परिचयात्मक ईमेल कोई रॉकेट साइंस नहीं हैं, लेकिन वे आपके करियर और संबंधों के लिए रॉकेट ईंधन साबित हो सकते हैं। इन्हें अच्छी तरह लिखना सीखना एक नए क्लाइंट, नई नौकरी, या यहाँ तक कि नई ज़िंदगी का फ़र्क बन सकता है। तो अभी से शुरुआत क्यों न करें?
एक अच्छा परिचयात्मक ईमेल किसे कहते हैं?
बार के पार भागते हुए किसी के बिल्कुल सामने पहुँच जाना और चिल्लाकर कहना कि आप दोस्त बनना चाहते हैं, शायद सबसे अच्छी रणनीति नहीं है। परिचयात्मक ईमेल भी कुछ ऐसा ही काम करता है। अगर आप इसे सही कर लें, सही email etiquette अपनाएँ, और पहले ही पल से अच्छा प्रभाव डालें, तो आपके पास अपनी चाही चीज़ पाने का सबसे अच्छा मौका होगा।
यहाँ पाँच बातें हैं जो सुनिश्चित करेंगी कि आपका परिचयात्मक ईमेल असर करे:
Subject lines मायने रखती हैं – एक अच्छी subject line से बेहतर “मुझे खोलो” कुछ नहीं कहता। इसे स्पष्ट रखें, विशिष्ट रखें, और 30-60 characters के भीतर रखने की कोशिश करें। अगर इसका आधा हिस्सा कट जाए, तो इसका असर नहीं होगा।
पेशेवर बोलें, पेशेवर दिखें –आप shorts पहनकर interview में नहीं जाएँगे। इसी तरह, आपका परिचयात्मक ईमेल पेशेवर, सम्मानजनक और आपके पाठक के अनुरूप होना चाहिए।
खुद को यादगार बनाइए –आपको लग सकता है कि आप सबसे बेहतरीन हैं, लेकिन प्राप्तकर्ता अभी ऐसा नहीं सोचता। शुरुआत में ही अपना परिचय दें, अपनी भूमिका बताएँ, और यह भी कि आप संपर्क क्यों कर रहे हैं।
व्यक्तिगत बनाइए – एक सामान्य, copy-paste ईमेल कभी असर नहीं करेगा। व्यक्ति के अनुसार इसे ढालें, किसी साझा संपर्क का उल्लेख करें, और दिखाएँ कि आपने तैयारी की है।
उनका समय बर्बाद मत करें – इसे संक्षिप्त, व्यवस्थित रखें और सीधे मुद्दे पर आएँ। यह मानकर चलना बेहतर है कि आपका प्राप्तकर्ता आपका ईमेल पढ़ने के लिए बहुत व्यस्त है। स्पष्ट संरचना और स्पष्ट संदेश देकर उनकी मदद करें।
आपको आत्म-परिचय ईमेल की ज़रूरत कब पड़ती है?
यह सुनिश्चित करने का एक बड़ा हिस्सा कि आपके आत्म-परिचय ईमेल सफल हों, यह जानना है कि उन्हें कब इस्तेमाल करना है।
नौकरी के लिए आवेदन
नई नौकरियों के लिए आवेदन करना निराशाजनक हो सकता है, खासकर अगर सामान्य माध्यम काम नहीं कर रहे हों। कभी-कभी सीधे स्रोत तक पहुँचना और नौकरी आवेदन परिचय ईमेल भेजना सबसे अच्छा होता है। अगर आप इसे सही करते हैं, तो यह किसी नियोक्ता का ध्यान जल्दी खींचने और कतार छोड़ने का शानदार तरीका हो सकता है। इसमें आपको यह शामिल करना चाहिए:
अपने ईमेल को विशेष नौकरी के अनुसार ढालें। पृष्ठभूमि शोध बहुत बड़ा अंतर ला सकता है।
यह बताइए कि आप इस भूमिका के लिए बिल्कुल उपयुक्त क्यों हैं और ठोस उदाहरण शामिल करने की कोशिश करें।
एक पेशेवर email address का उपयोग करें। आप अधिक भरोसेमंद दिखाई देंगे।
विनम्र और उत्साही रहें, और ईमेल की शुरुआत और अंत पेशेवर अभिवादन और sign off के साथ करें
किसी से पहली बार मिलना
