Cách giới thiệu bản thân qua email

Email giới thiệu không phải là chuyện quá phức tạp, nhưng chúng có thể là nhiên liệu tên lửa cho sự nghiệp và các mối quan hệ của bạn. Thành thạo việc viết chúng có thể tạo nên khác biệt giữa một khách hàng mới, một công việc mới, hoặc thậm chí là một cuộc sống mới. Vậy tại sao không bắt đầu ngay bây giờ?

Điều gì tạo nên một email giới thiệu tốt?

Chạy băng qua quầy bar, dí sát mặt vào ai đó và hét lên rằng bạn muốn làm bạn với họ có lẽ không phải là chiến lược tốt nhất. Email giới thiệu cũng hoạt động theo cách tương tự. Nếu bạn làm đúng, áp dụng nghi thức email phù hợp, và tạo ấn tượng tốt ngay từ phút đầu tiên, thì bạn sẽ có cơ hội tốt nhất để đạt được điều mình muốn.

Dưới đây là năm điều sẽ giúp đảm bảo email giới thiệu của bạn đạt hiệu quả:

1. Dòng tiêu đề rất quan trọng – Không gì nói “hãy mở tôi ra” rõ hơn một dòng tiêu đề hay. Hãy giữ nó rõ ràng, cụ thể, và cố gắng trong khoảng 30-60 ký tự. Nó sẽ không hiệu quả nếu một nửa bị cắt mất.

2. Nói chuyên nghiệp, trông chuyên nghiệp –Bạn sẽ không đến buổi phỏng vấn trong chiếc quần short. Tương tự, email giới thiệu của bạn nên chuyên nghiệp, tôn trọng và phù hợp với đối tượng nhận.

3. Hãy khiến bản thân đáng nhớ –Bạn có thể nghĩ mình tuyệt vời nhất, nhưng người nhận thì chưa (ít nhất là lúc này). Hãy giới thiệu bản thân sớm, vai trò của bạn, và lý do bạn liên hệ.

4. Cá nhân hóa – Một email chung chung, sao chép-dán sẽ không bao giờ hiệu quả. Hãy điều chỉnh cho phù hợp với người nhận, nhắc đến một mối liên hệ chung, và cho thấy bạn đã tìm hiểu kỹ.

5. Đừng lãng phí thời gian của họ – Hãy ngắn gọn, có cấu trúc và đi thẳng vào vấn đề. Tốt nhất là nên giả định rằng người nhận của bạn quá bận để đọc email. Hãy giúp họ bằng một cấu trúc rõ ràng và một thông điệp rõ ràng.

Khi nào bạn cần một email tự giới thiệu?

Một phần quan trọng để đảm bảo email tự giới thiệu của bạn thành công là biết khi nào nên sử dụng chúng.

Ứng tuyển công việc

Việc ứng tuyển công việc mới có thể gây nản lòng, đặc biệt nếu các kênh thông thường không hiệu quả. Đôi khi tốt nhất là đi thẳng đến nguồn và gửi một email giới thiệu khi ứng tuyển. Nếu bạn làm đúng, đây có thể là một cách tuyệt vời để nhanh chóng thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và bỏ qua hàng chờ. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào:

• Hãy điều chỉnh email của bạn cho phù hợp với công việc cụ thể. Nghiên cứu trước có thể tạo ra khác biệt rất lớn.

• Hãy nhấn mạnh lý do bạn là người hoàn toàn phù hợp với vai trò này và cố gắng đưa vào các ví dụ cụ thể.

• Hãy dùng địa chỉ email chuyên nghiệp. Bạn sẽ trông đáng tin cậy hơn.

• Hãy lịch sự, nhiệt tình, và bắt đầu cũng như kết thúc email bằng lời chào và lời kết chuyên nghiệp

Gặp ai đó lần đầu tiên

Có thể bạn có một công việc mới, một vai trò mới, hoặc lần đầu làm việc với một khách hàng mới. Gửi một email giới thiệu có thể hữu ích để bắt đầu giao tiếp theo hướng tích cực. Mục tiêu là thu hẹp khoảng cách để việc giao tiếp trong tương lai diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào:

• Hãy cho họ biết bạn là ai và lý do bạn liên hệ.

