Πώς να συστηθείτε σε ένα email

Τα εισαγωγικά email δεν είναι πυρηνική φυσική, αλλά μπορούν να γίνουν καύσιμο πυραύλου για την καριέρα και τις γνωριμίες σας. Το να γίνετε καλοί σε αυτά μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε έναν νέο πελάτη, μια νέα δουλειά ή ακόμα και μια νέα ζωή. Οπότε γιατί να μην ξεκινήσετε τώρα;

Τι κάνει ένα καλό εισαγωγικό email;

Το να τρέχετε μέσα στο μπαρ, να κολλάτε στο πρόσωπο κάποιου και να φωνάζετε ότι θέλετε να γίνετε φίλοι μάλλον δεν είναι η καλύτερη στρατηγική. Ένα εισαγωγικό email λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο. Αν το κάνετε σωστά, εφαρμόσετε τη σωστή εθιμοτυπία email και κάνετε καλή εντύπωση από το πρώτο λεπτό, τότε θα έχετε τις καλύτερες πιθανότητες να πετύχετε αυτό που θέλετε.

Ακολουθούν πέντε πράγματα που θα διασφαλίσουν ότι το εισαγωγικό email σας θα πετύχει:

1. Οι γραμμές θέματος έχουν σημασία – Τίποτα δεν λέει «άνοιξέ με» όσο μια καλή γραμμή θέματος. Κρατήστε τη σαφή, συγκεκριμένη και προσπαθήστε να μείνετε μέσα σε 30-60 χαρακτήρες. Δεν θα πετύχει αν το μισό της κοπεί.

2. Μιλήστε επαγγελματικά, δείξτε επαγγελματισμό –Δεν θα πηγαίνατε σε μια συνέντευξη με σορτς. Παρομοίως, το εισαγωγικό email σας πρέπει να είναι επαγγελματικό, με σεβασμό και προσαρμοσμένο στο κοινό σας.

3. Κάντε τον εαυτό σας αξέχαστο –Μπορεί να νομίζετε ότι είστε ό,τι καλύτερο μετά το κομμένο ψωμί, αλλά ο παραλήπτης δεν το πιστεύει (ακόμα). Συστηθείτε νωρίς, αναφέρετε τον ρόλο σας και γιατί επικοινωνείτε.

4. Εξατομικεύστε – Ένα γενικό email αντιγραφής-επικόλλησης δεν πρόκειται ποτέ να πετύχει. Προσαρμόστε το στο άτομο, αναφέρετε μια κοινή γνωριμία και δείξτε ότι έχετε κάνει την εργασία σας.

5. Μην τους σπαταλάτε τον χρόνο – Κρατήστε το σύντομο, δομημένο και μπείτε στο θέμα. Είναι καλύτερο να υποθέσετε ότι ο παραλήπτης σας είναι πολύ απασχολημένος για να διαβάσει το email σας. Βοηθήστε τον με σαφή δομή και σαφές μήνυμα.

Πότε χρειάζεστε ένα email αυτοπαρουσίασης;

Ένα μεγάλο μέρος της επιτυχίας των email αυτοπαρουσίασής σας είναι να γνωρίζετε πότε να τα χρησιμοποιείτε.

Αίτηση εργασίας

Η υποβολή αιτήσεων για νέες δουλειές μπορεί να είναι απογοητευτική, ειδικά αν τα συνηθισμένα κανάλια δεν λειτουργούν. Μερικές φορές είναι καλύτερο να πάτε κατευθείαν στην πηγή και να στείλετε ένα εισαγωγικό email για αίτηση εργασίας. Αν το κάνετε σωστά, μπορεί να είναι ένας φανταστικός τρόπος να τραβήξετε γρήγορα την προσοχή ενός εργοδότη και να παρακάμψετε την ουρά. Δείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει:

• Προσαρμόστε το email σας στη συγκεκριμένη θέση εργασίας. Η έρευνα υποβάθρου μπορεί να κάνει τεράστια διαφορά.

• Τονίστε γιατί ταιριάζετε απόλυτα στον ρόλο και προσπαθήστε να συμπεριλάβετε συγκεκριμένα παραδείγματα.

• Χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση email. Θα φαίνεστε πιο αξιόπιστοι.

• Να είστε ευγενικοί, ενθουσιώδεις και να ξεκινάτε και να τελειώνετε το email με έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και κλείσιμο

Συνάντηση με κάποιον για πρώτη φορά

Ίσως έχετε μια νέα δουλειά, έναν νέο ρόλο ή συνεργάζεστε με έναν νέο πελάτη για πρώτη φορά. Μπορεί να είναι χρήσιμο να στείλετε ένα εισαγωγικό email και να ξεκινήσετε την επικοινωνία με το δεξί. Ο στόχος είναι να γεφυρωθεί το χάσμα ώστε η επικοινωνία να είναι όσο το δυνατόν πιο ομαλή στο μέλλον. Δείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ενημερώστε τους ποιοι είστε και γιατί επικοινωνείτε.

• Εξηγήστε πώς μπορείτε να συνεργαστείτε στο μέλλον.

• Προγραμματίστε μια μελλοντική βιντεοκλήση για να γνωριστείτε καλύτερα, αν χρειάζεται.

• Ξεκινήστε και τελειώστε με έναν φιλικό χαιρετισμό και κλείσιμο.

• Μην πείτε όλη την ιστορία της ζωής σας. Κρατήστε το σύντομο και ουσιαστικό.

Δικτύωση

Μόλις επιστρέψατε από ένα επιτυχημένο συνέδριο. Γνωρίσατε εμπνευσμένους ανθρώπους, ανταλλάξατε ιδέες και τώρα είστε έτοιμοι να κάνετε follow-up. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι με ένα εισαγωγικό email. Δείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει:

• Υπενθυμίστε στο άτομο ποιοι είστε και πού συναντηθήκατε.

• Δώστε μια σύντομη περιγραφή του γιατί επικοινωνείτε και των επόμενων βημάτων που θα θέλατε να ακολουθήσετε.

• Όσο περισσότερο το αφήνετε, τόσο χειρότερα φαίνεται και τόσο λιγότερο πιθανό είναι να σας θυμούνται.

• Η δικτύωση είναι αμφίδρομη. Ενημερώστε τους πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε.

• Κρατήστε τον τόνο επαγγελματικό, τουλάχιστον για τα πρώτα λίγα email.

• Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό κλείσιμο και θυμηθείτε να αφήσετε στοιχεία επικοινωνίας.

Ένταξη σε νέα ομάδα

Η ένταξη σε μια νέα εταιρεία μπορεί να είναι δύσκολη. Νέα πρόσωπα, νέα καθήκοντα και ένα νέο περιβάλλον μπορούν εύκολα να γίνουν συντριπτικά. Ένα εισαγωγικό email μπορεί να βοηθήσει να σπάσει ο πάγος με τα νέα μέλη της ομάδας σας και να δώσει ώθηση στη διαδικασία δημιουργίας ομάδας. Δείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει:

• Ενημερώστε τους ποιοι είστε και ποιος είναι ο ρόλος σας.

• Να είστε ευγενικοί και με σεβασμό.

• Εκφράστε τον ενθουσιασμό σας που εντάσσεστε στην ομάδα και προσφερθείτε να βοηθήσετε αν ποτέ το χρειαστούν.

• Μην είστε υπερβολικά επίσημοι ή άκαμπτοι. Το να φαίνεστε προσιτοί είναι ο καλύτερος τρόπος για να χτίσετε σχέσεις.

• Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμά σας ευθυγραμμίζεται με την κουλτούρα της εταιρείας πριν το στείλετε.

Προσέγγιση από freelancer

Το freelancing μπορεί να είναι δύσκολο, ειδικά όταν είστε στο κρύο και παλεύετε να βρείτε πελάτες. Ένα εισαγωγικό email μπορεί να είναι ένας εξαιρετικός τρόπος να προσεγγίσετε έναν πιθανό πελάτη. Δείτε τι πρέπει να περιλαμβάνει:

• Σε κανέναν δεν αρέσουν οι μαζικές αποστολές. Εξατομικεύστε και δείξτε στο άτομο ότι έχετε κάνει την έρευνά σας.

• Πείτε τους ποιοι είστε και τι μπορείτε να προσφέρετε.

