Γιατί το όνομα domain και το email σας πρέπει να ταιριάζουν

Η εταιρεία των ονείρων σας είναι πλήρως έτοιμη. Στέλνετε ένα email στον πελάτη-στόχο σας λέγοντάς του ότι το πρόβλημά του λύθηκε επιτέλους, και μετά… ανεπιθύμητη αλληλογραφία.

Αποδεικνύεται ότι η δωρεάν διεύθυνση email που χρησιμοποιείτε μπορεί να είναι μια τεράστια κόκκινη σημαία.

Γι’ αυτό το να έχετε μια διεύθυνση email που ταιριάζει με το όνομα domain σας λέει πολλά για την αξιοπιστία σας.

Δίκαια ή άδικα, δείχνει ότι παίρνετε την εταιρεία σας στα σοβαρά και, το σημαντικότερο, σηματοδοτεί στον πελάτη ότι πρέπει να κάνει το ίδιο.

Συνεχίστε να διαβάζετε και θα σας εξηγήσουμε όλους τους λόγους για τους οποίους το όνομα domain και το email σας πρέπει να ταιριάζουν.

Domain και email: πρέπει πραγματικά να πηγαίνουν μαζί;

Υπάρχουν σοβαρά πλεονεκτήματα στο να υπάρχει domain στη διεύθυνση email σας. Πλεονεκτήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη αν σκοπεύετε να αναπτύξετε την επιχείρησή σας και το προϊόν σας.

Υπάρχουν επίσης μερικοί μύθοι γύρω από το επαγγελματικό email και τους ιστότοπους που πρέπει να καταρριφθούν.

Χρειάζεστε domain για ένα επαγγελματικό email;

Η πρώτη ερώτηση που έχουν συνήθως όλοι είναι: “Χρειάζομαι domain για να έχω επαγγελματικό email;”

Τεχνικά, ένα όνομα domain δεν απαιτείται για να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό email. Αλλά το να έχετε ένα δημιουργεί πολύ καλύτερη εντύπωση.

Αλλά τι είναι το domain σε μια διεύθυνση email; Λοιπόν, φανταστείτε ότι λαμβάνετε δύο email για ένα ολοκαίνουργιο, «αλλάζει τη ζωή» προϊόν.

Το ένα αποστέλλεται από μια γενική, δωρεάν διεύθυνση email. Το άλλο προέρχεται από μια επαγγελματική διεύθυνση email με όνομα domain όπως το Jane@mybrand.com.

Ποιο θα επιλέξετε; Για τους περισσότερους είναι το δεύτερο και ο κύριος λόγος είναι η αξιοπιστία.

Τα email που βασίζονται σε domain σημαίνουν ότι είστε πρόθυμοι να προβάλετε το όνομα της εταιρείας σας εκεί όπου μπορεί να το δει ο πελάτης. Δείχνει ότι είστε περήφανοι για όσα αντιπροσωπεύει η εταιρεία σας. Επίσης, αφήνετε μερικά ίχνη ώστε ο πελάτης σας να μπορεί να βρει στο Google τον ιστότοπό σας.

Το αντίθετο μπορεί να ειπωθεί για τα δωρεάν email. Παρόλο που μπορεί να είναι δωρεάν, αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που ίσως να μην είναι η καλύτερη επιλογή για την επιχείρησή σας, ειδικά όταν πρόκειται για την αποφυγή του φακέλου ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Οι πρώτες εντυπώσεις μετρούν και αν στέλνετε email από μια γενική διεύθυνση email, θα φαίνεστε ακριβώς αυτό – γενικοί.

Επιπλέον, οι εξατομικευμένες διευθύνσεις email είναι πλέον φθηνότερες και πιο γρήγορες στη ρύθμιση από ποτέ. Με μια πολύ μικρή χρέωση τον μήνα, θα μπορούσατε να έχετε ένα email που ταιριάζει με την εταιρεία ή τον ιστότοπό σας και αποπνέει επαγγελματισμό όταν φτάνει στα εισερχόμενα του πελάτη-στόχου σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επαγγελματικό email χωρίς ιστότοπο;

Φυσικά, είναι κατανοητό γιατί οι περισσότεροι άνθρωποι θα υπέθεταν ότι χρειάζεστε ιστότοπο για να ρυθμίσετε ένα επαγγελματικό email, αλλά στην πραγματικότητα δεν είναι απαραίτητο.