• Giải thích cách hai bên có thể làm việc cùng nhau trong tương lai.

• Lên lịch một cuộc gọi video trong tương lai để hiểu nhau hơn nếu cần.

• Bắt đầu và kết thúc bằng lời chào và lời kết thân thiện.

• Đừng kể toàn bộ câu chuyện cuộc đời bạn. Hãy ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.

Xây dựng mạng lưới

Bạn vừa trở về từ một hội nghị thành công. Bạn đã gặp một số người truyền cảm hứng, trao đổi ý tưởng, và giờ bạn sẵn sàng theo dõi tiếp. Cách tốt nhất để làm điều đó là bằng một email giới thiệu. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào:

• Nhắc người đó bạn là ai và hai người đã gặp nhau ở đâu.

• Mô tả ngắn gọn lý do bạn liên hệ và những bước tiếp theo bạn muốn thực hiện.

• Bạn để càng lâu thì càng trông không ổn và họ càng ít có khả năng nhớ đến bạn.

• Xây dựng mạng lưới là con đường hai chiều. Hãy cho họ biết bạn có thể giúp gì cho họ.

• Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, ít nhất là trong vài email đầu tiên.

• Dùng lời kết chuyên nghiệp và nhớ để lại thông tin liên hệ.

Onboarding với nhóm mới

Gia nhập một công ty mới có thể rất khó khăn. Những gương mặt mới, nhiệm vụ mới và môi trường mới đều có thể khiến bạn choáng ngợp. Một email giới thiệu có thể giúp phá băng với các thành viên mới trong nhóm và khởi động quá trình xây dựng đội ngũ. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào:

• Hãy cho họ biết bạn là ai và vai trò của bạn.

• Hãy lịch sự và tôn trọng.

• Thể hiện sự hào hứng khi gia nhập nhóm và đề nghị giúp đỡ nếu họ cần.

• Đừng quá trang trọng hoặc cứng nhắc. Tỏ ra dễ gần là cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ.

• Hãy đảm bảo thông điệp của bạn phù hợp với văn hóa công ty trước khi gửi.

Freelancer chủ động liên hệ

Làm freelancer có thể rất vất vả, đặc biệt khi bạn đang chật vật tìm khách hàng. Một email giới thiệu có thể là cách tuyệt vời để tiếp cận một khách hàng tiềm năng. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào:

• Không ai thích email gửi hàng loạt. Hãy cá nhân hóa và cho người đó thấy bạn đã tìm hiểu kỹ.

• Hãy cho họ biết bạn là ai và bạn có thể mang lại điều gì.

• Nêu bật kinh nghiệm liên quan và các ví dụ cụ thể về kết quả.

• Hãy ngắn gọn, hãy chuyên nghiệp.

• Nêu rõ những bước tiếp theo bạn muốn thực hiện.

• Dùng lời chào và lời kết chuyên nghiệp.

Cách viết email để giới thiệu bản thân (từng bước)

Viết một email giới thiệu chuyên nghiệp sẽ dễ dàng nếu bạn biết các bước. Dù bạn đang viết email giới thiệu để ứng tuyển công việc hay giới thiệu bản thân tại nơi làm việc, các bước dưới đây sẽ giúp đảm bảo email của bạn luôn hiệu quả.

Lời chào

Chúng ta thường nghe câu ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nhưng có lẽ chính xác hơn là vài giây đầu tiên của ấn tượng đầu tiên mới thực sự quan trọng. Điều này là do một hiện tượng gọi là hiệu ứng ưu tiên. Hiệu ứng ưu tiên là một nguyên lý tâm lý học cho rằng thông tin được trình bày sớm trong một cuộc gặp gỡ thường được coi trọng hơn thông tin xuất hiện sau đó.

