Så presenterar du dig själv i ett mejl

Introduktionsmejl är ingen raketforskning, men de kan vara raketbränsle för din karriär och dina kontakter. Att bli bra på dem kan vara skillnaden mellan en ny kund, ett nytt jobb eller till och med ett nytt liv. Så varför inte börja nu?

Vad kännetecknar ett bra introduktionsmejl?

Att rusa fram över baren, gå rakt upp i ansiktet på någon och skrika att du vill bli vän är förmodligen inte den bästa strategin. Ett introduktionsmejl fungerar på samma sätt. Om du gör det rätt, använder rätt mejletikett och gör ett gott intryck från första minuten, då har du bästa möjliga chans att få det du vill ha.

Här är fem saker som gör att ditt introduktionsmejl landar rätt:

1. Ämnesrader spelar roll – Inget säger ”öppna mig” som en bra ämnesrad. Håll den tydlig, specifik och försök hålla dig inom 30-60 tecken. Den fungerar inte om hälften kapas bort.

2. Låt professionell, se professionell ut – Du skulle inte dyka upp till en intervju i shorts. På samma sätt bör ditt introduktionsmejl vara professionellt, respektfullt och anpassat till din målgrupp.

3. Gör dig minnesvärd –Du kanske tycker att du är det bästa sedan skivat bröd, men det tycker inte mottagaren (än). Presentera dig tidigt, din roll och varför du hör av dig.

4. Personalisera – Ett generiskt mejl som kopierats och klistrats in kommer aldrig att fungera. Anpassa det till personen, nämn en gemensam kontakt och visa att du har gjort din hemläxa.

5. Slösa inte med deras tid – Håll det kort, strukturerat och kom till saken. Det är bäst att utgå från att mottagaren är för upptagen för att läsa ditt mejl. Hjälp dem med en tydlig struktur och ett tydligt budskap.

När behöver du ett mejl för att presentera dig själv?

En stor del av att se till att dina mejl där du presenterar dig själv blir framgångsrika är att veta när du ska använda dem.

Jobbansökan

Att söka nya jobb kan vara frustrerande, särskilt om de vanliga kanalerna inte fungerar. Ibland är det bäst att gå direkt till källan och skicka ett introduktionsmejl för en jobbansökan. Om du gör detta rätt kan det vara ett fantastiskt sätt att snabbt få en arbetsgivares uppmärksamhet och hoppa över kön. Här är vad du bör inkludera:

• Anpassa ditt mejl till det specifika jobbet. Bakgrundsresearch kan göra enorm skillnad.

• Lyft fram varför du passar perfekt för rollen och försök att inkludera konkreta exempel.

• Använd en professionell e-postadress. Du kommer att framstå som mer trovärdig.

• Var artig, entusiastisk och börja och avsluta mejlet med en professionell hälsning och avslutning

Att träffa någon för första gången

Kanske har du ett nytt jobb, en ny roll eller arbetar med en ny kund för första gången. Då kan det vara hjälpsamt att skicka ett introduktionsmejl och få kommunikationen att börja på rätt sätt. Målet är att överbrygga avståndet så att kommunikationen kan bli så smidig som möjligt framöver. Här är vad du bör inkludera:

• Låt dem veta vem du är och varför du hör av dig.

• Förklara hur ni kan arbeta tillsammans i framtiden.

• Boka ett framtida videosamtal för att lära känna varandra bättre vid behov.

• Börja och avsluta med en vänlig hälsning och avslutning.

• Berätta inte hela din livshistoria. Håll det kort och rakt på sak.

Nätverkande

Du har just kommit tillbaka från en lyckad konferens. Du träffade inspirerande människor, utbytte idéer och är nu redo att följa upp. Det bästa sättet att göra det är med ett introduktionsmejl. Här är vad du bör inkludera:

• Påminn personen om vem du är och var ni träffades.

• Ge en kort beskrivning av varför du hör av dig och vilka nästa steg du vill ta.

• Ju längre du väntar, desto sämre ser det ut och desto mindre sannolikt är det att de minns dig.

• Nätverkande är en tvåvägsgata. Låt dem veta hur du kan hjälpa dem.

• Håll tonen professionell, åtminstone under de första mejlen.

• Använd en professionell avslutning och kom ihåg att lämna kontaktuppgifter.

Onboarding i nytt team

Att börja på ett nytt företag kan vara svårt. Nya ansikten, nya uppgifter och en ny miljö kan snabbt bli överväldigande. Ett introduktionsmejl kan hjälpa till att bryta isen med dina nya teammedlemmar och få fart på teambuildingprocessen. Här är vad du bör inkludera:

• Låt dem veta vem du är och vilken roll du har.

