Mantendo-se seguro no e-mail na era digital

É difícil acreditar que o e-mail foi inventado há quase 50 anos. Claro, levou um tempo para se popularizar a ponto de pessoas como você e eu poderem usá-lo. Mas, avançando para hoje, mais da metade do mundo usa e-mail.

No ano passado, mais de 360 bilhões de e-mails foram enviados todos os dias, demonstrando claramente que, embora existam formas mais conversacionais de trocar mensagens, o e-mail continua sendo um pilar firme da comunicação. Tudo, desde o envio de mensagens formais e anexos maiores até o simples registro de compras. Tudo isso é incrivelmente importante.

Mas, como as melhores inovações, sua criação veio com algumas ressalvas — e uma lista crescente de problemas de segurança.

Ninguém está imune

Quando pensamos em segurança de e-mail, naturalmente pensamos em nossas experiências individuais. Aquela vez em que quase caímos em um e-mail de golpe, ou quando a caixa de entrada de um amigo foi invadida e tivemos que avisá-lo. Mas, sem dúvida, a maior ameaça que o e-mail representa é para as empresas. Impressionantes 94% das organizações teriam sido vítimas de golpes somente em 2024.

Por que as empresas são um alvo tão atraente? Em primeiro lugar, todo ser humano é um potencial ponto de fraqueza. Sejam senhas ruins ou a tendência humana de confiar nos outros, há inúmeras maneiras pelas quais colegas podem ser vítimas de um ataque, e nem todas são óbvias.

Pequenas empresas podem ser particularmente vulneráveis a e-mails de golpe que afirmam ser de clientes, prestadores de serviço e fornecedores — especialmente se você estiver conciliando sozinho as muitas responsabilidades de um pequeno empresário. Mas empresas maiores, com equipes de segurança especializadas, não estão imunes.

Basta olhar as notícias recentes para ver exemplos de quando o e-mail dá errado para grandes empresas. Uma empresa de Singapura foi enganada e transferiu US$ 42,3 milhões para uma conta fraudulenta por meio de um e-mail falsificado de fornecedor. A INTERPOL ajudou a recuperar cerca de 41 milhões, mas ainda assim foi um erro incrivelmente caro.

As ameaças de e-mail mais comuns

Existem muitos tipos de ameaças por e-mail. As formas mais comuns de ataque por e-mail contra empresas incluem:

• Phishing

• Malware

• E-mail empresarial comprometido

• Faturas falsas

No topo da lista de perigos está o phishing, com 91% dos casos envolvendo perda de dados. Um verdadeiro pesadelo em um mundo com leis de proteção de dados cada vez mais rigorosas, como GDPR e CCPA. Mas reduzir o risco não é tão difícil quanto você imagina.

A segurança começa em casa

Proteger o e-mail não precisa ser complicado. Há muitas coisas que você pode fazer para criar uma primeira linha de defesa eficaz — sem custar nada além de um pequeno investimento de tempo.

Conscientização sobre phishing

Aqui, um pouco de treinamento pode economizar muito em termos de segurança de e-mail. Se você é um empreendedor solo ou uma pequena empresa, já está fazendo a coisa certa ao ler este artigo! Se você tem uma equipe maior, considere reunir todos e explicar exatamente o que é phishing e as muitas formas que ele pode assumir. Embora alguns possam revirar os olhos para o básico, à medida que você se aprofunda em mais detalhes sobre as muitas maneiras pelas quais o phishing pode se manifestar, e até evoluir para ‘whaling’, até mesmo aqueles bem familiarizados com ameaças cibernéticas terão uma atualização.

Infelizmente, os humanos são o ponto fraco quando se trata de phishing. Ele depende da nossa psicologia e da confiança inerente que temos nos outros. Por esse motivo, nunca ver a mensagem de phishing em primeiro lugar é uma enorme vantagem — e é por isso que você deve procurar um provedor de e-mail que priorize um forte filtro antispam entre seus recursos. Mais sobre isso a seguir.

Senhas fortes

Além do treinamento, a primeira linha de defesa também é a mais simples de implementar — uma senha. Estar ciente de como a psicologia pode agir contra nós também é vital aqui. Por conveniência, todos queremos criar algo memorável, mas isso pode ser o oposto de segurança. Datas de aniversário, endereços de e-mail, nomes de parentes ou coisas importantes em nossas vidas podem dar aos hackers humanos uma vantagem inicial. Mas, claro, é mais do que isso.

Quando máquinas ou scripts são usados para invadir, as próprias palavras nos decepcionam — porque, no fim das contas, elas são finitas e temos mais probabilidade de escolher algumas do que outras. Portanto, combinações aleatórias de números, símbolos e letras maiúsculas/minúsculas tornam as senhas mais difíceis de adivinhar. Gerenciadores de senhas são úteis para gerar senhas exclusivas projetadas para serem difíceis de invadir.

Mas, para quem prefere uma senha fácil de lembrar, uma boa alternativa é usar uma frase inteira memorável como senha. O comprimento a torna muito mais segura por definição. Adicionar uma letra minúscula extra a uma senha a torna 26 vezes mais difícil de quebrar. Adicionar três letras minúsculas a torna 263 — ou seja, 17.576 possibilidades a mais. Portanto, o benefício de senhas mais longas é exponencial.

