Alojamento de email vs fornecedores de email gratuitos

Já alguma vez pensaste em quantos fornecedores de email existem? Quando pensas mesmo nisso, percebes rapidamente que existem centenas de plataformas em todo o mundo, e o número tem vindo a crescer desde que o email surgiu. Os fornecedores de email podem ser divididos em vários tipos diferentes.

Muitos de nós provavelmente tivemos as nossas primeiras contas de email pessoais com quem nos fornecia a Internet (pensa em AOL, Freeserve, Tiscali e semelhantes), antes de passarmos para fornecedores como Hotmail e (cerca de 8 anos depois) Gmail.

Foram estes fornecedores posteriores que realmente levaram o email para outro nível. Ao torná-lo mais acessível, permitindo-nos vários endereços, armazenamento gratuito e acesso online a partir de qualquer lugar (em vez de uma aplicação Outlook pesada e antiquada no PC de casa), o email tornou-se subitamente mais fácil. A “marca” escolhida dizia tanto sobre ti como o email que escolhias. Acredita em mim, um utilizador genuíno de Hotmail há mais de duas décadas.

Email para os dias de hoje

Mas estamos em 2024, e os tempos mudaram. Especialmente no que diz respeito ao email empresarial, que é principalmente aquilo em que nos vamos focar aqui.

Recentemente, houve várias grandes notícias sobre roubo de dados, ou recolha de dados por parte das maiores empresas, incluindo Google e Microsoft. Mais do que isso, muitos fornecedores de email gratuitos analisam (digitalizam) os dados dos emails e vendem-nos a anunciantes. Até 2017, a própria Google admitiu fazê-lo.

Os fornecedores alternativos de email gratuito também não estão imunes a problemas semelhantes… Porque o valor dos dados pode criar problemas para além da segurança — pode acrescentar valor financeiro. Este ano, vimos a Skiff, um fornecedor de email independente que oferecia um plano de email gratuito, ser comprada pela Notion. Como resultado, todo o seu conjunto de produtos, incluindo a sua plataforma de email, está a ser descontinuado. Isto deve-se provavelmente ao facto de terem chegado a uma posição em que os seus dados (os milhões de membros) valiam mais do que a receita gerada pelo conjunto de produtos, e por isso os novos proprietários viram pouco sentido em continuar o serviço. Mas há outro tipo de fornecedor de email. Aqueles que colocam a segurança e a privacidade em primeiro lugar e estão mais centrados nas empresas. Estes fornecedores são frequentemente designados por fornecedores de ‘email profissional’ e normalmente têm uma pequena mensalidade. Mas como se comparam as opções de alojamento de email gratuito e pago?

Porque pagar por algo que podes obter gratuitamente?

Porque não usar email gratuito? É fácil imaginar que obteres o teu plano de email gratuitamente de uma das grandes empresas significa que estás a ganhar. Afinal, em tempos de recessão, o que importa mais do que o custo? Então porque precisarias de serviços de email pagos?

Bem, em primeiro lugar, é como diz o mantra: se o produto é gratuito, tu és o produto. E, num mundo com leis como o RGPD, as empresas, em especial, não se podem dar ao luxo de arriscar os dados privados dos seus clientes. Ser apanhado numa violação de dados pode ter implicações financeiras e reputacionais muito piores.

Recentemente, o meu adorado Hotmail (agora com a marca Outlook, claro) aplicou pela primeira vez uma taxa à minha conta, decidindo retroativamente reduzir de forma bastante substancial o meu espaço em disco, a menos que eu pagasse. RIP ‘freemail’.

Foi uma medida impopular (pelo menos no meu escritório de uma pessoa). Tendo enchido o espaço gratuito ao longo dos anos com imensos emails (sou incrivelmente popular entre spammers) e, claro, gigabytes de anexos que servem como uma fraca forma de cópia de segurança (não me digas que não estás a ignorar a mesma triste realidade na tua caixa de entrada…)

Pareceu-me uma manobra pouco transparente e, na altura, não percebi que havia uma solução fácil. Mas há — mais sobre isso daqui a pouco.