शायद आपके पास नई नौकरी है, नई भूमिका है, या आप पहली बार किसी नए क्लाइंट के साथ काम कर रहे हैं। ऐसे में परिचयात्मक ईमेल भेजना और संवाद की शुरुआत सही तरीके से करना मददगार हो सकता है। इसका उद्देश्य दूरी कम करना है ताकि भविष्य में संवाद यथासंभव सहज हो सके। इसमें आपको यह शामिल करना चाहिए:
उन्हें बताइए कि आप कौन हैं और आप संपर्क क्यों कर रहे हैं।
समझाइए कि आप भविष्य में साथ कैसे काम कर सकते हैं।
ज़रूरत हो तो एक-दूसरे को बेहतर जानने के लिए भविष्य में video call तय करें।
शुरुआत और अंत मित्रवत अभिवादन और sign off के साथ करें।
अपनी पूरी जीवन कहानी मत बताइए। इसे छोटा और सीधे मुद्दे पर रखें।
नेटवर्किंग
आप अभी-अभी एक सफल conference से लौटे हैं। आप कुछ प्रेरणादायक लोगों से मिले, विचारों का आदान-प्रदान किया, और अब follow up करने के लिए तैयार हैं। ऐसा करने का सबसे अच्छा तरीका एक परिचयात्मक ईमेल है। इसमें आपको यह शामिल करना चाहिए:
उस व्यक्ति को याद दिलाइए कि आप कौन हैं और आप कहाँ मिले थे।
संक्षेप में बताइए कि आप संपर्क क्यों कर रहे हैं और आप आगे कौन से कदम उठाना चाहते हैं।
जितनी देर आप करेंगे, उतना ही बुरा लगेगा और उतनी ही कम संभावना होगी कि उन्हें आप याद रहें।
नेटवर्किंग दो-तरफ़ा रास्ता है। उन्हें बताइए कि आप उनकी कैसे मदद कर सकते हैं।
कम से कम शुरुआती कुछ ईमेल के लिए लहजा पेशेवर रखें।
एक पेशेवर sign-off का उपयोग करें और संपर्क विवरण छोड़ना न भूलें।
नई टीम onboarding
नई कंपनी में शामिल होना कठिन हो सकता है। नए चेहरे, नए काम, और नया माहौल — ये सब काफी भारी लग सकते हैं। एक परिचयात्मक ईमेल आपकी नई टीम के सदस्यों के साथ बर्फ तोड़ने और टीम-निर्माण की प्रक्रिया शुरू करने में मदद कर सकता है। इसमें आपको यह शामिल करना चाहिए:
उन्हें बताइए कि आप कौन हैं और आपकी भूमिका क्या है।
विनम्र और सम्मानजनक रहें।
टीम में शामिल होने को लेकर अपना उत्साह व्यक्त करें और यदि उन्हें कभी ज़रूरत हो तो मदद की पेशकश करें।
बहुत ज़्यादा औपचारिक या कठोर न बनें। सहज और मिलनसार दिखना संबंध बनाने का सबसे अच्छा तरीका है।
भेजने से पहले सुनिश्चित करें कि आपका संदेश कंपनी की संस्कृति के अनुरूप है।
Freelancer का संपर्क करना
Freelancing कठिन हो सकती है, खासकर जब आप बाहर संघर्ष कर रहे हों और clients पाने में मुश्किल हो रही हो। एक परिचयात्मक ईमेल किसी संभावित client से संपर्क करने का शानदार तरीका हो सकता है। इसमें आपको यह शामिल करना चाहिए:
किसी को mass blasts पसंद नहीं आते। इसे व्यक्तिगत बनाइए और दिखाइए कि आपने शोध किया है।
उन्हें बताइए कि आप कौन हैं और आप क्या पेशकश कर सकते हैं।
संबंधित अनुभव और परिणामों के ठोस उदाहरणों को उजागर करें।
इसे संक्षिप्त रखें, इसे पेशेवर रखें।
उन अगले कदमों को स्पष्ट करें जो आप उठाना चाहते हैं।
एक पेशेवर अभिवादन और sign off का उपयोग करें।
अपने परिचय के लिए ईमेल कैसे लिखें (step-by-step)