• Τονίστε σχετική εμπειρία και συγκεκριμένα παραδείγματα αποτελεσμάτων.

• Κρατήστε το σύντομο, κρατήστε το επαγγελματικό.

• Τονίστε τα επόμενα βήματα που θα θέλατε να ακολουθήσετε.

• Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό και κλείσιμο.

Πώς να γράψετε ένα email για να συστηθείτε (βήμα προς βήμα)

Το να γράψετε ένα επαγγελματικό εισαγωγικό email είναι εύκολο αν γνωρίζετε τα βήματα. Είτε γράφετε μια εισαγωγή μέσω email για αίτηση εργασίας είτε συστήνεστε στη δουλειά, τα παρακάτω βήματα θα διασφαλίσουν ότι το email σας θα πετυχαίνει κάθε φορά.

Χαιρετισμός

Συχνά ακούμε τη φράση ότι η πρώτη εντύπωση μετράει, αλλά μάλλον είναι πιο ακριβές να πούμε ότι τα πρώτα λίγα δευτερόλεπτα της πρώτης εντύπωσης μετράνε. Αυτό οφείλεται σε κάτι που ονομάζεται φαινόμενο πρωτοκαθεδρίας. Το φαινόμενο πρωτοκαθεδρίας είναι μια ψυχολογική αρχή που λέει ότι οι πληροφορίες που παρουσιάζονται νωρίς σε μια συνάντηση συχνά λαμβάνουν μεγαλύτερη βαρύτητα από τις πληροφορίες που δίνονται αργότερα.

Αυτό σημαίνει ότι, ως άνθρωποι, συχνά σχηματίζουμε ένα φίλτρο στα πρώτα στάδια μιας αλληλεπίδρασης που διαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο ερμηνεύουμε τις υπόλοιπες πληροφορίες. Αν κάνετε λάθος αυτό το πρώτο στάδιο, μπορεί να είναι πραγματικά δύσκολο να επαναφέρετε την αλληλεπίδραση στη σωστή πορεία.

Γι’ αυτό η αρχή ενός email μπορεί να είναι τόσο σημαντική. Πλαισιώνει την υπόλοιπη αλληλεπίδραση και συχνά χρωματίζει τον τρόπο με τον οποίο λαμβάνεται το μήνυμά σας. Πώς λοιπόν το πετυχαίνετε σωστά σε ένα εισαγωγικό email;

Βρείτε τον σωστό τόνο:Ταιριάξτε το επίπεδο επισημότητας με το πλαίσιο. Για επίσημες ή αρχικές επαφές, ένας επίσημος χαιρετισμός όπως «Αγαπητέ/ή [Title][Last Name]» ή ένα ουδέτερο «Γεια σας [Name],» λειτουργεί καλύτερα.

Εστιάστε στη δομή: Τοποθετήστε πρώτα τον χαιρετισμό, ακολουθούμενο από κόμμα (π.χ. ««Αγαπητέ/ή [Title][Last Name]»). Γράψτε με κεφαλαίο την πρώτη λέξη και το όνομα του παραλήπτη, αλλά μην βάλετε θαυμαστικό.

Ελέγξτε και ξαναελέγξτε:Το να γράψετε λάθος το όνομα κάποιου δημιουργεί τρομερή εντύπωση. Να χρησιμοποιείτε πάντα το όνομα του παραλήπτη αν το γνωρίζετε, αλλά ελέγξτε διπλά την ορθογραφία και τους τίτλους.

Το να γίνεστε υπερβολικά φιλικοί –Το να ξεκινάτε με «Hey» ή «Hi guys» μπορεί να ακούγεται υπερβολικά χαλαρό για επαγγελματικά email. Κρατήστε το επίσημο και αυξήστε τη χαλαρότητα σε επόμενα email.

Κόψτε τα γενικόλογα – Το να είστε υπερβολικά γενικοί μπορεί να χαλάσει τη ροή του email σας. Φράσεις όπως «To Whom It May Concern» ή «Dear Sir/Madam» ακούγονται απρόσωπες και παλιομοδίτικες.