Da mesma forma, para obteres as funcionalidades mais avançadas do Gmail, também tens de fazer upgrade. Com a marca Google Workspace, estes planos tentam imitar o que muitos outros fornecedores de email pago fazem, permitindo-te usar o teu próprio domínio, mas por estarem associados a um grande conjunto de funcionalidades de que a empresa média provavelmente não precisa, o seu preço considerável de cerca de $7.20 por utilizador, por mês acumula-se rapidamente se tiveres uma empresa de dimensão considerável.

Por isso, até as opções “gratuitas” já não são assim tão gratuitas, e ainda nem começámos. Se procuras alternativas ao Google Workspace mais acessíveis e focadas, há muitas opções concebidas especificamente para email, sem extras desnecessários.

Alojar o webmail da tua empresa por conta própria

Sim, está bem, estou a ouvir-te aí ao fundo. É possível alojar o teu próprio webmail. Na verdade, tudo o que precisas é de um domínio e do plano de alojamento certo para o fazer. Aplicações como Roundcube são gratuitas e estão incluídas na maioria dos CMS ao estilo cPanel. Isto significa que podes praticamente clicar e criar contas de email.

A desvantagem (porque há sempre uma quando algo parece bom demais para ser verdade) é um design relativamente fraco e desatualizado, e a falta de funcionalidades. Algumas delas parecem ter nascido em 1998 e não envelheceram nada bem. E com isto quero dizer que têm um aspeto exatamente igual ao que tinham nessa altura.

Além disso, voltando à velha questão da segurança, é pouco provável que estas aplicações gratuitas de email DIY tenham o mesmo nível de segurança que até as plataformas gratuitas oferecem, quanto mais algo mais robusto.

Email verdadeiramente profissional

E assim chegamos finalmente ao centro deste banquete digital. Fornecedores pagos. Não estamos a falar das opções de ‘freemail’ pagas que já mencionámos.

Estes oferecem algo bastante diferente. Muito simplesmente, foram concebidos para empresas e têm ferramentas e funcionalidades únicas que tornam muito mais fácil dominar as comunicações empresariais.

Talvez o mais importante seja que estes fornecedores te permitem incluir o domínio da tua empresa nos endereços de email, para obteres endereços com aspeto profissional como yourname@yourdomain.com. Há formas de tirares mais partido do email empresarial sendo inteligente na forma como crias os teus endereços de email. Coisas como criar aliases de email, ou preservar o teu anonimato usando apenas parte do teu nome.

Estes endereços transmitem imediatamente legitimidade a quem os recebe. Deixam claro que és da empresa e não um burlão a fazer-se passar por ela (que poderia registar um endereço como yourbusiness@gmail.com).

Aspetos a considerar ao escolher email para empresas

Mas, como em tudo, há considerações importantes a ter em conta quando escolhes o email da tua empresa.

As funcionalidades variam de empresa para empresa, por isso é boa ideia saberes o que procurar. Os seus benefícios dividem-se geralmente nas seguintes áreas.

Segurança e privacidade

Encriptação: Certifica-te de que o serviço que escolhes oferece um nível de encriptação com o qual te sintas confortável, especialmente no que diz respeito ao armazenamento dos teus dados. Embora alguns serviços gratuitos possam explorar precisamente esses dados para os vender a anunciantes, como mencionámos, um dos principais argumentos de venda dos fornecedores de email premium é que não só não o fazem, como alguns serviços encriptam ativamente os teus dados quando estão armazenados em servidores, para que, mesmo que a sua segurança fosse comprometida, os teus dados não fossem revelados.

Autenticação de dois fatores (2FA): O suporte para 2FA por email acrescenta uma camada extra de segurança ao exigir uma segunda forma de verificação para além de apenas uma palavra-passe. Normalmente, será sob a forma de um telemóvel ou de um dispositivo dedicado.

Monitorização ativa de novas ameaças: Talvez o mais importante de tudo seja escolher uma empresa que ainda esteja ativamente a atualizar as suas medidas de segurança para lidar com as ameaças mais recentes. Provavelmente consegues confirmar esta informação rapidamente consultando a página inicial, verificando o blogue da empresa ou vendo se têm um bom apoio em direto.