Điều này có nghĩa là, với tư cách con người, chúng ta thường hình thành một bộ lọc trong giai đoạn đầu của tương tác, bộ lọc này định hình cách chúng ta diễn giải phần còn lại của thông tin. Nếu bạn làm sai giai đoạn đầu này, sẽ rất khó để đưa tương tác trở lại đúng hướng.

Đó là lý do tại sao phần mở đầu của email có thể quan trọng đến vậy. Nó định hình phần còn lại của tương tác và thường ảnh hưởng đến cách thông điệp của bạn được tiếp nhận. Vậy làm thế nào để làm đúng trong một email giới thiệu?

Chọn đúng giọng điệu:Hãy điều chỉnh mức độ trang trọng cho phù hợp với bối cảnh. Với các liên hệ trang trọng hoặc lần đầu, lời chào trang trọng như “Dear [Title][Last Name]” hoặc trung tính như “Hello [Name],” là phù hợp nhất.

Tập trung vào cấu trúc: Đặt lời chào lên trước, sau đó là dấu phẩy (ví dụ: ““Dear [Title][Last Name]”). Viết hoa từ đầu tiên và tên người nhận, nhưng không dùng dấu chấm than.

Kiểm tra, rồi kiểm tra lại:Viết sai tên ai đó sẽ tạo ấn tượng rất tệ. Luôn dùng tên người nhận nếu bạn biết, nhưng hãy kiểm tra kỹ chính tả và chức danh.

Quá thân mật –Mở đầu bằng “Hey” hoặc “Hi guys” có thể nghe quá suồng sã đối với email chuyên nghiệp. Hãy giữ sự trang trọng và tăng mức độ thân mật ở các email sau.

Loại bỏ sự chung chung – Quá chung chung có thể làm mất mạch email của bạn. Những cụm như “To Whom It May Concern” hoặc “Dear Sir/Madam” tạo cảm giác thiếu cá nhân và lỗi thời.

Cẩn thận với thời điểm – tránh thêm những lời chúc gắn với thời gian như “Good morning” hoặc “Good evening”. Người nhận có thể đọc vào thời điểm khác, khiến nó trở nên gượng gạo.

Bạn là ai

Sự thật là, bạn có thể thực sự rất xuất sắc, nhưng nếu bạn không trình bày rõ ràng lý do và cách thức trong email của mình, thì người nhận sẽ không đồng ý. Đây là phần của email nơi bạn nêu rõ chính xác bạn là ai và tại sao họ nên quan tâm. Dưới đây là một số mẹo:

Đi thẳng vào vấn đề –Hãy cung cấp tên và vai trò của bạn ngay lập tức. Ví dụ: “Tên tôi là Jane Doe, và tôi là một chuyên gia marketing với năm năm kinh nghiệm trong quảng cáo kỹ thuật số.”

Giữ sự khiêm tốn –Hãy hướng đến giọng điệu tự tin nhưng khiêm tốn khi giới thiệu bản thân. Bạn muốn giữ sự chuyên nghiệp, nhưng đừng làm quá đến mức khiến mình trông quá sốt sắng hoặc tuyệt vọng.

Thêm bối cảnh –Hãy xác lập bạn là ai và, nếu phù hợp, công ty hoặc mối liên hệ của bạn. Việc nghiên cứu trước sẽ giúp ích ở đây, hãy cố gắng cá nhân hóa mối liên hệ của bạn với công ty.

Bỏ qua chuyện đời dài dòng:Đừng bắt đầu bằng một bản tự truyện dài. Tránh làm người đọc choáng ngợp với quá nhiều chi tiết cá nhân hoặc toàn bộ sơ yếu lý lịch ngay trong những dòng mở đầu.

Mơ hồ thì nhạt nhòa – Đừng bao giờ để người nhận phải đoán bạn là ai hoặc bạn làm gì. Ví dụ, viết “Tôi nghĩ mình nên giới thiệu bản thân” mà không thực sự nêu đầy đủ họ tên hoặc vai trò của bạn thì không hữu ích.

