Perché le piccole imprese preferiscono i provider di email sicura

Probabilmente ormai la maggior parte di noi ha sperimentato qualche forma di criminalità informatica via email. Infatti, se la maggior parte di noi aprisse la propria casella di posta personale letteralmente adesso, probabilmente troverebbe qualche tipo di truffa di phishing che ci invita a inserire dati con falsi pretesti. Sembra che ci sia un nuovo proiettile al gusto phishing da schivare quasi ogni giorno.

Ma i rischi aumentano soltanto quando sei un'azienda. C'è molto di più da tenere sotto controllo e gran parte delle tue informazioni è pubblicamente disponibile (sia tramite la registrazione dell'azienda, sia semplicemente sul tuo stesso sito web). Queste informazioni potrebbero rendere più facile per alcuni tipi di truffatori convincerti di avere uno scopo legittimo, o semplicemente imitare la tua azienda. Inoltre, i problemi non si limitano al phishing.

Vale la pena ricordare, per esempio, che spesso invierai ai clienti informazioni sensibili sui loro account o sui loro ordini con te. Qualsiasi attacco o violazione rischia di esporre i loro dati oltre ai tuoi. Una volta che i dati finiscono nelle mani sbagliate, possono essere usati come arma, con il potenziale risultato di email fraudolente verso coloro i cui dati sono stati compromessi. Questo rende la sicurezza una parte molto più integrante dei provider di email ricercati dalle aziende.

In effetti, approfittarsi delle aziende precede (non sorprende) Internet. La maggior parte delle aziende, ancora oggi, riceve lettere cartacee da cosiddetti consulenti fiscali (e simili) che fingono di rappresentare il governo, o fanno riferimento a sanzioni governative che verrebbero emesse se non usassi il loro servizio. L'email rende semplicemente infinitamente più facile bombardarti con attacchi simili.

Criminalità informatica e piccole imprese

Senza dubbio, oltre il 77% delle piccole imprese ha ricevuto attacchi informatici legati alle email e ha senso se pensi a quanto potresti essere un bersaglio appetibile. Dal punto di vista degli aggressori, è probabile che le tue misure di sicurezza siano meno robuste rispetto a quelle delle aziende più grandi — a causa di vincoli finanziari e di personale — ma potresti comunque avere risorse o dati preziosi che vale la pena rubare.

Ma non finisce qui. I criminali informatici tentano persino di impersonare le piccole imprese usando i loro nomi in indirizzi email falsi. Questi messaggi potrebbero persino contenere i nomi e i ruoli di dipendenti, contatti o fornitori reali per aggiungere credibilità. Servizi come LinkedIn non hanno aiutato in questo. Pur essendo risorse preziose sia per i datori di lavoro sia per i dipendenti, sono essenzialmente database che contengono informazioni che altrimenti sarebbero difficili da trovare.

Come per qualsiasi cosa, più dati ci sono online, più modi ci sono per usarli come arma. È bene ridurre al minimo tutto ciò che pubblichi su di te o su qualsiasi parte della tua attività.

Ma i provider di email sicura possono aiutare…

I migliori provider di email promuovono la sicurezza per proteggere le informazioni sensibili scambiate nelle email. Per i motivi già menzionati, questo è un vero vantaggio per clienti aziendali come te e, infatti, un recente sondaggio tra i clienti che abbiamo creato lo ha confermato. Oltre l'83% delle persone ha dichiarato che la sicurezza era il motivo principale della scelta del proprio provider di email.

Una delle misure chiave da considerare sempre è la crittografia. Nello stesso sondaggio, l'88,7% degli intervistati ha dichiarato che la crittografia era la funzionalità più importante in assoluto. Questa può presentarsi in molte forme. La crittografia dei dati nel luogo in cui sono archiviati viene spesso trascurata, ma è importante. Se i dati sono archiviati in forma crittografata, chiunque violi il server di posta troverà solo gergo incomprensibile. Come piccola impresa, dovresti davvero cercare anche provider che offrano messaggi autodistruttivi o protetti da password per aiutare a mantenere la riservatezza.