Centros de dados: Ao armazenar dados através de um método de armazenamento distribuído, existe um nível de redundância no armazenamento do teu email. Isto significa que é muito improvável que os dados se percam da forma como poderia acontecer se guardasses todas as tuas mensagens no teu computador pessoal e algo corresse mal.

Personalização e branding

Nome de domínio: Como mencionámos, a capacidade de usar o teu nome de domínio em endereços de email é uma excelente funcionalidade que quase todas as plataformas de email profissional oferecem, colocando a tua marca no centro do que fazem.

Filtros melhorados: Permitir-te gerir emails de forma mais eficaz é outro dos principais argumentos de venda dos serviços de email profissional. Quando recebes grandes quantidades de emails, conseguir ordená-los e classificá-los de diferentes formas permite-te manter uma caixa de correio limpa e prática.

Caixas de correio para vários utilizadores: Crucial para muitas empresas é a capacidade de adicionar vários utilizadores para membros da equipa. Além disso, aliases e catch-alls (como info@yoursite.com) podem ser uma funcionalidade útil quando se trata de proteger a identidade dos trabalhadores ou de permitir que mais do que uma pessoa monitorize a mesma caixa de correio.

Fiabilidade

Garantia de disponibilidade: Queres ter a tranquilidade de saber que podes aceder ao teu email a qualquer hora, de dia ou de noite. A fiabilidade é um fator-chave na escolha do teu fornecedor de email profissional. Procura garantias na ordem dos 99,9% para teres a certeza de que estás a obter o nível certo de disponibilidade. Por vezes, as empresas oferecem reembolsos se não cumprirem as suas garantias. Vale a pena verificares a política sobre isso para saberes com o que podes contar.

Escalabilidade: Pode ser que agora não tenhas vários utilizadores, mas espera-se que a tua empresa cresça. Escolher um serviço que possa crescer a par da tua empresa, permitindo-te adicionar ou remover contas facilmente, pode poupar-te muito tempo e energia mais tarde.

Apoio ao cliente

Tal como mencionámos sobre garantir que a empresa se mantém atualizada em relação às ameaças online, um bom departamento de apoio ao cliente é indispensável — especialmente se és novo no email profissional. Existem opções com chats em direto 24 horas por dia, garantindo que nunca terás de esperar muito por ajuda se alguma vez precisares dela.

Gestão de spam

Procura filtros de spam robustos que bloqueiem eficazmente o correio indesejado, minimizando ao mesmo tempo os falsos positivos (emails legítimos marcados como spam). Idealmente, queres um filtro de spam que funcione bem de origem, mas que também te permita substituí-lo quando necessário. Acima de tudo, deves conseguir rever claramente o que foi colocado em quarentena, porque todos já passámos por aquela situação em que um email não chega devido a um filtro de spam demasiado agressivo.

Opções de ligação e integração

Ter os nossos emails sempre à mão não é apenas algo esperado na era moderna, é uma necessidade. Um fornecedor que esteja acessível a qualquer momento, onde quer que estejamos, é indispensável. As melhores plataformas de email profissional oferecem integração fácil com clientes de email existentes, como Outlook ou Gmail.

Apresentamos o Spacemail

Spacemail, da Spaceship, é uma nova plataforma de email de última geração criada de raiz para empresas. Tem todas as ferramentas que mencionámos neste artigo, desde gestão avançada anti-spam até atualizações frequentes sobre ameaças de segurança.

Podes integrá-lo facilmente no teu software atual para o usares em qualquer dispositivo, ou aceder-lhe através do portal seguro de webmail online usando o teu navegador favorito. Com uma equipa especializada de apoio ao cliente disponível 24/7, pronta para ajudar sempre que precisares.

Conheces a nossa Migration Tool fácil de usar? Permite-te mover qualquer conteúdo de email existente que possas ter para o teu plano Spacemail. Torna a mudança simples, e manterás acesso fácil aos emails importantes que tens na tua conta atual. Experimenta o Spacemail hoje mesmo, a partir de apenas $0.41 por mês. Podes até escolher um teste gratuito de 30 dias. Não tens nada a perder ao experimentar a nossa novíssima plataforma de email de última geração.