Giảm bớt tiếng lóng –Ngay cả khi bạn là bậc thầy về marketing kỹ thuật số, đây không phải nơi để nói như vậy. Hãy để tiếng lóng cho lúc hai bên đã quen hơn. Hãy dùng ngôn ngữ rõ ràng, chuyên nghiệp.

Lý do bạn liên hệ

Sau khi bạn đã trả lời xong câu hỏi bạn là ai, đã đến lúc nói đến lý do. Tại sao bạn gửi email cho người này? Tại sao họ nên quan tâm? Tại sao là bây giờ? Dưới đây là cách thực hiện:

Đi thẳng vào trọng tâm –Hãy nêu lý do gửi email của bạn trong một hoặc hai câu ngắn gọn. Bao gồm các chi tiết chính: Bạn đang ứng tuyển một vị trí? Tìm kiếm lời khuyên hay thông tin?

Đánh vào cái tôi của họ – Hãy đưa ra lý do tốt nhất khiến họ nên quan tâm đến email của bạn.  Ví dụ, điều này có thể mang lại lợi ích gì cho họ, hoặc tại sao bạn nghĩ họ là người phù hợp để liên hệ.

Đừng chôn vùi yêu cầu của bạn –Đừng bắt người đọc phải lục tìm trong một đoạn văn dài để hiểu lý do bạn gửi email.

Đừng xin lỗi –Việc xây dựng mạng lưới là điều bình thường, đừng cảm thấy ngại ngùng. Việc đóng khung email của bạn như một lời xin lỗi, ví dụ, (“Tôi ngại làm phiền bạn / nếu không quá phiền...”),  có thể làm suy yếu sự tự tin của bạn.

Tôi tôi tôi –Chỉ tập trung vào bản thân,  ví dụ, “Tôi muốn có một công việc tại công ty của bạn vì điều đó sẽ giúp tôi,” sẽ không đưa bạn đến đâu cả. Hãy đảm bảo ít nhất bạn cũng gợi ra giá trị cho người nhận hoặc một mối quan tâm chung.

Lời kêu gọi hành động

CTA là nơi mọi thứ trở nên thú vị. Nếu bạn đã làm tốt các phần trước và người đọc đã dành cho email của bạn sự tôn trọng và cân nhắc xứng đáng, họ đã sẵn sàng đưa mối quan hệ tiến xa hơn. Đây là lúc bạn nói rõ chính xác cách bạn muốn tiếp tục. Dưới đây là cách thực hiện:

Đừng cho là đương nhiên –Nếu có lúc nào cần thể hiện sự tôn trọng thì chính là lúc này. Yêu cầu một cuộc gặp theo kiểu áp đặt sẽ không được đón nhận tốt. Hãy lịch sự, nhã nhặn và tôn trọng.

Hãy nói rõ –Trong một câu (hoặc hai câu ngắn), hãy nêu chính xác hành động bạn muốn họ thực hiện. Ví dụ: “Chúng ta có thể sắp xếp một cuộc gọi 15 phút vào tuần tới để thảo luận về cơ hội này không?

Hãy làm nó nổi bật –Tốt nhất là bắt đầu một đoạn mới cho CTA của bạn. Như vậy nó sẽ nổi bật hơn so với phần còn lại của văn bản.

Thiếu CTA –Nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng thất bại lớn nhất ở đây là quên đưa CTA vào. Sự hào hứng có thể lấn át ở cuối email, nhưng tốt nhất là ngồi lại và cân nhắc CTA phù hợp nhất của bạn.

Đừng dồn dập –Tránh làm người đọc choáng ngợp với quá nhiều yêu cầu. Đừng nhờ nhiều việc lớn trong cùng một email.

Tự làm khó mình –Nếu bạn đưa vào bất kỳ liên kết nào, ví dụ như liên kết cuộc họp, hoặc đính kèm CV, hãy đảm bảo các liên kết hoạt động. Nếu không, bạn sẽ trông rất thiếu chuyên nghiệp.

