轻松设置企业电子邮件

你来到这里，可能是因为你想知道如何为企业设置电子邮件，但又不希望过程太复杂。也许你已经了解过一些内容，但被某些文章中看起来很有挑战性的步骤劝退了。

别担心，你来对地方了。我们会拆解企业电子邮件（也称为公司邮箱或工作邮箱）的所有要素，让你很快就能完成设置、创建并开始使用。更棒的是，你还会理解自己所做每一步的内容及其原因。

什么是企业电子邮件？

企业电子邮件通常是指专门设计的特定服务，用于满足企业有而个人通常没有的需求。

• 更好的安全功能——企业电子邮件服务提供商通常会提供诸如标准配备 2FA、加密存储你的数据，以及增强型反垃圾邮件过滤器等功能。它们通常也不会显示广告，因此不会通过抽取你的数据来向你投放定制广告获益——而一些免费提供商就曾被发现这样做。简而言之，信誉良好的企业电子邮件服务提供商应当让你安心，知道自己已经尽力保护客户和你自己的私人数据。

• 商务工具——企业电子邮件服务通常还会提供额外工具，例如更适合商务场景的别名功能和共享日历。它们通常也允许更高级的邮件过滤，这在你管理高邮件量的公司电子邮件地址时会很有帮助。

• 在电子邮件地址中加入你的企业名称——可以说，企业电子邮件解决方案最重要的功能，就是让你能够轻松创建包含自己域名的电子邮件地址（yourname@yourbusiness.com）。当大多数人不确定一条消息是否真实时，首先会检查的就是发件电子邮件地址。

你可以更深入了解企业电子邮件为何重要，但总体来说，这些就是它区别于免费电子邮件提供商的特点。

企业电子邮件包含哪些内容

对大多数人来说，企业电子邮件会包含某种形式的你的姓名，后面跟着你企业的网址——看起来会像yourname@yoursite.com。我们最近还更详细地讨论了你可以如何选择域名。

此外，还有创建和管理别名的功能（例如 info@ 或 support@）。

在软件方面，企业电子邮件通常会包含一个网页门户，你可以登录并从中访问邮件。有时你可能会获得专用应用，但更常见的是，你可以轻松将企业电子邮件添加到自己在移动设备上已使用的现有应用中，从而更方便地访问。

创建企业电子邮件地址需要什么？

如果你一直看到这里，应该已经明白：要让自己的域名出现在电子邮件地址中，你需要拥有一个域名。像 @outlook.com 这样的属于公共域名，因此如果你想替换这一部分，就必须拥有自己的域名。由于这是硬性要求，大多数面向企业的电子邮件服务都会允许你在流程中一并注册域名。

不过，既然你正在阅读这篇文章，我猜想你可能已经有域名了。如果你已经拥有想要使用的域名，流程会略有不同，这也是设置企业电子邮件时容易让人困惑的另一个因素。但我们会把这两种购买流程分开说明，让你不会出错。

4 个简单步骤获取企业电子邮件

具体流程会因你选择的平台而异。我们将讨论基础内容，并以 Spacemail——我们专为企业打造的平台——为例进行说明。

购买套餐

大多数服务提供商都会提供一系列电子邮件套餐，以适应不同规模企业的需求。这没有什么诀窍——选择最符合你需求的即可。请记住，许多专业电子邮件服务允许你稍后升级套餐内容，甚至添加邮箱和用户，因此现在无需为未来过度预留。按当前需求选择就好。

先不用担心你的域名如何与这一切配合。通常，任何域名都可以兼容任何服务提供商，而这些都会在下一步中处理。不过，如果你的域名与电子邮件服务来自同一提供商，也会带来一些好处（我们稍后会讲到）。

完成购买。接下来，如果你还没有域名，请在此暂停并先购买一个。如果你选择与电子邮件平台相同的供应商，过程通常会更顺畅，因为同一平台的各个部分通常被设计为可以相互“沟通”，从而让流程更加自动化。选择域名时不要着急。选择域名本身几乎就是一门艺术，而我们建议你阅读这篇文章，以帮助做出正确决定。

设置（或 Unboxing™）

如果你的域名和电子邮件服务提供商是同一家

接下来，就像任何需要根据你的需求进行定制的产品一样，这里会有一个简短的设置流程。在 Spaceship，这被称为 Unboxing™，而当你完成购买后，系统会建议你将 Unboxing 流程作为下一步。

