Zákazníci se nás často ptají, jak si vybrat e-mailovou adresu. Výběr e-mailové adresy — takové, která je zapamatovatelná a zní profesionálně — je složitější, než se na první pohled zdá. A neptají se jen firmy. Na nejlepší způsob, jak zvolit správnou e-mailovou adresu, se ptají i zákazníci s osobními účty.
Pojďme se tedy do toho rovnou pustit a probrat vše potřebné, začněme malými firmami, které si chtějí být jisté, že volí jednoduchou a profesionální e-mailovou adresu.
Uveďte název své firmy v e-mailové adrese
Je to jednoduchá rada, ale ta nejzásadnější. Pokud si zvolíte firemní e-mailovou adresu, která obsahuje název vaší firmy, bohatě se vám to vrátí. Důvody, proč tomu tak je, by vydaly na samostatný článek, ale věřte nám, je to nejjednodušší způsob, jak působit profesionálně. Vzpomeňte si na nejpřesvědčivější spamové zprávy, které dostáváte — ty, které projdou vaším prvotním vnitřním filtrem a vyžadují bližší kontrolu. Pokud jste jako já, první věc, kterou u takových zpráv uděláte, je kontrola adresy odesílatele. Cokoli z @gmail nebo @hotmail okamžitě vzbuzuje podezření, pokud má jít o zprávu od registrované společnosti. Uvedení názvu vaší firmy v e-mailové adrese, zvlášť pokud už podnikáte online, je neuvěřitelně jednoduchý a cenově dostupný způsob, jak působit důvěryhodně, a tím pádem ztěžuje ostatním vydávat se za vaši firmu. Vypadalo by to například takto yourname@yourbusiness.com. K tomu, jak vše nastavit, se dostaneme později — protože postup je stejný pro osobní i firemní zákazníky.
Představme si tedy, že už jste to udělali. Co dalšího byste měli zvážit?
Struktura e-mailové adresy
Při stylizaci e-mailové adresy je třeba zvážit mnoho faktorů. Celkově si můžete zvolit to, co vám vyhovuje — koneckonců neexistuje žádná univerzálně dohodnutá struktura. Různé firmy používají to, co jim nejlépe vyhovuje podle jejich potřeb. Je ale několik věcí, které stojí za zvážení.
Měli byste v e-mailové adrese používat jméno i příjmení?
Použití jména i příjmení obvykle působí nejprofesionálněji a samozřejmě předchází nejasnostem ve větších firmách, kde může více lidí sdílet stejné křestní jméno.
Pokud použijete jméno i příjmení, měli byste mezi nimi použít tečku?
Použití tečky je účinný způsob, jak oddělit jméno a příjmení. Usnadňuje to jasné rozlišení jména a příjmení, ale je také naprosto v pořádku uvést je bez tečky (jako jedno slovo).
A co soukromí?
Použití jména i příjmení ve firemní e-mailové adrese znamená, že kdokoli, koho potkáte a kdo zná vaše jméno a firmu, může odvodit vaši e-mailovou adresu. To může být dobré i špatné. Možná budete chtít vyměnit část transparentnosti za větší soukromí. Například používat iniciály a příjmení (např.: J. Brown@example.com) místo celého jména.
A co jiné speciální znaky?
Zatímco tečky jsou v pořádku, používání jiných speciálních znaků je lepší se vyhnout. Nejsou standardní a mohou vést ke zmatku (je to krátká pomlčka, dlouhá pomlčka, nebo něco úplně jiného?). Používání nestandardních znaků může způsobit, že e-mailové adresy bude těžké správně zadat zpaměti i vyslovit nahlas — a to ani nemluvě o regionálních rozdílech ve speciálních znacích a o tom, že některé z nich nejsou v e-mailových adresách povolené.
U rolí, které vyžadují vysokou úroveň zabezpečení, můžete také použít e-maily podle role nebo oddělení, například:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Pro své vlastní podnikání používám jen jamie@ — mně to připadá méně formální, přátelštější, a jako jednočlenné firmě mi připadalo zbytečně formální mít pro zákazníky obě svá jména. Někdy si také užívám další vrstvu anonymity, kterou to poskytuje.
Co jsou aliasy a potřebuje je moje firma?
E-mailová adresa a alias slouží různým účelům a pochopení jejich rozdílů vám může pomoci rozhodnout se, zda potřebujete obojí.
