Email hosting vs bezplatní poskytovatelé e-mailu

Přemýšleli jste někdy nad tím, kolik existuje poskytovatelů e-mailu? Když se nad tím opravdu zamyslíte, rychle si uvědomíte, že po celém světě existují stovky platforem a jejich počet roste už od chvíle, kdy e-mail vznikl. 

E-mailové platformy obvykle nabízejí buď bezplatné e-maily, nebo firemní e-maily. Bezplatné e-maily vám umožní vytvořit e-mailovou adresu v doméně poskytovatele, například @google.com. Jejich nastavení je rychlé, snadné a jsou zdarma. To je dobrá zpráva pro váš rozpočet, ale může to být špatná zpráva pro pověst a důvěryhodnost vašeho podnikání. 

Na druhé straně máte e-mail hosting nebo firemní e-maily. Jejich nastavení je také rychlé a snadné, ale vyžadují malý měsíční nebo roční poplatek. Při odesílání firemních e-mailů ale mohou udělat zázraky pro vaši důvěryhodnost a navíc obvykle zahrnují lepší doručitelnost a zabezpečení.  Nakonec odesílání z @mybusiness.com vytváří u zákazníků větší důvěru. 

Proč platit za něco, co můžete mít zdarma?

Proč nepoužívat bezplatný e-mail? Je snadné si představit, že když získáte e-mailový tarif zdarma od jedné z velkých společností, vyhráváte. Koneckonců, co je v době recese důležitější než cena? Proč byste tedy potřebovali placené e-mailové služby?

Za prvé, jak praví známé pravidlo, pokud je produkt zdarma, produktem jste vy. A ve světě zákonů, jako je GDPR, si zejména firmy nemohou dovolit riskovat soukromá data svých zákazníků. Dopadení při úniku dat by mohlo mít mnohem horší finanční i reputační důsledky. Nedávno můj milovaný Hotmail (dnes samozřejmě pod značkou Outlook) poprvé zavedl na mém účtu poplatek a zpětně se rozhodl výrazně snížit můj diskový prostor, pokud nezaplatím. RIP „freemail“.

Nebyl to populární krok (alespoň v mé kanceláři o jednom člověku). Během let jsem zaplnil volné místo spoustou e-mailů (u spammerů jsem neuvěřitelně populární) a samozřejmě i gigabajty příloh, které slouží jako chabá forma zálohy (neříkejte mi, že stejnou smutnou realitu ve své schránce neignorujete i vy…)

Působilo to nefér a tehdy jsem si neuvědomoval, že existuje snadné řešení. Ale existuje — o tom více později.

Podobně i pro získání nejpokročilejších funkcí Gmailu musíte přejít na vyšší tarif. Tyto plány pod značkou Google Workspace se snaží napodobit to, co dělá mnoho jiných placených poskytovatelů e-mailu, tím, že vám umožní používat vlastní doménu, ale protože jsou spojeny s celou řadou funkcí, které průměrná firma pravděpodobně nepotřebuje, jejich značná cena okolo 7,20 $ za uživatele měsíčně se rychle nasčítá, pokud máte větší firmu.

Takže ani „bezplatné“ možnosti už nejsou tak úplně zdarma, a to jsme ještě ani nezačali. Pokud hledáte cenově dostupnější a cílenější alternativy ke Google Workspace, existuje spousta možností navržených speciálně pro e-mail bez zbytečné přítěže dalších funkcí.

Co je bezplatná e-mailová doména?

Bezplatné e-maily obvykle končí něčím jako @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com atd. Je to proto, že když získáte adresu v této doméně, například yourname@gmail.com, nevlastníte ani neovládáte samotnou doménu, tu vlastní Google, Yahoo nebo Microsoft.

Doménu nevlastníte
Sdílená doména znamená, že tisíce nebo miliony uživatelů odesílají poštu ze stejné kořenové domény. Protože doménu nevlastníte, nemůžete si nastavit vlastní záznamy MX, SPF, DKIM ani DMARC. Jste zcela odkázáni na nastavení ověřování poskytovatele, které je sdílené mezi miliony uživatelů.

Nedostatek brandingu 
Nezáleží na tom, jestli je váš e-mail professionalbusiness@gmail.com, stále končí na @gmail.com a zákazníci si toho bohužel všimnou. Je to proto, že adresy znějící jako firemní na bezplatné spotřebitelské doméně jsou běžným phishingovým vzorem a lidé se je naučili vnímat s podezřením. Navíc každý e-mail, který odešlete z bezplatné domény, nese značku poskytovatele, ne vaši. To znamená, že pokud používáte e-mailovou adresu @gmail.com, posiluje se identita značky Google místo té vaší.

