Більшість із нас, імовірно, вже стикалися з певною формою кіберзлочинності, пов’язаної з електронною поштою. Насправді, якби більшість із нас відкрили свої особисті вхідні скриньки буквально зараз, ми, найімовірніше, знайшли б якийсь вид фішингового шахрайства, що спонукає нас вводити дані під хибним приводом. Здається, майже щодня з’являється нова фішингова загроза, якої треба уникати.
Але ризики лише зростають, коли ви є бізнесом. Потрібно відстежувати набагато більше, і значна частина вашої інформації є публічно доступною (чи то через реєстрацію бізнесу, чи просто на вашому вебсайті). Ця інформація може полегшити певним типам шахраїв переконання, що вони мають законну мету, або просто імітацію вашого бізнесу. І проблеми не обмежуються лише фішингом.
Варто пам’ятати, наприклад, що ви часто надсилатимете клієнтам конфіденційну інформацію про їхні облікові записи або замовлення у вас. Будь-який злам або витік загрожує розкриттям не лише ваших даних, а й їхніх. Щойно дані потрапляють не в ті руки, їх можуть використати як зброю, що потенційно призведе до шахрайських електронних листів тим, чиї дані були скомпрометовані. Це робить безпеку набагато важливішою складовою постачальників електронної пошти, яких шукає бізнес.
Насправді використання бізнесів у своїх інтересах (що не дивно) передує Інтернету. Більшість компаній навіть зараз отримують фізичні листи від так званих податкових консультантів (та подібних), які вдають, що представляють уряд, або посилаються на державні штрафи, нібито їх буде накладено, якщо ви не скористаєтеся їхньою послугою. Електронна пошта просто робить нескінченно легшим засипання вас подібними атаками.
Кіберзлочинність і малий бізнес
Безумовно, понад 77% малих підприємств отримували кібератаки, пов’язані з електронною поштою, і це цілком логічно, якщо подумати, якою привабливою ціллю ви можете бути. З погляду зловмисників, ваші заходи безпеки, імовірно, менш надійні, ніж у великих компаній, — через фінансові та кадрові обмеження, але у вас усе одно можуть бути цінні ресурси або дані, які варто викрасти.
Але на цьому все не закінчується. Кіберзлочинці навіть намагаються видавати себе за малі підприємства, використовуючи їхні назви у фальшивих адресах електронної пошти. Ці повідомлення можуть навіть містити імена та посади реальних працівників, контактів або постачальників, щоб додати правдоподібності. Такі сервіси, як LinkedIn, цьому не допомогли. Хоча вони є безцінними ресурсами як для роботодавців, так і для працівників, по суті це бази даних, що містять інформацію, яку інакше було б важко знайти.
Як і з будь-чим, що більше даних онлайн, то більше способів використати їх як зброю. Добре зводити до мінімуму все, що ви публікуєте про себе або будь-яку частину свого бізнесу.
Але постачальники безпечної електронної пошти можуть допомогти…
Найкращі постачальники електронної пошти роблять акцент на безпеці, щоб захистити конфіденційну інформацію, якою обмінюються в листах. З уже згаданих причин це справжня перевага для таких бізнес-клієнтів, як ви, і нещодавнє опитування клієнтів, яке ми провели, це підтвердило. Понад 83% людей сказали, що безпека була головною причиною їхнього вибору постачальника електронної пошти.
Одним із ключових заходів, який завжди слід враховувати, є шифрування. У тому ж опитуванні 88.7% респондентів сказали, що шифрування було найважливішою функцією з усіх. Воно може мати багато форм. Шифрування даних у місці їх зберігання часто недооцінюють, але воно важливе. Якщо дані зберігаються в зашифрованому вигляді, будь-хто, хто зламає поштовий сервер, знайде лише безглуздий набір символів. Як малому бізнесу, вам також справді варто шукати постачальників, які пропонують самознищувані або захищені паролем повідомлення для підтримання конфіденційності.
Поєднання функцій безпеки, типових для бізнес-електронної пошти, зазвичай допомагає їм відповідати нормам захисту даних, таким як GDPR і HIPAA.
Ширші можливості налаштування функцій безпеки
Обираючи бізнес-електронну пошту, шукайте функції, які дають змогу досягти вищого рівня налаштування. Наприклад, розширені інструменти, що допомагають класифікувати пошту за темою або типом. Вони справді можуть допомогти, коли йдеться про сортування великих обсягів повідомлень.
Так само створення загальних поштових скриньок, як-от info@ або admin@, які перенаправляють листи конкретним командам або людям, є ще однією корисною функцією. Вони називаються псевдонімами електронної пошти, і більшість хороших постачальників бізнес-електронної пошти дозволять вам мати кілька таких. Вони дають змогу пересилати повідомлення із загальних поштових скриньок, як-от наведені вище, до кількох поштових скриньок, що має додаткову перевагу: кілька людей можуть їх контролювати, а також це захищає їхні особи.
