เหตุใดธุรกิจขนาดเล็กจึงเลือกผู้ให้บริการอีเมลที่ปลอดภัย

ตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่น่าจะเคยเจอกับอาชญากรรมไซเบอร์ที่เกี่ยวข้องกับอีเมลมาบ้างแล้ว ที่จริงแล้ว หากคนส่วนใหญ่เปิดกล่องจดหมายส่วนตัวของตัวเอง แบบตรงตัวเลย ตอนนี้ เราก็น่าจะพบ การหลอกลวงบางรูปแบบ แบบฟิชชิงที่ชวนให้เรากรอกข้อมูลภายใต้ข้ออ้างอันเป็นเท็จ รู้สึกเหมือนว่าแทบทุกวันจะมีกับดักฟิชชิงรูปแบบใหม่ให้ต้องหลบหลีก

แต่ความเสี่ยงจะยิ่งเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเป็นธุรกิจ มีสิ่งที่ต้องติดตามมากขึ้น และข้อมูลจำนวนมากของคุณก็เปิดเผยต่อสาธารณะอยู่แล้ว (ไม่ว่าจะผ่านการจดทะเบียนธุรกิจ หรือเพียงแค่บนเว็บไซต์ของคุณเอง) ข้อมูลเหล่านี้อาจทำให้มิจฉาชีพบางประเภทโน้มน้าวคุณได้ง่ายขึ้นว่าพวกเขามีจุดประสงค์ที่ถูกต้อง หรือแค่เลียนแบบธุรกิจของคุณ ปัญหาไม่ได้มีแค่ฟิชชิงเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น ควรจำไว้ว่า คุณมักจะส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับบัญชีหรือคำสั่งซื้อของลูกค้าให้พวกเขาทางอีเมล การแฮ็กหรือการรั่วไหลใดๆ เสี่ยงต่อการเปิดเผยข้อมูลของพวกเขาเช่นเดียวกับของคุณเอง เมื่อข้อมูลตกไปอยู่ในมือที่ไม่ถูกต้อง มันอาจถูกนำไปใช้เป็นอาวุธและอาจส่งผลให้เกิดอีเมลหลอกลวง ไปยังผู้ที่ข้อมูลถูกละเมิด สิ่งนี้ทำให้ความปลอดภัยเป็นส่วนสำคัญยิ่งขึ้นของผู้ให้บริการอีเมลที่ธุรกิจมองหา

ที่จริงแล้ว การฉวยประโยชน์จากธุรกิจนั้น (ซึ่งก็ไม่น่าแปลกใจ) มีมาก่อนอินเทอร์เน็ตเสียอีก แม้แต่ทุกวันนี้ ธุรกิจส่วนใหญ่ก็ยังได้รับจดหมายทางกายภาพจากผู้ที่เรียกตัวเองว่าที่ปรึกษาด้านภาษี (และอื่นๆ ที่คล้ายกัน) ซึ่งแสร้งทำเป็นตัวแทนของรัฐบาล หรืออ้างถึงค่าปรับจากภาครัฐว่าจะถูกออกให้หากคุณไม่ใช้บริการของพวกเขา อีเมลเพียงทำให้การถล่มคุณด้วยการโจมตีลักษณะเดียวกันนี้ง่ายขึ้นอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

อาชญากรรมไซเบอร์และธุรกิจขนาดเล็ก

แน่นอนว่า กว่า 77% ของธุรกิจขนาดเล็กเคยได้รับการโจมตีทางไซเบอร์ที่เกี่ยวข้องกับอีเมล และก็สมเหตุสมผลเมื่อคุณคิดว่าคุณอาจเป็นเป้าหมายที่ล่อตาล่อใจเพียงใด จากมุมมองของผู้โจมตี มาตรการรักษาความปลอดภัยของคุณน่าจะไม่แข็งแกร่งเท่าธุรกิจขนาดใหญ่ เนื่องจากข้อจำกัดด้านงบประมาณและบุคลากร แต่คุณก็ยังอาจมีทรัพยากรหรือข้อมูลที่มีค่าพอให้ขโมยได้

