電郵禮儀貼士與規則

我們每年都會發送數百，甚至數千封電郵。但只需要一封寫得不好的電郵，就足以留下錯誤印象。

好消息是，只要學會電郵禮儀，就不必再發出失禮的電郵。

電郵禮儀是一套簡單直接的規則，一旦學會，就能大大提升你的電郵質素。

在本文中，我們會拆解這些規則，並分享額外貼士，幫助你確保每封電郵都能準確傳達訊息。

10 條重要的電郵禮儀規則與見解

任何寫作風格都可以拆解成其關鍵部分。電郵禮儀也不例外。只要了解它如何運作，你就能學會 如何每次都寫出有效的專業電郵。以下有十個貼士，幫助你確保自己的電郵不會失手。

主旨列：如何每次都寫得恰到好處

電郵主旨列是你的第一印象，而且往往是唯一一次讓對方打開郵件的機會。最好保持簡短。通常 6-10 個字或 40 個字元是最理想的長度。這是因為接近一半的電郵都是在流動裝置上開啟，而那裡的顯示空間有限。

主旨列應該成為 你電郵的完美開端。它應該直入主題，並表現出對讀者時間的尊重。想想你的聯絡人或同事最需要知道的是甚麼，然後直接說出來。冗長又自作聰明的主旨列只會浪費時間。

最好的主旨列會利用好奇心、緊迫感，或清晰的價值主張。試著有策略地加入個人化元素，例如提及對方名字，或者更好的是，指出他們的需要。

以下是正確做法：

• 主旨列請保持在 40 個字元以內（6–10 個字）。

• 清晰、直接，並先說明最重要的資訊。

• 在相關情況下加入日期、截止日期或時間範圍。

• 使用行動動詞（「檢閱」、「確認」、「提交」、「回覆」）。

• 配合語境調整語氣 — 保持有禮、專業、尊重。

• 使用對方的名字，或點出他們需要的內容。

以下是錯誤做法：

• 全部使用大寫字母或過度使用標點符號。

• 寫一些像「quick question」這樣沒有背景的含糊句子。

• 除非合適，否則不要加入垃圾郵件觸發字眼（例如「free」、「guaranteed」）。

• 使用隨便的俚語、幽默語句或表情符號。

• 讓主旨列具誤導性，或與電郵內容無關。

• 把主旨列寫得太長，導致在收件匣預覽中被截斷。

開始電郵的最聰明方法

你如何開頭，會為整封電郵定下基調。就像真實對話一樣，電郵也要視乎情境而定。若你對親密朋友說「Hello Sir, how do you do?」，聽起來會很奇怪；在電郵中混用不同語氣也是一樣。

在專業情境中，應以正式方式開始。隨著關係發展，你可以轉為較輕鬆的風格，不過這在不同文化中可能有所不同。

以下情況需要使用專業問候語：

• 與公司中的高層員工溝通。

• 首次聯絡客戶。

• 發送正式商業提案。

• 當你寫電郵給比你年長的人時。

• 與你尚未知悉姓名的人互動。

如何總是選對完美問候語

寫電郵時，預先準備幾個常用問候語會很有幫助，尤其是當你不認識對方時。你也要知道，當互動變得沒那麼正式時，應該怎樣說。

當你不知道收件人的姓名時

• Hello

• Good morning / Good afternoon

• To whom it may concern（非常正式）

• Dear team

• Dear [Company Name] team

當對方回覆後，而語氣變得友善或較隨意時：

• Hello [First Name]

• Hi [First Name]

• Morning [First Name]

當溝通變得例行化或屬於內部交流時：

• Hi again

• Thanks for your reply, [First Name]

• Just checking in, [First Name]

為甚麼簡短而有結構更能吸引注意

改善電郵最快的方法之二，就是令內容更精簡，並以有條理的方式編排，讓每個重點都能發揮作用。

精簡

精簡就是快速切入重點。電郵一開始就說明你的要求。若把請求藏在寒暄之中，可能會令人覺得不夠真誠。人們很快就能看出冗詞贅句，如果他們還不知道你的重點，很多人連第二句之後都不會再看。

你的目標是得到回覆。簡潔有幫助，結構也一樣。不要浪費收件人的時間，保持聚焦，讓他們能快速閱讀並採取行動。清晰並不無禮，大多數專業人士都重視這一點。

每段最多保持四至五句，再長的話讀者就會開始分心。先用一句話引出重點，簡短展開，再作結束。

保持字體大小一致，並使用項目符號分隔資訊，以免關鍵細節被埋沒。

結構

2006 年，全球內容寫作與設計領域最具權威之一的 Nielsen Norman Group，對人們如何在線閱讀作出了一項重要發現。大多數人會先略讀標題和開首幾行，然後迅速沿著頁面左側往下掃視。如果有內容吸引到他們的目光，他們才會停下來細看。

