Alojamento de email vs fornecedores de email gratuitos

Já te perguntaste quantos fornecedores de email existem? Quando pensas mesmo nisso, percebes rapidamente que há centenas de plataformas em todo o mundo, e o número tem vindo a crescer desde que o email surgiu pela primeira vez. 

As plataformas de email costumam oferecer emails gratuitos ou emails empresariais. Os emails gratuitos permitem-te criar um endereço de email no domínio do fornecedor, como @google.com. São rápidos e fáceis de configurar e são gratuitos. Isto é uma boa notícia para a tua carteira, mas pode ser uma má notícia para a reputação e credibilidade da tua empresa. 

Por outro lado, tens o alojamento de email ou os emails empresariais. Também são rápidos e fáceis de configurar, mas exigem uma pequena taxa mensal ou anual. Mas podem fazer maravilhas pela tua credibilidade ao enviares emails da empresa, além de normalmente incluírem melhor capacidade de entrega e segurança.  Em última análise, enviar a partir de @mybusiness.com gera mais confiança junto dos clientes. 

Porquê pagar por algo que podes obter gratuitamente?

Porque não usar email gratuito? É fácil imaginar que obteres o teu plano de email gratuitamente de uma das grandes empresas significa que estás a ganhar. Afinal, numa recessão, o que importa mais do que o custo? Então porque precisarias de serviços de email pagos?

Bem, em primeiro lugar, é como diz o mantra: se o produto é gratuito, tu és o produto. E, num mundo de leis como o RGPD, as empresas, em particular, não se podem dar ao luxo de arriscar os dados privados dos seus clientes. Ser apanhado numa violação de dados pode ter implicações financeiras e reputacionais muito piores. Recentemente, o meu adorado Hotmail (agora com a marca Outlook, claro) introduziu pela primeira vez uma taxa na minha conta, decidindo retroativamente reduzir de forma bastante substancial o meu espaço em disco, a menos que eu pagasse. RIP “freemail”.

Foi uma medida impopular (no meu escritório de uma pessoa, pelo menos). Tendo enchido o espaço gratuito ao longo dos anos com imensos emails (sou incrivelmente popular entre spammers) e, claro, gigabytes de anexos que servem como uma forma fraca de cópia de segurança (diz-me que não estás a ignorar a mesma triste realidade na tua caixa de entrada…)

Pareceu-me uma jogada manhosa e, na altura, não percebi que havia uma solução fácil. Mas há — mais sobre isso daqui a pouco.

Da mesma forma, para obteres as funcionalidades mais avançadas do Gmail, também tens de fazer upgrade. Com a marca Google Workspace, estes planos tentam imitar o que muitos outros fornecedores de email pagos fazem, permitindo-te usar o teu próprio domínio, mas, por virem acompanhados de um conjunto de funcionalidades de que a empresa média provavelmente não precisa, o seu preço considerável de cerca de $7.20 por utilizador, por mês acumula-se rapidamente se tiveres uma empresa de dimensão considerável.

Por isso, até as opções “gratuitas” já não são assim tão gratuitas, e ainda nem começámos. Se procuras alternativas ao Google Workspace mais acessíveis e focadas, há muitas opções concebidas especificamente para email, sem o peso extra.

O que é um domínio de email gratuito?

Os emails gratuitos costumam terminar em algo como @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, etc. Isso acontece porque, quando obténs um endereço nesse domínio, como yourname@gmail.com, não és dono nem controlas o próprio domínio; quem o faz é a Google, a Yahoo ou a Microsoft.

Não és dono do domínio
Um domínio partilhado significa que milhares ou milhões de utilizadores enviam correio a partir do mesmo domínio raiz. Como não és dono do domínio, não podes configurar os teus próprios registos MX, SPF, DKIM ou DMARC. Estás a depender totalmente da configuração de autenticação do fornecedor, que é partilhada por milhões de utilizadores.

