Cara menulis email permohonan cuti

Tidak ada yang suka menebak-nebak apakah cutinya akan disetujui. Email permohonan cuti yang ditulis dengan baik memberi manajer Anda detail yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan dengan cepat. Jika dilakukan dengan baik, ini menunjukkan profesionalisme, menetapkan ekspektasi yang jelas, dan membantu Anda benar-benar menikmati waktu libur. Semakin jelas email Anda, semakin mudah bagi manajer Anda untuk mengatakan ya.

Apa itu email pengajuan cuti dan mengapa itu penting?

Mengambil cuti menimbulkan dua masalah: siapa yang akan menangani pekerjaan Anda saat Anda pergi, dan bagaimana mereka tahu kapan cuti Anda dimulai dan berakhir. Email permohonan cuti yang dikirim pada waktu yang tepat menyelesaikan keduanya. Email ini menjelaskan kapan Anda pergi, mengapa Anda pergi, dan siapa yang harus mengambil alih. Selain itu, Anda mendapat bonus berupa benar-benar menikmati waktu libur tanpa khawatir apakah Anda akan kembali ke setumpuk masalah.

Biasanya email ini dikirim kepada manajer Anda, departemen HR, atau siapa pun yang perlu diberi tahu. Ini menunjukkan profesionalisme, membantu perencanaan beban kerja, membuat catatan untuk HR, dan menunjukkan bahwa Anda peduli pada rekan kerja Anda. Tentu saja, ada banyak alasan mengapa Anda mungkin ingin mengirimkannya, tetapi demi kesederhanaan, kami telah merangkum beberapa di bawah ini.

Kapan menggunakan email pengajuan cuti:

• Cuti sakit saat Anda tidak sehat

• Cuti liburan untuk hari libur yang direncanakan

• Hari pribadi atau cuti kasual

• Keadaan darurat seperti sakit keluarga

• Cuti orang tua untuk melahirkan/cuti ayah

Apa format yang tepat untuk email permohonan cuti?

Jika Anda ingin permohonan cuti Anda diterima, email itu harus sampai dengan baik kepada pemberi kerja Anda. Sapaan sederhana seperti ‘Hai’ dan ‘Sampai jumpa’ tidak akan cukup – terutama jika Anda mengirimkannya pada menit terakhir. Rumus di bawah ini akan membantu Anda membuat email pengajuan cuti yang terlihat profesional, menjelaskan ketidakhadiran Anda, dan mendapatkan persetujuan yang sangat penting.

Baris subjek yang membuat permohonan cuti Anda diperhatikan

Ingin email Anda menarik perhatian? Pastikan baris subjek Anda singkat, spesifik, dan langsung ke intinya. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah atasan Anda menelepon saat Anda sedang liburan, menanyakan Anda ada di mana karena baris subjek Anda terlalu umum dan akhirnya tenggelam di antara email-emailnya. Itu adalah hal pertama yang akan dilihat atasan Anda, jadi buatlah itu berarti.

Cara membuat baris subjek itu sempurna

Buat tetap singkat –kurang dari 50 karakter adalah target yang baik. Anda tentu tidak ingin setengah pesan Anda terpotong hanya karena Anda memutuskan untuk menjadi seperti Shakespeare di baris subjek.

Spesifik, spesifik, spesifik – cantumkan tanggal secara spesifik, misalnya, “Permohonan cuti - 1 Jan - 8 Jan”. Menempatkan tanggal Anda di awal adalah cara terbaik untuk menghindari kesalahpahaman.

Mulai dengan alasannya– ini membantu agar lebih konkret. Tambahkan detail. “Permohonan cuti sakit / Permohonan cuti liburan.” Semakin banyak perusahaan Anda tahu sejak awal, semakin mudah bagi mereka untuk mengaturnya.

Mengapa salam pembuka Anda bisa menjadi kunci persetujuan

Permohonan cuti memang tepat seperti namanya – sebuah permohonan. Karena itu, sebaiknya tingkatkan formalitas dan tetap profesional. Anda mungkin sahabat dekat dengan atasan atau staf HR, tetapi untuk momen seperti ini, sikap hormat biasanya lebih unggul. Itu adalah cara terbaik untuk memastikan permohonan Anda diterima dengan baik, ditambah lagi Anda melindungi diri dari kesalahpahaman jika email tersebut disimpan oleh HR untuk referensi di masa mendatang.

Apa yang benar-benar dicari manajer dalam email cuti

Setelah formalitas selesai, saatnya masuk ke detail penting. Isi email pengajuan cuti adalah tempat Anda bisa menjelaskan alasan Anda membutuhkan cuti dan kapan Anda berencana mengambilnya. Berikan detail sebanyak yang Anda rasa nyaman untuk dibagikan dan usahakan spesifik dengan tanggal agar perusahaan Anda dapat mempersiapkan ketidakhadiran Anda. Jelas, peran Anda penting, dan mereka perlu menemukan seseorang untuk menggantikannya.

