Thiết lập email doanh nghiệp dễ dàng

Có lẽ bạn đang ở đây vì muốn biết cách thiết lập email cho doanh nghiệp của mình nhưng không muốn việc đó trở nên khó khăn. Có thể bạn đã tìm hiểu rồi nhưng cảm thấy nản vì trong một số bài viết, việc này có vẻ khá phức tạp.

Vậy thì đừng lo. Bạn đã đến đúng nơi rồi. Chúng tôi sẽ phân tích tất cả các yếu tố của email doanh nghiệp (còn được gọi là email công ty hoặc email công việc) để bạn có thể thiết lập, tạo và sử dụng một tài khoản trong thời gian ngắn. Tuyệt hơn nữa, bạn sẽ hiểu từng khía cạnh của những gì mình đang làm và lý do vì sao.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp thường đề cập đến các dịch vụ cụ thể được thiết kế riêng để đáp ứng những nhu cầu mà doanh nghiệp có nhưng cá nhân thường không có.

• Tính năng bảo mật tốt hơn — Các nhà cung cấp email doanh nghiệp thường cung cấp các tính năng như 2FA theo tiêu chuẩn, lưu trữ dữ liệu của bạn ở dạng mã hóa và còn có thêm các tính năng như bộ lọc chống spam nâng cao. Họ cũng thường không hiển thị quảng cáo, và do đó sẽ không hưởng lợi từ việc khai thác dữ liệu của bạn để nhắm mục tiêu bằng quảng cáo tùy chỉnh — điều mà một số nhà cung cấp miễn phí được biết là đã làm. Nói ngắn gọn, một nhà cung cấp email doanh nghiệp uy tín sẽ mang lại cho bạn sự an tâm rằng bạn đang làm mọi thứ có thể để bảo vệ dữ liệu riêng tư của khách hàng và của chính bạn.

• Công cụ doanh nghiệp — Các dịch vụ email doanh nghiệp cũng thường có thêm các công cụ, như chức năng bí danh và lịch dùng chung, phù hợp hơn với đời sống doanh nghiệp. Chúng cũng thường cho phép lọc email nâng cao hơn, điều này có thể hữu ích khi bạn đang quản lý một địa chỉ email công ty có lượng thư lớn.

• Đưa tên doanh nghiệp của bạn vào địa chỉ email — Có thể nói tính năng quan trọng nhất của các giải pháp email doanh nghiệp là cho phép bạn dễ dàng tạo các địa chỉ email bao gồm tên miền của mình (yourname@yourbusiness.com). Bài kiểm tra đầu tiên mà hầu hết mọi người thực hiện nếu họ không chắc một tin nhắn có thật hay không là kiểm tra địa chỉ email người gửi.

Bạn có thể xem kỹ hơn lý do vì sao email doanh nghiệp quan trọng, nhưng nói chung đây là những tính năng khiến nó khác biệt với các nhà cung cấp email miễn phí.

Email doanh nghiệp bao gồm những gì

Đối với hầu hết mọi người, email doanh nghiệp sẽ bao gồm một dạng tên của bạn theo sau là URL doanh nghiệp của bạn — vì vậy nó sẽ trông như yourname@yoursite.com. Gần đây chúng tôi đã thảo luận chi tiết hơn về cách bạn có thể chọn tên miền của mình.

Ngoài ra, còn có chức năng tạo và quản lý bí danh (như info@ hoặc support@).

Về mặt phần mềm, email doanh nghiệp thường sẽ bao gồm một cổng web nơi bạn đăng nhập và truy cập email của mình. Đôi khi bạn có thể có một ứng dụng chuyên dụng, nhưng phổ biến hơn là bạn có thể dễ dàng thêm email doanh nghiệp vào ứng dụng hiện có mà bạn dùng trên thiết bị di động để truy cập thuận tiện hơn.

Bạn cần gì để tạo một địa chỉ email doanh nghiệp?