यदि आपको चरण पता हों, तो एक पेशेवर परिचयात्मक ईमेल लिखना आसान है। चाहे आप नौकरी के आवेदन के लिए परिचयात्मक ईमेल लिख रहे हों या काम पर अपना परिचय दे रहे हों, नीचे दिए गए चरण सुनिश्चित करेंगे कि आपका ईमेल हर बार असर करे।
अभिवादन
हम अक्सर सुनते हैं कि पहली छाप मायने रखती है, लेकिन शायद यह कहना अधिक सही होगा कि पहली छाप के शुरुआती कुछ सेकंड मायने रखते हैं। इसका कारण primacy effect नाम की चीज़ है। primacy effect एक मनोवैज्ञानिक सिद्धांत है, जो कहता है कि किसी मुलाकात की शुरुआत में दी गई जानकारी को बाद में दी गई जानकारी की तुलना में अधिक महत्व दिया जाता है।
इसका मतलब है कि हम इंसान अक्सर किसी बातचीत के शुरुआती चरण में एक तरह का फ़िल्टर बना लेते हैं, जो यह तय करता है कि हम बाकी जानकारी को कैसे समझेंगे। अगर यह पहला चरण गलत हो जाए, तो बातचीत को फिर से सही दिशा में लाना बहुत मुश्किल हो सकता है।
इसीलिए ईमेल की शुरुआत इतनी महत्वपूर्ण हो सकती है। यह बाकी बातचीत की रूपरेखा तय करती है और अक्सर इस बात को प्रभावित करती है कि आपका संदेश कैसे प्राप्त किया जाता है। तो परिचयात्मक ईमेल में इसे सही कैसे किया जाए?
सही लहजा अपनाएँ:संदर्भ के अनुसार औपचारिकता का स्तर मिलाएँ। औपचारिक या शुरुआती संपर्कों के लिए “Dear [Title][Last Name]” जैसा औपचारिक अभिवादन या तटस्थ “Hello [Name],” सबसे अच्छा काम करता है।
संरचना पर ध्यान दें: अभिवादन पहले रखें, उसके बाद comma लगाएँ (जैसे ““Dear [Title][Last Name]”)। पहले शब्द और प्राप्तकर्ता के नाम का पहला अक्षर बड़ा लिखें, लेकिन exclamation mark न लगाएँ।
जाँचें, और फिर दोबारा जाँचें:किसी के नाम की गलत वर्तनी बहुत खराब प्रभाव डालती है। यदि आपको प्राप्तकर्ता का नाम पता है, तो हमेशा उसका उपयोग करें, लेकिन वर्तनी और title दोबारा जाँच लें।
बहुत ज़्यादा दोस्ताना न बनें –“Hey” या “Hi guys” से शुरुआत पेशेवर ईमेल के लिए बहुत casual लग सकती है। इसे औपचारिक रखें और आगे के ईमेल में धीरे-धीरे casual लहजा बढ़ाएँ।
सामान्य बातों को हटाएँ – बहुत ज़्यादा generic होना आपके ईमेल के flow को बिगाड़ सकता है। “To Whom It May Concern” या “Dear Sir/Madam” जैसे वाक्यांश निर्जीव और पुराने लगते हैं।
समय का ध्यान रखें –“Good morning” या “Good evening” जैसी समय-विशिष्ट शुभकामनाएँ जोड़ने से बचें। सामने वाला इसे किसी और समय पढ़ सकता है, जिससे यह अटपटा लग सकता है।
आप कौन हैं
सच तो यह है कि आप वाकई बेहतरीन हो सकते हैं, लेकिन अगर आप अपने ईमेल में साफ़-साफ़ यह नहीं बताएँगे कि क्यों और कैसे, तो प्राप्तकर्ता सहमत नहीं होगा। ईमेल का यह वह हिस्सा है जहाँ आप स्पष्ट करते हैं कि आप कौन हैं और उन्हें क्यों परवाह करनी चाहिए। यहाँ कुछ सुझाव हैं:
सीधे मुद्दे पर आएँ –तुरंत अपना नाम और भूमिका बताएँ। उदाहरण के लिए, “मेरा नाम Jane Doe है, और मैं digital advertising में पाँच साल के अनुभव वाला/वाली marketing specialist हूँ।”
विनम्र रहें –अपना परिचय देते समय आत्मविश्वासी लेकिन विनम्र लहजा रखें। आप पेशेवर दिखना चाहते हैं, लेकिन इतना भी नहीं कि आप बहुत ज़्यादा उत्सुक या लाचार लगें।