Di sinilah rencana serah terima berperan. Menjelaskan siapa yang akan mengambil alih tanggung jawab Anda, tugas mana yang masih tertunda, dan tenggat waktunya membantu meyakinkan para pihak terkait bahwa ketidakhadiran Anda tidak akan menimbulkan kebingungan. Pastikan untuk melampirkan dokumen apa pun yang akan memberikan kejelasan pada proyek yang masih berjalan. Menambahkan informasi tambahan yang mereka perlukan agar tetap berjalan sesuai rencana bisa membuat perbedaan besar.

Dan sebelum Anda menekan kirim, pastikan untuk mengonfirmasi bahwa permohonan Anda telah diterima. Ini memberi Anda ketenangan pikiran bahwa permohonan Anda telah dibaca, memberi manajer atau HR dorongan halus untuk merespons, dan melindungi dari kesalahpahaman di kemudian hari. Anda dapat meminta konfirmasi dengan menambahkan kalimat sopan seperti:

• “Mohon konfirmasi bahwa Anda telah menerima permohonan ini.”

• “Bisakah Anda memberi tahu saya setelah permohonan ini diterima?”

• “Saya akan berterima kasih atas balasan singkat untuk mengonfirmasi bahwa semuanya sudah sesuai dengan permohonan saya”

Cara menutup permohonan cuti dengan benar

Penutup Anda adalah hal terakhir yang akan mereka baca. Tetap sopan, ingat etika email, dan jika Anda ingin menambah kesan baik, tambahkan ucapan terima kasih singkat atas waktu dan pertimbangan mereka. Setelah itu, tutup dengan nama Anda di bawah salam penutup formal seperti ‘Salam hormat’ atau ‘Hormat saya’.Saat menutup email permohonan cuti sederhana kepada manajer, ada baiknya memiliki beberapa contoh yang siap digunakan. Lihat tabel perbandingan di bawah ini.

Bagaimana cara menulis email pengajuan cuti untuk situasi yang berbeda?

Saat menulis email permohonan cuti sederhana, memahami format adalah langkah pertama, tetapi contoh membuatnya lebih nyata. Di bawah ini Anda akan menemukan email permohonan cuti yang dapat Anda ambil, sesuaikan, dan kirim dengan percaya diri.

Contoh email cuti sakit

Subjek: Permohonan cuti sakit – 12–13 MaretYth. [Manajer/ HR],

Saya sedang tidak enak badan dan perlu mengambil cuti sakit pada 12 dan 13 Maret untuk memulihkan diri. Mohon beri tahu saya jika Anda memerlukan surat dokter atau detail tambahan apa pun.Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima permohonan ini?

Terima kasih,[Nama Anda]

Contoh email cuti pribadi/hari personal

Subjek: Permohonan hari personal – 5 AprilYth. [Manajer/ HR],

Saya ingin mengambil cuti satu hari pada Jumat, 5 April, untuk keperluan pribadi. Mohon beri tahu saya apakah ini memungkinkan atau jika Anda memerlukan detail lebih lanjut.Saya akan menghargai balasan singkat untuk mengonfirmasi bahwa permohonan ini telah diterima.

Salam hormat,[Nama Anda]

Contoh email cuti liburan

Subjek: Permohonan cuti liburan – 10–21 JuliYth. [Manajer/ HR],

Saya ingin mengajukan cuti liburan dari 10 Juli hingga 21 Juli. Saya akan menyelesaikan laporan saya saat ini sebelum pergi dan menyerahkan panggilan klien yang sedang berjalan kepada Daniel.

Mohon konfirmasi bahwa permohonan ini telah diterima.Terima kasih sebelumnya[Nama Anda]

Contoh email cuti darurat

Subjek: Permohonan cuti darurat – mulai 2 MeiYth. [Manajer/ HR],

Karena keadaan darurat keluarga, saya perlu mengajukan cuti mulai 2 Mei. Saya akan terus memberi kabar kepada Anda segera setelah saya mengetahui berapa lama saya akan pergi.Bisakah Anda mengonfirmasi penerimaan permohonan ini?

Hormat saya,[Nama Anda]

Contoh email cuti melahirkan/cuti ayah

Subjek: Permohonan cuti ayah – 14 Agustus–9 OktoberYth. [Manajer/ HR],

Saya menulis untuk secara resmi mengajukan cuti ayah dari 14 Agustus hingga 9 Oktober. Mohon beri tahu saya jika Anda memerlukan dokumen pendukung atau detail tambahan apa pun.Saya akan berterima kasih jika Anda dapat mengonfirmasi bahwa permohonan ini telah diterima.

Dengan penghargaan,[Nama Anda]

Apa tips utama agar permohonan cuti Anda cepat disetujui?

Ingin cuti Anda cepat disetujui? Inilah yang harus dilakukan:

• Langsung ke intinya– jangan tenggelamkan permohonan Anda dalam penjelasan. Letakkan informasi utama di depan dan potong sisanya.

• Tanggal dan rencana serah terima – memberi perusahaan Anda waktu untuk menyesuaikan diri dengan ketidakhadiran Anda adalah hal yang penting. Cantumkan tanggal secara spesifik dan pastikan ada rencana saat Anda tidak berada di sana.