Nếu bạn đã theo dõi đến đây, có lẽ bạn đã nhận ra rằng để có tên miền riêng trong địa chỉ email của mình, bạn cần sở hữu một tên miền. Những thứ như @outlook.com được gọi là tên miền công cộng, vì vậy để thay thế phần này, bạn cần sở hữu nó. Vì đây là yêu cầu bắt buộc, hầu hết các dịch vụ email hướng đến doanh nghiệp đều cho phép bạn đăng ký tên miền như một phần của quy trình.

Nhưng vì bạn đang đọc bài này, tôi đoán là bạn đã có tên miền rồi. Nếu bạn đã sở hữu tên miền muốn dùng, quy trình sẽ hơi khác một chút, và đây là một trong những yếu tố khác có thể gây nhầm lẫn khi thiết lập email doanh nghiệp. Nhưng chúng tôi sẽ tách riêng hai luồng/quy trình mua này để bạn không thể làm sai.

Cách có email doanh nghiệp trong 4 bước đơn giản

Quy trình có thể khác nhau tùy theo nền tảng bạn chọn. Chúng tôi sẽ thảo luận những điều cơ bản, lấy Spacemail, nền tảng chuyên biệt của chúng tôi dành cho doanh nghiệp, làm ví dụ.

Mua một gói

Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp nhiều gói email phản ánh quy mô khác nhau của doanh nghiệp. Không có mẹo gì ở đây — hãy chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Hãy nhớ rằng nhiều dịch vụ email chuyên nghiệp cho phép bạn nâng cấp các yếu tố trong gói sau này — hoặc thậm chí thêm hộp thư và người dùng, vì vậy hiện tại không cần phải chuẩn bị quá xa cho tương lai. Hãy chọn đúng thứ bạn cần.

Hiện tại đừng quá lo về việc tên miền của bạn phù hợp với tất cả những điều này như thế nào. Thông thường, bất kỳ tên miền nào cũng tương thích với bất kỳ nhà cung cấp nào, và tất cả điều này sẽ diễn ra ở bước tiếp theo. Tuy nhiên, việc có tên miền với cùng một nhà cung cấp cũng mang lại một số lợi ích (mà chúng ta sẽ nói đến ngay sau đây).

Hoàn tất giao dịch mua của bạn. Tiếp theo, nếu bạn chưa có tên miền, hãy tạm dừng ở đây để mua một tên miền. Nếu bạn chọn cùng một nhà cung cấp mà bạn đang dùng cho nền tảng email, mọi thứ thường sẽ suôn sẻ hơn vì các thành phần trong cùng một nền tảng thường được xây dựng để “giao tiếp” với nhau, giúp quy trình tự động hơn. Đừng vội vàng khi chọn tên miền. Việc chọn một tên miền gần như là cả một nghệ thuật riêng, và chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết này để giúp đưa ra quyết định đúng đắn.

Thiết lập (hoặc Unboxing™)

Nếu tên miền và nhà cung cấp email của bạn là cùng một bên

Tiếp theo, giống như bất kỳ sản phẩm nào cần được điều chỉnh theo nhu cầu của bạn, sẽ có một quy trình thiết lập ngắn. Với Spaceship, quy trình này được gọi là Unboxing™, và ngay khi giao dịch mua của bạn hoàn tất, bạn sẽ thấy quy trình Unboxing được đề xuất là bước tiếp theo.

Sau khi chọn, bước đầu tiên là — bạn đoán đúng rồi đấy — liên kết một tên miền. Nếu bạn sở hữu một tên miền với Spaceship và chọn Spacemail, tên miền của bạn sẽ tự động xuất hiện trong menu thả xuống và bạn chỉ cần chọn nó.

Sau đó, chỉ với một cú nhấp chuột, hai bên sẽ được kết nối. Bạn có thể chuyển thẳng xuống phần ‘Tạo hộp thư’.

Kết nối email mới của bạn với một tên miền ở nhà cung cấp khác

Không có gì to tát nếu tên miền của bạn ở một nhà cung cấp khác. Điều đó chỉ có nghĩa là sẽ có thêm một vài quy trình, và chúng diễn ra với các sản phẩm hiện có của bạn thay vì trên chính nền tảng tên miền. Đây có thể là điều gây ra một chút nhầm lẫn cho một số người.

