Å varme opp et domene for sending av e-post er et viktig steg når du bruker et nylig registrert domene, eller hvis domenet aldri har vært brukt til å sende e-post. Denne prosessen etablerer avsenderomdømmet ditt og forbedrer leveringsgraden for e-post. Selve oppvarmingen innebærer å gradvis øke volumet av e-post du sender for å bygge tillit hos e-postleverandører (ESP-er) og unngå å bli flagget som spam. Ellers er det en betydelig risiko for at e-postleverandører (som Gmail, Yahoo, Outlook osv.) vil behandle domenet ditt som mistenkelig siden det ennå ikke har noe avsenderomdømme, og avvise e-post fra deg eller merke den som spam.
MERK: På vår side, som e-postleverandør, gjør vi alt som er mulig for å opprettholde god leveringsgrad for e-postene dine, f.eks. ved å holde IP-adressene våre rene gjennom overvåking av IP-adresser døgnet rundt og ved raskt å kommunisere med blocklist-organisasjoner for å få fjernet IP-adressene våre fra listene hvis det skjer. Vi overvåker også kontinuerlig all spamaktivitet på serverne og iverksetter nødvendige tiltak osv. Samtidig finnes det noen faktorer som påvirker leveringsgraden for e-postene dine, som vi ikke kan påvirke på grunn av deres natur. Dette inkluderer domenets omdømme (inkludert om domenet er varmet opp), e-postinnholdet ditt, handlinger med e-posten på mottakerens side osv.
Her er anbefalinger for manuell oppvarming av et domenenavn for bedre leveringsgrad for e-post:
Start med et rent domene
Hvis domenet ditt ikke er nylig registrert og har vært brukt tidligere, er det nødvendig å sjekke om domenet finnes på noen blocklists og rydde det opp før du begynner å sende e-post regelmessig. Dette er viktig fordi e-postleverandører ganske enkelt kan avvise e-post sendt fra et domene som står på en blocklist.
Noen blocklists kan fjerne blokkeringen av domenet ditt automatisk etter en stund, så du trenger ikke å gjøre noe (f.eks. fjerner SpamCop vanligvis domener fra listene etter 24 timer). På den annen side kan noen andre blocklists trenge mer tid og informasjon for å sette deg på listen sin, siden de ofte bruker informasjon fra ulike RBL-er og spamfiltre for å merke en avsender som mistenkelig. Derfor, hvis du havner på en av disse svartelistene, kan prosessen være litt mer kompleks, og du må kontakte dem for å få domenet ditt fjernet manuelt. Mange blocklists har vanligvis nødvendig informasjon på nettsidene sine om hvordan du får fjernet domenet ditt fra listen, så du kan se på nettsidene deres eller kontakte supportteamet deres hvis dette er tilfelle.
Du kan bruke verktøy som MultiRBL og MXToolbox for å bekrefte om domenet ditt finnes på noen blocklists og for å sjekke domenets generelle omdømmescore.
Sjekk hvor gammelt domenet ditt er
Nylig registrerte domener blir vanligvis merket som mistenkelige av spamfiltre, siden de vurderer alderen på et domene: hvis det er mindre enn 30 dager gammelt, blir domenet automatisk flagget som mistenkelig, og e-poster som kommer fra det vil sannsynligvis bli avvist eller plassert i spam-mappen. Derfor, hvis domenet ditt er mindre enn 30 dager gammelt, er det spesielt viktig å være klar for oppvarmingsprosessen i dette tilfellet for å bygge tillit hos e-postleverandører. Når domenet ditt når 30 dager, er det mindre sannsynlig at du vil oppleve leveringsproblemer eller mulige avvisninger av e-postene dine.
MERK: Du kan sjekke når domenet ditt ble registrert ved å bruke Whois Lookup-verktøy, som dette.
Bekreft domenets DNS-innstillinger
Du må sørge for at domenet ditt har riktige MX-poster satt opp slik at du kan motta e-post. Deretter må du sikre at domenets SPF-, DKIM- og DMARC-poster er riktig konfigurert. SPF autoriserer servere som har lov til å sende e-post på vegne av domenet ditt, DKIM verifiserer autentisiteten til utgående meldinger, og DMARC bidrar til å beskytte domenet ditt mot spoofing- og phishingforsøk. Alt i alt er disse postene ansvarlige for e-postautentisering og er utformet for å bidra til å forhindre e-postspoofing og phishingangrep. Du kan lese mer om disse DNS-postene i denne veiledningen.
For Spacemail følger du trinnene i disse artiklene for å konfigurere DKIM- og DMARC-poster for domenet. Den fullstendige listen over nødvendige Spacemail DNS-poster finner du i denne Knowledge base-artikkelen.
Bruk et gjenkjennelig «Fra»-navn
Sørg for å angi både for-/etternavn eller firmanavn som skal vises i «Fra»-feltet, samt en signatur, slik at e-postene dine ser gyldige og mer personlige ut.