• Kirim lebih awal (kecuali keadaan darurat) – perusahaan Anda membutuhkan waktu untuk mempersiapkan ketidakhadiran Anda, jadi pastikan untuk mengirim email Anda pada waktu yang tepat. Usahakan memberi pemberitahuan dua minggu sebelumnya.

• Tawarkan ketersediaan jika mendesak – sebagian besar perusahaan tidak akan mengharapkan Anda bekerja saat cuti, tetapi memberi tahu bahwa Anda dapat dihubungi dalam keadaan darurat dapat meredakan kekhawatiran.

Cara memastikan permohonan cuti Anda siap disetujui

Anda hampir selesai, tetapi sentuhan terakhir bisa menentukan berhasil atau tidaknya permohonan Anda. Dari cara Anda menyusunnya hingga cara Anda menindaklanjutinya, detail kecil membentuk apakah manajer Anda melihat email Anda sebagai sesuatu yang mudah disetujui atau mudah diabaikan. Kuasai hal-hal ini, dan Anda akan menghindari penundaan, kesalahpahaman, atau bolak-balik yang canggung.

Cara menjelaskan cuti kepada manajer Anda dengan sopan

Menjelaskan cuti kepada manajer Anda sangat bergantung pada nada, waktu, dan persiapan. Pesan tergesa-gesa seperti “Tidak bisa kerja besok, maaf” di tengah rapat tidak akan membantu Anda. Mulailah dengan memeriksa kebijakan cuti atau PTO perusahaan Anda agar Anda tahu apa yang diperbolehkan dan berapa banyak pemberitahuan yang diharapkan untuk Anda berikan. Datang dengan persiapan menunjukkan rasa hormat terhadap proses dan memudahkan manajer Anda untuk mengatakan ya.

Dari sana, jelaskan dengan tepat kapan Anda akan pergi, berikan detail secukupnya tentang alasannya, dan yang paling penting, tunjukkan bahwa Anda telah memikirkan dampaknya pada tim Anda. Manajer menghargai ketika Anda mengakui gangguan yang mungkin timbul dan menjelaskan bagaimana Anda akan meminimalkannya. Itu bisa berarti menyelesaikan tugas-tugas penting lebih awal, menyerahkan pekerjaan kepada rekan kerja, atau meninggalkan catatan yang jelas agar tidak ada yang terlewat.

Cara menyusun email Anda jika Anda memerlukan cuti berulang

Cuti berulang, seperti janji medis mingguan atau komitmen pribadi yang tetap, memerlukan sedikit penjelasan lebih banyak daripada cuti satu hari. Kuncinya adalah sangat jelas tentang polanya dan jangka waktunya. Jelaskan tanggalnya (mulai dan selesai), frekuensinya (setiap Rabu, dua Jumat sekali), dan apakah itu hari penuh atau setengah hari.

Cuti berulang, seperti kelas mingguan, janji temu berkelanjutan, atau urusan pribadi, memerlukan kejelasan tambahan agar manajer Anda dapat merencanakannya. Buat email Anda singkat tetapi spesifik: jelaskan polanya (mingguan, dua mingguan), tetapkan tanggal mulai dan selesai yang jelas, dan jelaskan bagaimana Anda akan mengelola tanggung jawab Anda saat tidak hadir.

Apa yang harus disertakan dalam email cuti berulang Anda:

• Tambahkan baris subjek yang jelas dengan cuti berulang dan tanggal

• Buat alasannya singkat dan profesional

• Jelaskan frekuensi, durasi, dan tanggal mulai/selesai

• Sertakan rencana serah terima untuk tugas

• Konfirmasikan bahwa Anda telah memeriksa kebijakan cuti/PTO

• Tutup dengan sopan dan minta konfirmasi

Tidak ada respons? Ini langkah Anda selanjutnya

Terkadang email permohonan cuti Anda tertimbun, terlewat, atau mungkin manajer Anda sedang sibuk dan lupa membalas. Jika Anda belum mendapat kabar setelah waktu yang wajar, biasanya 2–3 hari kerja, pengingat yang sopan adalah langkah Anda selanjutnya.

Email tindak lanjut Anda harus singkat, ramah, dan langsung ke intinya. Mulailah dengan salam, sebutkan email Anda sebelumnya, tanyakan apakah mereka sudah sempat meninjaunya, dan sampaikan dengan sopan mengapa respons tepat waktu itu penting. Lalu, sertakan permintaan yang jelas dan sederhana: “Bisakah Anda mengonfirmasi apakah permohonan cuti saya telah disetujui?” Akhiri dengan salam penutup yang sopan dan ucapan terima kasih.Ini bekerja hampir sama seperti ucapan terima kasih setelah wawancara. Ini mengingatkan mereka bahwa Anda ada dan membantu Anda mengakhirinya dengan nada positif. Sebaiknya jangan membanjiri kotak masuk mereka. Kirim hanya satu atau dua email tindak lanjut, dengan jeda beberapa hari. Jika setelah itu Anda masih belum mendapat kabar, pertimbangkan untuk mengingatkan mereka secara langsung, atau libatkan HR jika perlu.