Cách viết email có tệp đính kèm (Hướng dẫn từng bước)

Nhiều khoảnh khắc quan trọng trong cuộc sống phụ thuộc vào việc gửi một email kèm tệp đính kèm. Đó có thể là một bài thuyết trình, một bảng tính, một hóa đơn, CV của bạn, thư xin việc hoặc bài tập đại học.

Đây không phải là những việc nhỏ nhặt. Chúng có thể giúp bạn có được công việc, giữ vững vị trí của mình hoặc vào được trường đại học mà bạn mong muốn. Đó là lý do vì sao biết cách viết email có tệp đính kèm thực sự rất quan trọng.

Email có tệp đính kèm là gì?

Tệp đính kèm email là một tệp bạn gửi cùng email của mình. Đó có thể là tài liệu, ảnh hoặc một loại tệp khác.

Mọi người dùng tệp đính kèm email để gửi bài tập về nhà, đơn xin việc, hợp đồng hoặc hóa đơn. Khi bạn đính kèm một tệp, ứng dụng email sẽ gửi một bản sao cùng với tin nhắn của bạn. Người nhận sau đó có thể tải xuống và mở tệp đó trên thiết bị của họ.

Dưới đây là những loại tệp đính kèm phổ biến nhất:

• Sơ yếu lý lịch hoặc thư xin việc– Được gửi khi ứng tuyển công việc.

• Báo cáo hoặc hóa đơn – Được gửi để chia sẻ kết quả, cập nhật hoặc yêu cầu thanh toán.

• Hợp đồng – Được gửi để thống nhất điều khoản và chính thức hóa mọi việc.

• Bài thuyết trình – Được gửi để giải thích ý tưởng, kế hoạch hoặc đề xuất.

• Hình ảnh hoặc ảnh chụp màn hình – Được gửi để minh họa ví dụ, bằng chứng hoặc chi tiết trực quan.

Cách viết email có tệp đính kèm (Từng bước)

Có lẽ bạn đã biết cách viết một email cơ bản. Nhưng khi bạn trả lời email có tệp đính kèm, mức độ quan trọng sẽ cao hơn. Vì vậy, hãy cùng xem cách gửi email có tệp đính kèm đúng cách.

1: Dòng tiêu đề khiến tệp đính kèm của bạn được mở

Dòng tiêu đề là ấn tượng đầu tiên của bạn. Và khi bạn gửi tệp đính kèm, điều đó còn quan trọng hơn nữa. Mọi người thường quyết định chỉ trong vài giây xem có mở email hay không.

Hãy giữ dòng tiêu đề ngắn gọn và rõ ràng. Khoảng 6 đến 10 từ là một nguyên tắc tốt. Điều này đặc biệt quan trọng vì nhiều người đọc email trên điện thoại, nơi không gian hiển thị bị hạn chế.

Hãy làm cho việc có tệp đính kèm trở nên rõ ràng. Bạn nên đề cập tài liệu đó là gì và chi tiết quan trọng cần lưu ý, chẳng hạn như ngày tháng, tên dự án hoặc hành động cần thực hiện. Tránh các dòng tiêu đề mơ hồ như “Đính kèm tài liệu” hoặc “Xem tệp.” Những dòng này có thể trông đáng ngờ và thậm chí bị nhầm là thư rác.

2: Vì sao lời chào của bạn tạo nên tông giọng

Cách bạn mở đầu email sẽ tạo nên tông giọng cho mọi thứ tiếp theo. Điều này còn quan trọng hơn khi bạn gửi tệp đính kèm, vì người đọc không chỉ đọc một tin nhắn mà còn nhấp để tải xuống một tệp mà họ chưa từng thấy trước đó.

Trong các tình huống chuyên nghiệp, tốt nhất là nên bắt đầu một cách trang trọng. Khi mối quan hệ phát triển, bạn có thể chuyển sang phong cách thoải mái hơn, dù điều này có thể khác nhau giữa các nền văn hóa.

Việc chuẩn bị sẵn một vài lời chào quen dùng cũng rất hữu ích, đặc biệt khi bạn không biết người mình đang viết thư cho là ai. Dưới đây là một vài cách để bạn bắt đầu

Nếu bạn không biết tên người nhận:

• Chào buổi sáng / Chào buổi chiều.

• Kính gửi người có liên quan (rất trang trọng).

• Kính gửi đội ngũ.

• Kính gửi đội ngũ [Company name].

Khi họ phản hồi và tông giọng trở nên thân thiện hoặc thoải mái hơn:

• Xin chào [First name].

• Chào [First name].

• Chào buổi sáng [First name].

3: Đưa ý chính lên trước

Khi email của bạn có tệp đính kèm, việc giải thích rõ mục đích của bạn càng trở nên quan trọng hơn. Một cách đơn giản để làm điều này là sử dụng phương pháp kim tự tháp ngược.

Các nhà báo sử dụng cấu trúc này để giúp thông tin dễ hiểu. Hãy bắt đầu với những chi tiết quan trọng nhất trước, chẳng hạn như ai, cái gì, khi nào, ở đâu và vì sao. Sau đó thêm ngữ cảnh hoặc giải thích bổ sung. Kết thúc bằng thông tin nền hữu ích nhưng không thiết yếu. Bằng cách này, ngay cả khi người đọc chỉ lướt qua email, họ vẫn hiểu được thông điệp chính.

