Hur man tilltalar flera personer i ett e-postmeddelande: Bästa praxis

E-post handlar om att bygga kontakter. Ju fler personer du mejlar framgångsrikt, desto fler kontakter bygger du. Så här gör du det på rätt sätt.

Varför det är viktigt att tilltala flera personer korrekt i ett mejl

Ett gruppmejl är som vilket mejl som helst. Ditt huvudfokus bör vara professionalism och mejletikett. E-post är i första hand ett professionellt medium, vilket betyder att det du skickar spelar roll. Det påverkar framtida relationer och framtida resultat.

Det handlar också om att få människor att känna sig sedda, men det är svårare när du skickar gruppmejl.

Hur tilltalar du flera personer i ett mejl?

Ditt huvudfokus bör vara gruppens storlek och vilka som ingår. För mindre grupper, till exempel om du tilltalar två personer i ett mejl, bör du hälsa på personerna med namn för att göra det mer personligt.

För större grupper är en allmän hälsning som ”Hej team” eller ”Bästa kollegor” vanligtvis mer praktisk. Se till att du respekterar formella titlar som professor, Dr. eller Mr., och tänk noga på ordningen på namnen. Du kanske vill ordna efter senioritet, kunder före interna teammedlemmar eller helt enkelt alfabetisk ordning för att hålla det enkelt.

Om de är med i mejlet, nämn dem vid namn

Att lista personer vid namn är det mest personliga sättet att börja ditt mejl. Det bygger respekt och får alla att känna sig inkluderade. Vi rekommenderar att du bara listar personer vid namn i grupper om 2 till 4 personer. Om du listar fler än så kan det börja se lite löjligt ut.

Tänk på att det i vissa kulturer och länder inte alltid är lämpligt att använda förnamn i de första mejlen, så se till att du respekterar ditt lokala sammanhang. Kanske behöver du byta till efternamn plus Mr. eller Mrs. i de första mejlen innan du har byggt upp en relation.

Rätt sätt att hälsa med namn:

• Hej John, Maria och Sam,

• God morgon Alex, Jamie och Taylor,

• Hej Chris och Morgan,

Så hälsar du rätt till en grupp

Det är ofta lättare att se till att alla känner sig respekterade när du mejlar en eller två personer. Men när du tilltalar en grupp i ett mejl blir det svårare. Ju större gruppen är, desto mer spelar sammanhanget in.

När vi pratar om sammanhang menar vi syftet med mejlet. Om du uppdaterar ett sammansvetsat team om arrangemangen för julfesten blir tonen väldigt annorlunda än när du kommunicerar med högre chefer eller i en mer strukturerad företagsmiljö.

När du mejlar mellan avdelningar, till chefer, kunder eller externa partner är det säkrare att vara något mer formell, särskilt om du presenterar dig för första gången. Mellan vänner eller nära kollegor kan du vara lite mer avslappnad.

Rätt sätt att hälsa en grupp:

Informella hälsningar:

• Hej team!

• Hej allihopa,

Formella grupphälsningar:

• Bästa kollegor,

• God morgon!

• God morgon allihopa,

• Bästa ledningsgrupp,

Bästa sättet att använda formella titlar

Att bli doktor inom vilket ämne som helst är inte lätt, och efter allt hårt arbete förväntar sig de flesta att du använder deras formella titel. Här pratar vi inte bara om läkare i medicinsk bemärkelse — det kan också vara universitetsprofessorer, personer med doktorsexamen i företagsekonomi och mycket mer. Men oavsett titel är det viktigt att du respekterar den i din e-postkommunikation.

När du skickar ett mejl till en Dr., professor, Mr., Ms. osv. förväntar sig mottagaren sannolikt en professionell ton. Det innebär att undvika alltför avslappnade hälsningar och att säkerställa konsekvens mellan alla i mejlet. Det betyder att du inte ska använda en titel för en person men inte för en annan i samma mejl.

Hierarki är också viktigt. Om du har flera mottagare med titlar, försök då att lista mottagarna i ordning. Det betyder professor före doktor och doktor före Mr. osv.

Rätt sätt att använda titlar:

• Bästa Dr. Lee, Ms. Carter och Mr. Brown,

• Bästa Dr. Smith och team,

• Bästa direktörer och avdelningschefer.

• Bästa ledningsgrupp,

Så inkluderar du alla på ett respektfullt sätt

I professionella sammanhang respekteras senioritet alltid. Vd:ar håller de viktigaste talen, har de bästa kontoren i byggnaden och får vanligtvis den bästa platsen vid bordet. Mejlen är inte annorlunda.

När du tilltalar flera personer i ett mejl kan ordningen på namnen och hur du använder skiljetecken subtilt signalera respekt. Ordningen som du listar mottagarna i bör vara avsiktlig. Det innebär att nämna dem med högst senioritet först och dem med lägst senioritet sist.