选择后，第一步就是——你猜对了——关联域名。如果你在 Spaceship 拥有域名并选择 Spacemail，你的域名会自动出现在下拉菜单中，你只需选择它即可。

然后，只需点击一次，两者就会连接完成。你可以直接跳到“创建邮箱”。

将你的新电子邮件连接到其他提供商的域名

如果你的域名在其他提供商那里，也没什么大不了的。这只是意味着需要多做几个步骤，而且这些步骤会在你现有的产品中完成，而不是在域名平台本身中进行。这正是一些人感到困惑的原因之一。

你需要在 DNS（域名服务器）记录中添加一些新的 MX/DKIM/SPF 记录。需要说明的是，这些记录是由电子邮件服务提供商规定的，但是在域名这一侧添加的。（如果你使用的是 Spacemail，你会看到一个弹窗指南，指导你如何设置 DNS 记录。）添加完成后，这些记录基本上会将你的域名在所有电子邮件相关事务上指向电子邮件服务提供商的服务器。

访问域名的 DNS 记录通常需要通过你的域名或主机托管服务提供商进行。如果你不确定，可以使用 DNS 检查工具来确认，例如 MXToolbox。

一旦你知道去哪里找，找到 DNS 记录并不难——毕竟，它们是设置域名时非常重要的一部分。在大多数情况下，它们会在你的域名服务提供商那里。设置所在位置会因提供商而异，但通常你需要先在账户中找到域名区域，选择你想为其创建电子邮件地址的域名，然后点击进入其设置。这可能是一个类似“Manage”、“Settings”或“Configure”的按钮。接着，导航到“DNS Records”。它也可能被称为“Advanced DNS”之类的名称。

你应该会看到已经存在的几条记录。请小心处理这些记录——不要编辑或删除它们。这样做可能会导致你的网站或它们所连接的其他服务出现功能问题。除非你以前曾将电子邮件平台与该域名一起使用过（见下文），否则你只需要添加新记录。

你通常需要添加的记录

这些也取决于你使用的服务，不过这里我们仍以 Spacemail 为例。记录录入系统通常会以一种让添加新记录变得直观的方式进行设计。

MX记录（邮件交换）

MX 记录用于指定电子邮件消息应投递到哪里。它们指向负责处理传入邮件的邮件服务器。这些记录将确保你的电子邮件被正确投递。以下是你为 Spacemail 需要添加的 MX 记录。

SPF 记录（发件人策略框架）

SPF 记录通过指定哪些服务器被授权代表你的域名发送电子邮件，来防止电子邮件伪造（即有人冒充你发送邮件）。这使得合法邮件更容易被识别。你通常为 Spacemail 添加的 SPF 记录如下：

DKIM 记录（域名密钥识别邮件）

DKIM 会为发出的电子邮件添加数字签名，使其更容易追踪并防止伪造。对于连接到 Spacemail 的每个域名，DKIM 记录都会自动设置，你可以在 Advanced DNS 中找到它。

DMARC 记录（基于域的消息认证、报告和一致性）

DMARC 是一种策略框架，通过协调 SPF（发件人策略框架）和 DKIM（域名密钥识别邮件）来增强电子邮件认证。它还能进一步通过确保传入邮件合法且已获授权，帮助防止电子邮件伪造、网络钓鱼和域名滥用。

Spacemail 不会自动设置 DMARC 记录，因为它们会因你的个人偏好而有很大差异。如果你有需要或有此要求，我们建议使用MXToolbox 的这个 DMARC 生成器。

我们强烈建议为你的域名设置 DMARC 记录，以提升电子邮件安全性并保护你的域名声誉。

我需要删除记录吗？

如果你以前曾将电子邮件服务提供商与域名一起使用过，你可能需要删除一些现有记录。这些记录应该很容易识别，因为它们在分类中也会被标记为 MX/DKIM/SPF/DMARC。

完成这些前期工作后，后续流程将与在同一提供商处注册域名时大致相同。例如，在 Spacemail 中，你只需在 unboxing 流程的第一步手动添加域名（如果你是在 Spaceship 注册的，则是从下拉菜单中选择）。同样，这会因提供商而异，但在 Spacemail 中，这是 unboxing 流程的第一步。