แต่มันไม่ได้จบแค่นั้น อาชญากรไซเบอร์ยังพยายามแอบอ้างเป็นธุรกิจขนาดเล็กโดยใช้ชื่อของพวกเขาในที่อยู่อีเมลปลอม ข้อความเหล่านี้อาจมีชื่อและตำแหน่งของพนักงานจริง ผู้ติดต่อ หรือซัพพลายเออร์จริงเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือด้วย บริการอย่าง LinkedIn ไม่ได้ช่วยในเรื่องนี้ แม้จะเป็นทรัพยากรอันล้ำค่าสำหรับทั้งนายจ้างและพนักงาน แต่โดยพื้นฐานแล้วมันคือฐานข้อมูลที่บรรจุข้อมูลซึ่งปกติแล้วหาได้ยาก

เช่นเดียวกับทุกสิ่ง ยิ่งมีข้อมูลอยู่บนออนไลน์มากเท่าไร ก็ยิ่งมีวิธีนำมันไปใช้เป็นอาวุธได้มากขึ้นเท่านั้น เป็นเรื่องดีที่จะเก็บทุกสิ่งที่คุณเผยแพร่เกี่ยวกับตัวคุณหรือส่วนใดๆ ของธุรกิจของคุณให้น้อยที่สุด

แต่ผู้ให้บริการอีเมลที่ปลอดภัยสามารถช่วยได้…

ผู้ให้บริการอีเมลที่ดีที่สุดให้ความสำคัญกับความปลอดภัยเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งมีการแลกเปลี่ยนกันทางอีเมล ด้วยเหตุผลที่กล่าวมาแล้ว นี่เป็นข้อดีอย่างแท้จริงสำหรับลูกค้าธุรกิจอย่างคุณ และแน่นอนว่าแบบสำรวจลูกค้าล่าสุดที่เราจัดทำก็ยืนยันเรื่องนี้ ผู้คนกว่า 83% กล่าวว่า ความปลอดภัยคือเหตุผลหลักในการเลือกผู้ให้บริการอีเมล

หนึ่งในมาตรการสำคัญที่ควรคำนึงถึงเสมอคือการเข้ารหัส ในแบบสำรวจเดียวกัน ผู้ตอบแบบสอบถาม 88.7% กล่าวว่า การเข้ารหัสเป็นฟีเจอร์ที่สำคัญที่สุด ฟีเจอร์นี้มีได้หลายรูปแบบ การเข้ารหัสข้อมูล ณ จุดที่จัดเก็บมักถูกมองข้าม แต่ก็สำคัญมาก หากข้อมูลถูกจัดเก็บแบบเข้ารหัส ใครก็ตามที่แฮ็กเซิร์ฟเวอร์อีเมลได้ก็จะพบเพียงข้อความที่อ่านไม่รู้เรื่อง ในฐานะธุรกิจขนาดเล็ก คุณควรมองหาผู้ให้บริการที่มีข้อความทำลายตัวเองได้หรือข้อความที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน เพื่อช่วยรักษาความลับด้วย

การผสมผสานของฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยที่มักพบในอีเมลธุรกิจ มักช่วยให้เป็นไปตามข้อบังคับด้านการคุ้มครองข้อมูล เช่น GDPR และ HIPAA

การปรับแต่งฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยได้มากขึ้น

มองหาฟีเจอร์ที่ช่วยให้ปรับแต่งได้มากขึ้นเมื่อเลือกอีเมลธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น เครื่องมือที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อช่วยจัดหมวดหมู่อีเมลตามหัวข้อหรือประเภท สิ่งเหล่านี้ช่วยได้มากเมื่อต้องคัดแยกข้อความจำนวนมาก