संदर्भ जोड़ें –बताइए कि आप कौन हैं और, यदि प्रासंगिक हो, आपकी company या connection क्या है। पहले से किया गया शोध यहाँ मदद करेगा; company के साथ अपने संबंध को व्यक्तिगत बनाने की कोशिश करें।
जीवन कहानी छोड़ें:लंबी आत्मकथा शुरू मत कर दीजिए। शुरुआती पंक्तियों में बहुत अधिक निजी विवरण या पूरा resume देकर पाठक को बोझिल न करें।
अस्पष्टता फीकी पड़ती है – प्राप्तकर्ता को कभी यह अनुमान लगाने पर मजबूर न करें कि आप कौन हैं या क्या करते हैं। उदाहरण के लिए, “मैंने सोचा कि अपना परिचय दे दूँ” लिखना, बिना अपना पूरा नाम या भूमिका बताए, मददगार नहीं है।
slang कम करें –भले ही आप digital marketing के guru हों, यह उसे कहने की जगह नहीं है। slang तब के लिए बचाकर रखें जब आप अधिक परिचित हो जाएँ। स्पष्ट, पेशेवर भाषा का उपयोग करें।
आप संपर्क क्यों कर रहे हैं
जब आप “कौन” का जवाब दे चुके हों, तो अब “क्यों” की बारी है। आप इस व्यक्ति को ईमेल क्यों कर रहे हैं? उन्हें क्यों परवाह करनी चाहिए? अभी क्यों? इसे करने का तरीका यह है:
सीधे मुद्दे पर आएँ –अपने ईमेल का कारण एक या दो संक्षिप्त वाक्यों में शामिल करें। मुख्य विवरण जोड़ें: क्या आप किसी पद के लिए आवेदन कर रहे हैं? सलाह या जानकारी चाहते हैं?
उनके अहम को सहलाएँ – वह सबसे अच्छा कारण शामिल करें कि उन्हें आपके ईमेल की परवाह क्यों करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, इससे उन्हें क्या लाभ हो सकता है, या आपने क्यों सोचा कि संपर्क करने के लिए वही सही व्यक्ति होंगे।
अपनी request को छिपाएँ नहीं –पाठक को यह समझने के लिए लंबा पैराग्राफ खंगालने पर मजबूर न करें कि आपने ईमेल क्यों किया।
माफ़ी मत माँगिए –Networking होती रहती है, शर्मिंदा महसूस न करें। अपने ईमेल को माफ़ी की तरह पेश करना, जैसे (“I hate to bother you / if it’s not too much trouble...”), आपके आत्मविश्वास को कमज़ोर कर सकता है।
मैं, मैं, मैं –सिर्फ अपने ऊपर ध्यान केंद्रित करना, जैसे, “मुझे आपकी company में नौकरी चाहिए क्योंकि इससे मुझे मदद मिलेगी,” आपको कहीं नहीं ले जाएगा। कम से कम प्राप्तकर्ता के लिए मूल्य या किसी साझा रुचि का संकेत ज़रूर दें।
कार्रवाई का आह्वान
CTA वह जगह है जहाँ बात रोचक हो जाती है। यदि आपने पिछले हिस्से अच्छी तरह लिखे हैं और पाठक ने आपके ईमेल को वह सम्मान और ध्यान दिया है जिसका वह हकदार है, तो अब वे संबंध को आगे बढ़ाने के लिए तैयार हैं। यहीं आप उन्हें ठीक-ठीक बताते हैं कि आप आगे कैसे बढ़ना चाहते हैं। ऐसे करें:
मानकर मत चलिए –अगर सम्मानजनक होने का कोई समय है, तो यही है। मीटिंग की माँग करना अच्छा प्रभाव नहीं डालेगा। विनम्र रहें, शिष्ट रहें, सम्मानजनक रहें।
इसे स्पष्ट रखें –एक वाक्य में (या दो छोटे वाक्यों में), साफ़-साफ़ बताएँ कि आप उनसे कौन-सी कार्रवाई चाहते हैं। उदाहरण के लिए: “क्या हम इस अवसर पर चर्चा करने के लिए अगले हफ्ते 15 मिनट की कॉल तय कर सकते हैं?