创建邮箱

完成这些记录的创建，或者只是简单关联域名后，剩下的就很顺利了。为你的邮箱选择一个名称（最可能是先用你自己的名字）。别忘了查看我们的命名规范提示，但也请记住——因为你使用的是自己的域名，所以从技术上讲，它几乎可以是你想要的任何内容！没有什么是已被占用的。你甚至可能想炫一下，只用一个字母：j@yoursite.com——这很酷，对吧？或者，你也可以创建一个包含全名、职位名称或角色的工作电子邮件地址。

添加 catch-all 和别名

catch-all 顾名思义——如果有人输入anything@yoursite.com，邮件就会被重定向到 catch-all 邮箱。你可能希望将其设为辅助收件箱，以避免大量垃圾邮件涌入。catch-all 对于接收姓名拼写错误的邮件，或像info@yoursite.com这样当人们不知道该写给谁时可能会尝试使用的其他变体，尤其有用。

在 Spacemail 中，设置 catch-all 特别简单。在你的启动面板上，你会在Spacemail Manager中看到该选项——这是 Spacemail 的 launchpad。在这里，你可以设置 catch-all 邮箱。它可以是你的主邮箱——无需升级。

与此同时，别名允许你创建可重定向到多个收件人的公司电子邮件地址（例如用于各部门），同时也能实现匿名性。你几乎在每一家企业中都见过它们的使用方式。在 Spacemail 中，为任何套餐添加额外邮箱都是一种低成本的优质升级，而我们的 advanced 套餐标准包含五个。 了解有关别名用途的更多信息。

为你的电子邮件账户添加最后的细节

这些会因提供商而异，但在电子邮件账户设置完成、你崭新的收件箱开始运行后，你会希望对一些最后的细节进行个性化设置。

设置显示名称并添加签名

这里说的是最基础的内容。值得检查一下以确保无误。你会希望从第一封邮件开始就能正确显示。因此，确保你的姓名正确、为每封邮件添加签名，并整体浏览一下Settings，每次都会对你有所帮助。我们保证你一定会发现一些可以调整的地方。此外，你可能还想将平台设置为自己偏好的语言，让使用起来更加方便。

将你的新地址添加到第三方电子邮件客户端

许多企业电子邮件服务提供商都允许你这样做。能够将新电子邮件地址集成到你已经在使用的应用中，是一种非常轻松的管理方式。而且，只要你想使用完整功能和优势，随时都可以回到网页应用。

要执行此操作，只需在 Spacemail 的IMAP/SMTP/POP3访问中启用 Settings，然后按照你所选电子邮件客户端中的设置说明进行操作。通常，这些选项位于你现有应用的设置菜单中，并标记为类似“Add an account”的名称。

迁移电子邮件

一些企业电子邮件服务提供商让导入电子邮件变得很容易。如果你之前一直在其他地方处理企业通信，并希望保留所有记录，这会很有用。

即使你选择的提供商没有提供专用迁移工具，你通常也可以通过下载电子邮件再重新上传到邮件服务器的方式，进行某种手动变通。不过，这种方式总会有缺点（例如人为出错的空间），更不用说它还很耗时。如果你想这样做，那么拥有一个简单易用的迁移工具的提供商绝对是加分项。例如，在 Spacemail 中，我们的自定义迁移工具可提供更安全、更可靠的迁移体验。作为 unboxing 流程的一部分，系统会询问你是否要迁移现有电子邮件，但你也可以随时前往“Settings”，找到“Email migration”框来执行此操作。

设置垃圾邮件过滤规则

最后，你可能希望从一开始就设置过滤规则来保护你的电子邮件地址。你可能想立即屏蔽那些与你的企业有不良记录的已知垃圾邮件发送者，而专业企业电子邮件的一大优势之一就是拥有更强大的垃圾邮件过滤系统。

在 Spacemail 中，你可以前往 Spacemail Manager，点击“Manage”，然后点击“Spam management”，它会显示在屏幕右侧的菜单中，以调整过滤设置。

享受这些好处

现在你已经设置完成，可以开始给朋友发送第一批测试邮件了（毕竟，你得检查一切看起来都没问题！）。随时了解 Spacemail 的所有新版本发布，或在下方留言分享你的想法和建议。亲自查看 Spacemail 套餐——我们保证其中一定有适合你企业的一款。