Qual protocolo de email é certo para você?

Enviar e receber emails... simples, certo? Você já fez isso mil vezes.

Mas e se disséssemos que existe um processo acontecendo nos bastidores que, se você o entender, pode tornar tudo ainda mais simples. Ele pode até economizar espaço de armazenamento ou ajudar você a evitar um ou dois vírus.

Estamos falando de protocolos de email.

Depois que você entender como eles funcionam, saberá qual protocolo de email é melhor para as suas necessidades e como ajustar sua configuração para aproveitá-lo ao máximo.

O que é um protocolo de email?

Protocolos de email são as regras que servidores e clientes de email usam para enviar, receber e armazenar emails. Sem protocolos implementados corretamente, as mensagens não serão enviadas nem recebidas corretamente.

Compare-os com idiomas do mundo real. Eles servem como diretrizes para o entendimento mútuo. Definem quem está falando com quem, como estão falando, a velocidade com que falam, por quanto tempo falam e se o que estão dizendo está criptografado.

Ao contrário do WhatsApp, em que cada usuário se comunica a partir de uma única conta do WhatsApp, o email exige um sistema para facilitar a comunicação entre Provedores de Serviço de Email (ESPs).

Isso acontece porque existem inúmeros ESPs diferentes. Você pode usar o Gmail, enquanto seu amigo é fã do Outlook.

É por isso que os protocolos de email são tão essenciais. Eles fornecem uma linguagem comum que permite que clientes de email se comuniquem entre si. Explicaremos exemplos e tipos de protocolos de email com mais detalhes abaixo, mas, essencialmente, você tem três protocolos principais usados no email: SMTP, IMAP e POP3.

Primeiro, há os protocolos envolvidos no processo de envio. Quando você envia um email e escreve seus endereços “De” e “Para” no envelope metafórico, você o entrega ao carteiro. O SMTP é esse carteiro.

O SMTP usa a parte antes do símbolo '@' para identificar para quem o email é destinado e o coloca na caixa de correio desse usuário, ou o rejeita se o usuário não existir. O destinatário então precisa de uma forma de baixar o email do servidor. É aí que entram o IMAP e o POP3.

Depois que um email chega ao seu servidor via SMTP, você pode baixá-lo para o seu cliente de email usando POP3 ou IMAP. Eles funcionam de maneiras diferentes na transferência do seu email do servidor para a sua caixa de entrada, por isso é essencial escolher a combinação certa para as suas necessidades.

Conheça os principais protocolos de email

Desde a criação do email nos anos 1970, é seguro dizer que o email passou por uma evolução significativa.

Os protocolos abaixo são prova disso e são fundamentais para alcançar a melhor experiência possível com email.

POP3 (Post Office Protocol 3)

O POP3, ou Post Office Protocol 3, funciona de forma muito parecida com um serviço postal tradicional. Assim que sua carta chega aos correios, ela é recolhida e entregue na sua casa, independentemente de você estar em casa para recebê-la ou de seu cachorro rasgá-la no momento em que ela toca o chão.

Isso acontece porque o POP armazena o email no seu dispositivo e não em um servidor. Quando você recebe um email, ele é excluído do servidor (a menos que esteja configurado de outra forma) e transferido para o seu dispositivo. Pode haver algumas vantagens nessa abordagem, mas ela também não é ideal.

Primeiro, as vantagens.

O fato de o email ser baixado diretamente para o seu dispositivo significa que, quando sua internet estiver instável, você não precisa se conectar a um servidor de email para lê-lo. O POP3 se conectará quando puder e baixará qualquer conteúdo disponível. Isso significa que você pode acessar o email offline, já que ele já está armazenado no seu computador.

Mas, se você está tentando acompanhar o mundo moderno, é aqui que o POP3 encontra dificuldades.

Seu cliente de email não pode informar à caixa de correio se você leu um email, marcou-o como não lido, sinalizou-o ou realizou qualquer outra ação. Isso não é ideal se você compartilha uma única caixa de correio com vários usuários e quer que suas alterações e o status dos emails sejam atualizados.

O POP3 também exclui seu email do servidor antes de colocá-lo na sua caixa de correio. Pode ser assim que o carteiro trabalha, mas, em um contexto de email, isso significa que qualquer backup que você tinha desse email agora desapareceu. Isso quer dizer que, se seu dedo escorregar no botão de excluir, ou se seu laptop quebrar, for perdido ou roubado, quaisquer emails importantes armazenados no seu dispositivo também irão embora.

Isso também significa que a responsabilidade pelo armazenamento fica com você. Com um servidor compartilhado, seus emails podem ser armazenados externamente, economizando espaço valioso no seu computador de casa. Com POP, isso não é possível, o que significa que você pode acabar ficando sem espaço bem rápido.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Se o POP3 é o carteiro, o IMAP é sua caixa de correio particular armazenada diretamente nos correios. Basta passar lá quando quiser e dar uma olhada em qualquer correspondência não lida.

Claro, com a tecnologia moderna, essa ‘ida aos correios’ leva menos de um segundo, já que é feita virtualmente – mas a ideia continua a mesma. O email é armazenado no servidor, não no seu computador, e, assim que seu cliente de email se conecta ao IMAP, ele permanece conectado, aguardando novas mensagens.