• Var artig och respektfull.

• Uttryck din glädje över att gå med i teamet och erbjud hjälp om de någon gång behöver det.

• Var inte alltför formell eller stel. Att verka tillgänglig är det bästa sättet att bygga relationer.

• Se till att ditt meddelande stämmer överens med företagskulturen innan du skickar det.

Frilansare som hör av sig

Att frilansa kan vara tufft, särskilt när du står ute i kylan och kämpar för att få kunder. Ett introduktionsmejl kan vara ett bra sätt att kontakta en potentiell kund. Här är vad du bör inkludera:

• Ingen gillar massutskick. Personalisera och visa personen att du har gjort din research.

• Berätta vem du är och vad du kan erbjuda.

• Lyft fram relevant erfarenhet och konkreta exempel på resultat.

• Håll det kort, håll det professionellt.

• Lyft fram vilka nästa steg du vill ta.

• Använd en professionell hälsning och avslutning.

Så skriver du ett mejl för att presentera dig själv (steg för steg)

Att skriva ett professionellt introduktionsmejl är enkelt om du känner till stegen. Oavsett om du skriver ett introduktionsmejl för en jobbansökan eller presenterar dig själv på jobbet, kommer stegen nedan att se till att ditt mejl landar rätt varje gång.

Hälsning

Vi hör ofta uttrycket att första intrycket spelar roll, men det är nog mer korrekt att säga att de första sekunderna av ett första intryck spelar roll. Det beror på något som kallas primacy-effekten. Primacy-effekten är en psykologisk princip som säger att information som presenteras tidigt i ett möte ofta ges större vikt än information som kommer senare.

Det betyder att vi som människor ofta skapar ett filter i de tidiga stadierna av en interaktion som formar hur vi tolkar resten av informationen. Om du misslyckas i detta första skede kan det vara riktigt svårt att få interaktionen tillbaka på rätt spår.

Det är därför början av ett mejl kan vara så viktig. Den sätter ramen för resten av interaktionen och färgar ofta hur ditt meddelande tas emot. Så hur gör du rätt i ett introduktionsmejl?

Hitta rätt ton:Anpassa formalitetsnivån till sammanhanget. För formella eller första kontakter fungerar en formell hälsning som “Dear [Title][Last Name]” eller ett neutralt “Hello [Name],” bäst.

Fokusera på struktur: Placera hälsningen först, följt av ett kommatecken (t.ex. ““Dear [Title][Last Name]”). Skriv första ordet och mottagarens namn med stor bokstav, men använd inte utropstecken.

Kontrollera, och kontrollera igen:Att stava någons namn fel ger ett fruktansvärt intryck. Använd alltid mottagarens namn om du känner till det, men dubbelkolla stavning och titlar.

Bli inte för vänskaplig –Att börja med “Hey” eller “Hi guys” kan låta för avslappnat i professionella mejl. Håll det formellt och öka det avslappnade i senare mejl.

Skippa det generiska – Att vara alltför generell kan döda flytet i ditt mejl. Fraser som “To Whom It May Concern” eller “Dear Sir/Madam” uppfattas som opersonliga och gammaldags.

Se upp med tider – undvik att lägga till tidsbundna hälsningar som “Good morning” eller “Good evening”. Personen kan läsa det vid en annan tidpunkt, vilket kan kännas konstigt.

Vem du är

Sanningen är att du kanske är det bästa sedan skivat bröd, men om du inte tydligt förklarar varför och hur i ditt mejl kommer mottagaren inte att hålla med. Det här är delen av mejlet där du förklarar exakt vem du är och varför de ska bry sig. Här är några tips:

Gå rakt på sak –Ange ditt namn och din roll direkt. Till exempel: “Jag heter Jane Doe och är marknadsföringsspecialist med fem års erfarenhet av digital annonsering.”

Var ödmjuk –Sikta på en självsäker men ödmjuk ton när du presenterar dig själv. Du vill hålla det professionellt, men överdriv inte så att du framstår som alltför ivrig eller desperat.

Lägg till sammanhang –Förklara vem du är och, om det är relevant, ditt företag eller er koppling. Tidigare research hjälper här, försök att göra din koppling till företaget personlig.

Skippa livshistorien:Börja inte med en lång självbiografi. Undvik att överväldiga läsaren med för många personliga detaljer eller ett fullständigt CV i de inledande raderna.