Είναι αλήθεια ότι όταν αγοράζετε ένα επαγγελματικό email, συνήθως σας προσφέρεται ένα προσαρμοσμένο email με domain ή το αντίστροφο και αυτός είναι πιθανώς ο λόγος που ο μύθος επιμένει.

Αλλά η σύντομη απάντηση είναι ότι το email και οι ιστότοποι λειτουργούν σε διαφορετικούς διακομιστές και πρωτόκολλα. Λειτουργούν ανεξάρτητα, πράγμα που σημαίνει ότι το email μπορεί να λειτουργεί ακόμη κι αν ο web server (ιστότοπος) δεν υπάρχει.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να έχετε επαγγελματικό email χωρίς ιστότοπο και να δημιουργήσετε ιστότοπο αργότερα, αν το επιλέξετε.

Με το όνομα domain ως αφετηρία, μπορείτε στη συνέχεια να συμπληρώσετε τα κενά γύρω από αυτό – σκεφτείτε ονόματα χρήστη στα social media και επαγγελματικές κάρτες.

Γιατί ένα email με προσαρμοσμένο domain φαίνεται πιο επαγγελματικό

Έχετε παρατηρήσει ποτέ ότι η φωτεινή επιγραφή έξω από το τοπικό σας κατάστημα solarium φαίνεται κάπως παράξενη; Το ίδιο ισχύει και για ένα δωρεάν email. Λέει πολλά, αλλά αυτό που δεν λέει είναι «εμπιστευτείτε μας».

Υπάρχει λόγος που οι εταιρείες που βγάζουν εκατομμύρια δολάρια επιλέγουν να έχουν τη δική τους επαγγελματική διεύθυνση email. Φανταστείτε να λαμβάνατε ένα απολύτως νόμιμο email από το Nike.sales@freeemail.com. Μπορεί να φαινόταν λίγο ύποπτο.

Τώρα εφαρμόστε αυτή τη λογική σε μια εταιρεία που δεν βγάζει εκατομμύρια δολάρια. Είναι ακόμη πιο δύσκολο να φαίνεται αξιόπιστη και νόμιμη.

Όταν το email σας φτάνει στα εισερχόμενα ενός πελάτη, έχετε μερικά δευτερόλεπτα για να κάνετε εντύπωση. Συνήθως, η γραμμή θέματος και η διεύθυνση email είναι τα μόνα στοιχεία για την αξιοπιστία σας. Αυτό σημαίνει ότι είτε η γραμμή θέματος είναι παγκόσμιας κλάσης είτε η διεύθυνση email σας δείχνει ότι ξέρετε τι λέτε.

Εδώ είναι που ένα email όπως το @yourbusiness.com μπορεί να αποτελέσει τεράστιο πλεονέκτημα. Τα email που βασίζονται σε domain είναι το σύγχρονο πρότυπο για εμπιστοσύνη και ανάπτυξη brand. Περισσότερη εμπιστοσύνη σημαίνει υψηλότερα ποσοστά ανοίγματος, υψηλότερα ποσοστά απάντησης και τελικά περισσότερες μετατροπές για την επιχείρησή σας.

Επιπλέον, με το επαγγελματικό email να διατίθεται σήμερα με πολύ μικρό κόστος, θα μπορούσατε πιθανότατα να καλύψετε ολόκληρη την ετήσια συνδρομή σας με μία αγορά από έναν πελάτη, ανάλογα με την τιμή του προϊόντος σας.

Βοηθά στην ενίσχυση του brand σας

Επανάληψη, επανάληψη, επανάληψη. Είναι τόσο αληθινό για την εκμάθηση μιας γλώσσας όσο και για την επιχείρησή σας.

