12 cách để ngăn email bạn gửi bị vào thư rác

Đã có ai nói với bạn rằng họ không nhận được email mà bạn biết chắc mình đã gửi chưa? Bạn có đang không nhận được phản hồi cho những tin nhắn quan trọng không? Có thể email của bạn đang bị bộ lọc thư rác chặn lại.

Khi thư rác ngày càng tinh vi, các phương pháp nhận diện nó cũng vậy. Trong bài viết này, trước tiên chúng ta sẽ xem cách các bộ lọc quyết định đâu là thư rác và đâu không phải, sau đó khám phá 12 điều hàng đầu bạn có thể làm để ngăn email rơi vào thư mục rác.

Vậy, bộ lọc thư rác hoạt động như thế nào?

Để thực sự tránh được bộ lọc thư rác, trước tiên chúng ta cần hiểu đôi chút về chúng. Không chỉ có một loại bộ lọc. Thực tế, bất kỳ bộ lọc thư rác tốt nào đáng tin cậy trong năm 2025 cũng sẽ sử dụng kết hợp các chiến lược này để nhận diện email.

Lọc dựa trên quy tắc và nội dung

Lọc dựa trên quy tắc bao gồm việc nhà cung cấp email và/hoặc người dùng tạo ra một tập hợp các quy tắc được xác định trước để chặn những email vi phạm các quy tắc đó. Các quy tắc có thể liên quan đến bất cứ điều gì, từ địa chỉ email của người gửi đến dòng tiêu đề hoặc các cụm từ khóa trong email.

Lọc dựa trên nội dung tập trung cụ thể vào việc quét nội dung email để tìm các cụm từ khóa hoặc mẫu trong phần thân thư cho thấy đó là thư rác.

Mặc dù cả hai phương pháp này đều tương đối cơ bản so với các kỹ thuật hiện đại, chúng đã đặt nền móng cho những phương pháp lọc nâng cao hơn phát triển trong những năm gần đây.

Danh sách đen

Danh sách đen đúng như tên gọi của nó. Việc bị đưa vào danh sách đen có thể xảy ra với một địa chỉ email (nếu trước đây bạn đã gửi thư rác — điều này khó xảy ra với tài khoản cá nhân), hoặc nhiều khả năng hơn là ở cấp độ tên miền hoặc địa chỉ IP. Trong những trường hợp này, bạn bị đặt vào cùng bối cảnh với những người xung quanh — ví dụ như những người trước đây đã gửi thư từ tên miền của bạn, hoặc những người khác đang dùng cùng địa chỉ IP.

Nếu bạn tin rằng địa chỉ email của mình đã bị đưa vào danh sách đen, vì bất kỳ lý do gì, dù chỉ bởi một người nhận, bạn có thể yêu cầu họ thêm bạn vào danh sách trắng của họ. Về cơ bản, điều này sẽ tạo ra một ngoại lệ cho bạn.

Lọc dựa trên Bayes, heuristic và machine learning

Chúng ta đã đến với các phương pháp nâng cao hơn. Những phương pháp này ít mang tính rạch ròi hơn, và (không có gì ngạc nhiên) trong trường hợp của bộ lọc dựa trên machine learning, chúng liên tục thích ứng với bối cảnh luôn thay đổi của các thư rác.

• Lọc Bayes tính toán xác suất một email là thư rác dựa trên sự hiện diện của một số từ và cụm từ nhất định. Điểm mấu chốt ở đây là nó học từ phản hồi của người dùng, điều chỉnh hiểu biết của mình về những gì cấu thành thư rác theo thời gian.

• Lọc heuristic sử dụng một tập hợp các quy tắc được xác định trước (hoặc thuật toán) để nhận diện thư rác dựa trên các đặc điểm phổ biến, chẳng hạn như mẫu đáng ngờ, từ khóa và cấu trúc email. Kết quả tương tự như Bayes, nhưng sử dụng cách tiếp cận khác để đạt được điều đó.

• Lọc dựa trên machine learning sử dụng các thuật toán nâng cao hơn để phân tích lượng dữ liệu khổng lồ. Nhờ đó, nó có thể nhận diện các mẫu phức tạp liên quan đến thư rác. Các tham số mà những bộ lọc này xem xét phù hợp với những gì chúng ta đã đề cập ở trên, nhưng chúng cũng bao gồm các tham số tinh vi hơn, như ngôn ngữ và giọng điệu, cũng như các giao thức của người gửi — chúng ta sẽ nói thêm về những điều này ngay sau đây.