Falta de branding 
Não importa se o teu email é professionalbusiness@gmail.com, continua a terminar em @gmail.com e, infelizmente, os clientes vão reparar. Isto acontece porque endereços com aspeto empresarial num domínio gratuito para consumidores são um padrão comum de phishing, e as pessoas aprenderam a tratá-los com desconfiança. Além disso, cada email que envias a partir de um domínio gratuito leva a marca do fornecedor, não a tua. Isto significa que, se estiveres a usar um endereço de email @gmail.com, a identidade da marca Google está a ser reforçada em vez da tua.

Criado para indivíduos, não para empresas
Os domínios de email gratuitos são concebidos e criados para o utilizador individual, não para empresas. As funcionalidades tendem a dar prioridade à conveniência pessoal em vez de necessidades empresariais, como conformidade, registos de auditoria ou caixas de correio partilhadas. Este design orientado para o consumidor também explica porque o webmail gratuito tem sido historicamente um alvo de grande volume para spam e abuso na criação de contas; as barreiras de verificação são baixas e pensadas para facilitar o registo, não para a segurança organizacional.

Email profissional a sério

E assim, chegamos finalmente ao prato principal deste banquete digital. Fornecedores pagos. Não estamos a falar das opções de “freemail” pagas que já mencionámos.

Estas oferecem algo bastante diferente. Muito simplesmente, foram concebidas para empresas e têm ferramentas e funcionalidades únicas que tornam muito mais fácil dominar as comunicações empresariais.

Talvez o mais importante seja que estes fornecedores te permitem incluir o domínio da tua empresa nos endereços de email, para que obtenhas endereços com aspeto profissional como yourname@yourdomain.com. Há formas de tirares mais partido do email empresarial sendo inteligente na forma como crias os teus endereços de email. Coisas como criar aliases de email, ou preservar o teu anonimato usando apenas parte do teu nome.

Estes endereços transmitem imediatamente legitimidade a quem os recebe. Deixam claro que és da empresa e não um burlão a fazer-se passar por ela (que poderia registar um endereço como yourbusiness@gmail.com.

Alojamento de email vs fornecedores de email gratuito

Tanto o alojamento de email como os fornecedores de email gratuito te permitem enviar e receber emails, mas é aí que as semelhanças terminam. Quando reduzes tudo ao essencial, há diferenças reais entre os dois.

Email gratuito vs alojamento de email empresarial pago

O teu próprio nome de domínio – Com caixas de entrada gratuitas, o teu endereço termina no domínio de outra pessoa, como @gmail.com. Com alojamento, termina no teu domínio, o que te faz parecer uma empresa real.

Sem anúncios – Os fornecedores de email gratuito mostram frequentemente anúncios porque é assim que ganham dinheiro com um produto gratuito. O email alojado não tem anúncios, uma vez que estás a pagar diretamente pelo serviço.

Melhor segurança –  O email gratuito vem com proteção básica. O email alojado inclui normalmente ferramentas de segurança mais fortes, como encriptação e filtragem de spam, criadas especificamente para proteger uma empresa. 

Mais fiável – Os fornecedores de alojamento de email são criados para empresas que dependem do email todos os dias, por isso tendem a oferecer melhor tempo de atividade, o que significa menos probabilidade de o teu email ficar indisponível. 

Suporte real – Com os fornecedores de email gratuito, se algo correr mal, muitas vezes ficas por tua conta a procurar em fóruns de ajuda. Com alojamento, normalmente tens apoio ao cliente real para ajudar a resolver o problema.

Aspetos a considerar ao escolher email para empresas

Mas, como em tudo, há considerações importantes a ter em conta quando escolhes o teu email empresarial.

As funcionalidades variam de empresa para empresa, por isso é boa ideia saber o que procurar. Os seus benefícios dividem-se geralmente nas seguintes áreas.

Segurança e privacidade

Encriptação: Certifica-te de que o serviço que escolhes oferece um nível de encriptação com o qual te sintas confortável, especialmente no que diz respeito ao armazenamento dos teus dados. Embora alguns serviços gratuitos possam explorar precisamente esses dados para os vender a anunciantes, como mencionámos, um dos principais argumentos de venda dos fornecedores de email premium é que não o fazem. Alguns serviços encriptam ativamente os teus dados quando estão armazenados em servidores, para que, mesmo que a sua segurança seja comprometida, os teus dados não sejam revelados.