Όταν αγοράζετε ένα επαγγελματικό email με το δικό σας domain, το μέρος του email μετά το @ είναι δικό σας. Αυτό σημαίνει ότι θα μπορούσατε να έχετε είκοσι διαφορετικά email που αποστέλλονται όλα από το @yourbusiness.com και καταλήγουν στα εισερχόμενα των πελατών σας.

Αυτό βοηθά σημαντικά στην αναγνωρισιμότητα του brand.

Αν ένας πελάτης αλληλεπιδρά με την εταιρεία σας σε πολλαπλά επίπεδα, θα είναι πιο εύκολο να θυμηθεί το όνομα του brand σας και το προϊόν σας όταν αυτό έχει σημασία.

Φανταστείτε να πηγαίνετε σε μια συνέντευξη. Οι περισσότεροι άνθρωποι θα επέλεγαν ένα όμορφα σιδερωμένο πουκάμισο αντί για γυαλιά ηλίου και ένα σορτς. Αυτό συμβαίνει επειδή δίνει την καλύτερη εντύπωση και τις καλύτερες πιθανότητες να κερδίσετε τη θέση.

Οπότε βεβαιωθείτε ότι ντύνετε το brand σας με ένα όμορφα σιδερωμένο πουκάμισο.

Συνέπεια σε όλη την online παρουσία σας

Όλοι θέλουμε συνέπεια. Αλλά φανταστείτε να περνάτε μπροστά από το αγαπημένο σας εστιατόριο και να βλέπετε ότι ολόκληρη η πρόσοψη έχει επανασχεδιαστεί.

Καθώς το νέο σχέδιο τραβά την προσοχή σας, υπάρχει μια μικρή καθυστέρηση στη σκέψη σας. Η διαδικασία που λαμβάνει χώρα εδώ ονομάζεται αντιστοίχιση προτύπων.

Ας το αναλύσουμε:

Εκείνη η στιγμή που ο εγκέφαλός σας προσπαθεί να επεξεργαστεί τι έχει αλλάξει είναι δυσάρεστη. Χρησιμοποιείτε περισσότερη πνευματική ενέργεια για να καταλάβετε τι άλλαξε.

Τώρα φανταστείτε έναν πελάτη που έχει δει την εταιρεία σας online. Αποφασίζει να πληκτρολογήσει το όνομά σας στο Google, αλλά έρχεται αντιμέτωπος με ασυνεπές branding στα online κανάλια σας.

Το email σας έχει ένα όνομα και τα social media σας άλλο. Το να προσπαθείτε να προσεγγίσετε πελάτες από όσο το δυνατόν περισσότερα διαφορετικά κανάλια είναι έξυπνο. Η έλλειψη συνέπειας σε αυτά τα κανάλια δεν είναι.

Θέλετε να απλοποιήσετε την αντιστοίχιση προτύπων για τον πελάτη σας και να μειώσετε την προσπάθεια που χρειάζεται να καταβάλει.

Ξεκινώντας με μια επαγγελματική διεύθυνση email όπως το @yourbusiness.com, μπορείτε στη συνέχεια να προβάλλετε με υπερηφάνεια τα στοιχεία επικοινωνίας σας στα κανάλια που έχετε επιλέξει.

Το αποτέλεσμα; Μια online παρουσία που δείχνει οργανωμένη και συνεκτική.

Βελτιωμένη παραδοσιμότητα και ασφάλεια

Αλλά το ερώτημα που συνήθως όλοι κάνουμε είναι το εξής: πώς θα φτάσω στα εισερχόμενα του πελάτη μου χωρίς να επισημανθώ ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία;

Εδώ είναι που τα email που βασίζονται σε domain έχουν πραγματικά πλεονέκτημα έναντι των δωρεάν email.

Αυτό συμβαίνει επειδή οι μικρότεροι πάροχοι email μπορεί να μην έχουν αρκετές διευθύνσεις IP για να καλύψουν όλους τους πελάτες τους. Αν το email σας έχει ομαδοποιηθεί μαζί με κάποιο άλλο που έχει επισημανθεί ως ανεπιθύμητη αλληλογραφία, δυστυχώς, θα παρασυρθείτε κι εσείς μαζί του.