Một số người xem machine learning trong lọc thư rác là con dao hai lưỡi vì công nghệ này có thể được dùng bởi cả kẻ gửi thư rác lẫn bên lọc thư (phe tốt và phe xấu). Với chúng ta, những người viết email vô tội (ít nhất là ở vai trò người gửi), các giao thức này rất tuyệt vì chúng giúp chúng ta ít có khả năng bị hiểu nhầm là thư rác hơn.

Lọc dựa trên xác thực

Không giống các phương pháp lọc khác mà chúng ta đã đề cập cho đến nay, lọc dựa trên xác thực không quan tâm đến nội dung của email. Thay vào đó, nó hoàn toàn tập trung vào việc xác minh tính xác thực của người gửi. Khi được thiết lập đúng cách, các giao thức này chứng minh tính xác thực của bạn và qua đó xác nhận tính hợp lệ của email bạn gửi. Khi đọc các phần giải thích sau đây, điều quan trọng cần ghi nhớ là bất kể các framework này làm gì, việc không thiết lập chúng sẽ là một điểm trừ đối với địa chỉ email của bạn, khiến tất cả email của bạn có nhiều khả năng rơi vào thư mục thư rác của người nhận hơn.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Cơ chế này xác minh rằng địa chỉ IP của người gửi được phép gửi email thay mặt cho tên miền. Về cơ bản, nếu ai đó cố gửi email từ địa chỉ của bạn bằng một máy chủ không phải của bạn, email đó sẽ không vượt qua kiểm tra SPF và vì thế có nhiều khả năng rơi vào thư mục thư rác hơn.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• DKIM thêm chữ ký số vào phần header của email bằng khóa riêng tư. Máy chủ email của người nhận có thể xác minh chữ ký bằng cách đối chiếu với khóa công khai được công bố trong bản ghi DNS của người gửi. DKIM cũng đảm bảo email không bị can thiệp trong quá trình truyền tải.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• DMARC là một chính sách quy định cách tên miền của bạn xử lý các email không vượt qua kiểm tra SPF và DKIM. Nó chỉ định hành động cần thực hiện (ví dụ: từ chối, cách ly hoặc cho phép) khi email không vượt qua các kiểm tra này và giúp bạn giám sát tài khoản email của mình. DMARC giúp xây dựng lòng tin và tăng cường bảo mật email bằng cách ngăn chặn các hành vi giả mạo và lừa đảo.

12 cách để ngăn email của bạn bị vào thư rác

Giờ đây khi đã hiểu cách bộ lọc email hoạt động, hãy cùng xem qua những cách hiệu quả nhất để bạn tránh bị chúng chặn lại.

1. Đừng spam

Đây là điều đứng đầu vì gần như không cần phải nói. Bằng cách viết những email tự nhiên, chân thành — ngay cả khi chúng nói về công việc chuyên môn hay kinh doanh — bạn sẽ có thể tránh được các bộ lọc này. Như chúng tôi đã đề cập, các bộ lọc nội dung chủ yếu tìm kiếm cách dùng ngôn ngữ không tự nhiên hoặc các cụm từ gắn liền với người gửi thư rác. Trong hầu hết trường hợp, bạn sẽ không rơi vào những bẫy này đơn giản vì bạn không cố spam.

Ví dụ, khi nào thì cụm từ ‘Bạn sẽ không tin việc kiếm $10,000 dễ đến mức nào’ lại xuất hiện trong một cuộc trò chuyện bình thường?

Một điều khác cần cân nhắc là uy tín thư rác của tên miền được hình thành dựa trên hành vi trong quá khứ (cùng với một vài yếu tố góp phần khác như uy tín máy chủ và IP của bạn).

Nếu tên miền của bạn trước đây từng thuộc sở hữu của người khác và họ đã gửi nhiều thư rác, nó có thể vẫn bị ảnh hưởng bởi điều này ngay cả khi bạn không làm như vậy. Vì lý do này, luôn nên kiểm tra uy tín của tên miền trước khi mua.

2. Tránh các từ khóa mang tính spam

Vậy, giờ hãy giả sử rằng bạn sẽ không spam. Bạn có thể giúp tránh bộ lọc bằng cách tránh một số từ khóa và cụm từ nhất định. Những từ như: ‘Winner’, ‘Guarantee’, ‘Urgent’, hoặc các từ hay cụm từ khác gắn liền với lừa đảo. Thực tế, các cụm từ cần tránh gần như đủ để viết thành một bài riêng.