Προσέξτε τις ώρες – αποφύγετε να προσθέτετε χρονικά συγκεκριμένες ευχές όπως «Good morning» ή «Good evening». Το άτομο μπορεί να το διαβάσει σε διαφορετική ώρα, κάτι που το κάνει αμήχανο.

Ποιοι είστε

Η αλήθεια είναι ότι μπορεί να είστε ό,τι καλύτερο μετά το κομμένο ψωμί, αλλά αν δεν εξηγήσετε ακριβώς γιατί και πώς στο email σας, τότε ο παραλήπτης σας δεν πρόκειται να συμφωνήσει. Αυτή είναι η ενότητα του email όπου εξηγείτε ακριβώς ποιοι είστε και γιατί θα πρέπει να ενδιαφερθούν. Ακολουθούν μερικές συμβουλές:

Μπείτε κατευθείαν στο θέμα –Δώστε αμέσως το όνομά σας και τον ρόλο σας. Για παράδειγμα, «Το όνομά μου είναι Jane Doe και είμαι ειδικός μάρκετινγκ με πέντε χρόνια εμπειρίας στη ψηφιακή διαφήμιση.»

Μείνετε ταπεινοί –Στοχεύστε σε έναν τόνο με αυτοπεποίθηση αλλά και ταπεινότητα όταν συστήνεστε. Θέλετε να το κρατήσετε επαγγελματικό, αλλά μην το παρακάνετε ώστε να φαίνεστε υπερβολικά πρόθυμοι ή απελπισμένοι.

Προσθέστε πλαίσιο –Καθιερώστε ποιοι είστε και, αν είναι σχετικό, την εταιρεία ή τη σύνδεσή σας. Η προηγούμενη έρευνα θα βοηθήσει εδώ, προσπαθήστε να εξατομικεύσετε τη σύνδεσή σας με την εταιρεία.

Κόψτε την ιστορία της ζωής σας:Μην ξεκινάτε μια μακροσκελή αυτοβιογραφία. Αποφύγετε να κατακλύσετε τον αναγνώστη με πάρα πολλές προσωπικές λεπτομέρειες ή ένα πλήρες βιογραφικό στις πρώτες γραμμές σας.

Η ασάφεια είναι βαρετή – Μην αφήνετε ποτέ τον παραλήπτη να μαντεύει ποιοι είστε ή τι κάνετε. Για παράδειγμα, το να γράψετε «Σκέφτηκα να συστηθώ» χωρίς να αναφέρετε πραγματικά το πλήρες όνομά σας ή τον ρόλο σας δεν βοηθά.

Μειώστε την αργκό –Ακόμα κι αν είστε γκουρού του ψηφιακού μάρκετινγκ, δεν είναι αυτό το κατάλληλο μέρος για να το πείτε. Κρατήστε την αργκό για όταν θα είστε πιο εξοικειωμένοι. Χρησιμοποιήστε σαφή, επαγγελματική γλώσσα.

Γιατί επικοινωνείτε

Αφού ολοκληρώσετε το ποιος, ήρθε η ώρα να φέρετε το γιατί. Γιατί στέλνετε email σε αυτό το άτομο; Γιατί να ενδιαφερθεί; Γιατί τώρα; Δείτε πώς να το κάνετε:

Μπείτε στο θέμα –Συμπεριλάβετε τον λόγο του email σας σε μία ή δύο σύντομες προτάσεις. Συμπεριλάβετε βασικές λεπτομέρειες: Κάνετε αίτηση για μια θέση; Ζητάτε συμβουλή ή πληροφορίες;

Χαϊδέψτε τον εγωισμό τους – Συμπεριλάβετε τον καλύτερο λόγο για τον οποίο θα πρέπει να ενδιαφερθούν για το email σας.  Για παράδειγμα, πώς αυτό θα μπορούσε να τους ωφελήσει ή γιατί θεωρήσατε ότι θα ήταν το κατάλληλο άτομο για επικοινωνία.

Μην κρύβετε το αίτημά σας –Μην αναγκάζετε τον αναγνώστη να ψάχνει μέσα σε μια μεγάλη παράγραφο για να καταλάβει γιατί στείλατε email.