Du kan också behöva ta hänsyn till personer utanför ditt företag och interna kollegor. Här kan det signalera respekt att lista externa medarbetare först, särskilt om du söker ett långsiktigt partnerskap. När du har tagit hänsyn till senioritet och internt kontra externt kan det vara klokt att ordna resten alfabetiskt.

Så inkluderar du alla på ett respektfullt sätt:

• Hierarki eller senioritet – I formella eller företagsmässiga sammanhang listar du den mest seniora personen först. T.ex. Bästa Dr. Evans, Ms. Khan och Mr. Patel,

• Extern före intern –När du mejlar kunder tillsammans med ditt interna team listar du kunden först. T.ex. Bästa Ms. Roberts och team.

• Alfabetisk ordning – När alla är jämlika är alfabetisk ordning det säkraste valet. T.ex. Hej Angela, Brian och Carlos,

Så använder du CC och BCC när du mejlar flera personer

Därefter behöver du lägga till e-postadresserna för flera mottagare. I det här skedet hjälper det att förstå skillnaden mellan CC och BCC.

CC betyder carbon copy. BCC betyder blind carbon copy. Ordet "blind" är den största ledtråden när du ska förstå hur du använder dessa två alternativ.

• Använd CC när mottagarna ska kunna se varandra och kan svara.

• Använd BCC när mottagarna inte ska kunna se varandra (blind), och integritet krävs. Vanligtvis är detta det bästa alternativet för massutskick.

Rätt tillfälle att använda CC

Idén bakom CC kommer från de gamla skrivmaskinsdagarna. Man lade in ett ark karbonpapper och fick två kopior på en gång. E-post tog över samma idé och använder CC för att skicka en kopia av meddelandet till någon annan.

När du lägger till någon i CC-fältet tilltalar du dem inte direkt, utan skickar bara en kopia till dem. Till exempel talar du med en extern kund och vill hålla din chef informerad. Då lägger du den externa kunden i Till-fältet, och din chefs e-postadress hamnar i CC-fältet. På så sätt kan kunden se att din chef är uppdaterad om situationen.

Rätt tillfälle att använda CC:

• Projektuppdatering med insyn – Du mejlar en kollega om en uppgift. Din chef behöver insyn men inte agera. CC:a din chef för att hålla dem informerade.

• Samarbete mellan team– Du samordnar med en annan avdelning och vill att båda teamen ska vara samspelta. CC:a det andra teamet när du mejlar din designer för att hålla dem uppdaterade.

• Statusrapportering– Du skickar en veckouppdatering till din chef och kopierar intressenter. Du kan CC:a din chef så att de kan hålla koll på dina framsteg.

Rätt tillfälle att använda BCC

Andra mottagare kan inte se BCC-fältet, men de kan se mottagare i CC- och Till-fälten. Detta är användbart om du vill skicka någon en kopia av mejlet utan att andra mottagare vet om det.

Använd BCC för stora sändlistor eller offentliga meddelanden eller andra  situationer där mottagarna inte känner varandra och inte bör se varandras uppgifter. Du kan också använda BCC för att diskret inkludera någon i en konversation.

Rätt tillfälle att använda BCC:

• Nyhetsbrev– Du skickar en företagsuppdatering till 300 prenumeranter. Lägg till dig själv i Till-fältet och BCC:a alla dina prenumeranter.

• Gästlista – Du bjuder in 100 externa gäster som inte känner varandra. Lägg dem i BCC-fältet så att ingen av dem av misstag kan ”svara alla”.

• Diskret insyn– En direktör vill följa en konversation utan att delta. Lägg till personen i BCC-fältet så att hen kan observera.

Vanliga misstag att se upp med i gruppmejl

Att mejla flera personer handlar om vana; det blir lättare varje gång du gör det. Om du kommer ihåg tipsen nedan får du en bra start.

• För många namn i hälsningen – Ditt mejl ska inte kännas som en lärare som tar närvaro i början av lektionen. Om du har fler än 3–4 mottagare bör du använda en gemensam hälsning som ”Hej team”.

• Inkonsekvent ton – Bestäm om du vill vara informell eller formell. ”Bästa Dr. Lee och John” skapar en obalans. Anpassa formalitetsnivån mellan mottagarna och se till att den stämmer överens med företagskulturen.

• Fel fält används– Att överanvända CC gör det svårare att se vem som faktiskt behöver agera, medan användning av BCC i en samarbetsinriktad konversation kan uppfattas som hemlighetsfullt och skada förtroendet.

• Ignorera hierarki eller kulturella normer – Att lista namn i slumpmässig ordning, hoppa över titlar eller använda alltför avslappnade hälsningar med högsta ledningen får människor att känna sig respektlöst behandlade.

• Att utelämna viktiga deltagare i hälsningen– Alla vill känna sig uppskattade. Om du mejlar några få personer, kom då ihåg att nämna dem alla så att alla känner sig respekterade.