इसे उभारें –अपने CTA के लिए नया पैराग्राफ शुरू करना सबसे अच्छा है। इससे यह आपके बाकी text से अलग नज़र आएगा।
CTA छूट जाना –यह स्पष्ट लगता है, लेकिन यहाँ सबसे बड़ी गलती CTA शामिल करना भूल जाना है। ईमेल के अंत में उत्साह हावी हो सकता है, लेकिन बैठकर अपने सबसे अच्छे CTA पर विचार करना बेहतर है।
एक साथ बहुत कुछ मत माँगिए –बहुत सारी requests देकर पाठक को बोझिल न करें। एक ही ईमेल में कई बड़े एहसान न माँगें।
खुद ही नुकसान न करें –यदि आप कोईlinks शामिल कर रहे हैं, जैसे meeting links, या CV संलग्न कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि links काम कर रहे हों। नहीं तो आप बहुत unprofessional लगेंगे।
हस्ताक्षर
ठीक है, अब आप लगभग मंज़िल पर हैं। आपने अपना परिचय दे दिया, मुलाकात का प्रस्ताव भी रख दिया, अब समय है ईमेल समाप्त करने का, वह भी गरिमा और संतुलन के साथ। ऐसे करें:
क्या करें:
जैसे शुरू किया, वैसे ही समाप्त करें –ईमेल के समग्र लहजे को बनाए रखें। “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” या “Kind regards” जैसे सामान्य पेशेवर समापन सबसे अच्छा काम करेंगे।
धन्यवाद जोड़ें -अपने ईमेल के मुख्य भाग के बाद नई पंक्ति शुरू करें। पाठक को धन्यवाद देने के लिए एक छोटी पंक्ति जोड़ें। उदाहरण के लिए, “आपके समय और विचार के लिए धन्यवाद।” जैसा सरल वाक्य।
अंतिम formatting –अपने चुने हुए समापन वाक्यांश का उपयोग करें और केवल पहले शब्द का पहला अक्षर बड़ा लिखें, जैसे “Best regards,” जिसके बाद comma हो।
यदि आप यहाँ सचमुच प्रभाव डालना चाहते हैं, तो एक personalised email signature जोड़ना एक वास्तविक पेशेवर स्पर्श देगा।
ऐसे आत्म-परिचय ईमेल के उदाहरण जो काम करते हैं
औपचारिक परिचयात्मक ईमेल लिखना पूरी तरह अभ्यास की बात है। जैसे-जैसे आप इसमें सहज होते जाएँगे, शब्द अपने आप बहने लगेंगे। लेकिन शुरुआत में, कुछ तैयार उदाहरण होना मददगार हो सकता है जिन्हें ज़रूरत पड़ने पर तुरंत इस्तेमाल किया जा सके। शुरुआत करने के लिए यहाँ कुछ pro emails दिए गए हैं।
नौकरी आवेदन के लिए आत्म-परिचय
टेम्पलेट रूपरेखा:
अभिवादन – औपचारिक और यदि संभव हो तो व्यक्तिगत।
आप कौन हैं – आपका नाम, भूमिका, और वर्तमान स्थिति।
आप संपर्क क्यों कर रहे हैं – वह नौकरी जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं और आपने उसे कहाँ देखा।
कार्रवाई का आह्वान – अगले चरणों में रुचि व्यक्त करें या resume संलग्न करें।
हस्ताक्षर – धन्यवाद के साथ विनम्र, पेशेवर समापन।
नमूना ईमेल:
प्रिय Ms. Davies,
मेरा नाम Robert Jones है, और मैं डिजिटल पब्लिशिंग में पाँच साल से अधिक अनुभव वाला एक content strategist हूँ।
मैं Content Lead पद में अपनी रुचि व्यक्त करने के लिए संपर्क कर रहा/रही हूँ, जिसका विज्ञापन मैंने आपकी कंपनी के LinkedIn पेज पर देखा था।
क्या इस भूमिका पर आगे चर्चा करने के लिए एक छोटी कॉल तय करना संभव होगा? मैंने आपके विचारार्थ अपना resume संलग्न किया है।