Μην απολογείστε –Η δικτύωση είναι φυσιολογική, μην ντρέπεστε. Το να πλαισιώνετε το email σας ως απολογία, π.χ. («Λυπάμαι που σας ενοχλώ / αν δεν σας κάνει κόπο...»,  μπορεί να υπονομεύσει την αυτοπεποίθησή σας.

Εγώ, εγώ, εγώ –Το να εστιάζετε μόνο στον εαυτό σας,  π.χ. «Θέλω μια δουλειά στην εταιρεία σας γιατί θα βοηθούσε εμένα,» δεν θα σας πάει πουθενά. Φροντίστε τουλάχιστον να υπαινιχθείτε την αξία για τον παραλήπτη ή ένα αμοιβαίο ενδιαφέρον.

Παρότρυνση για δράση

Το CTA είναι το σημείο όπου τα πράγματα γίνονται ενδιαφέροντα. Αν έχετε πετύχει τις προηγούμενες ενότητες και ο αναγνώστης έχει δώσει στο email σας τον σεβασμό και την προσοχή που του αξίζει, είναι έτοιμος να προχωρήσει τη σχέση παρακάτω. Εδώ είναι που του λέτε ακριβώς πώς θέλετε να συνεχίσετε. Δείτε πώς:

Μην υποθέτετε –Αν υπήρχε στιγμή να δείξετε σεβασμό, είναι αυτή. Το να απαιτείτε μια συνάντηση δεν θα εκληφθεί πολύ καλά. Να είστε ευγενικοί, ευπρεπείς και με σεβασμό.

Κάντε το σαφές –Σε μία πρόταση (ή δύο σύντομες), δηλώστε ακριβώς ποια ενέργεια θα θέλατε να κάνουν. Για παράδειγμα: «Θα μπορούσαμε να κανονίσουμε μια 15λεπτη κλήση την επόμενη εβδομάδα για να συζητήσουμε αυτή την ευκαιρία;

Κάντε το να ξεχωρίζει –Είναι καλύτερο να ξεκινήσετε μια νέα παράγραφο για το CTA σας. Έτσι θα ξεχωρίζει από το υπόλοιπο κείμενό σας.

Απουσία CTA –Ακούγεται προφανές, αλλά η μεγαλύτερη αποτυχία εδώ είναι να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε CTA. Ο ενθουσιασμός μπορεί να σας παρασύρει στο τέλος ενός email, αλλά είναι καλύτερο να καθίσετε και να σκεφτείτε το καλύτερο CTA σας.

Μην το παρακάνετε –Αποφύγετε να κατακλύσετε τον αναγνώστη με πάρα πολλά αιτήματα. Μην ζητάτε πολλές μεγάλες χάρες σε ένα email.

Να πυροβολήσετε τον εαυτό σας στο πόδι –Αν συμπεριλαμβάνετε συνδέσμους, για παράδειγμα συνδέσμους συνάντησης, ή επισυνάπτετε βιογραφικό, βεβαιωθείτε ότι οι σύνδεσμοι λειτουργούν. Διαφορετικά, θα φαίνεστε πολύ αντιεπαγγελματικοί.

Υπογραφή

Εντάξει, είστε σχεδόν στο τέλος. Έχετε παρουσιάσει τον εαυτό σας, έχετε προτείνει μια συνάντηση, τώρα ήρθε η ώρα να κλείσετε το email με χάρη και αυτοκυριαρχία. Δείτε πώς:

Τι να κάνετε:

Κλείστε όπως ξεκινήσατε –Αντικατοπτρίστε τον συνολικό τόνο του email. Συνήθη επαγγελματικά κλεισίματα όπως «Με εκτίμηση,», «Best regards,», «Thank you,» ή «Kind regards» λειτουργούν καλύτερα.

Προσθέστε ένα ευχαριστώ -Ξεκινήστε μια νέα γραμμή μετά το κυρίως σώμα του email σας. Προσθέστε μια σύντομη γραμμή για να ευχαριστήσετε τον αναγνώστη. Για παράδειγμα, μια απλή πρόταση όπως «Σας ευχαριστώ για τον χρόνο και την προσοχή σας.»

Τελική μορφοποίηση –Χρησιμοποιήστε τη φράση κλεισίματος που επιλέξατε και γράψτε με κεφαλαίο μόνο την πρώτη λέξη, π.χ. «Με εκτίμηση,», ακολουθούμενη από κόμμα.