Vytvořeno pro jednotlivce, ne pro firmy
Bezplatné e-mailové domény jsou navrženy a vytvořeny pro jednotlivé uživatele, ne pro firmy. Funkce obvykle upřednostňují osobní pohodlí před firemními potřebami, jako je compliance, auditní logy nebo sdílené schránky. Tento přístup zaměřený na spotřebitele je také důvodem, proč byl bezplatný webmail historicky častým cílem spamu a zneužívání při vytváření účtů; překážky ověření jsou nízké a navržené pro snadnou registraci, ne pro bezpečnost organizací.

Skutečně profesionální e-mail

A tak se konečně dostáváme k jádru této digitální hostiny. K placeným poskytovatelům. Nemluvíme o placených možnostech „freemailu“, které jsme už zmínili.

Ty nabízejí něco zcela jiného. Jednoduše řečeno jsou navrženy pro firmy a mají jedinečné nástroje a funkce, které výrazně usnadňují zvládání firemní komunikace.

Možná nejdůležitější je, že tito poskytovatelé vám umožňují zahrnout do e-mailových adres vaši firemní doménu, takže získáte profesionálně vypadající adresy jako yourname@yourdomain.com. Z firemního e-mailu můžete vytěžit ještě víc, když chytře vytvoříte své e-mailové adresy. Například vytvářením e-mailových aliasů nebo zachováním anonymity tím, že budete používat jen část svého jména.

Tyto adresy okamžitě vyjadřují legitimitu každému, kdo je obdrží. Jasně ukazují, že jste z firmy, a ne podvodník vydávající se za ni (který by si mohl zaregistrovat adresu jako yourbusiness@gmail.com).

E-mail hosting vs. bezplatní poskytovatelé e-mailu

E-mail hosting i bezplatní poskytovatelé e-mailu vám umožňují odesílat a přijímat e-maily, ale tím podobnosti končí. Když to shrneme, mezi těmito dvěma možnostmi existují skutečné rozdíly.

Bezplatný e-mail vs. placený firemní e-mail hosting

Vlastní doménové jméno – U bezplatných schránek vaše adresa končí na cizí doméně, například @gmail.com. U hostingu končí na vaší doméně, díky čemuž působíte jako skutečná firma.

Žádné reklamy – Bezplatní poskytovatelé e-mailu často zobrazují reklamy, protože tak vydělávají na bezplatném produktu. Hostovaný e-mail je bez reklam, protože za službu platíte přímo.

Lepší zabezpečení –  Bezplatný e-mail přichází se základní ochranou. Hostovaný e-mail obvykle zahrnuje silnější bezpečnostní nástroje, jako je šifrování a filtrování spamu, vytvořené speciálně pro ochranu firmy. 

Spolehlivější – Poskytovatelé e-mail hostingu jsou vytvořeni pro firmy, které jsou na e-mailu každý den závislé, takže obvykle nabízejí lepší dostupnost, což znamená menší pravděpodobnost výpadku e-mailu. 

Skutečná podpora – U bezplatných poskytovatelů e-mailu jste při problému často odkázáni sami na sebe a hledáte pomoc ve fórech. U hostingu obvykle získáte skutečnou zákaznickou podporu, která vám pomůže problém vyřešit.

Na co myslet při výběru firemního e-mailu

Ale jako u všeho i při výběru firemního e-mailu je třeba mít na paměti důležité věci.

Funkce se společnost od společnosti liší, takže je dobré vědět, na co se zaměřit. Jejich přínosy se obecně dělí do následujících oblastí.

Zabezpečení a soukromí

Šifrování: Ujistěte se, že vámi zvolená služba nabízí úroveň šifrování, která vám vyhovuje, zejména pokud jde o ukládání vašich dat. Jak jsme zmínili, některé bezplatné služby mohou tato data těžit a prodávat inzerentům, zatímco jedním z hlavních prodejních argumentů prémiových poskytovatelů e-mailu je právě to, že to nedělají. Některé služby vaše data při uložení na serverech aktivně šifrují, takže i kdyby bylo jejich zabezpečení narušeno, vaše data by nebyla odhalena.

Dvoufaktorové ověřování (2FA): Podpora pro e-mailové 2FA přidává další vrstvu zabezpečení tím, že vyžaduje druhou formu ověření nad rámec samotného hesla. Obvykle to bude telefon nebo vyhrazené zařízení.

Aktivní sledování nových hrozeb: Možná nejdůležitější ze všeho je vybrat si společnost, která stále aktivně aktualizuje svá bezpečnostní opatření, aby zvládala nejnovější hrozby. Tyto informace pravděpodobně rychle zjistíte, když projdete jejich domovskou stránku a podíváte se na nedávné aktualizace, zkontrolujete firemní blog nebo zjistíte, zda mají kvalitní živou podporu.