Bạn sẽ thêm một số bản ghi MX/DKIM/SPF mới vào các bản ghi DNS (Domain Name Server) của mình. Nói rõ hơn, các bản ghi này do nhà cung cấp email quy định, nhưng được thêm ở phía tên miền. (Nếu bạn đang dùng Spacemail, bạn sẽ thấy một cửa sổ bật lên dẫn đến hướng dẫn chỉ cho bạn cách thiết lập các bản ghi DNS). Sau khi được thêm vào, về cơ bản các bản ghi này sẽ trỏ tên miền của bạn đến máy chủ của nhà cung cấp email cho mọi thứ liên quan đến email.

Việc truy cập các bản ghi DNS của tên miền sẽ được thực hiện tại nhà cung cấp tên miền hoặc hosting của bạn. Nếu bạn không chắc, bạn có thể xác nhận điều này bằng cách sử dụng công cụ kiểm tra DNS, như MXToolbox.

Khi bạn biết cần tìm ở đâu, việc tìm các bản ghi DNS sẽ không quá khó — dù sao thì chúng cũng là một phần rất quan trọng trong việc thiết lập tên miền của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, chúng sẽ nằm אצל nhà cung cấp tên miền của bạn. Vị trí của các cài đặt sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng thông thường, bạn sẽ cần tìm khu vực tên miền trong tài khoản của mình, chọn tên miền mà bạn muốn tạo địa chỉ email cho, rồi nhấp để truy cập cài đặt của nó. Đây có thể là nút như ‘Quản lý’ hoặc ‘Cài đặt’ hoặc ‘Cấu hình’. Tiếp theo, điều hướng đến ‘Bản ghi DNS’. Mục này cũng có thể được gọi là ‘DNS nâng cao’.

Bạn sẽ thấy một số bản ghi đã có sẵn. Hãy cẩn thận với chúng — đừng chỉnh sửa hoặc xóa chúng. Làm như vậy có thể gây ra sự cố chức năng cho website của bạn hoặc cho bất kỳ dịch vụ nào khác mà chúng có thể đang kết nối. Trừ khi trước đây bạn đã dùng một nền tảng email với tên miền của mình (xem bên dưới), bạn sẽ chỉ muốn thêm các bản ghi mới.

Các bản ghi điển hình bạn sẽ cần thêm

Những bản ghi này cũng sẽ phụ thuộc vào dịch vụ bạn đang dùng, nhưng ở đây chúng tôi cũng sẽ dùng Spacemail làm ví dụ. Hệ thống nhập bản ghi thường được cấu trúc theo cách giúp việc thêm bản ghi mới trở nên trực quan.

Bản ghi MX (Mail Exchange)

Bản ghi MX chỉ định nơi các thư email nên được gửi đến. Chúng trỏ đến các máy chủ thư chịu trách nhiệm xử lý email đến. Chúng sẽ đảm bảo email của bạn được gửi đúng cách. Đây là các bản ghi MX mà bạn sẽ thêm cho Spacemail.

Bản ghi SPF (Sender Policy Framework)

Bản ghi SPF ngăn chặn giả mạo email (ai đó mạo danh bạn qua email) bằng cách chỉ định những máy chủ nào được phép gửi email thay mặt cho tên miền của bạn. Điều này cho phép các email hợp lệ được nhận diện dễ dàng. Bản ghi SPF mà bạn thường thêm cho Spacemail là như sau:

Bản ghi DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM thêm chữ ký số vào các email gửi đi, giúp chúng dễ truy vết hơn và ngăn chặn giả mạo. Các bản ghi DKIM được thiết lập tự động cho từng tên miền được kết nối với Spacemail, và bạn có thể tìm thấy điều này trong DNS nâng cao.

Bản ghi DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC là một khung chính sách giúp tăng cường xác thực email bằng cách căn chỉnh SPF (Sender Policy Framework) và DKIM (DomainKeys Identified Mail). Nó còn giúp ngăn chặn giả mạo email, lừa đảo và lạm dụng tên miền bằng cách đảm bảo rằng các email đến là hợp lệ và được ủy quyền.