Chữ ký

Được rồi, bạn gần như đã hoàn thành. Bạn đã giới thiệu bản thân, bạn đã đề xuất một cuộc gặp, giờ là lúc kết thúc email một cách duyên dáng và chỉn chu. Dưới đây là cách thực hiện:

Nên làm gì:

Kết lại như cách bạn bắt đầu –Hãy phản chiếu giọng điệu tổng thể của email. Những lời kết chuyên nghiệp phổ biến như “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” hoặc “Kind regards” sẽ phù hợp nhất.

Thêm lời cảm ơn -Bắt đầu một dòng mới sau phần nội dung email. Thêm một dòng ngắn để cảm ơn người đọc. Ví dụ, một câu đơn giản như “Cảm ơn bạn đã dành thời gian và cân nhắc.”

Định dạng cuối cùng –Sử dụng cụm từ kết thúc bạn đã chọn và chỉ viết hoa từ đầu tiên, ví dụ “Best regards,” theo sau là dấu phẩy.

Nếu bạn thực sự muốn thể hiện ở phần này, việc thêm chữ ký email được cá nhân hóa sẽ tạo điểm nhấn rất chuyên nghiệp.

Ví dụ về email tự giới thiệu hiệu quả

Viết email giới thiệu trang trọng hoàn toàn là chuyện luyện tập. Một khi bạn bắt đầu thành thạo, câu chữ sẽ tuôn chảy. Nhưng khi mới bắt đầu, sẽ hữu ích nếu có sẵn một vài ví dụ mẫu để bạn có thể dùng ngay khi cần. Dưới đây là một số email chuyên nghiệp để giúp bạn bắt đầu.

Tự giới thiệu khi ứng tuyển công việc

Dàn ý mẫu:

• Lời chào – Trang trọng và cá nhân hóa nếu có thể.

• Bạn là ai – Tên, vai trò và tình trạng hiện tại của bạn.

• Lý do bạn liên hệ – Công việc bạn đang ứng tuyển và nơi bạn thấy tin tuyển dụng đó.

• Lời kêu gọi hành động – Thể hiện sự quan tâm đến các bước tiếp theo hoặc việc đính kèm sơ yếu lý lịch.

• Chữ ký – Lời kết lịch sự, chuyên nghiệp kèm lời cảm ơn.

Email mẫu:

Kính gửi bà Davies,

Tên tôi là Robert Jones, và tôi là một chiến lược gia nội dung với hơn năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất bản kỹ thuật số.

Tôi liên hệ để bày tỏ sự quan tâm của mình đối với vị trí Trưởng nhóm Nội dung, mà tôi đã thấy được đăng trên trang LinkedIn của công ty bạn.

Liệu có thể sắp xếp một cuộc gọi ngắn để thảo luận thêm về vai trò này không? Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn xem xét.

Cảm ơn bạn đã dành thời gian.Trân trọng,Robert Jones

Tự giới thiệu với một nhóm mới

Dàn ý mẫu:

• Lời chào – Thân thiện và hòa đồng.

• Bạn là ai– Tên, vai trò mới, bạn đến từ đâu.

• Lý do bạn liên hệ –Để giới thiệu bản thân và thể hiện sự hào hứng.

• Lời kêu gọi hành động – Mở lời mời kết nối.

• Chữ ký – Lời kết ấm áp và dễ gần.

Email mẫu:

Chào mọi người,

Tôi là James French, và tôi vừa gia nhập đội ngũ marketing với vai trò quản lý chiến dịch cấp cao. Trước đây, tôi tập trung vào các mối quan hệ đối tác thương hiệu và chiến lược kỹ thuật số.

Tôi rất hào hứng được bắt đầu và được gặp từng người trong số các bạn trong vài tuần tới.

Cứ thoải mái liên hệ nếu bạn muốn kết nối hoặc trò chuyện. Tôi mong được làm việc cùng tất cả mọi người.Thân mến,James

Giới thiệu làm quen chủ động để xây dựng mạng lưới hoặc tiếp cận

Dàn ý mẫu:

• Lời chào – Tôn trọng và cá nhân hóa nếu có thể.