Vagt är vanilj – Låt aldrig mottagaren gissa vem du är eller vad du gör. Att till exempel skriva “Jag tänkte presentera mig” utan att faktiskt ange ditt fullständiga namn eller din roll är inte hjälpsamt.

Dra ner på slangen –Även om du är guru inom digital marknadsföring är det här inte rätt plats att säga det. Spara slangen tills ni känner varandra bättre. Använd ett tydligt, professionellt språk.

Varför du hör av dig

När du är klar med att besvara vem är det dags att ta upp varför. Varför mejlar du den här personen? Varför ska de bry sig? Varför nu? Så här gör du:

Kom till saken –Ta med anledningen till ditt mejl i en eller två kortfattade meningar? Inkludera viktiga detaljer: Söker du en tjänst? Letar du efter råd eller information?

Stryk deras ego medhårs – Inkludera det bästa skälet till varför de ska bry sig om ditt mejl.  Till exempel hur detta kan gynna dem, eller varför du tyckte att de var rätt person att kontakta.

Begrav inte din förfrågan –Tvinga inte läsaren att leta igenom ett långt stycke för att förstå varför du mejlade.

Be inte om ursäkt –Nätverkande händer, skäms inte för det. Att formulera ditt mejl som en ursäkt, t.ex. (“Jag hatar att störa dig / om det inte är för mycket besvär...”),  kan undergräva ditt självförtroende.

Jag, jag, jag –Att bara fokusera på dig själv,  t.ex. “Jag vill ha ett jobb på ert företag eftersom det skulle hjälpa mig,” tar dig ingenstans. Se till att åtminstone antyda ett värde för mottagaren eller ett gemensamt intresse.

Uppmaning till handling

CTA:n är där det blir intressant. Om du har lyckats med de tidigare delarna och läsaren har gett ditt mejl den respekt och uppmärksamhet det förtjänar, är de redo att ta relationen vidare. Det är här du berättar exakt hur du vill fortsätta. Så här gör du:

Ta inget för givet –Om det finns en tid att vara respektfull så är det nu. Att kräva ett möte kommer inte att tas emot särskilt väl. Var artig, var hövlig, var respektfull.

Gör det tydligt –Säg i en mening (eller två korta) exakt vilken handling du vill att de ska ta. Till exempel: “Skulle vi kunna ordna ett 15-minuterssamtal nästa vecka för att diskutera denna möjlighet?

Låt det sticka ut –Det är bäst att börja ett nytt stycke för din CTA. På så sätt sticker den ut från resten av texten.

Saknad CTA –Det låter självklart, men det största misstaget här är att glömma att inkludera en CTA. Entusiasm kan ta över i slutet av ett mejl, men det är bäst att sätta sig ner och fundera på din bästa CTA.

Ta inte i för mycket –Undvik att överväldiga läsaren med för många förfrågningar. Be inte om flera stora tjänster i ett och samma mejl.

Skjut dig själv i foten –Om du inkluderar några länkar, till exempel möteslänkar, eller bifogar ett CV, se till att länkarna fungerar. Annars kommer du att framstå som mycket oprofessionell.

Signatur

Okej, du är nästan i mål. Du har presenterat dig själv, du har föreslagit ett möte, nu är det dags att avsluta mejlet med grace och finess. Så här gör du:

Vad du ska göra:

Avsluta som du började –Spegla mejlets övergripande ton. Vanliga professionella avslut som “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” eller “Kind regards” fungerar bäst.

Lägg till ett tack -Börja på en ny rad efter brödtexten i ditt mejl. Lägg till en kort rad för att tacka läsaren. Till exempel en enkel mening som “Thank you for your time and consideration.”

Slutlig formatering –Använd din valda avslutningsfras och skriv bara första ordet med stor bokstav, t.ex. “Best regards,” följt av ett kommatecken.

Om du verkligen vill imponera här ger en personlig e-postsignatur en verkligt professionell touch.

Exempel på självpresentationsmejl som fungerar

Att skriva formella introduktionsmejl handlar helt om övning. När du börjar få flyt kommer orden att komma naturligt. Men i början kan det hjälpa att ha några färdiga exempel som du kan plocka fram vid behov. Här är några proffsiga mejl som hjälper dig att komma igång.

Självpresentation för jobbansökan

Mallöversikt:

• Hälsning – Formell och personlig om möjligt.

• Vem du är – Ditt namn, din roll och din nuvarande situation.

• Varför du hör av dig – Jobbet du söker och var du såg det.

• Uppmaning till handling – Uttryck intresse för nästa steg eller att bifoga ett CV.