結果就是形成 F 形閱讀模式。無論讀者是誰，這種模式都會一再出現。所以，如果你想讓自己的文字真正傳達到位，就要按這個 F 形來安排結構。

以前置重點方式運用倒金字塔

達成這一點最有效的方法之一，就是使用記者數十年來一直採用的倒金字塔法。倒金字塔把敘事方式顛倒過來。不是先鋪陳張力，而是一開始就先交代最重要的資訊 — 誰、甚麼、何時、何地、為甚麼。然後再加入背景、解釋、例子等支援細節。

最後，再以背景資料和可有可無的補充資訊作結。這種方法有效，因為讀者可以在任何時候停下來，仍然能掌握重點。

留意語氣

專業語氣並不是要你聽起來僵硬，而是要減少溝通阻力。你的讀者很忙，很可能在會議之間快速掃視電郵，所以你的訊息必須迅速傳達到位。

避免帶有情緒色彩的措辭、過多情感，或任何會拖慢閱讀的內容。使用簡單字詞和短句。省略像「just wondering」或「if it’s not too much trouble」這類迂迴說法。你越直接，聽起來就越專業。

校對 — 刪去不必要的內容

Stephen King 曾說過：「Kill your darlings」，指的是編輯過程。他的意思是刪去任何未達最終稿標準的內容。

電郵不是暢銷小說，但它可能決定一款暢銷產品與失敗產品之間的差別。如果你連校對都不願花時間，別人又為甚麼要花時間閱讀？

如有疑問，保持正式

專業電郵應反映你在辦公室與上司交談或在會議中會使用的語言。俚語可能適合朋友之間，但你不會在求職面試中使用。專業電郵講求印象，而留下好印象的最佳方法，就是使用清晰、正確的英語。

實際上，這表示要避免使用俚語和像「LOL」這樣的縮寫。隨著你愈來愈了解對方，可以逐步放鬆語氣；但如果是第一次互動，或關係仍然正式，最好還是保持專業。

留下深刻印象

第一印象很重要，但最後印象也同樣重要。你的結尾語是收件人在決定回覆還是忽略你的電郵前看到的最後內容。這就是為甚麼知道 如何結束一封電郵 如此重要。它應與你整封訊息的語氣，以及你與收件人的關係保持一致。

好的結尾語應與電郵語氣相符。如果你採用了正式商務風格，就應避免像「See you later」這樣隨便的結尾。結尾語也是最後一次強化你專業身份的機會。在你的名字後重申職銜，可清楚表明你的身份。格式也很重要。例如在「Yours sincerely,」中，首字母必須大寫，否則看起來會很馬虎。

常見的專業結尾語包括：

• Best

• Best regards

• Best wishes

• Kind regards

• Regards

• Warm regards

• Yours faithfully

• Yours respectfully

• Yours sincerely

• Yours truly

回覆所有人前三思

「回覆所有人」就像你被拉進一個從未要求加入的 WhatsApp 群組一樣。這代表那些並非直接相關的人，也會收到每一則訊息。你不會在辦公室裡大聲喊出私人評論，那為甚麼要在電郵中這樣做？

有些時候使用「回覆所有人」是合適的，例如當所有人確實都需要掌握最新情況。但很多時候，這只是因為工具列上的按鈕位置太接近而誤按。請自行判斷：如果訊息只與少數人有關，就用「回覆」即可。

跟進的藝術

有時你第一封電郵未必能如你所願地傳達訊息。也許你漏掉了關鍵細節，或者對方只是太忙。不論原因是甚麼，你通常還有第二次機會透過跟進來補救。

跟進電郵應遵循與第一封相同的禮儀：保持簡單、有條理且有用。提醒對方你是誰、你為何寫信，同時也要給他們一個回覆的理由。

跟進電郵的表現往往比第一封更好。這聽起來可能有點反直覺，但人們未必會對第一眼看到的訊息立即採取行動。一封 寫得好的跟進電郵 能讓你的名字重新回到他們收件匣頂部，實際上還能提高獲得回覆的機會。

跟進前應等待多久

大多數人不是在忽視你，他們只是忙碌或分心。未獲回覆的電郵通常並不代表甚麼。一個有禮的提醒能讓你的訊息重新進入視野、補充背景，並在不造成壓力的情況下再給對方一次回覆機會。

但 發送電郵的時機 很重要。若你第二天早上就發送，可能會顯得不耐煩。請等兩至五個工作天。這樣你的跟進會像提醒，而不是催促，也能顯示你尊重對方的時間。

如何拿捏正確語氣

在電郵回覆禮儀中，語氣至關重要。對一位刻意避開你的客服人員表現不滿也許有用，但在商務場合中，最好還是保持冷靜。保持有禮和專業。假設對方只是碰巧漏看了你的電郵。清楚說明你的需要，直接寫明，讓對方不可能錯過。