Αν θέλετε πραγματικά να εντυπωσιάσετε εδώ, η προσθήκη μιας εξατομικευμένης υπογραφής email θα δώσει μια πραγματικά επαγγελματική πινελιά.

Παραδείγματα email αυτοπαρουσίασης που λειτουργούν

Η συγγραφή επίσημων εισαγωγικών email έχει να κάνει με την εξάσκηση. Μόλις αρχίσετε να αποκτάτε ευχέρεια, οι λέξεις θα ρέουν. Αλλά όταν ξεκινάτε για πρώτη φορά, μπορεί να βοηθήσει να έχετε μερικά έτοιμα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν χρειαστεί. Ακολουθούν μερικά επαγγελματικά email για να ξεκινήσετε.

Αυτοπαρουσίαση για αίτηση εργασίας

Περίγραμμα προτύπου:

• Χαιρετισμός – Επίσημος και εξατομικευμένος αν είναι δυνατόν.

• Ποιοι είστε – Το όνομά σας, ο ρόλος σας και η τρέχουσα κατάστασή σας.

• Γιατί επικοινωνείτε – Η δουλειά για την οποία κάνετε αίτηση και πού τη βρήκατε.

• Παρότρυνση για δράση – Εκφράστε ενδιαφέρον για τα επόμενα βήματα ή για την επισύναψη βιογραφικού.

• Υπογραφή – Ευγενικό, επαγγελματικό κλείσιμο με ευχαριστίες.

Δείγμα email:

Αγαπητή κα Davies,

Το όνομά μου είναι Robert Jones και είμαι στρατηγικός σύμβουλος περιεχομένου με πάνω από πέντε χρόνια εμπειρίας στις ψηφιακές εκδόσεις.

Επικοινωνώ για να εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση Content Lead, την οποία είδα να διαφημίζεται στη σελίδα της εταιρείας σας στο LinkedIn.

Θα ήταν δυνατό να προγραμματίσουμε μια σύντομη κλήση για να συζητήσουμε περαιτέρω τον ρόλο; Έχω επισυνάψει το βιογραφικό μου για την εξέτασή σας.

Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας.Με εκτίμηση,Robert Jones

Αυτοπαρουσίαση σε νέα ομάδα

Περίγραμμα προτύπου:

• Χαιρετισμός – Φιλικός και συμπεριληπτικός.

• Ποιοι είστε– Όνομα, νέος ρόλος, από πού έρχεστε.

• Γιατί επικοινωνείτε –Για να συστηθείτε και να εκφράσετε τον ενθουσιασμό σας.

• Παρότρυνση για δράση – Ανοιχτή πρόσκληση για επικοινωνία.

• Υπογραφή – Ζεστό και προσιτό κλείσιμο.

Δείγμα email:

Γεια σας όλοι,

Είμαι ο James French και μόλις εντάχθηκα στην ομάδα μάρκετινγκ ως senior campaign manager. Πριν από αυτό, επικεντρωνόμουν σε συνεργασίες brand και στην ψηφιακή στρατηγική.

Ανυπομονώ να ξεκινήσω και να γνωρίσω τον καθένα σας τις επόμενες εβδομάδες.

Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε αν θέλετε να συνδεθούμε ή να μιλήσουμε. Ανυπομονώ να συνεργαστώ με όλους σας.Με εκτίμηση,James

Ψυχρή εισαγωγή για δικτύωση ή προσέγγιση

Περίγραμμα προτύπου:

• Χαιρετισμός – Με σεβασμό και εξατομικευμένος αν είναι δυνατόν.

• Ποιοι είστε – Όνομα, ρόλος, οποιαδήποτε κοινή γνωριμία ή σχετικό πλαίσιο.

• Γιατί επικοινωνείτε – Σύντομος λόγος και τι ήταν αυτό που σας τράβηξε σε αυτούς.

• Παρότρυνση για δράση – Προτείνετε ένα επόμενο βήμα χωρίς πίεση, π.χ. μια σύντομη κλήση.

• Υπογραφή – Ευγενικό κλείσιμο με εκτίμηση.