O IMAP geralmente é preferido ao POP3, pois é muito mais prático para a era moderna, em que as pessoas costumam ter vários dispositivos para ler emails. Isso significa que, se você conectar um segundo cliente IMAP à mesma caixa de correio, verá todas as mesmas mensagens com todas as mesmas pastas.

Uma grande vantagem aqui é que, ao transferir emails e pastas entre provedores, o IMAP pode ajudar usando um método chamado migração IMAP. A maioria dos serviços de email empresarial geralmente oferece suporte a isso por meio de suas ferramentas de migração.

Assim que o cliente de email do destinatário se conecta ao servidor, tudo o que o usuário precisa fazer é clicar no cabeçalho de um email, e ele será baixado para o dispositivo. Clientes IMAP normalmente copiam alguns dados para o seu dispositivo local por motivos de velocidade, mas isso é opcional. O cliente pode marcar o email como lido assim que ele for aberto ou movê-lo para outra pasta, mas o email permanece no servidor até ser excluído.

A desvantagem do IMAP é que ele depende de uma conexão estável com a internet, e armazenar tudo no servidor pode consumir seus limites de armazenamento se isso não for controlado. Mas, em troca, você obtém sincronização em tempo real, backups mais fáceis e flexibilidade entre dispositivos.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP significa Simple Mail Transfer Protocol. É assim que a mensagem vai do Ponto A ao Ponto B.

É o protocolo de envio de email usado tanto por clientes de email quanto por servidores.

Então, como isso funciona?

Quando você envia um email, seu computador se conecta ao servidor em uma porta específica onde o software SMTP está escutando. Eles trocam comandos SMTP e respondem um ao outro.

O servidor validará o cliente, verificando o nome de usuário e a senha. Em seguida, ele analisará o endereço do remetente e os cabeçalhos CC e BCC para determinar os domínios de destino. Ele realiza uma consulta de domínio para encontrar o registro MX desse domínio e então se conecta a esse servidor usando SMTP.

Em seguida, ele tomará outras medidas para verificar se o servidor está autorizado a enviar emails em seu nome antes de aceitar o email. Parte desse processo é escanear o email para verificar se ele é spam ou contém um vírus. Assim que o email é recebido, ele é colocado na caixa de entrada do usuário destinatário, embora alguns filtros possam ser aplicados primeiro se o usuário os tiver configurado.

Embora o SMTP seja essencial para fazer seus emails chegarem aonde precisam ir, ele não lida com o recebimento nem com o armazenamento de mensagens. Isso significa que ele precisa ser combinado com um protocolo como IMAP ou POP3. Ele também depende muito de configuração correta e de protocolos de autenticação para evitar problemas de entrega ou filtros de spam.

Você pode combinar protocolos?

Na prática, todas essas informações são úteis, mas como tirar o máximo proveito ao configurar seus protocolos de email?

Como os protocolos de email são divididos em duas esferas – envio e recebimento –, é essencial garantir que você tenha uma configuração que cubra todos os aspectos. Além disso, se você estiver usando um domínio de email personalizado, provavelmente será responsável por configurar ou gerenciar seus protocolos de email manualmente.

A parte de envio provavelmente será coberta pelo SMTP. Isso geralmente não é negociável, pois é o padrão moderno para email.

A parte de recebimento oferece mais flexibilidade. E é aqui que você precisa tomar uma decisão com base no seu caso de uso.

IMAP combinado com SMTP geralmente é a configuração preferida para email. Ele dá aos usuários a flexibilidade de visualizar seus emails em vários dispositivos e compartilhar atualizações de status em sua rede. Pense em espaços de email compartilhados com seus colegas de trabalho ou amigos.

Ele também oferece um nível de proteção caso seu computador de casa seja roubado, perdido ou decida entrar em combustão espontânea.

Por outro lado, você tem o POP3. É um pouco um retorno a tempos mais simples, quando os emails chegavam uma vez por semana, depois que o meme mais recente de gato havia sido descoberto.

Ele pode servir para quem prefere manter os emails em seu dispositivo pessoal por motivos de privacidade. Mas a questão é: ele consegue acompanhar nossa vida moderna?

A verdade é que, embora ofereça algumas vantagens para velocidades de internet mais lentas, ele pode deixar a desejar quando se trata de segurança de email.

Escolhendo o protocolo certo para as suas necessidades

Se você ainda está em dúvida, reunimos uma tabela prática para ajudar você a tomar a melhor decisão para as suas necessidades.

Você encontrará os critérios específicos no lado esquerdo e os diferentes protocolos na parte superior.

Conclusão

Os protocolos de email podem fazer uma grande diferença na sua experiência com email. Quando levados a sério, eles oferecem muita flexibilidade para as suas necessidades.

Além disso, depois que você decidir pela configuração adequada, sempre haverá a chance de se aprofundar com camadas extras de segurança, especialmente se você for uma pequena empresa buscando proteger seu email.

No fim das contas, tudo isso exige um cliente de email que atenda às suas necessidades em termos de personalização.

Se o email desempenha um papel importante na sua vida ou no seu negócio, vale a pena levá-lo a sério. Verifique o que seu provedor oferece e, se isso não atender às suas necessidades, encontre um que atenda.