讓你的電郵地址替你發聲

電郵禮儀講求留下良好的第一印象。對小型企業而言，最快做到這一點的方法之一，就是使用一個收件人會認真看待的專業電郵地址。一個典型的 商務電郵 格式是 yourname@yourcompany.com。這會讓客戶知道你為自己所代表的品牌感到自豪，也向同事表明你值得信賴。

相反，免費電郵或包含暱稱的電郵地址就不是這樣。第一印象很重要，如果你使用一個普通或不專業的電郵地址發信，別人對你的觀感也會正是如此。

更進階的貼士

以上貼士已經能幫助你大致寫出有力而專業的電郵。剩下的就是最後那百分之十：那些能讓你的訊息由好變得更出色的小細節。以下是幾個做到這一點的方法。

最後才輸入收件人的電郵地址

寫電郵時避免出錯的最簡單方法，就是最後才輸入收件人的地址。完成一封電郵時往往會令人鬆一口氣，而這正是最容易太早按下「傳送」的時候。但校對通常是你最後一次發現任何可能令你顯得不夠專業問題的機會。

在最後一刻才加入地址，你就能有空間檢查每一個字，確保電郵在離開寄件匣前已準備妥當。

縮短連結

電郵中的長而雜亂連結可能帶來兩個問題：令讀者失去注意力，或令他們懷疑連結帶有惡意。最好的應對方法是使用連結縮短工具，把超連結文字縮短。

這樣看起來更整潔、更專業，也方便讀者在需要時複製並貼到瀏覽器中。

適當使用 Bcc

Bcc 中的 B 代表 blind 是有原因的Bcc stands for blind for a reason。它會隱藏你加入電郵中的其他人的電郵地址。這可避免「收件人」欄位變得又長又亂、塞滿地址，並保障收件人的資料私隱。特別適合用於群發電郵，而你又不想讓某些人（例如競爭對手）看到彼此的聯絡資料。

商務電郵與日常電郵的禮儀差異

職場電郵和日常電郵遵循不同規則。在商務場合中，訊息應保持清晰、有條理和專業。使用問候語、結尾語和恰當格式，因為這些都反映你和你的公司形象。避免使用俚語或過於隨便的表達，否則會令人覺得你不夠謹慎。

日常電郵，例如寫給朋友或你熟悉的同事，可以較為輕鬆。當關係允許時，較短句子、較輕鬆語氣，以及省略正式客套都可以接受。如果你不確定，先採用正式語氣。之後看到對方如何回覆，你隨時可以再放鬆一點。

用這些工具寫出更精準的電郵

有時你的收件匣太雜亂，無法給每封電郵足夠的時間和心思。如果你時間不足，合適的工具可以幫你更快寫出更簡潔、更專業的訊息。

Grammarly

校對很重要，而 Grammarly 能找出令你的電郵顯得馬虎的錯誤。它會標示拼字和文法錯誤、檢查語氣和正式程度，並確保你的電郵符合語境。它可直接在 Gmail、Outlook 及其他寫作工具中運作，即時顯示問題，讓你一按即可修正。

Spacemail AI assistant

當你需要的不只是文法檢查時，Spacemail 的 AI assistant 可以把幾個字變成一份潤飾好的草稿。你可以一按調整長度，並把最終版本直接插入撰寫視窗，無需切換分頁。

Boomerang

Boomerang 讓你安排電郵發送時間、追蹤回覆，並自動發送提醒電郵以便跟進。它亦會掃描你的草稿，找出過於複雜的句子或缺少背景的地方，讓你的訊息保持清晰直接。

AimReply

AimReply 可在你的收件匣中運作，幫助你更快撰寫和回覆。它提供語氣選項、文法檢查，以及更佳措辭建議。它亦支援多種語言，非常適合國際溝通。

WriteMailAi

這個工具可把零散筆記整理成清晰、有結構的電郵。它可以建議主旨列、結尾語，並標示含糊的句子。內建的跟進或更新範本亦能讓寫作更快捷。

總結

電郵雖然已經存在很久，但這並不代表寫一封專業電郵會變得更容易。不過，當你喝完早晨咖啡並打開收件匣後，只要記住以上貼士，整個過程應該會順暢得多。

一開始最好保持正式，這樣你的訊息才會顯得清晰而得體。隨著你與某人互動時間愈長，電郵也可以變得較不正式。而如果咖啡都幫不上忙，不妨把你的新技巧配合一個 能幫助你更快、更聰明工作的電郵工具。