ในทำนองเดียวกัน การสร้างกล่องจดหมายทั่วไป เช่น info@ หรือ admin@ ที่เปลี่ยนเส้นทางไปยังทีมหรือบุคคลที่เฉพาะเจาะจง ก็เป็นอีกฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ สิ่งเหล่านี้เรียกว่า email aliases และผู้ให้บริการอีเมลธุรกิจที่ดีส่วนใหญ่จะให้คุณมีสิ่งเหล่านี้ได้หลายรายการ โดยช่วยให้คุณส่งต่อข้อความจากกล่องจดหมายทั่วไปอย่างที่กล่าวมาข้างต้นไปยังหลายกล่องจดหมายได้ ซึ่งมีข้อดีเพิ่มเติมคือช่วยให้หลายคนช่วยกันติดตามได้ และยังปกป้องตัวตนของพวกเขาอีกด้วย

ความปลอดภัยและการป้องกันสแปม

สแปมก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อธุรกิจขนาดเล็กมากกว่าบุคคลทั่วไป แต่การป้องกันสแปมคืออะไรกันแน่?

พูดง่ายๆ คือ มันช่วยให้คุณบล็อกข้อความจากผู้ส่งที่คุณระบุว่าไม่น่าเชื่อถือได้ แต่ระบบที่ดีจะให้มากกว่านั้น ตัวกรองป้องกันสแปมชั้นนำ ใช้เครื่องมืออย่างแมชชีนเลิร์นนิงเพื่อคาดการณ์ว่าอะไรน่าจะเป็นสแปมจากการจัดประเภทก่อนหน้าของคุณ และย้ายกลโกงฟิชชิงที่เป็นอันตรายออกไปให้พ้นจากคุณและพนักงานของคุณโดยอัตโนมัติอย่างปลอดภัย

การกรองที่ปรับเปลี่ยนได้ก็จำเป็นเช่นกันเพื่อช่วยให้คุณจัดการอีเมลธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องการเปลี่ยนกฎ หรือพบว่ามีบางอย่างอยู่ในสแปมทั้งที่ไม่ควรอยู่ตรงนั้นใช่ไหม? คุณควรสามารถปรับการตั้งค่าได้อย่างง่ายดาย การแทนที่ด้วยตนเองเป็นฟีเจอร์สำคัญที่ควรมองหาในตัวกรองสแปม

ยังมีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยอื่นๆ นอกเหนือจากการป้องกันสแปมที่ควรมองหาเมื่อคุณกำลังตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการอีเมลธุรกิจที่ดีที่สุด หนึ่งในนั้นคือการยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย (2FA) คุณน่าจะมีสิ่งนี้อยู่แล้วในแอปธนาคารของคุณ ซึ่งเป็นการที่คุณต้องใช้อุปกรณ์อีกเครื่องหนึ่ง (เช่น สมาร์ทโฟน) เพื่อยืนยันการเข้าสู่ระบบ การตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่คุณเลือกมี 2FA สำหรับอีเมล หมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลว่าจะมีใครเข้าถึงบัญชีของคุณโดยที่คุณไม่รู้ตัว

บันทึกกิจกรรมและอุปกรณ์ก็มีประโยชน์เช่นกันในการแสดงกิจกรรมของบัญชี บันทึกกิจกรรมจะแสดงการเข้าสู่ระบบทุกครั้ง และบันทึกอุปกรณ์จะแสดงอุปกรณ์ปัจจุบันทั้งหมด ทำให้เป็นวิธีที่สะดวกในการตรวจสอบว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี โดยเฉพาะหากคุณสงสัยว่ามีกิจกรรมผิดปกติในบัญชีของคุณ

การรับการป้องกัน DMARC, SPF และ DKIM

แล้วคนที่ชอบปลอมตัวเป็นธุรกิจของคุณล่ะ? มีวิธีที่คุณจะหยุดพวกเขาได้ไหม?

ปัญหาคือ มันซับซ้อนกว่าการคิดว่าคุณปลอดภัยเพียงเพราะบัญชีของคุณปลอดภัย ผู้ปลอมแปลงเหล่านี้มักไม่จำเป็นต้องเจาะเข้าบัญชีของคุณเพื่อปลอมที่อยู่อีเมลที่ดูเหมือนของคุณเอง นั่นคือจุดที่ฟีเจอร์อีเมลปลอดภัยอันชาญฉลาดเหล่านี้เข้ามามีบทบาท:

1. SPF:Sender Policy Framework เป็นโปรโตคอลที่ช่วยให้เจ้าของโดเมนสามารถระบุได้ว่าเมลเซิร์ฟเวอร์ใดได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในนามของโดเมนของตน โดยทำงานผ่านการเผยแพร่ระเบียนเฉพาะใน DNS (Domain Name System) ที่แสดงรายการเมลเซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับอนุญาต เมื่อมีการรับอีเมล เมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับสามารถตรวจสอบระเบียน SPF ของโดเมนผู้ส่งเพื่อยืนยันว่าเมลเซิร์ฟเวอร์ที่ส่งนั้นได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในนามของโดเมนนั้นหรือไม่ หากการตรวจสอบ SPF ล้มเหลว ซึ่งบ่งชี้ว่าอีเมลถูกส่งจากเซิร์ฟเวอร์ที่ไม่ได้รับอนุญาต อีเมลนั้นอาจถูกทำเครื่องหมายหรือถูกปฏิเสธได้

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail เพิ่มลายเซ็นดิจิทัลให้กับข้อความอีเมล ลายเซ็นนี้ถูกสร้างขึ้นโดยใช้คีย์ส่วนตัวที่เชื่อมโยงกับโดเมนของผู้ส่ง และถูกเพิ่มเข้าไปในส่วนหัวของอีเมล (โดยมองไม่เห็น) จากนั้นเมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับจะใช้คีย์สาธารณะซึ่งเผยแพร่ใน DNS โดยโดเมนของผู้ส่ง (ในลักษณะคล้ายกับ SPF) เพื่อตรวจสอบลายเซ็น หากลายเซ็นถูกต้อง ก็พิสูจน์ได้ว่าอีเมลนั้นเป็นของจริง และยังยืนยันด้วยว่าไม่ได้ถูกแก้ไขระหว่างทาง หากการตรวจสอบลายเซ็นล้มเหลว ก็แสดงว่ามีความเป็นไปได้ที่จะมีการดัดแปลงหรือมาจากแหล่งที่ไม่ถูกต้อง

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (ชื่อยาวมาก แต่ขอให้อ่านต่อ) ต่อยอดจาก SPF และ DKIM โดยให้อำนาจเจ้าของโดเมนในการเลือกว่าควรให้เมลเซิร์ฟเวอร์ของผู้รับจัดการกับอีเมลที่ไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์อย่างไร พวกเขาสามารถเลือกได้ว่าจะกักกันหรือปฏิเสธอีเมลนั้น นอกจากนี้ DMARC ยังช่วยให้เจ้าของโดเมนได้รับรายงานจากผู้รับอีเมลเกี่ยวกับอีเมลที่ผ่านหรือไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ ช่วยให้คุณติดตามได้ว่ากำลังเกิดอะไรขึ้นในแง่ของผู้แอบอ้าง

SPF, DKIM และ DMARC ทำงานร่วมกันเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของตัวตนผู้ส่ง และป้องกันการปลอมแปลงอีเมลและการแอบอ้างโดเมน:

• SPF ตรวจสอบความถูกต้องของเซิร์ฟเวอร์ที่ส่ง

• DKIM รับประกันความสมบูรณ์ของเนื้อหาอีเมลและโดเมนของผู้ส่ง

• DMARC ให้ทั้งนโยบายและการรายงาน ช่วยให้คุณในฐานะเจ้าของธุรกิจสามารถระบุได้ว่าควรดำเนินการอย่างไรกับอีเมลที่ไม่ผ่านการตรวจสอบสิทธิ์ และรับรายงานผลการตรวจสอบสิทธิ์เมื่อมีคนพยายามส่งอีเมลโดยแอบอ้างเป็นคุณ

แต่ทำไมไม่เลือกแบรนด์ใหญ่ล่ะ?