E-mailová adresa je vždy spojena s konkrétní schránkou — to znamená, že má přihlášení, úložiště pro zprávy a možnost zprávy odesílat. Obvykle je používá jedna osoba. Alias je trochu jiný — je to další e-mailová adresa, která přeposílá e-maily do jedné nebo více existujících schránek. Nemá vlastní doručenou poštu ani úložný prostor. Když je e-mail odeslán na alias, automaticky se přesměruje do přidružené schránky.
Funkce aliasů
Zvládání velkého objemu pošty
E-mailové aliasy jsou obzvlášť užitečné pro firmy s velkým objemem příchozí pošty. Především mohou umožnit lepší organizaci e-mailů, například můžete e-maily třídit podle toho, z jaké adresy přišly (např.: klienti, dodavatelé atd.).
Soukromí
Mnoho lidí volí výše uvedené typy adres jako aliasy, aby pomohli zachovat anonymitu zaměstnanců. Zejména u stížností nebo jiné složité komunikace zaměstnanci pravděpodobně ocení, že nebudou přímo spojováni (jménem) s poštou, kterou odesílají. Tím se plynule dostáváme k hlavní výhodě aliasových e-mailových adres…
Sdílení pošty
Snad nejužitečnější funkcí aliasových adres je přeposílání zpráv, které na ně přijdou, do více schránek, aby byli všichni členové oddělení nebo týmu v obraze. Určitě znáte aliasy jako returns@ nebo help@ — vyberte si ale takové, které nejlépe odpovídají vašemu podnikání.
Na první pohled
Deset nejpoužívanějších aliasů a schránek
Potřebujete příklady nejlepších e-mailových adres, které můžete použít, aby vaše firma fungovala snáz? Tady je 10 nejoblíbenějších e-mailových adres, které si naši zákazníci vybírají pro své schránky a aliasy.
|
Jak můžete z tohoto seznamu vidět, firmy tyto adresy většinou používají k označení různých oddělení a ke zjednodušení komunikace v rámci organizace.
Jak si vybrat osobní e-mailovou adresu
Teď, když máte firemní e-mail, můžete vylepšit i svou osobní e-mailovou adresu? Jak můžete svou běžnou adresu ve stylu Gmailu nebo Hotmailu posunout tak, aby působila profesionálně?
Přiznejme si to, už před dvaceti lety jsme museli do e-mailu přidávat rok narození, abychom ho odlišili. A protože má dnes více lidí více účtů, budoucnost vypadá ještě bleději. jamielong90@ vypadá mnohem lépe než jamielong2819532@ — nemluvě o tom, jak těžké je si to zapamatovat. Co tedy můžeme dělat? Existují další tipy a triky, jak získat správnou e-mailovou adresu?
Za prvé, pamatujte na výše uvedená pravidla
Protože se sem vztahují prakticky všechna. Vyhněte se čemukoli komickému, neobvyklým znakům, které by mohly způsobit zmatek, a podobně. Pokud volíte čísla, snažte se, aby pro vás měla nějaký význam, nebo pokud to nejde, aby byla zapamatovatelná (jamielong666@) — místo toho, abyste uváděli celé datum narození (jamielong111190@).
Vyhněte se zbytečné složitosti, zejména v pravopisu
Může být lákavé přidat ke svému jménu pár písmen, protože si to snadno zapamatujete a je to dostupné, třeba jamieielongng — ale zaručuji vám, že to z dlouhodobého hlediska způsobí zmatek. Pokud je vaše jméno přirozeně velmi těžké na hláskování nebo se často plete s jiným jménem, možná ho budete chtít naopak zjednodušit nebo zkrátit, abyste si usnadnili život v nevyhnutelných situacích, kdy ho budete muset hláskovat po telefonu.
Zvažte místo toho použití přezdívek nebo koníčků
JohnGuitar@ může být dostupnější než JohnSmith@ a pravděpodobně je i zapamatovatelnější. Jen pamatujte, že jakékoli slovo, které si vyberete, by mělo mít dlouhou životnost. Pokud to není něco, pro co máte skutečnou vášeň, může se z toho stát e-mailová adresa, které budete litovat.
Pozdější změna e-mailové adresy je nepříjemnost, které byste se měli snažit pokud možno vyhnout, zvlášť pokud ji plánujete používat jako přihlašovací údaj pro více webů nebo účtů.
Vyhněte se uvádění příliš mnoha osobních údajů
Nikdo nenaznačuje, že byste do ní dali rodné příjmení své matky nebo jméno svého prvního mazlíčka, ale vyhněte se používání celého data narození, údajů o adrese nebo čehokoli dalšího, co by se ve špatných rukou mohlo stát bezpečnostním rizikem. Pamatujte, že vaše adresa je veřejně viditelná.