Είναι επίσης πιθανό αυτοί οι δωρεάν πάροχοι email να μην παρέχουν τα πρωτόκολλα ασφαλείας που βοηθούν το email σας να φτάσει στα εισερχόμενα του πελάτη, όπως τρία πολύ σημαντικά που παραθέτουμε παρακάτω:

• SPF (Sender Policy Framework) – ενημερώνει τους διακομιστές παραλαβής αλληλογραφίας ποιες υπηρεσίες επιτρέπεται να στέλνουν email χρησιμοποιώντας το domain σας. Σκεφτείτε το σαν μια λίστα καλεσμένων για email.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – προσθέτει μια μοναδική, αόρατη υπογραφή σε κάθε email που στέλνετε. Αν έχει παραποιηθεί ή πλαστογραφηθεί, ο διακομιστής ξέρει να το αντιμετωπίσει με προσοχή.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) – ενημερώνει τους παρόχους email πώς να χειρίζονται τα μηνύματα που αποτυγχάνουν σε αυτούς τους ελέγχους — αν θα τα αφήσουν να περάσουν, αν θα τα στείλουν στα ανεπιθύμητα ή αν θα τα απορρίψουν εντελώς.

Το Spacemail παρέχει ασφάλεια ως στάνταρ, πράγμα που σημαίνει ότι τα email σας προστατεύονται από SPF, DKIM και DMARC άμεσα, χωρίς επιπλέον ρυθμίσεις. Αυτό καθιστά πολύ πιο πιθανό τα μηνύματά σας να καταλήγουν στα εισερχόμενα και όχι στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας.

Θα έχετε επίσης ιδιωτικότητα από προεπιλογή. Ενσωματωμένες προστασίες όπως 2FA, παρακολούθηση απειλών, email με προστασία κωδικού πρόσβασης, υποστήριξη alias και αποκλειστές παρακολούθησης, ώστε να στέλνετε με σιγουριά, κάθε φορά.

Πώς να αποκτήσετε email που βασίζεται σε domain (σε λίγα λεπτά)

Οι περισσότεροι άνθρωποι εκπλήσσονται από το πόσο απλό και γρήγορο μπορεί να είναι να ρυθμίσετε ένα επαγγελματικό email. Αλλά μην αρκεστείτε στα λόγια μας, απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.

Βήμα 1 – Επιλέξτε και καταχωρίστε το όνομα domain σας

Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε και να καταχωρίσετε το όνομα domain σας. Αυτό θα είναι το μέρος που έρχεται μετά το @ – μόλις το συνδέσετε με το email σας.

Το κλειδί είναι να κατανοήσετε ποια email domains είναι επαγγελματικά. Είναι καλύτερο να επιλέξετε κάτι σύντομο, εύκολο να το θυμάται κανείς και, ιδανικά, ευθυγραμμισμένο με το όνομα της επιχείρησής σας. Είναι επίσης καλή ιδέα να αποφεύγετε αριθμούς, ειδικούς χαρακτήρες και τυχόν παύλες, αν είναι δυνατόν.

Αυτό σημαίνει ότι το yourbusiness.com είναι πιθανώς καλύτερη επιλογή από το yourbusiness1000.com.

Αν το ιδανικό όνομα domain σας δεν είναι διαθέσιμο, μπορεί να συμβαίνει επειδή το έχει ήδη αποκτήσει κάποιος άλλος. Οι περισσότεροι ιστότοποι περιέχουν εργαλεία που σας βοηθούν να βρείτε την καλύτερη διαθέσιμη επιλογή.

Απλώς αναζητήστε το όνομα domain που ελπίζατε να βρείτε και το εργαλείο θα σας πει αν είναι διαθέσιμο ή όχι. Αν δεν είναι, θα σας προτείνει εναλλακτικές για να σας βοηθήσει να πλησιάσετε περισσότερο στο domain των ονείρων σας.