เมื่อไม่นานมานี้ได้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น โดยมีทั้งบุคคลทั่วไปและธุรกิจจำนวนมากขึ้นที่หันเหออกจากการพึ่งพายักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยี เช่น Google, Apple และ Microsoft

มีความกังวลเพิ่มขึ้นเกี่ยวกับวิธีที่บริษัทเหล่านี้จัดการข้อมูล Google เคยมีเหตุการณ์เซิร์ฟเวอร์ถูกละเมิดในปี 2018 และ Microsoft ในปี 2021 ซึ่งมีการเข้าถึงข้อมูลอย่างผิดกฎหมาย แต่หากพูดในภาพกว้างกว่านั้น สิ่งที่ทำให้ผู้คนตั้งคำถามอย่างจริงจังว่าข้อมูลของตนอาจถูกกระทบกับบริษัทเหล่านี้ตั้งแต่ก่อนจะพิจารณาเรื่องการรั่วไหลเสียอีก ก็คือ การเปิดเผยข้อมูลโดย Edward Snowden ในปี 2013 ซึ่งแสดงให้เห็นว่า NSA อาจเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีได้โดยตรง (ภายใต้ชื่อโครงการอย่าง PRISM)

ด้วยเหตุนี้ ทั้งบุคคลทั่วไปและธุรกิจจึงระมัดระวังมากขึ้น และเริ่มสำรวจทางเลือกที่ผู้ให้บริการอีเมลรายเล็กซึ่งให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัวมากกว่านำเสนอ

แต่มันมีมากกว่านั้น ผู้ให้บริการอีเมลปลอดภัยรายเล็กมอบสิ่งที่รายใหญ่ไม่มี ควบคู่ไปกับข้อดีด้านความปลอดภัยที่เราได้กล่าวถึง หลายธุรกิจชื่นชอบระดับความยืดหยุ่นและการปรับแต่งที่พวกเขามอบให้ รวมถึงราคาและแพลนที่ต่ำกว่าและ แข่งขันได้มากกว่า พร้อมแพลนที่เติบโตไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ.

ธุรกิจขนาดเล็กบางแห่งอาจเพียงแค่ไม่ต้องการช่วยเสริมอำนาจผูกขาดที่บริษัทยักษ์ใหญ่มีเหนือชีวิตของเรา ด้วยการทำในส่วนเล็กๆ ของตนเพื่อสนับสนุนบริษัทขนาดเล็กกว่า

อนาคตของอีเมลธุรกิจ

เมื่อพูดถึงการเลือกอีเมลธุรกิจที่เหมาะสม คุณควรได้รับทั้งระดับความปลอดภัยสูง และระบบที่ทำให้อีเมลธุรกิจเป็นเรื่องง่าย เพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจไหลลื่นยิ่งขึ้น โดยที่ความปลอดภัยไม่เคยถูกลดทอน

ที่จริงแล้ว คุณควรได้รับบริการอีเมลธุรกิจที่ปลอดภัยและเรียบง่าย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ แพลตฟอร์มเว็บที่กว้างกว่า แพลตฟอร์มหนึ่งที่คุณสามารถรวม ชื่อโดเมน ของคุณเข้ากับที่อยู่อีเมลได้โดยอัตโนมัติ และสร้างผลิตภัณฑ์เว็บอื่นๆ เข้าไปในโซลูชันในอุดมคติของคุณได้ โดยมั่นใจว่า ทุกส่วนของแพลตฟอร์มมีความปลอดภัย แพลตฟอร์มดังกล่าวควรอัปเดตและพัฒนาไปตามยุคสมัย เพื่อว่า ไม่ว่าอนาคตของอีเมลจะมีหน้าตาอย่างไร ก็พร้อมและมีเครื่องมือรับมือกับมัน

นั่นจึงเป็นเหตุผลที่เราสร้าง Spacemail business email ขึ้นมา เป็นเทคโนโลยีที่ออกแบบมาสำหรับ ‘มนุษย์จริงๆ’ และมีการอัปเดตอย่างต่อเนื่องเพื่อเอาชนะภัยคุกคามด้านความปลอดภัยล่าสุด นอกจากนี้ ยังอยู่ภายในแพลตฟอร์ม Spaceship ที่กว้างกว่า เพื่อช่วยให้คุณทำธุรกิจออนไลน์ได้ดียิ่งขึ้นในทุกที่ โดยมีความปลอดภัยและความเรียบง่ายเป็นมาตรฐาน — เสมอ