La combinazione di funzionalità di sicurezza tipiche dell'email aziendale aiuta di solito a rispettare normative sulla protezione dei dati come GDPR e HIPAA.

Maggiore personalizzazione delle funzionalità di sicurezza

Cerca funzionalità che consentano un livello maggiore di personalizzazione quando scegli la tua email aziendale. Ad esempio, strumenti avanzati per aiutarti a categorizzare la posta per argomento o tipo. Questi possono davvero aiutare quando si tratta di ordinare grandi volumi di messaggi.

Allo stesso modo, creare caselle di posta generiche come info@ o admin@ che reindirizzano a team o persone specifiche è un'altra funzionalità utile. Queste sono chiamate alias email e la maggior parte dei buoni provider di email aziendale te ne consentirà diversi. Ti permettono di inoltrare messaggi da caselle di posta generiche come quelle sopra a più caselle di posta, con il vantaggio aggiuntivo di consentire a più persone di monitorarle, oltre a proteggere la loro identità.

Sicurezza e anti-spam

Lo spam comporta un rischio maggiore per le piccole imprese rispetto ai singoli individui. Ma che cos'è esattamente la protezione anti-spam?

In parole semplici, ti consente di bloccare i messaggi provenienti da mittenti che identifichi come inaffidabili. Ma quelli validi offrono anche molto di più. I migliori filtri anti-spam usano strumenti come il machine learning per prevedere cosa probabilmente sarà spam in base alle tue classificazioni precedenti, mettendo automaticamente le truffe di phishing dannose al sicuro fuori dalla portata tua e dei tuoi dipendenti.

Anche il filtraggio adattabile è essenziale per tenere sotto controllo le tue email aziendali. Hai bisogno di modificare una regola o hai trovato qualcosa nello spam che non dovrebbe esserci? Dovresti poter regolare facilmente le impostazioni. Le sostituzioni manuali sono una funzionalità essenziale da cercare nei filtri spam.

Ci sono funzionalità di sicurezza, oltre alla protezione dallo spam, da tenere d'occhio quando decidi qual è il miglior provider di email aziendale. Una è l'autenticazione a due fattori (2FA). Probabilmente la usi già nelle tue app bancarie. È il caso in cui hai bisogno di un dispositivo secondario (come uno smartphone) per verificare un accesso. Assicurarti che il provider scelto abbia 2FA per l'email significa non doverti preoccupare che qualcuno acceda al tuo account senza che tu lo sappia.

Anche i registri delle attività e dei dispositivi sono utili per mostrare l'attività dell'account. Il registro delle attività elenca ogni accesso e il registro dei dispositivi mostra tutti i dispositivi attuali. Questo li rende modi pratici per verificare che tutto sia in ordine, soprattutto se sospetti attività insolite sul tuo account.

Ottenere la protezione DMARC, SPF e DKIM

Ma che dire di quelle fastidiose persone che impersonano la tua azienda? C'è un modo per fermarle?

Il problema è che è più complesso che pensare semplicemente di essere al sicuro perché il tuo account è protetto. Questi imitatori spesso non hanno bisogno di entrare nel tuo account per falsificare un indirizzo email che sembri il tuo. È qui che entrano in gioco queste intelligenti funzionalità di email sicura:

1. SPF:Sender Policy Framework è un protocollo che consente ai proprietari di domini di specificare quali server di posta sono autorizzati a inviare email per conto del loro dominio. Funziona pubblicando un record specifico nel DNS (Domain Name System) che elenca i server di posta autorizzati. Quando viene ricevuta un'email, il server di posta del destinatario può controllare il record SPF del dominio del mittente per verificare se il server di invio è autorizzato a inviare email per conto di quel dominio. Se il controllo SPF fallisce, indicando che l'email è stata inviata da un server non autorizzato, può essere contrassegnata o rifiutata.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail aggiunge una firma digitale a un messaggio email. Questa firma viene generata usando una chiave privata associata al dominio del mittente e viene aggiunta (in modo invisibile) all'intestazione dell'email. Il server di posta del destinatario usa quindi la chiave pubblica, pubblicata nel DNS dal dominio del mittente (in modo simile a SPF), per verificare la firma. Se la firma è valida, dimostra che l'email è legittima, ma conferma anche che non è stata alterata durante il transito. Se la verifica della firma fallisce, indica una potenziale manomissione o una fonte illegittima.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (è un nome lungo, ma seguici) si basa su SPF e DKIM dando ai proprietari di domini la possibilità di scegliere come il server di posta di un destinatario debba gestire un'email che non supera un controllo di autenticazione. Possono scegliere se l'email debba essere messa in quarantena o rifiutata. Inoltre, DMARC consente ai proprietari di domini di ricevere report dai destinatari delle email sulle email che superano o non superano l'autenticazione, aiutandoti a monitorare ciò che accade in termini di imitatori.