आपके समय के लिए धन्यवाद।सादर,Robert Jones
नई टीम से आत्म-परिचय
टेम्पलेट रूपरेखा:
अभिवादन – मित्रवत और समावेशी।
आप कौन हैं– नाम, नई भूमिका, आप कहाँ से आ रहे हैं।
आप संपर्क क्यों कर रहे हैं – अपना परिचय देने और उत्साह व्यक्त करने के लिए।
कार्रवाई का आह्वान – जुड़ने के लिए खुला निमंत्रण।
हस्ताक्षर – आत्मीय और सहज समापन।
नमूना ईमेल:
नमस्ते सभी को,
मैं James French हूँ, और मैंने अभी marketing team में senior campaign manager के रूप में जॉइन किया है। इससे पहले, मैं brand partnerships और digital strategy पर काम कर रहा/रही था/थी।
मैं शुरुआत करने और आने वाले हफ्तों में आप सभी से मिलने के लिए उत्साहित हूँ।
अगर आप जुड़ना या बात करना चाहें, तो बेझिझक संपर्क करें। मैं आप सभी के साथ काम करने के लिए उत्सुक हूँ।सादर,James
नेटवर्किंग या आउटरीच के लिए cold introduction
टेम्पलेट रूपरेखा:
अभिवादन – सम्मानजनक और यदि संभव हो तो व्यक्तिगत।
आप कौन हैं – नाम, भूमिका, कोई साझा संपर्क या संदर्भ।
आप संपर्क क्यों कर रहे हैं – संक्षिप्त कारण और क्या चीज़ आपको उनकी ओर खींच लाई।
कार्रवाई का आह्वान – अगला आसान कदम सुझाएँ, जैसे एक छोटी कॉल।
हस्ताक्षर – आभार के साथ विनम्र समापन।
नमूना ईमेल:
नमस्ते Mr Wilkinson,
मेरा नाम Tara Smith है, और मैं एक UX researcher हूँ। हाल ही में मैंने Global UX Summit में inclusive design पर आपका talk देखा और उसे बेहद insightful पाया।
मैं आपके काम के बारे में और सुनना चाहूँगा/चाहूँगी, और यह भी कि आप विभिन्न संस्कृतियों में design strategy को कैसे अपनाते हैं।
क्या आप अगले हफ्ते कभी 15 मिनट की बातचीत के लिए उपलब्ध होंगे? मैं इस अवसर की सचमुच सराहना करूँगा/करूँगी।एक बार फिर धन्यवाद,Tara Smith
क्लाइंट के लिए Freelancer / Consultant परिचय
टेम्पलेट रूपरेखा:
अभिवादन – तटस्थ और सीधा।
आप कौन हैं – नाम, पद, विशेषज्ञता का क्षेत्र।
आप संपर्क क्यों कर रहे हैं – उनकी कोई विशेष आवश्यकता और आप कैसे मदद कर सकते हैं।
कार्रवाई का आह्वान – आगे चर्चा करने या समय तय करने का प्रस्ताव दें।
हस्ताक्षर – अपने संपर्क विवरण के साथ पेशेवर समापन।
नमूना ईमेल:
नमस्ते Ms. Campbell,
मैं Leo Davies हूँ, brand identity और packaging में विशेषज्ञता रखने वाला/वाली एक freelance graphic designer। हाल ही में मैंने आपकी product line देखी, और मैंने नोटिस किया कि आप नए retail markets में विस्तार की तैयारी कर रहे हैं।
मैंने इसी तरह के brands को retail readiness के लिए उनकी packaging बेहतर बनाने में मदद की है, और मैं यह जानना चाहूँगा/चाहूँगी कि क्या मैं आपके अगले चरण में सहयोग कर सकता/सकती हूँ।
क्या आप अपने लक्ष्यों और मैं कैसे मदद कर सकता/सकती हूँ, इस पर चर्चा करने के लिए एक छोटी कॉल के लिए तैयार होंगे?एक बार फिर धन्यवाद,Leo Davies