Datová centra: Ukládáním dat pomocí metody distribuovaného úložiště získává vaše e-mailové úložiště určitou úroveň redundance. To znamená, že je velmi nepravděpodobné, že by se data ztratila tak, jako by se to mohlo stát, kdybyste všechny zprávy ukládali do svého osobního počítače a něco se pokazilo.

Přizpůsobení a branding

Doménové jméno: Jak jsme zmínili, možnost používat pro e-mailové adresy vlastní doménové jméno je skvělá funkce, kterou nabízí téměř všechny profesionální e-mailové platformy, a staví tak vaši značku do centra dění.

Vylepšené filtry: Dalším klíčovým prodejním argumentem profesionálních e-mailových služeb je to, že vám umožňují efektivněji spravovat e-maily. Když přijímáte obrovské množství e-mailů, možnost je různými způsoby třídit a klasifikovat vám pomáhá udržovat čistou a praktickou schránku.

Schránky pro více uživatelů: Pro mnoho firem je zásadní možnost přidat více uživatelů pro zaměstnance. Kromě toho mohou být aliasy a catch-all adresy (například info@yoursite.com) užitečnou funkcí, pokud jde o ochranu identity pracovníků nebo o to, aby stejnou schránku mohlo sledovat více než jedna osoba.

Spolehlivost

Záruka dostupnosti: Chcete mít klid, že ke svému e-mailu budete mít přístup kdykoli, ve dne i v noci. Spolehlivost je klíčovým faktorem při výběru profesionálního poskytovatele e-mailu. Hledejte záruky kolem 99,9 %, abyste měli jistotu, že získáváte správnou úroveň dostupnosti. Někdy společnosti nabízejí kompenzace, pokud své záruky nesplní. Vyplatí se zkontrolovat jejich zásady v této oblasti, abyste věděli, na čem jste.

Škálovatelnost: Možná teď nemáte více uživatelů, ale vaše firma snad poroste. Výběr služby, která může růst spolu s vaším podnikáním a umožní vám snadno přidávat nebo odebírat účty, vám může později ušetřit spoustu času a energie.

Zákaznická podpora

Podobně jako jsme zmiňovali, že je důležité zajistit, aby společnost držela krok s online hrozbami, je kvalitní oddělení zákaznické podpory nezbytností — zvlášť pokud s profesionálním e-mailem teprve začínáte. Existují možnosti s nepřetržitým živým chatem, takže pokud budete někdy potřebovat pomoc, nikdy nebudete čekat dlouho.

Správa spamu

Hledejte robustní spamové filtry, které účinně blokují nevyžádanou poštu a zároveň minimalizují falešně pozitivní výsledky (legitimní e-maily označené jako spam). V ideálním případě chcete spamový filtr, který funguje dobře hned po nasazení, ale zároveň vám umožní jej v případě potřeby upravit. Především chcete mít možnost jasně zkontrolovat, co bylo umístěno do karantény, protože to už zažil každý z nás, když e-mail nedorazil kvůli příliš přísnému spamovému filtru.

Možnosti připojení a integrace

Mít naše e-maily neustále na dosah ruky není v moderní době jen očekáváním, ale nutností. Poskytovatel, který je dostupný kdykoli a odkudkoli, je nezbytný. Nejlepší profesionální e-mailové platformy nabízejí snadnou integraci do stávajících e-mailových klientů, jako jsou Outlook nebo Gmail.

Představujeme Spacemail

Spacemail od Spaceship je nová špičková e-mailová platforma vytvořená od základů pro firmy. Má všechny nástroje, které jsme v tomto článku zmínili, od pokročilé antispamové správy až po časté aktualizace bezpečnostních hrozeb.

Můžete ji snadno integrovat do svého stávajícího softwaru pro použití na jakémkoli zařízení nebo k ní přistupovat prostřednictvím zabezpečeného online webmailového portálu pomocí svého oblíbeného prohlížeče. K dispozici je také tým odborníků zákaznické podpory 24/7, připravený podat pomocnou ruku, kdykoli ji budete potřebovat.

Víte o našem snadném Migration Tool? Umožňuje vám přesunout jakýkoli stávající e-mailový obsah do vašeho tarifu Spacemail. Přechod je díky němu snadný a důležité e-maily ze svého stávajícího účtu budete mít stále snadno dostupné. Vyzkoušejte Spacemail ještě dnes, už od pouhých 0,98 $ měsíčně. Můžete si dokonce vybrat bezplatnou 30denní zkušební verzi. Když vyzkoušíte naši zcela novou špičkovou e-mailovou platformu, nemáte co ztratit.