Безпека та захист від спаму
Спам становить більший ризик для малого бізнесу порівняно з окремими користувачами. Але що саме таке захист від спаму?
Простіше кажучи, він дає змогу блокувати повідомлення від відправників, яких ви вважаєте ненадійними. Але хороші рішення пропонують навіть більше. Найкращі антиспам-фільтри використовують такі інструменти, як машинне навчання, щоб передбачати, що, ймовірно, є спамом, на основі ваших попередніх класифікацій, автоматично прибираючи шкідливі фішингові шахрайства подалі від вас і ваших працівників.
Гнучка фільтрація також є важливою для ефективного керування бізнес-листуванням. Потрібно змінити правило або знайшли щось у спамі, чого там не мало бути? Ви маєте мати змогу легко налаштовувати параметри. Можливість ручного перевизначення — важлива функція, яку слід шукати у спам-фільтрах.
Окрім захисту від спаму, є й інші функції безпеки, на які варто звернути увагу, коли ви обираєте найкращого постачальника бізнес-електронної пошти. Одна з них — двофакторна автентифікація (2FA). Імовірно, ви вже маєте її у своїх банківських застосунках. Це коли для підтвердження входу потрібен додатковий пристрій (наприклад, смартфон). Переконавшись, що обраний вами постачальник має 2FA для електронної пошти, ви можете не хвилюватися, що хтось отримає доступ до вашого облікового запису без вашого відома.
Журнали активності та пристроїв також корисні для відображення активності облікового запису. Журнал активності містить кожен вхід, а журнал пристроїв показує всі поточні пристрої. Це зручні способи перевірити, що все гаразд, особливо якщо ви підозрюєте незвичну активність у своєму обліковому записі.
Отримання захисту DMARC, SPF і DKIM
Але що щодо тих надокучливих людей, які видають себе за ваш бізнес? Чи є спосіб їх зупинити?
Проблема в тому, що все складніше, ніж просто вважати себе в безпеці, бо ваш обліковий запис захищений. Цим підробникам часто навіть не потрібно зламувати ваш обліковий запис, щоб підробити адресу електронної пошти, схожу на вашу. Саме тут стають у пригоді ці розумні функції безпечної електронної пошти:
1. SPF:Sender Policy Framework — це протокол, який дає змогу власникам доменів указувати, які поштові сервери мають право надсилати електронні листи від імені їхнього домену. Він працює шляхом публікації спеціального запису в DNS (Domain Name System), у якому перелічено авторизовані поштові сервери. Коли електронний лист отримано, поштовий сервер одержувача може перевірити SPF-запис домену відправника, щоб з’ясувати, чи дозволено серверу-відправнику надсилати листи від імені цього домену. Якщо перевірка SPF не проходить, що вказує на надсилання листа з неавторизованого сервера, його можуть позначити або відхилити.
2. DKIM: DomainKeys Identified Mail додає цифровий підпис до електронного листа. Цей підпис генерується за допомогою приватного ключа, пов’язаного з доменом відправника, і додається (невидимо) до заголовка листа. Потім поштовий сервер одержувача використовує публічний ключ, опублікований у DNS доменом відправника (подібно до SPF), щоб перевірити підпис. Якщо підпис дійсний, це доводить, що лист є легітимним, а також підтверджує, що його не було змінено під час передавання. Якщо перевірка підпису не проходить, це вказує на можливе втручання або нелегітимне джерело.
3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (назва довга, але не втрачайте нитку) ґрунтується на SPF і DKIM, надаючи власникам доменів можливість обирати, як поштовий сервер одержувача має обробляти електронний лист, який не пройшов перевірку автентичності. Вони можуть вибрати, чи лист буде поміщено в карантин, чи відхилено. Крім того, DMARC дає змогу власникам доменів отримувати звіти від одержувачів електронної пошти про листи, які проходять або не проходять автентифікацію, допомагаючи вам відстежувати, що відбувається з погляду імітаторів.
SPF, DKIM і DMARC працюють разом, щоб перевіряти легітимність особи відправника та запобігати підробці електронної пошти й імітації домену:
SPF перевіряє сервер-відправник.
DKIM забезпечує цілісність вмісту електронного листа та домену відправника.
DMARC надає політики та звітність, дозволяючи вам як власнику бізнесу вказувати, які дії слід виконувати щодо листів, що не пройшли автентифікацію, і отримувати звіти про результати автентифікації, коли хтось намагається надіслати листа, видаючи себе за вас.
Але чому б не обрати відоме велике ім’я?
Останнім часом відбувся зсув: дедалі більше людей і компаній відмовляються від залежності від великих технологічних гігантів — таких як Google, Apple і Microsoft.