अंतिम बातें जो सारा फर्क पैदा करती हैं
ऊपर दिए गए सुझाव आपको एक पेशेवर ईमेल लिखने की दिशा में काफी आगे ले जाएँगे। जो बचता है, वह अंतिम दस प्रतिशत है। वहाँ तक पहुँचने के कुछ तरीके नीचे दिए गए हैं।
भेजने से पहले संपादन करें –टाइपो, नामों की गलत वर्तनी, छूटे हुए अक्षर — ये सब लापरवाही चिल्लाकर बताते हैं। अपनी सारी मेहनत को बेकार मत जाने दें। भेजने से पहले संपादन ज़रूर करें।
अपने लहजे को अनुकूल बनाइए –चाहे आप अपने बॉस से बात कर रहे हों या अपने सबसे अच्छे दोस्त से, आप व्यक्ति के अनुसार अलग तरह से बोलते हैं। ईमेल में भी यही बात लागू होती है। सुनिश्चित करें कि आपका लहजा परिस्थिति के अनुरूप हो।
अतिरिक्त links –अपने परिचयात्मक ईमेल में LinkedIn या website जोड़ने से बातचीत को आगे बढ़ाने में मदद मिल सकती है। साथ ही, यह विश्वसनीयता भी बढ़ाता है, यह दिखाते हुए कि आप सिर्फ एक email address से बढ़कर हैं।
अंतिम विचार
हर चीज़ की तरह, परिचयात्मक ईमेल लिखने के लिए अभ्यास चाहिए। ऊपर दिया गया खाका और आत्म-परिचय ईमेल के नमूने आपको शुरुआत करने में मदद करेंगे, और एक बार जब आप इसमें सहज हो जाएँगे, तो आप बहुत जल्द बेहतरीन परिचयात्मक ईमेल लिखने लगेंगे।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
एक स्पष्ट विषय पंक्ति और पेशेवर अभिवादन के साथ मजबूत शुरुआत करें। शुरुआत में ही अपना परिचय दें—अपना नाम, भूमिका और लिखने का कारण बताएं। इसे छोटा, विनम्र और व्यक्तिगत रखें। यदि आप दिखा सकें कि आपने पहले से जानकारी जुटाई है और समझा सकें कि यह संदेश उनके लिए क्यों प्रासंगिक है, तो आप पहले ही अधिकांश लोगों से आगे हैं।
इसे एक छोटे कवर लेटर की तरह समझें। जिस भूमिका के लिए आप आवेदन कर रहे हैं, उसका उल्लेख करें, आपने उसके बारे में कैसे जाना, और आप उसके लिए उपयुक्त क्यों हैं। अपना संदेश संक्षिप्त और स्पष्ट रखें, पेशेवर लहजा अपनाएँ, और अपना रिज़्यूमे संलग्न करें। अंत में विनम्र कॉल टू एक्शन जोड़ें, जैसे कि एक छोटी कॉल तय करने का अनुरोध करना।
हमेशा। आपकी विषय पंक्ति वह पहली चीज़ है जो प्राप्तकर्ता देखता है, और यही तय कर सकती है कि वह आपका ईमेल खोलेगा या नहीं। इसे स्पष्ट, प्रासंगिक और 30–60 अक्षरों के भीतर रखें ताकि यह कट न जाए। clickbait या अस्पष्ट पंक्तियों से बचें, हर बार स्पष्टता ही जीतती है।
इसे मित्रवत और सच्चा रखें। अपना नाम, भूमिका और अपनी पृष्ठभूमि के बारे में थोड़ा बताएं। टीम में शामिल होने के प्रति उत्साह और जुड़ने की openness व्यक्त करें।
हाँ, बिल्कुल। बिना पूर्व परिचय के संपर्क करना पेशेवर जीवन का सामान्य हिस्सा है। मुख्य बात यह है कि आप विनम्र, संक्षिप्त और प्रासंगिक रहें। बताइए कि आप कौन हैं, आप संपर्क क्यों कर रहे हैं, और आप किस बारे में बात करना चाहते हैं। सामने वाले व्यक्ति के लिए बातचीत आगे बढ़ाने के लिए हाँ कहना आसान बनाइए।
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