Μόλις μείνετε ικανοποιημένοι, μπορείτε να αγοράσετε το domain σας και να το καταχωρίσετε στα στοιχεία σας.

Βήμα 2 – Αποκτήστε ένα πρόγραμμα φιλοξενίας email

Μόλις εξασφαλίσετε το domain σας, ήρθε η ώρα να επιλέξετε ένα πρόγραμμα φιλοξενίας email. Αυτή είναι η υπηρεσία που θα καταστήσει δυνατή την αποστολή και λήψη μηνυμάτων από το νέο σας domain.

Αναζητήστε ένα πρόγραμμα που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Αν είστε solo entrepreneur ή μικρή επιχείρηση, μπορεί να χρειάζεστε μόνο ένα ή δύο inboxes. Αλλά αν σκοπεύετε να επεκταθείτε ή να προσθέσετε μέλη στην ομάδα, αξίζει να επιλέξετε έναν πάροχο που διευκολύνει την ανάπτυξη.

Πριν αποφασίσετε, ίσως είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη:

• Πόσο αποθηκευτικό χώρο θα χρειαστείτε

• Αν θέλετε πρόσβαση σε webmail

Ή αν χρειάζεστε επιπλέον δυνατότητες όπως:

• Φιλτράρισμα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

• Αυτόματες απαντήσεις

• Προσαρμοσμένες υπογραφές

Μόλις επιλέξετε πρόγραμμα, μπορείτε να το συνδέσετε με το domain σας με μερικά απλά βήματα. (Και αν κολλήσετε, η ομάδα υποστήριξής μας είναι πάντα εδώ για να βοηθήσει.)

Βήμα 3 – Ρυθμίστε τη διεύθυνση email σας

Τώρα έρχεται το διασκεδαστικό μέρος – η δημιουργία της πραγματικής σας διεύθυνσης email. Αυτό είναι που θα βλέπουν οι άνθρωποι όταν επικοινωνείτε μαζί τους.

Η εύρεση της σωστής διεύθυνσης email συνήθως αφορά την επιλογή κάτι επαγγελματικού και εύκολου να το θυμάται κανείς. Αν ακόμη δεν είστε βέβαιοι ποιο μέρος της διεύθυνσης email είναι το domain, και πάλι, είναι το μέρος που έρχεται μετά το @.

Η ρύθμιση συνήθως διαρκεί λίγα λεπτά και μόλις ενεργοποιηθεί, μπορείτε να αρχίσετε αμέσως να στέλνετε και να λαμβάνετε email.

Είναι επίσης εξαιρετικά εύκολο να συνδέσετε το email σας με το Gmail, το Outlook ή άλλη πλατφόρμα.

Επιλέγετε την καλύτερη επιλογή για email domain;

Η ρύθμιση ενός email domain συνήθως απαιτεί μόνο λίγα κλικ.

Είτε κάνετε τα πρώτα σας βήματα στην επιχειρηματικότητα είτε διαχειρίζεστε μια επιχείρηση μεγάλης κλίμακας, οι περισσότερες υπηρεσίες προσφέρουν γρήγορη ρύθμιση και διαφορετικά επίπεδα τιμών. Αλλά το πακέτο που θα επιλέξετε εξαρτάται από το τι χρειάζεστε.

Αν, για παράδειγμα, μεταβαίνετε από άλλον πάροχο, χρήσιμα εργαλεία μετεγκατάστασης μπορούν να σας βοηθήσουν να μεταφέρετε εύκολα τα email σας. Αυτό σημαίνει χωρίς διακοπή λειτουργίας ή απώλεια δεδομένων.

Η ασφάλεια είναι επίσης πρωταρχική ανησυχία. Ιδανικά, θα πρέπει να αναζητήσετε μια υπηρεσία που προσφέρει τα απαραίτητα όπως προστασία DDoS, πιστοποιητικό SSL και ιδιωτικότητα domain — συν προστασία από spam και phishing επιπλέον.