• Signatur – Artig, professionell avslutning med tack.

Exempelmejl:

Bästa fru Davies,

Jag heter Robert Jones och är innehållsstrateg med över fem års erfarenhet av digital publicering.

Jag kontaktar er för att uttrycka mitt intresse för tjänsten som Content Lead, som jag såg annonserad på ert företags LinkedIn-sida.

Skulle det vara möjligt att boka ett kort samtal för att diskutera rollen vidare? Jag har bifogat mitt CV för er bedömning.

Tack för din tid.Vänliga hälsningar,Robert Jones

Självpresentation för ett nytt team

Mallöversikt:

• Hälsning – Vänlig och inkluderande.

• Vem du är– Namn, ny roll, var du kommer ifrån.

• Varför du hör av dig –För att presentera dig själv och uttrycka entusiasm.

• Uppmaning till handling – Öppet erbjudande om att ta kontakt.

• Signatur – Varm och tillgänglig avslutning.

Exempelmejl:

Hej allihopa,

Jag är James French och har precis börjat i marknadsteamet som senior campaign manager. Innan detta arbetade jag främst med varumärkespartnerskap och digital strategi.

Jag ser fram emot att komma igång och att träffa er alla under de kommande veckorna.

Hör gärna av er om ni vill ta kontakt eller prata. Jag ser fram emot att arbeta med er alla.Med vänliga hälsningar,James

Kall introduktion för nätverkande eller kontaktförfrågan

Mallöversikt:

• Hälsning – Respektfull och personlig om möjligt.

• Vem du är – Namn, roll, eventuell gemensam kontakt eller kontext.

• Varför du hör av dig – Kort anledning och vad som fick dig att kontakta dem.

• Uppmaning till handling – Föreslå ett enkelt nästa steg utan press, t.ex. ett kort samtal.

• Signatur – Artig avslutning med uppskattning.

Exempelmejl:

Hej herr Wilkinson,

Jag heter Tara Smith och är UX-forskare. Jag såg nyligen ditt föredrag om inkluderande design på Global UX Summit och tyckte att det var otroligt insiktsfullt.

Jag skulle gärna vilja höra mer om ditt arbete och hur du närmar dig designstrategi över kulturella gränser.

Skulle du vara öppen för ett 15-minuterssamtal någon gång nästa vecka? Jag skulle verkligen uppskatta möjligheten.Tack igen,Tara Smith

Introduktion från frilansare/konsult till kund

Mallöversikt:

• Hälsning – Neutral och direkt.

• Vem du är –Namn, titel, expertområde.

• Varför du hör av dig – Ett specifikt behov de har och hur du kan hjälpa.

• Uppmaning till handling – Erbjud dig att diskutera vidare eller boka en tid.

• Signatur – Professionell avslutning med dina kontaktuppgifter.

Exempelmejl:

Hej fru Campbell,

Jag är Leo Davies, en frilansande grafisk designer specialiserad på varumärkesidentitet och förpackningar. Jag såg nyligen er produktlinje och lade märke till att ni förbereder er för att expandera till nya detaljhandelsmarknader.

Jag har hjälpt liknande varumärken att förbättra sina förpackningar för att bli redo för detaljhandeln, och jag skulle gärna vilja utforska om jag kan stötta er i nästa fas.

Skulle du vara öppen för ett kort samtal för att diskutera era mål och hur jag kan hjälpa?Tack igen,Leo Davies

Sista detaljerna som gör hela skillnaden

Tipsen ovan tar dig nästan hela vägen till att skriva ett professionellt mejl. Det som återstår är de sista tio procenten. Nedan följer några sätt att nå dit.

Redigera innan du skickar –Stavfel, felstavade namn, saknade bokstäver – allt detta skriker slarv. Låt inte allt ditt hårda arbete hamna i papperskorgen. Se till att redigera innan du skickar.

Anpassa tonen –Oavsett om du pratar med din chef eller din bästa vän pratar du olika beroende på personen. Mejlen fungerar på samma sätt. Se till att din ton passar situationen.

Extra länkar –Att lägga till din LinkedIn eller webbplats i ditt introduktionsmejl kan hjälpa till att föra samtalet vidare. Dessutom ökar det trovärdigheten och visar att du är mer än bara en e-postadress.

Avslutande tankar

Som med allt annat kräver introduktionsmejl övning. Mallen och exemplen på självpresentationsmejl ovan hjälper dig att komma igång, och när du väl fått flyt kommer du att skriva perfekta introduktionsmejl på nolltid.