3. Tránh dùng dấu câu quá mức

Mặc dù điều này gần như có thể gộp với mục trên, nhưng nó vẫn đáng được nhắc riêng. Quá nhiều dấu chấm than và việc lạm dụng CHỮ IN HOA là những kiểu rất thường thấy ở người gửi thư rác. Hãy giữ mức độ hào hứng vừa phải để tránh điều này. Có lẽ cũng nên nhắc đến emoji cho đầy đủ — chẳng ai cười đến sáu khuôn mặt cả. Một là đủ rồi.

4. Tránh quá nhiều liên kết

Email rác thường dẫn khách hàng đến nhiều trang web lừa đảo. Đôi khi chúng gần như chỉ toàn là liên kết hoặc địa chỉ email.

Để tránh cái bẫy này, hãy kiểm soát số lượng liên kết và địa chỉ email có trong email của bạn. Bạn thậm chí còn dễ bị lọc hơn nếu liên kết đến các trang có uy tín kém, nhưng cũng khá dễ để kiểm tra uy tín của các trang bạn muốn liên kết đến.

5. Chia nhỏ tệp đính kèm lớn

Việc đính kèm tệp lớn có thể kích hoạt bộ lọc thư rác, ngay cả khi nội dung bạn gửi là vô hại, vì nhiều nhà cung cấp email đặt giới hạn về kích thước tệp đính kèm. Để tránh điều này, bạn cũng có thể cân nhắc chia nhỏ tệp đính kèm hoặc sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox.

6. Tránh các địa chỉ email kỳ lạ

Ai trong chúng ta cũng từng thấy rồi, nên nói thẳng luôn. Một số địa chỉ email trông đơn giản là rất đáng ngờ. Có thể chúng có định dạng khó tin như thể được tạo tự động (j67fhjsahte@gmail.com), hoặc cố tình bắt chước một công ty hay website đã có tên tuổi (jamie@mypaypals.com).

Cứ tránh chúng đi. Xét cho cùng, không có lợi ích nào từ việc dùng tên miền/email na ná cho bất kỳ mục đích hợp pháp nào.

7. Đừng dùng nền tảng email miễn phí/nhỏ

Chúng tôi sẽ không nêu tên cụ thể, nhưng nếu nó miễn phí và bạn đang dùng nó cho email theo tên miền (name@yoursite.com), thì rất có thể nó không giúp ích gì cho bạn.

Thứ nhất, các nhà cung cấp nhỏ hơn có thể không có đủ địa chỉ IP trong “pool” của họ. Điều này có thể đồng nghĩa địa chỉ IP của bạn trùng với người đã gửi nhiều thư rác và bị đưa vào danh sách đen. Các công ty lớn có nhiều địa chỉ IP thay thế hơn để sử dụng.

Các nền tảng miễn phí thường thiếu các giao thức bảo mật (SPF, v.v.) mà chúng tôi đã đề cập ở trên, vốn giúp hợp thức hóa email bằng cách xác thực bạn là người gửi. Nếu không có các giao thức này, nội dung email của bạn thậm chí có thể không còn quan trọng — chúng quan trọng đến mức đó.

8. Sử dụng tên miền của bạn trong email

Với những điều đã nói ở trên, bạn có thể nghĩ rằng cứ dùng một địa chỉ Hotmail hoặc Gmail chung chung sẽ dễ hơn. Nhưng hoàn toàn không phải vậy. Trước hết, nếu bạn chọn một nhà cung cấp email chuyên nghiệp (thay vì miễn phí), có khả năng một số giao thức này sẽ được nhà cung cấp tự động thiết lập.

Nhưng đây là lúc chúng ta cần mở rộng sang một loại bộ lọc khác: cảm giác trực giác của chính mình. Ai trong chúng ta cũng đã thấy đủ nhiều thư rác để có thể tự nhận ra một số dấu hiệu.

Hãy đặc biệt lưu ý điều này trong các tình huống kinh doanh. Rất có thể bạn chưa từng liên hệ với khách hàng/đối tác đó trước đây, và nội dung tin nhắn liên quan đến đơn hàng hoặc thanh toán. Việc người nhận thấy tên miền của bạn trong địa chỉ email sẽ tạo cảm giác yên tâm, vì điều đó giúp họ biết rằng tin nhắn thực sự đến từ trang web mà họ đã đặt hàng.

9. Gửi email với số lượng đều đặn

Đừng gửi số lượng tin nhắn quá lớn. Nếu bạn muốn gửi thư hàng loạt, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm được thiết kế để xử lý việc này nhằm giảm thiểu rủi ro bị đánh giá là spam. Bạn cũng nên tránh gửi đến cùng một địa chỉ email nhiều lần trong thời gian ngắn, hoặc gửi những email chỉ có một từ như “test”.