Зростає занепокоєння щодо того, як ці компанії поводяться з даними. Google, як відомо, мав злам сервера у 2018 році, а Microsoft — у 2021 році, коли до даних було отримано незаконний доступ. Але якщо говорити ширше, то саме викриття, зроблені Едвардом Сноуденом у 2013 році, які показали, що NSA потенційно могла мати прямий доступ до серверів великих технологічних компаній (під виглядом програм на кшталт PRISM), справді змусили людей замислитися, чи не були їхні дані скомпрометовані в цих компаніях ще до того, як узагалі брати до уваги витоки.
У результаті і окремі користувачі, і компанії стали обережнішими та почали вивчати альтернативи, які пропонують менші постачальники послуг електронної пошти, більше зосереджені на конфіденційності.
Але це ще не все. Менші постачальники безпечної електронної пошти пропонують речі, яких немає у великих гравців, поряд із уже згаданими перевагами безпеки. Багатьом компаніям просто дуже подобається рівень гнучкості та налаштовуваності, який вони пропонують, а також нижчі, більш конкурентні ціни та плани, що зростають разом із вашим бізнесом.
Деякі малі підприємства можуть просто не хотіти ще більше зміцнювати монопольну хватку, яку гіганти мають над нашим життям, роблячи свій невеликий внесок у підтримку менших компаній.
Майбутнє бізнес-електронної пошти
Коли йдеться про вибір правильної бізнес-електронної пошти, ви маєте отримати високий рівень безпеки, але також і систему, яка робить бізнес-листування невимушеним. Тож бізнес-комунікації відбуваються вільніше, але безпека ніколи не ставиться під загрозу.
Насправді ви маєте мати змогу отримати безпечний і простий сервіс бізнес-електронної пошти, який є частиною ширшої вебплатформи. Такої, де ви можете автоматично включити своє доменне ім’я до адреси електронної пошти та додати інші вебпродукти до свого ідеального рішення — знаючи, що кожна частина платформи є безпечною. Вона має оновлюватися та розвиватися відповідно до часу, тож яким би не було майбутнє електронної пошти, вона готова й оснащена, щоб упоратися з ним.
Саме тому ми створили Spacemail business email. Це технологія, розроблена для «реальних людей», яку активно оновлюють, щоб протистояти найновішим загрозам безпеці. До того ж вона є частиною ширшої платформи Spaceship, щоб допомагати вам краще вести бізнес онлайн всюди, де безпека та простота є стандартом — завжди.
Часті запитання
Як бізнес, ви повинні використовувати свій домен в адресі електронної пошти (yourname@yoursite.com). Виберіть постачальника, який пропонує таку можливість, а потім оцініть будь-які інші вимоги, які у вас можуть бути. Вони можуть відрізнятися залежно від розміру вашого бізнесу та масштабу його комунікацій. Загалом шукайте плани, у яких пріоритетом є функції безпеки та захист ваших даних.
Як випливає з назви, безпечні постачальники електронної пошти пишаються своєю безпекою. Це важливо для бізнесу, який зобов’язаний забезпечувати безпеку даних клієнтів/замовників. Деякі менші платформи мають нижчі ціни, що особливо привабливо для малого бізнесу порівняно з їхніми більшими аналогами. Безпечні постачальники електронної пошти також можуть пропонувати додаткові функції — як-от можливість додавати кількох користувачів і легше створювати catch-all та адреси-аліаси, ніж великі постачальники (які зазвичай орієнтовані на окремих користувачів, а не на бізнес).
Це складне запитання, яке ми детальніше розглядаємо в наших блогах. Загалом звертайте увагу на функції безпеки облікового запису (як-от двофакторна автентифікація та зашифроване зберігання), а також на функції безпеки, пов’язані з електронною поштою (як-от протоколи автентифікації електронної пошти, фільтрація спаму й шкідливого програмного забезпечення та захист від фішингу).
Використання безпечного постачальника електронної пошти — це запобіжний захід, а не те, що саме по собі забезпечить вам хорошу репутацію. Якщо подивитися на це з іншого боку, зашкодити репутації вашого бізнесу може відсутність безпечного постачальника електронної пошти. Якщо дані буде викрадено або хтось потрапить на шахрайство, яке за інших обставин опинилося б у папці зі спамом, ваш бізнес може зазнати фінансових або репутаційних наслідків (або і тих, і тих).
Це залежить від плану та розміру вашого бізнесу. Незалежні постачальники корпоративної електронної пошти зазвичай формують ціни так, щоб краще відповідати потребам малого бізнесу. Водночас більшість із них мають плани з можливістю оновлення, які зростають разом із вашим бізнесом. Тож це чудове рішення для тих, хто хоче масштабоване й недороге рішення незалежно від розміру свого бізнесу.
Багато безпечних постачальників корпоративної електронної пошти мають інструменти міграції, які дають змогу легко перенести електронні листи, контакти й навіть структуру папок. Це знімає стрес із процесу, який інакше міг би бути надмірно складним.
Рекомендовані статті
Поділіться своїми думками