Vyberte si méně známou veřejnou doménu nebo poskytovatele e-mailu
Veřejné domény jsou ty, které může kdokoli použít k registraci e-mailové adresy — tedy například gmail a hotmail.
Některá velká jména mají i jiné (méně známé) možnosti veřejných domén, které mohou mít lepší dostupnost než ty nejpopulárnější. Například vedle své vlajkové @hotmail nám Microsoft v průběhu let umožnil registrovat také @live, @outlook a @msn, stejně jako varianty využívající národní domény (například .co.uk). Podobně Apple v průběhu let používal mimo jiné @mac.com a @icloud.com.
Když se poohlédnete po méně populárních nabídkách od velkých hráčů, možná si budete moci vytvořit e-mailovou adresu bližší tomu, co chcete. Výhodou je, že stále budete mít zapamatovatelnou doménovou koncovku a mnohem lépe padnoucí jméno.
Buďte sami sebou a použijte v e-mailové adrese osobní doménu
Ale proč se přehrabovat v drobcích spadlých z dvacet let starého bufetu, když si můžete vytvořit úplně novou hostinu podle svého?
Protože k registraci domény a získání všech výhod, které jsme popsali u firem, nemusíte mít firmu (ani provozovat web). Registrace vlastní domény začíná přibližně na jednom dolaru ročně, ale nikdy vás finančně nezruinuje.
Vlastní e-mailový tarif znamená, že si v podstatě můžete jako jméno vybrat cokoli, protože vlastníte doménu (a ta je navíc personalizovaná). Můžete mít jamie@greatdesigns.art nebo obyčejné staré dobré jamie@jamielong.com, pokud se necítíte zrovna nápaditě. Možnosti najednou vypadají nekonečně — ale určitě to nebude snadné nastavit. Asi musíte být firma nebo tak něco…
Nastavení vlastní e-mailové adresy bez webu/hostingu
Ve skutečnosti ne. Nastavení je neuvěřitelně snadné. Možná vás překvapí, že k vlastní e-mailové adrese vůbec nepotřebujete hosting ani skutečný web!
Nejjednodušší způsob, jak si takový e-mailový účet nastavit, je zaregistrovat doménu a pak jednoduše přidat poštovní službu ve stylu plug-and-play, která za vás udělá tu složitější část. Můžete vytvořit schránku, nastavit poštovní záznamy a získat úložný prostor bez nutnosti hostingového tarifu. Zprávy můžete dokonce přijímat i ve své oblíbené e-mailové aplikaci.
Mobilně a správná volba pro vás
Přiznejme si to, všichni jsme zvyklí na aplikaci v telefonu, takže e-mailová adresa, kterou do ní lze snadno přidat, je obrovské plus. To se nastavuje snadno a funguje to s jakýmikoli poskytovateli, kteří umožňují integrace IMAP/SMTP. To je vše, na co si při výběru musíte dát pozor. Proto se nezapomeňte podívat na různé e-mailové tarify pro firmy, abyste měli jistotu, že získáte to pravé řešení.
V případě potřeby můžete dokonce migrovat svůj stávající e-mail do lepší služby.
Pamatujte, že je to celé o vás a o tom, co potřebujete.
Často kladené otázky
Správná e-mailová adresa závisí na tom, co od ní chcete. Pokud však máte firemní e-mailový účet, měli byste si jako svou e-mailovou adresu být schopni zvolit téměř cokoli, aniž byste narazili na problémy s dostupností, se kterými byste se setkali u něčeho jako Gmail nebo Outlook.
E-mailová adresa se skládá ze dvou částí. Jména a domény oddělených symbolem @. Obvykle bude vypadat jako name@business.com.
Při zvažování podoby jména, které použijete v e-mailové adrese, můžete vzít v úvahu jak transparentnost, tak soukromí. Chcete, aby vás mohl online identifikovat každý, nebo si raději chcete zachovat určitou míru anonymity? Podle svých preferencí můžete zvážit některou z následujících variant: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com nebo dokonce něco nesouvisejícího, jako je manager@business.com.
Neexistují e-mailové adresy, které jsou automaticky dobré nebo špatné (s výjimkou těch, které jsou zjevně neprofesionální). Záleží na preferencích, na tom, jak chcete, aby vás vaši čtenáři vnímali, a na tónu, kterého chcete dosáhnout.
Doporučené články
Sdílejte své myšlenky