• Bạn là ai – Tên, vai trò, bất kỳ mối liên hệ hoặc bối cảnh chung nào.

• Lý do bạn liên hệ – Lý do ngắn gọn và điều gì đã thu hút bạn đến với họ.

• Lời kêu gọi hành động – Đề xuất bước tiếp theo nhẹ nhàng, ví dụ như một cuộc gọi ngắn.

• Chữ ký – Lời kết lịch sự kèm sự trân trọng.

Email mẫu:

Xin chào ông Wilkinson,

Tên tôi là Tara Smith, và tôi là một nhà nghiên cứu UX. Gần đây tôi tình cờ xem bài nói chuyện của ông về thiết kế hòa nhập tại Global UX Summit và thấy nó vô cùng sâu sắc.

Tôi rất mong có cơ hội được nghe thêm về công việc của ông, và cách ông tiếp cận chiến lược thiết kế xuyên văn hóa.

Ông có sẵn lòng dành 15 phút trò chuyện vào một thời điểm nào đó trong tuần tới không? Tôi sẽ thực sự trân trọng cơ hội này.Xin cảm ơn một lần nữa,Tara Smith

Freelancer / Chuyên gia tư vấn giới thiệu với khách hàng

Dàn ý mẫu:

• Lời chào – Trung lập và trực tiếp.

• Bạn là ai –Tên, chức danh, lĩnh vực chuyên môn.

• Lý do bạn liên hệ – Một nhu cầu cụ thể của họ và cách bạn có thể giúp.

• Lời kêu gọi hành động – Đề nghị thảo luận thêm hoặc sắp xếp thời gian.

• Chữ ký – Lời kết chuyên nghiệp kèm thông tin liên hệ của bạn.

Email mẫu:

Xin chào bà Campbell,

Tôi là Leo Davies, một nhà thiết kế đồ họa tự do chuyên về nhận diện thương hiệu và bao bì. Gần đây tôi tình cờ thấy dòng sản phẩm của bà, và tôi nhận thấy bà đang chuẩn bị mở rộng sang các thị trường bán lẻ mới.

Tôi đã giúp các thương hiệu tương tự cải thiện bao bì để sẵn sàng cho bán lẻ, và tôi rất muốn tìm hiểu xem liệu mình có thể hỗ trợ giai đoạn tiếp theo của bà hay không.

Bà có sẵn lòng tham gia một cuộc gọi ngắn để thảo luận về mục tiêu của mình và cách tôi có thể giúp không?Xin cảm ơn một lần nữa,Leo Davies

Những chỉnh sửa cuối cùng tạo nên khác biệt lớn

Các mẹo ở trên sẽ giúp bạn đi được phần lớn chặng đường để viết một email chuyên nghiệp. Phần còn lại là mười phần trăm cuối cùng. Dưới đây là một vài cách để đạt được điều đó.

Chỉnh sửa trước khi gửi –Lỗi chính tả, viết sai tên, thiếu chữ cái, tất cả đều khiến bạn trông cẩu thả. Đừng để mọi nỗ lực của bạn bị vứt vào sọt rác. Hãy chắc chắn chỉnh sửa trước khi gửi.

Điều chỉnh giọng điệu –Dù bạn đang nói chuyện với sếp hay bạn thân, bạn sẽ nói khác nhau tùy vào từng người. Email cũng vậy. Hãy đảm bảo giọng điệu của bạn phù hợp với tình huống.

Liên kết bổ sung –Việc thêm LinkedIn hoặc website của bạn vào email giới thiệu có thể giúp cuộc trò chuyện tiến xa hơn. Ngoài ra, điều đó còn tăng độ tin cậy, cho thấy bạn không chỉ là một địa chỉ email.

Lời kết

Giống như mọi thứ khác, email giới thiệu cần được luyện tập. Bản mẫu và các ví dụ email tự giới thiệu ở trên sẽ giúp bạn bắt đầu, và một khi đã thành thạo, bạn sẽ viết được những email giới thiệu hoàn hảo trong thời gian ngắn.