Autenticação de dois fatores

A autenticação de dois fatores (2FA) é um dos melhores métodos que você pode usar para proteger sua conta, e hoje é indispensável. Ao exigir um dispositivo secundário para fazer login, como um telefone ou chave, qualquer pessoa sem esse hardware não conseguirá entrar, mesmo que descubra a senha. Além disso, se for uma autenticação em tempo real no telefone, você será avisado de que alguém está tentando acessar sua conta e poderá tomar medidas preventivas (como alterar a senha ou encerrar sessões em todos os dispositivos) para resolver o problema.

Mas, para aproveitar ao máximo o 2FA, é vital abordar uma vulnerabilidade crítica: os protocolos IMAP, SMTP e POP3. Em termos simples, esses protocolos permitem que você se conecte aos seus servidores de e-mail, especialmente usando sistemas de terceiros — como Outlook. No entanto, isso tem um custo.

Ao permitir que mais dispositivos se conectem, você está criando mais pontos de fraqueza, seja por acesso não autorizado ou pelo download de e-mails em dispositivos inseguros. O POP3 é especialmente ruim porque não criptografa os dados transmitidos. Isso significa que os e-mails, incluindo seu conteúdo e credenciais, podem ser facilmente interceptados por agentes mal-intencionados. Ele também tende a excluir os e-mails do servidor à medida que são transferidos, o que pode levar à perda de dados.

Desativar todos esses protocolos no nível mais alto é uma boa maneira de proteger as contas de e-mail da sua empresa. Se você realmente precisar usar um deles, considere IMAP sobre SSL/TLS (também conhecido como IMAPS).

Ao desativar os protocolos inseguros, habilitar o 2FA e escolher uma senha segura, você está fazendo tudo o que é necessário para manter sua conta protegida em um nível básico.

Recursos mais avançados

Claro, há coisas um pouco mais técnicas. Talvez você precise optar por um provedor premium de e-mail empresarial para garantir que terá todos esses recursos.

Deixe a preocupação de lado com uma forte filtragem antispam

Somos nossos próprios piores inimigos quando se trata de spam, especialmente phishing. Sem nós, é apenas mais um e-mail falso enviado ao vazio. É preciso um ser humano para que surjam consequências.

Há muitas maneiras etáticas que você pode usar para impedir que o spam por e-mail sobrecarregue sua caixa de entrada, mas uma forma simples é garantir que você tenha a filtragem de spam correta. Ela pode identificar spam usando inúmeros meios diferentes e até aprender com base no tipo de spam que você recebe. Desde comparar coisas, como se o nome de exibição corresponde ao domínio/endereço do remetente, até detectar outras irregularidades que talvez não percebamos nos e-mails (como certificados de envio), esses filtros atuam em vários níveis para nos proteger.

O melhor tipo de filtro de spam também oferece níveis de filtragem dependendo do grau de ameaça percebido, proporcionando maior proteção contra os piores infratores. Da mesma forma, eles oferecem a chance de colocar mensagens classificadas incorretamente de volta na sua caixa de entrada, sem que sejam marcadas como spam novamente. Eles são um dos fatores mais importantes a considerar ao escolher seu provedor de e-mail como pequena empresa.

Use e-mails protegidos por senha

Provedores de e-mail mais avançados realmente oferecem e-mails criptografados que exigem que o destinatário use uma senha para abri-los. Isso garante que, mesmo que o e-mail seja interceptado ou acessado por partes não autorizadas, elas não possam visualizar a mensagem sem a senha correta. É um ótimo recurso para enviar conteúdo sensível ou confidencial.

Normalmente, os e-mails protegidos por senha existem apenas no seu servidor de e-mail. Em vez de enviar o conteúdo do e-mail ao destinatário, é enviado um link que o leva até onde a mensagem está armazenada no seu servidor, onde ele pode inserir a senha para abrir o e-mail.

Por que não aprender como criptografar seus e-mails no Spacemail? Isso ajudará você a proteger suas comunicações quando for necessária privacidade extra.

Monitore a atividade da sua conta de e-mail

Alguns recursos são ideais para empresas maiores, mas também podem ser úteis para empreendedores solo, por exemplo, aqueles com alto nível de interesse em seu negócio. Um desses recursos é poder monitorar a atividade da sua conta.

Ao rastrear exatamente onde suas contas de e-mail estão conectadas e quando foram acessadas pela última vez, você pode ter uma noção clara de se houve uma violação de segurança em apenas alguns cliques.

Verificar regularmente horários, locais ou endereços IP desconhecidos é uma boa prática e permite acompanhar qualquer comportamento suspeito de forma rotineira e casual. Nem todo provedor de e-mail oferece registros de atividade, então priorize os que oferecem — especialmente se permitirem que você saia remotamente de logins não identificados.

Você pode argumentar que isso não poderia acontecer se todos os conselhos anteriores fossem seguidos, mas é ótimo saber que esse recurso existe para qualquer cenário de pior caso.

Fique tranquilo sabendo que você está protegido

Vale a pena considerar tudo isso não como um conjunto de obstáculos, mas como uma série de passos rápidos e fáceis para lhe dar tranquilidade quando se trata de proteger seu e-mail. Nenhuma das etapas acima é difícil de realizar.

Ao adotar práticas simples como conscientização sobre phishing, usar senhas fortes, habilitar a autenticação de dois fatores e aproveitar recursos avançados (como e-mails criptografados), você pode proteger seu e-mail e evitar violações de segurança dispendiosas.

Lembre-se: proteger seu e-mail não é apenas proteger informações sensíveis — é proteger sua empresa, sua reputação e sua tranquilidade. Você precisa do provedor certo para garantir que seu e-mail continue sendo uma ferramenta de comunicação confiável e segura neste mundo cada vez mais digital.