10. Hiểu và tránh bẫy thư rác

Bẫy thư rác nhìn bề ngoài giống như các địa chỉ email thông thường, nhưng thực chất là các địa chỉ email do ISP tạo ra để theo dõi ai đang gửi thư rác. Thông thường, bạn khó có khả năng gửi nhầm đến một địa chỉ như vậy, nhưng nếu bạn đã mua (hoặc sở hữu) một danh sách lớn địa chỉ email, rất có thể trong đó có chứa một email bẫy thư rác.

Nếu bạn gửi email, đặc biệt là email có thể bị xem là mang tính spam, đến một bẫy thư rác, rất có thể điểm spam của tên miền bạn sẽ xấu đi. Hãy nghĩ về những địa chỉ này như các điệp viên bí mật, âm thầm ẩn mình trong những danh sách email tưởng như bình thường để theo dõi và kiểm soát thư rác.

Một cách để giảm thiểu rủi ro nếu bạn đang gửi email đến danh sách liên hệ lớn là đưa vào tất cả email không phải giao tiếp cá nhân các tùy chọn hủy đăng ký phù hợp.

11. Làm ấm mọi tên miền gửi email mới

Nếu bạn chưa từng gửi email từ một địa chỉ hoặc tên miền nhất định, bạn nên tìm hiểu cách làm ấm tên miền email để cải thiện khả năng gửi thư. “Làm ấm” trong ngữ cảnh này nghĩa là dần dần xây dựng uy tín của bạn với các Email Service Provider (ESP). Hãy làm điều đó bằng cách bắt đầu chậm rãi - ban đầu chỉ gửi số lượng email ít. Tập trung vào những email có khả năng nhận được phản hồi. Phản hồi giúp hợp thức hóa một địa chỉ email và góp phần xây dựng uy tín tích cực cho nó.

Làm ấm cũng là một ý tưởng hay nếu doanh nghiệp của bạn chuyển sang tên miền khác hoặc mở rộng sang nhiều tên miền. Có lẽ điều lớn nhất bạn có thể làm để làm ấm email là làm theo bước 12.

12. Gửi email từ một tên miền được cấu hình đúng cách

Đây là một trong những việc hơi lằng nhằng lúc ban đầu, nhưng một khi đã thiết lập xong, bạn có thể quên nó đi. Bằng cách chọn một nhà cung cấp email chuyên nghiệp, bạn có thể thấy rằng một số bản ghi này đã được thiết lập sẵn cho mình.

Cách thiết lập các giao thức xác thực cho tên miền của bạn

Quy trình sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp của bạn. Nói chung, quy trình bao gồm việc tạo/tìm khóa trong tài khoản email của bạn, sau đó đi đến phần quản lý tên miền cho tên miền bạn đang dùng cho các địa chỉ email. Từ đó, bạn có thể tạo các bản ghi DNS mới liên quan đến ba giao thức này.

Có rất nhiều hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập SPF và DKIM trong hệ thống quản lý nội dung phổ biến, cPanel. Ngoài ra còn có nhiều video hữu ích trên YouTubehướng dẫn bạn từng bước thực hiện.

Luôn nắm bắt tình hình bằng cách kiểm tra khả năng gửi email

Làm theo những bước đơn giản này, và email của bạn sẽ vào hộp thư đến của người nhận mỗi lần gửi.

Nhưng bạn vẫn nên theo sát tình hình bằng cách kiểm tra xem có bao nhiêu email của mình đến được người nhận. Về lâu dài, bạn cũng có thể theo dõi tỷ lệ mở và tỷ lệ gửi thành công, điều này sẽ giúp bạn phát hiện các vấn đề tiềm ẩn một cách kịp thời.

Bạn có thể tìm thấy các công cụ cho phép theo dõi những chỉ số quan trọng mà không cần tự gửi thêm email để kiểm tra.

Chúc gửi thư thuận lợi

Hãy thực hiện những bước đơn giản này để tránh email của bạn bị chuyển vào thư mục thư rác của người nhận. Chúng có thể trông khá nhiều, nhưng phần lớn là những điều không nên làm và không đòi hỏi hành động ngay lập tức — chỉ cần thực hành email tốt.

Theo nguyên tắc chung, nếu bạn không gửi thư rác và tên miền của bạn có uy tín tốt, thì thực sự bạn không có gì phải lo. Hãy để lại bất kỳ suy nghĩ hoặc mẹo nào trong phần bình luận bên dưới.