplesmente parecem suspeitos. Talvez tenham um formato improvável que pareça gerado automaticamente (j67fhjsahte@gmail.com) ou estejam claramente tentando se parecer com uma empresa ou site estabelecido (jamie@mypaypals.com).

Simplesmente evite-os. No fim das contas, não há benefício algum em ter um domínio/e-mail parecido com outro por qualquer motivo legítimo.

7. Não use plataformas de e-mail gratuitas/pequenas

Não vamos citar nomes, mas se for gratuito e você estiver usando para e-mail baseado em domínio (name@yoursite.com), é bem provável que isso não esteja ajudando você em nada.

Primeiro, provedores menores podem não ter endereços IP suficientes em seu “pool”. Isso pode significar que seu endereço IP é o mesmo de alguém que enviou muito spam e acabou entrando em blacklist. Empresas maiores têm mais endereços IP substitutos que podem usar.

Plataformas gratuitas tendem a não ter os protocolos de segurança (SPF etc.) que mencionamos acima, os quais legitimam os e-mails ao validar você como remetente. Sem esses protocolos, o conteúdo do seu e-mail pode nem importar — é assim tão importante.

8. Use seu nome de domínio no seu e-mail

Dito isso, você pode pensar que é mais fácil simplesmente não se incomodar e continuar com um endereço genérico do Hotmail ou Gmail. Mas não é o caso. Em primeiro lugar, se você escolher um provedor de e-mail profissional (em vez de um gratuito), é provável que alguns desses protocolos sejam configurados automaticamente pelo provedor.

Mas é aqui que precisamos ampliar a conversa e falar sobre outro tipo de filtro: nosso próprio instinto. Todos nós já vimos spam suficiente para conseguir perceber alguns dos sinais por conta própria.

Tenha isso especialmente em mente em cenários de negócios. Há uma boa chance de você nunca ter entrado em contato com o cliente antes e de a mensagem dizer respeito a um pedido ou pagamento. É tranquilizador para os destinatários ver seu domínio no endereço de e-mail, pois isso os ajuda a saber que a mensagem realmente veio do site em que fizeram o pedido.

9. Envie quantidades regulares de e-mails

Não envie quantidades enormes de mensagens. Se você quiser fazer um disparo de e-mails, considere usar um software projetado para lidar com isso e mitigar o risco de classificação como spam. Você também deve evitar atingir o mesmo endereço de e-mail várias vezes em rápida sucessão ou enviar e-mails de uma palavra só dizendo coisas como ‘teste’.

10. Entenda e evite spam traps

Spam traps parecem endereços de e-mail normais no papel, mas são endereços criados por ISPs para monitorar quem está enviando spam. Normalmente, é improvável que você envie mensagem para um deles, mas se você comprou (ou possui) uma grande lista de endereços de e-mail, ela pode muito bem conter um e-mail de spam trap.

Se você enviar um e-mail, especialmente um que possa ser considerado spam, para uma spam trap, é provável que a pontuação de spam do seu domínio piore. Pense nesses endereços como agentes secretos, à espreita silenciosamente em listas de e-mail aparentemente comuns, em uma tentativa de monitorar e controlar o spam.

Uma forma de mitigar seu risco, se você estiver enviando e-mails para grandes listas de contatos, é incluir as opções corretas de cancelamento de inscrição em todos os e-mails que enviar e que não sejam comunicações pessoais.

11. Faça o aquecimento de quaisquer novos domínios de envio de e-mail

Se você nunca enviou e-mails de um determinado endereço ou domínio, vale a pena aprender como aquecer um domínio de e-mail para melhorar a entregabilidade dos e-mails. “Aquecer”, nesse contexto, significa construir gradualmente sua reputação com os Email Service Providers (ESPs). Faça isso começando devagar - envie um número baixo de e-mails no início. Foque em e-mails que provavelmente receberão respostas. As respostas ajudam a legitimar um endereço de e-mail e contribuem para sua reputação positiva.

Fazer o aquecimento também é uma boa ideia se sua empresa mudar para outro domínio ou se expandir para vários domínios. Talvez a maior coisa que você possa fazer para aquecer um e-mail seja seguir a etapa 12.

12. Envie e-mails de um domínio configurado corretamente

É uma das coisas mais trabalhosas de fazer no início, mas, depois de configurado, você pode esquecer isso. Ao escolher um provedor de e-mail profissional, você pode descobrir que alguns desses registros são configurados para você.

Como configurar os protocolos de autenticação para seu domínio

O processo dependerá do seu provedor. Em geral, o processo envolve gerar/encontrar chaves na sua conta de e-mail e, em seguida, ir para o gerenciamento de domínio do domínio que você está usando para seus endereços de e-mail. A partir daí, você pode criar novos registros DNS relacionados aos três protocolos.

Há muitos guias detalhados sobre como configurar SPF e DKIM no popular sistema de gerenciamento de conteúdo, cPanel. Também há muitos vídeos úteis no YouTubeque mostram o processo passo a passo.

Mantenha-se informado testando a entregabilidade de e-mails

Siga estas etapas simples, e você deverá chegar à caixa de entrada dos seus destinatários todas as vezes.

Mas é bom manter tudo sob controle verificando quantos dos seus e-mails chegam aos destinatários. Você também pode acompanhar as taxas de abertura e entrega no longo prazo, o que permitirá identificar possíveis problemas em tempo hábil.

Você pode encontrar ferramentas que permitem monitorar métricas importantes, sem enviar mais e-mails para testar as coisas por conta própria.

Bom envio

Siga estas etapas fáceis para evitar que seus e-mails vão para a pasta de spam do destinatário. Pode parecer muita coisa, mas a maioria são coisas para não fazer e não exigem ação imediata — apenas boas práticas de e-mail.

Como regra geral, se você não enviou spam e seu domínio tem boa reputação, você realmente não tem nada a temer. Deixe quaisquer pensamentos ou dicas na seção de comentários abaixo.