Bruk innhold som ikke er spam i e-poster
- Sørg for at meldingene dine ikke inneholder mistenkelige lenker eller vedlegg;
- Unngå formatering som bare store bokstaver (f.eks. OPEN), bokstaver med mellomrom mellom seg (f.eks. O P E N) og overdreven tegnsetting (f.eks. O.P.E.N);
- Unngå å sende tomme e-poster eller e-poster med bare ett ord;
- Sørg for at du ikke bruker ord som «test», «testing», «test test test», «hello», «hi» både i meldingsteksten og emnefeltene;
- Unngå å bruke vanlige ord som utløser spamfiltre, både i meldingsteksten og emnefeltene (f.eks. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize osv.).
Meldingene dine bør inneholde minst 5–6 setninger med fullstendige ord (uten tilfeldige bokstavsekvenser), og de må være forskjellige hver gang (ellers kan e-postleverandører oppfatte det som masseutsendelse).
Du kan se flere anbefalinger i denne veiledningen: Hvorfor e-poster havner i spam og hva du kan gjøre
Begynn gradvis å sende e-poster
I begynnelsen kan du trenge minst 5 e-postadresser hos ulike e-postleverandører å sende meldingene til (f.eks. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook osv.). Du kan sende e-poster til kjente e-postadresser (bare be mottakerne om å samhandle med e-postene dine) eller til dine egne e-postadresser hos ulike e-postleverandører.
Begynn med å sende et lavt volum e-poster de første dagene av oppvarmingsprosessen, og øk gradvis antallet e-poster du sender ukentlig. Å sende for store mengder e-post for raskt kan føre til at du blir flagget av antispamfiltre. Her er en mulig plan du kan følge:
Uke 1: 10 e-poster
Uke 2: 30 e-poster
Uke 3: 80 e-poster
Uke 4: 100 e-poster
Uke 5: 150 e-poster
Uke 6: 200 e-poster
Vær oppmerksom på at dette bare er en omtrentlig plan, og at du ikke trenger å følge den strengt, men bare sørge for at du ikke øker eller reduserer volumene brått.
Spacemail håndhever, som alle e-postleverandører, time- og dagsgrenser for sending. Du kan sjekke dem her:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Oppvarming av domener er tillatt når det gjøres manuelt og ansvarlig, for eksempel ved gradvis å øke sendevolumet ditt med ekte mottakere som har samtykket. Automatiserte oppvarmingsverktøy, simulerte engasjementsnettverk eller ubekreftede e-postlister er imidlertid ikke tillatt, da slik aktivitet kan skade den generelle leveringsgraden og påvirke andre brukere.
Vær også oppmerksom på at e-posttjenestene våre ikke er utformet for masseutsendelse. All uoppfordret kommersiell, bulk- eller automatisert e-postaktivitet er forbudt i henhold til vår nulltoleransepolicy mot spam. For detaljer, se Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - og Spacemail Terms of Service - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
MERK: Spaceship har, som alle e-postleverandører, spesifikke time- og dagsgrenser for hvor mange meldinger brukere kan sende. Du kan sjekke dem her.
Vær oppmerksom på at tjenestene våre ikke er utformet for masseutsendelse, og det kan være lurt å bruke andre spesialverktøy til dette formålet. I tillegg er all uoppfordret kommersiell e-post eller masseutsendelse forbudt på serverne våre, siden vi har en nulltoleransepolicy mot spam. Du kan lese vår Acceptable Use Policy, avsnittet Email and Anti-spam Policy .
Oppretthold engasjement
Når du er ferdig med å sende ut e-poster, er det svært viktig å svare på dem alle, slik at e-postleverandører lærer at meldingene du sender er legitime og ikke spam. Svarfrekvens er spesielt viktig for Gmail, siden de bruker dette til å avgjøre e-postengasjement. Jo høyere engasjement, desto bedre.
Når du svarer på e-poster, prøv å ha en naturlig tilnærming og svar slik du normalt ville gjort i annen korrespondanse, slik at det høres nøytralt ut. Hvis noen e-poster ble merket som spam/søppelpost av e-postleverandøren, er det viktig å merke dem som ikke spam og flytte dem til innboksen. Du kan også be mottakerne om å merke e-posten din som viktig.
På denne måten, når e-postene dine blir åpnet, besvart og det samhandles med dem, er dette signaler til e-postleverandører om at domenet ditt har et godt omdømme. Over tid, hvis du opprettholder en slik tilnærming, vil du merke at færre og færre e-poster blir merket som spam av e-postleverandører. Dette skjer vanligvis etter noen uker fra starten av oppvarmingsprosessen. Det er da du kan gå videre med å sende din vanlige korrespondanse uten høy risiko for at e-postene dine blir merket som spam av mottakerens e-postleverandører.