SPF, DKIM e DMARC lavorano insieme per verificare la legittimità dell'identità del mittente e prevenire lo spoofing delle email e l'impersonificazione del dominio:

• SPF convalida il server di invio.

• DKIM garantisce l'integrità del contenuto dell'email e del dominio del mittente.

• DMARC fornisce policy e report, consentendoti, in qualità di titolare dell'azienda, di specificare quali azioni debbano essere intraprese per le email che non superano l'autenticazione e di ricevere report sui risultati dell'autenticazione quando qualcuno prova a inviare un'email fingendo di essere te.

Ma perché non scegliere un grande nome?

Recentemente c'è stato un cambiamento, con sempre più individui e aziende che si allontanano dalla loro dipendenza dai grandi giganti tecnologici — come Google, Apple e Microsoft.

Ci sono crescenti preoccupazioni su come queste aziende gestiscono i dati. Google ha notoriamente subito una violazione dei server nel 2018 e Microsoft nel 2021, in cui i dati sono stati accessibili illegalmente. Ma più in generale, sono state le rivelazioni fatte da Edward Snowden nel 2013, che mostravano come la NSA potesse potenzialmente avere accesso diretto ai server dei big tech (sotto la copertura di programmi come PRISM), a far davvero mettere in dubbio alle persone se i loro dati fossero compromessi con queste aziende ancora prima di considerare le violazioni.

Di conseguenza, sia i privati sia le aziende sono diventati più cauti e hanno iniziato a esplorare le alternative offerte da provider di servizi email più piccoli e più orientati alla privacy.

Ma c'è di più. I provider più piccoli di email sicura offrono cose che i grandi non offrono, oltre ai vantaggi di sicurezza che abbiamo menzionato. A molte aziende piace davvero il livello di flessibilità e personalizzazione che offrono, insieme a prezzi più bassi e più competitivi e a piani che crescono insieme alla tua azienda.

Alcune piccole imprese potrebbero semplicemente preferire non rafforzare la presa monopolistica che i giganti hanno sulle nostre vite, facendo la loro piccola parte per sostenere aziende più piccole.

Il futuro dell'email aziendale

Quando si tratta di scegliere la giusta email aziendale, dovresti poter ottenere alti livelli di sicurezza, ma anche un sistema che renda l'email aziendale semplice da usare. Così le comunicazioni aziendali scorrono più liberamente, ma la sicurezza non viene mai compromessa.

In effetti, dovresti poter ottenere un servizio di email aziendale sicuro e semplice che faccia parte di una piattaforma web più ampia. Una piattaforma in cui puoi incorporare automaticamente il tuo nome di dominio nel tuo indirizzo email e integrare altri prodotti web nella tua soluzione ideale, sapendo che ogni parte della piattaforma è sicura. Dovrebbe aggiornarsi ed evolversi con i tempi, così qualunque sia il futuro dell'email, sarà pronta e attrezzata per affrontarlo.

Ecco perché abbiamo creato Spacemail business email. È una tecnologia progettata per "esseri umani reali" e aggiornata attivamente per contrastare le minacce alla sicurezza più recenti. Inoltre, si trova all'interno della più ampia piattaforma Spaceship, per aiutarti a fare meglio business online ovunque con sicurezza e semplicità come standard — sempre.