Δείγμα email:

Γεια σας κ. Wilkinson,

Το όνομά μου είναι Tara Smith και είμαι ερευνήτρια UX. Πρόσφατα έπεσα πάνω στην ομιλία σας για τον συμπεριληπτικό σχεδιασμό στο Global UX Summit και τη βρήκα εξαιρετικά διορατική.

Θα ήθελα πολύ την ευκαιρία να ακούσω περισσότερα για τη δουλειά σας και για το πώς προσεγγίζετε τη στρατηγική σχεδιασμού σε διαφορετικούς πολιτισμούς.

Θα ήσασταν διαθέσιμος για μια 15λεπτη συζήτηση κάποια στιγμή την επόμενη εβδομάδα; Θα το εκτιμούσα πραγματικά.Σας ευχαριστώ και πάλι,Tara Smith

Σύσταση freelancer / συμβούλου σε πελάτη

Περίγραμμα προτύπου:

• Χαιρετισμός – Ουδέτερος και άμεσος.

• Ποιοι είστε –Όνομα, τίτλος, τομέας εξειδίκευσης.

• Γιατί επικοινωνείτε – Μια συγκεκριμένη ανάγκη που έχουν και πώς μπορείτε να βοηθήσετε.

• Παρότρυνση για δράση – Προσφερθείτε να συζητήσετε περαιτέρω ή να προγραμματίσετε μια ώρα.

• Υπογραφή – Επαγγελματικό κλείσιμο με τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Δείγμα email:

Γεια σας κα Campbell,

Είμαι ο Leo Davies, freelance γραφίστας με εξειδίκευση στην ταυτότητα brand και στη συσκευασία. Πρόσφατα είδα τη σειρά προϊόντων σας και παρατήρησα ότι ετοιμάζεστε να επεκταθείτε σε νέες αγορές λιανικής.

Έχω βοηθήσει παρόμοια brand να βελτιώσουν τη συσκευασία τους ώστε να είναι έτοιμη για λιανική και θα ήθελα πολύ να εξερευνήσω αν θα μπορούσα να υποστηρίξω την επόμενη φάση σας.

Θα ήσασταν διαθέσιμη για μια σύντομη κλήση ώστε να συζητήσουμε τους στόχους σας και πώς θα μπορούσα να βοηθήσω;Ευχαριστώ και πάλι,Leo Davies

Οι τελευταίες πινελιές που κάνουν όλη τη διαφορά

Οι παραπάνω συμβουλές θα σας φέρουν σχεδόν μέχρι το να γράψετε ένα επαγγελματικό email. Αυτό που απομένει είναι το τελευταίο δέκα τοις εκατό. Παρακάτω θα βρείτε μερικούς τρόπους για να φτάσετε εκεί.

Κάντε επιμέλεια πριν από την αποστολή –Τυπογραφικά λάθη, ανορθόγραφα ονόματα, γράμματα που λείπουν, όλα φωνάζουν προχειρότητα. Μην αφήσετε όλη τη σκληρή δουλειά σας να καταλήξει στον κάδο. Φροντίστε να κάνετε επιμέλεια πριν από την αποστολή.

Προσαρμόστε τον τόνο σας –Είτε μιλάτε στο αφεντικό σας είτε στον καλύτερό σας φίλο, μιλάτε διαφορετικά ανάλογα με το άτομο. Το ίδιο ισχύει και για το email. Βεβαιωθείτε ότι ο τόνος σας ταιριάζει με την περίσταση.

Επιπλέον σύνδεσμοι –Η προσθήκη του LinkedIn ή του ιστότοπού σας στο εισαγωγικό email μπορεί να βοηθήσει να προχωρήσει περισσότερο η συζήτηση. Επιπλέον, προσθέτει αξιοπιστία, δείχνοντας ότι είστε κάτι περισσότερο από μια απλή διεύθυνση email.

Τελικές σκέψεις

Όπως συμβαίνει με οτιδήποτε, τα εισαγωγικά email απαιτούν εξάσκηση. Το πλάνο και τα δείγματα email αυτοπαρουσίασης παραπάνω θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε και, μόλις αποκτήσετε ευχέρεια, θα γράφετε τέλεια εισαγωγικά email σε χρόνο μηδέν.