Spacemail không tự động thiết lập các bản ghi DMARC vì chúng khác nhau rất nhiều tùy theo sở thích cá nhân của bạn. Nếu muốn hoặc cần, chúng tôi khuyên bạn nên dùng trình tạo DMARC này từ MXToolbox.

Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị thiết lập bản ghi DMARC cho tên miền của bạn để cải thiện bảo mật email và bảo vệ uy tín của tên miền.

Tôi có cần xóa các bản ghi không?

Nếu trước đây bạn từng dùng nhà cung cấp email với tên miền của mình, bạn có thể cần xóa một số bản ghi hiện có. Việc nhận diện chúng sẽ khá dễ vì chúng cũng sẽ được gắn nhãn MX/DKIM/SPF/DMARC trong phân loại của mình.

Sau khi công việc nền này hoàn tất, quy trình sẽ gần như giống hệt như khi bạn đăng ký tên miền với cùng một nhà cung cấp. Ví dụ, với Spacemail, bạn chỉ cần thêm tên miền của mình theo cách thủ công ở bước một của quy trình unboxing (thay vì chọn nó từ danh sách thả xuống như khi bạn đăng ký với Spaceship). Một lần nữa, điều này sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp, nhưng với Spacemail, đó là bước đầu tiên trong quy trình unboxing.

Tạo hộp thư

Sau khi bạn hoàn tất việc tạo các bản ghi đó, hoặc chỉ đơn giản là liên kết tên miền của mình, phần còn lại sẽ rất dễ dàng. Hãy chọn tên bạn muốn cho hộp thư của mình (nhiều khả năng là tên của chính bạn để bắt đầu). Đừng quên xem các gợi ý của chúng tôi về quy ước đặt tên, nhưng hãy nhớ — vì bạn đang dùng tên miền riêng của mình, về mặt kỹ thuật nó có thể là bất cứ thứ gì bạn muốn! Không có gì bị lấy mất. Bạn thậm chí có thể muốn thể hiện cá tính bằng cách chỉ dùng một chữ cái: j@yoursite.com — khá ngầu, đúng không? Hoặc bạn có thể tạo một địa chỉ email công việc bao gồm họ tên đầy đủ, chức danh công việc hoặc vai trò của mình.

Thêm catch-all và bí danh

Catch-all đúng như tên gọi của nó — nếu ai đó nhập anything@yoursite.com thì email sẽ được chuyển hướng đến catch-all. Bạn có thể muốn đây là một hộp thư đến phụ để tránh lượng thư rác đổ vào quá nhiều. Catch-all đặc biệt hữu ích để nhận các lỗi chính tả của tên, hoặc các biến thể khác như info@yoursite.com mà mọi người có thể thử nếu họ không biết nên viết cho ai.

Với Spacemail, việc thiết lập catch-all đặc biệt dễ dàng. Trên bảng khởi chạy của bạn, bạn sẽ thấy tùy chọn này trong Spacemail Manager - launchpad cho Spacemail. Tại đây, bạn có thể thiết lập hộp thư catch-all của mình. Đây có thể là hộp thư chính của bạn - không cần nâng cấp.

Trong khi đó, bí danh cho phép bạn tạo các địa chỉ email công ty chuyển hướng đến nhiều người nhận (ví dụ: cho các phòng ban), đồng thời cũng cho phép ẩn danh. Bạn hẳn đã thấy chúng được dùng trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Với Spacemail, việc thêm một hộp thư bổ sung vào bất kỳ gói nào là một nâng cấp chi phí thấp tuyệt vời, và năm hộp thư được bao gồm theo tiêu chuẩn trong gói advanced của chúng tôi. Tìm hiểu thêm về cách có thể sử dụng bí danh.

Thêm những bước hoàn thiện cuối cùng cho tài khoản email của bạn

Những điều này sẽ khác nhau tùy theo nhà cung cấp, nhưng sau khi việc thiết lập tài khoản email hoàn tất và hộp thư đến mới sáng bóng của bạn đã hoạt động, bạn sẽ muốn cá nhân hóa một vài thứ cuối cùng.

Đặt tên hiển thị của bạn & thêm chữ ký

Chúng ta đang nói về những điều cơ bản nhất ở đây. Rất đáng để kiểm tra chúng cho chắc chắn. Bạn muốn email của mình hiển thị chính xác ngay từ email đầu tiên. Vì vậy, việc đảm bảo tên của bạn là chính xác, thêm chữ ký vào mỗi email và nhìn qua mục Cài đặt nói chung sẽ giúp ích cho bạn mỗi lần sử dụng. Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ tìm thấy thứ gì đó để tinh chỉnh. Ngoài ra, bạn có thể muốn đặt nền tảng sang ngôn ngữ ưa thích của mình để nó còn dễ tiếp cận hơn nữa.

Thêm địa chỉ mới của bạn vào ứng dụng email bên thứ ba

Nhiều nhà cung cấp email doanh nghiệp cho phép bạn làm điều này. Có thể tích hợp địa chỉ email mới của bạn vào một ứng dụng bạn đã dùng sẵn là một cách rất dễ để theo dõi mọi thứ. Và bạn luôn có thể quay lại ứng dụng web bất cứ lúc nào khi muốn tận dụng đầy đủ các tính năng và lợi ích.

Để làm điều này, chỉ cần bật quyền truy cập IMAP/SMTP/POP3 trong mục Cài đặt của Spacemail rồi làm theo hướng dẫn thiết lập trong ứng dụng email mà bạn chọn. Thông thường, các mục này nằm trong menu cài đặt của ứng dụng hiện có của bạn và được gắn nhãn như ‘Thêm tài khoản’.

Di chuyển email

Một số nhà cung cấp email doanh nghiệp giúp việc nhập email trở nên dễ dàng. Điều này có thể hữu ích nếu bạn đã vận hành hoạt động liên lạc doanh nghiệp của mình ở nơi khác và muốn giữ lại hồ sơ của mọi thứ.

Ngay cả khi nhà cung cấp bạn chọn không cung cấp công cụ di chuyển chuyên biệt, bạn thường vẫn có thể thực hiện một cách thủ công nào đó bằng cách tải email xuống rồi tải lại lên máy chủ thư của mình. Tuy nhiên, cách này luôn có nhược điểm (như khả năng xảy ra lỗi do con người), chưa kể còn tốn thời gian. Một nhà cung cấp có công cụ di chuyển dễ dùng chắc chắn là một điểm cộng nếu đây là điều bạn muốn làm. Ví dụ, với Spacemail, công cụ di chuyển tùy chỉnh của chúng tôi mang lại trải nghiệm di chuyển an toàn và bảo mật hơn. Bạn sẽ được hỏi liệu có muốn di chuyển các email hiện có như một phần của quy trình unboxing hay không, nhưng bạn có thể thực hiện việc này bất cứ lúc nào bằng cách vào ‘Cài đặt’ và tìm hộp ‘Di chuyển email’.

Đặt quy tắc lọc spam

Cuối cùng, bạn có thể muốn đặt các quy tắc lọc để bảo vệ địa chỉ email của mình ngay từ đầu. Bạn có thể muốn chặn ngay những kẻ gửi spam đã biết có tiền sử với doanh nghiệp của bạn, nhưng một trong những lợi ích của email doanh nghiệp chuyên nghiệp là hệ thống lọc spam mạnh mẽ hơn.

Với Spacemail, bạn có thể điều chỉnh cài đặt bộ lọc bằng cách vào Spacemail Manager, nhấp vào ‘Quản lý’, rồi ‘Quản lý spam’, mục này xuất hiện trên menu ở bên phải màn hình của bạn.

Tận hưởng các lợi ích

Giờ bạn đã thiết lập xong và sẵn sàng gửi những email thử nghiệm đầu tiên cho bạn bè của mình (à thì, bạn phải kiểm tra xem mọi thứ trông có ổn không chứ!). Luôn cập nhật với tất cả các bản phát hành mới của Spacemail, hoặc để lại bình luận với suy nghĩ và ý tưởng của bạn bên dưới. Tự mình xem các gói Spacemail — chúng tôi đảm bảo sẽ có một gói phù hợp với doanh nghiệp của bạn.