4: Làm cho tệp đính kèm không thể bị bỏ sót

Người đọc nên hiểu ngay vì sao bạn gửi tệp này và họ được mong đợi sẽ làm gì với nó. Đừng bắt họ phải mở tệp đính kèm chỉ để biết vì sao nó quan trọng.

Hãy nói rõ liệu tệp đó dùng để xem xét, phê duyệt, ký, phản hồi hay chỉ đơn giản là để tham khảo. Nếu có thời hạn, hãy nêu rõ trong nội dung email. Một lời giải thích ngắn gọn, trực tiếp sẽ tiết kiệm thời gian và tránh những câu hỏi qua lại.

5: Kết thư đúng cách

Lời kết thư của bạn là điều cuối cùng người đọc nhìn thấy trước khi quyết định có phản hồi hay không. Nó nên phù hợp với tông giọng của email và mối quan hệ của bạn với người đó.

Trước khi kết thúc, hãy nhắc ngắn gọn điều gì sẽ diễn ra tiếp theo. Hãy cho họ biết nếu tệp đính kèm cần được xem xét, phê duyệt hoặc ký. Nếu có thời hạn, hãy nhắc lại một cách lịch sự để làm rõ.

Lời kết thư của bạn cũng là cơ hội để nhắc lại bạn là ai. Hãy bao gồm họ tên đầy đủ và chức danh công việc của bạn, đặc biệt nếu tệp đính kèm là quan trọng. Tránh các cách kết thúc quá suồng sã như “Hẹn gặp lại,” vì chúng có thể không phù hợp với email chuyên nghiệp.

Các lời kết thư chuyên nghiệp phổ biến gồm:

• Trân trọng.

• Trân trọng.

• Thân ái.

• Trân trọng.

• Trân trọng.

• Thân mến.

• Kính thư.

• Kính trọng.

• Trân trọng.

6: Kiểm tra lần cuối trước khi nhấn gửi

Nếu bạn muốn tránh khoảnh khắc ôm đầu tiếc nuối sau khi nhấn nút gửi email, hãy luôn kiểm tra lại xem tệp đính kèm đã được thêm vào chưa. Có rất ít điều tệ hơn việc nhận ra rằng bạn quên đính kèm tệp.

Hãy tạo một thói quen đơn giản. Đính kèm tệp trước, rồi mới viết tin nhắn. Nếu vẫn không hiệu quả, một lần rà soát nhanh có thể giúp bạn tránh những email đính chính ngượng ngùng và sự nhầm lẫn.

Ví dụ về email có tệp đính kèm

Cách duy nhất để cảm thấy tự tin khi gửi email có tệp đính kèm là luyện tập. Bạn sẽ bắt đầu nhận ra điều gì hiệu quả, điều gì nghe rõ ràng và điều gì nhận được phản hồi.

Và nếu bạn vẫn chưa biết cách viết email có tệp đính kèm, các mẫu như bên dưới sẽ cho bạn một điểm khởi đầu vững chắc.

Ví dụ 1 – Email ứng tuyển công việc có đính kèm sơ yếu lý lịch

Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí trợ lý marketing – Jamie Lee

Xin chào cô Carter,

Tôi đang ứng tuyển vào vị trí Trợ lý Marketing được đăng trên website của quý công ty. Vui lòng xem sơ yếu lý lịch đính kèm của tôi để xem xét.

Tôi có hai năm kinh nghiệm hỗ trợ các chiến dịch mạng xã hội và tạo nội dung cho các doanh nghiệp nhỏ. Tôi rất mong có cơ hội trao đổi về cách tôi có thể hỗ trợ đội ngũ của quý công ty.

Vui lòng cho tôi biết nếu quý công ty cần thêm bất kỳ thông tin nào.

Trân trọng,Jamie LeeMarketing Coordinator

Ví dụ 2 – Gửi báo cáo cho quản lý

Tiêu đề: Báo cáo hiệu suất Q2 để xem xét

Chào Alex,

Vui lòng xem báo cáo hiệu suất Q2 được đính kèm.

Báo cáo bao gồm dữ liệu lưu lượng truy cập, kết quả chiến dịch và những thông tin chuyên sâu chính từ tháng Tư đến tháng Sáu. Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn tôi trình bày chi tiết các con số hoặc thực hiện bất kỳ cập nhật nào.

Tôi sẽ rất cảm kích nếu có thể nhận được phản hồi của bạn trước thứ Sáu.

Trân trọng,Sam JonesDigital Marketing Executive

Ví dụ 3 – Gửi tài liệu cho khách hàng

Tiêu đề: Hợp đồng đã ký và tiến độ dự án

Kính gửi ông Thompson,

Vui lòng xem hợp đồng đã ký và tiến độ dự án được đính kèm.