Autenticação de dois fatores (2FA): O suporte para 2FA por email acrescenta uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação para além da palavra-passe. Normalmente, será sob a forma de um telefone ou de um dispositivo dedicado.

Monitorização ativa de novas ameaças: Talvez o mais importante de tudo seja escolher uma empresa que continue ativamente a atualizar as suas medidas de segurança para lidar com as ameaças mais recentes. Provavelmente consegues confirmar esta informação rapidamente ao analisar a página inicial, verificar o blogue da empresa ou ver se têm um bom suporte em direto.

Centros de dados: Ao armazenar dados através de um método de armazenamento distribuído, existe um nível de redundância no armazenamento do teu email. Isto significa que é muito improvável que os dados se percam da forma como poderia acontecer se armazenasses todas as tuas mensagens no teu computador pessoal e algo corresse mal.

Personalização e branding

Nome de domínio: Como mencionámos, a capacidade de usar o teu nome de domínio para endereços de email é uma excelente funcionalidade que quase todas as plataformas de email profissionais oferecem, colocando a tua marca no centro do que fazem.

Filtros melhorados: Permitir-te gerir emails de forma mais eficaz é outro argumento de venda importante dos serviços de email profissionais. Quando recebes grandes quantidades de emails, conseguir ordená-los e classificá-los de diferentes formas permite-te manter uma caixa de correio limpa e prática.

Caixas de correio para vários utilizadores: Para muitas empresas, é crucial a capacidade de adicionar vários utilizadores para membros da equipa. Além disso, aliases e catch-alls (como info@yoursite.com) podem ser uma funcionalidade útil quando se trata de proteger a identidade dos trabalhadores ou de permitir que mais do que uma pessoa monitorize a mesma caixa de correio.

Fiabilidade

Garantia de tempo de atividade: Queres ter a tranquilidade de saber que podes aceder ao teu email a qualquer hora, de dia ou de noite. A fiabilidade é um fator essencial na escolha do teu fornecedor de email profissional. Procura garantias na ordem dos 99,9% para teres a certeza de que estás a obter o nível certo de disponibilidade. Por vezes, as empresas oferecem reembolsos se não cumprirem as suas garantias. Vale a pena verificar a política sobre isso para saberes com o que podes contar.

Escalabilidade: Talvez não tenhas vários utilizadores agora, mas espera-se que a tua empresa cresça. Escolher um serviço que possa crescer a par da tua empresa, permitindo-te adicionar ou remover contas facilmente, pode poupar-te muito tempo e energia mais tarde.

Apoio ao cliente

Tal como mencionámos sobre garantir que a empresa se mantém atualizada em relação às ameaças online, um bom departamento de apoio ao cliente é indispensável — especialmente se és novo no email profissional. Existem opções com chats em direto 24 horas por dia, garantindo que nunca terás de esperar muito por ajuda, se alguma vez precisares dela.

Gestão de spam

Procura filtros de spam robustos que bloqueiem eficazmente o correio indesejado, minimizando ao mesmo tempo os falsos positivos (emails legítimos marcados como spam). Idealmente, queres um filtro de spam que funcione bem de origem, mas que também te permita substituí-lo quando necessário. Acima de tudo, queres conseguir rever claramente o que foi colocado em quarentena, porque todos já passámos por aquela situação em que um email não chega devido a um filtro de spam demasiado agressivo.

Opções de ligação e integração

Ter os nossos emails sempre à mão não é apenas algo esperado na era moderna, é uma necessidade. Um fornecedor acessível a toda a hora, onde quer que estejamos, é indispensável. As melhores plataformas de email profissional oferecem integração fácil com clientes de email existentes, como Outlook ou Gmail.

Apresentamos o Spacemail

Spacemail, da Spaceship, é uma nova plataforma de email de última geração, criada de raiz para empresas. Tem todas as ferramentas que mencionámos neste artigo, desde gestão avançada anti-spam até atualizações frequentes sobre ameaças de segurança.

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