Tiến độ nêu rõ các cột mốc quan trọng và ngày bàn giao. Vui lòng xem lại các tài liệu và xác nhận rằng mọi thứ đều chính xác.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thay đổi, tôi sẵn lòng hỗ trợ.

Trân trọng,Tom LewisAccount Manager

Những lỗi thường gặp khi gửi tệp đính kèm qua email

Sai sót vẫn xảy ra, nhưng khi có tệp đính kèm, những lỗi nhỏ có thể gây ra vấn đề lớn. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần tránh để người nhận mở tệp của bạn, hiểu nội dung và xử lý đúng cách.

• Thiếu tệp đính kèm — Tránh khoảnh khắc ôm đầu tiếc nuối đó. Hãy kiểm tra kỹ rằng tệp đính kèm đã có trước khi gửi.

• Nhầm tệp — Hãy tránh cho mình một email đính chính ngượng ngùng. Hãy chắc chắn rằng bạn đang gửi đúng phiên bản.

• Tệp quá lớn— Các tệp lớn có thể làm chậm mọi thứ. Hãy báo trước cho người đọc nếu việc tải xuống có thể mất một chút thời gian.

• Tên tệp kém rõ ràng — “Document1.pdf” không nói lên điều gì. Hãy dùng tên rõ ràng, cụ thể để tệp dễ được nhận biết.

• Tệp đính kèm không được giải thích— Đừng bắt họ phải mở ra mới biết. Hãy giải thích ngắn gọn tệp đó là gì và họ nên làm gì với nó.

Mẹo về phép lịch sự khi gửi tệp đính kèm qua email

Đã nhớ đính kèm tệp thật chưa? Tốt. Bạn đã đi được 90 per cent chặng đường rồi. Bây giờ hãy cùng xem những mẹo cuối cùng giúp bạn gửi đúng cách.

Đặt tên tệp đúng cách

Một tên tệp rõ ràng quan trọng hơn bạn nghĩ.

Thứ nhất, nó giúp người nhận tin tưởng tệp hơn. Nếu tên trông ngẫu nhiên hoặc mơ hồ, nó có thể giống thư rác. Thứ hai, nó giúp tệp dễ tìm hơn về sau sau khi đã được tải xuống.

Tránh những tên như “document1.pdf.” Chúng không giải thích điều gì cả. Thay vào đó, hãy thêm các chi tiết hữu ích như năm, tên dự án hoặc loại tài liệu. Ví dụ, “2025_Project_Proposal.pdf” rõ ràng hơn nhiều.

Đừng bỏ qua dung lượng tệp

Sau cùng, bạn muốn tệp của mình được mở và sử dụng. Điều đó có nghĩa là cần chú ý đến dung lượng tệp.

Nếu tệp quá lớn, có thể việc gửi sẽ thất bại. Ngay cả khi gửi được, quá trình tải xuống cũng có thể mất nhiều thời gian. Ngoài ra, hầu hết nhà cung cấp email đều có giới hạn dung lượng, vì vậy điều này quan trọng hơn nhiều người nghĩ.

Nếu tệp của bạn lớn, bạn có hai lựa chọn đơn giản. Nén tệp trước khi gửi hoặc dùng liên kết đám mây và cấp quyền truy cập phù hợp một cách rõ ràng.

Sử dụng đúng định dạng

Định dạng tệp bạn chọn ảnh hưởng đến cách tệp được mở và sử dụng. Vì vậy, hãy chọn định dạng phù hợp với tác vụ.

• Dùng PDF cho các tài liệu chính thức không nên chỉnh sửa.

• Dùng Excel cho dữ liệu cần được sắp xếp hoặc cập nhật.

• Dùng JPG hoặc PNG cho hình ảnh và ảnh chụp màn hình.

Định dạng phù hợp giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho tất cả mọi người.

Khi nào bạn nên dùng liên kết đám mây thay vì tệp đính kèm?

Khi gửi tệp đính kèm, hãy nghĩ xa hơn việc chỉ nhấn gửi. Đôi khi email có cảm giác là trọng tâm chính, còn tệp chỉ là phần bổ sung sau cùng. Nhưng đôi khi lựa chọn thông minh hơn lại không phải là tệp đính kèm. Trong một số tình huống nhất định, liên kết đám mây hoạt động hiệu quả hơn. Dưới đây là một vài trường hợp như vậy.

Tệp lớn –Hầu hết nhà cung cấp email giới hạn tệp đính kèm ở khoảng 20 đến 25 MB. Liên kết đám mây cho phép bạn chia sẻ các tệp lớn hơn nhiều mà không phải lo về giới hạn dung lượng hoặc gửi thất bại.

Tài liệu cộng tác –Nếu đồng nghiệp cần bình luận hoặc chỉnh sửa, liên kết đám mây sẽ giữ mọi thứ ở cùng một nơi. Bạn có thể cập nhật tệp mà không cần gửi qua lại các phiên bản mới.

Chỉnh sửa liên tục –Điều tương tự cũng áp dụng cho các tài liệu sẽ thay đổi theo thời gian. Với liên kết đám mây, bạn có thể cập nhật tệp trong khi liên kết vẫn giữ nguyên. Nhờ đó, mọi người luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất.