Настройте бизнес имейл лесно

Вероятно сте тук, защото искате да разберете как да настроите имейл за бизнеса си, но не искате това да е трудно. Може би вече сте проучвали темата, но сте се отказали заради това колко сложно изглежда в някои статии.

Е, не се тревожете. Попаднали сте на правилното място. Ще разгледаме всички елементи на бизнес имейла (известен още като фирмен имейл или служебен имейл), за да можете да настроите, създадете и използвате такъв за нула време. Още по-добре — ще разберете всеки аспект от това, което правите, и защо.

Какво е Business Email?

Business Email обикновено се отнася до конкретни услуги, създадени специално, за да отговорят на нуждите, които бизнесът има, а отделните потребители обикновено нямат.

• По-добри функции за сигурност — Доставчиците на бизнес имейл обикновено предлагат функции като 2FA като стандарт, съхраняват данните ви криптирани и също така разполагат с допълнителни функции като подобрени антиспам филтри. Те също така обикновено не показват реклами и следователно няма да имат полза от източването на данните ви, за да ви насочват с персонализирани реклами — нещо, което е известно, че някои безплатни доставчици правят. Накратко, реномиран доставчик на бизнес имейл трябва да ви даде спокойствието, че правите всичко възможно, за да защитите личните данни на клиентите си и своите собствени.

• Бизнес инструменти — Услугите за бизнес имейл също обикновено имат допълнителни инструменти, като функционалност за псевдоними и споделени календари, които са по-добре пригодени за бизнес живота. Те също така обикновено позволяват по-разширено филтриране на имейли, което може да е полезно, когато управлявате фирмен имейл адрес с голям обем поща.

• Поставяне на името на бизнеса ви в имейл адреса — Вероятно най-важната функция на решенията за бизнес имейл е, че ви позволяват лесно да създавате имейл адреси, които включват името на вашия домейн (yourname@yourbusiness.com). Първото нещо, което повечето хора правят, ако не са сигурни дали дадено съобщение е истинско, е да проверят имейл адреса на подателя.

Можете да разгледате по-отблизо защо бизнес имейлът е важен, но най-общо казано това са функциите, които го отличават от безплатните доставчици на имейл.

От какво се състои бизнес имейлът

За повечето хора бизнес имейлът ще включва някаква форма на вашето име, последвана от URL адреса на бизнеса ви — така че ще изглежда като yourname@yoursite.com. Наскоро обсъдихме по-подробно как бихте могли да изберете домейна си.

След това има и функционалност за създаване и управление на псевдоними (неща като info@ или support@).

По отношение на софтуера бизнес имейлът често включва уеб портал, в който влизате и от който имате достъп до имейлите си. Понякога може да получите специално приложение, но по-често ще установите, че лесно можете да добавите бизнес имейла си към съществуващото приложение, което използвате на мобилни устройства, за да имате лесен достъп.

Какво ви е необходимо, за да създадете бизнес имейл адрес?

Ако сте следили дотук, вероятно вече сте разбрали, че за да имате собствен домейн в имейл адреса си, трябва да притежавате домейн. Неща като @outlook.com са известни като публични домейни, така че за да замените тази част, трябва да я притежавате. Тъй като това е задължително изискване, повечето имейл услуги, насочени към бизнеса, ви позволяват да регистрирате домейн като част от процеса.

Но щом четете това, бих се обзаложил, че вече имате домейн. Ако вече притежавате домейна, който искате да използвате, процесът е малко по-различен и това е един от другите фактори, които могат да създадат объркване около настройването на бизнес имейл. Но ние ще разграничим тези два потока/процеса на покупка, за да не сбъркате.

Как да получите бизнес имейл в 4 лесни стъпки

Процесът може да варира в зависимост от платформата, която изберете. Ще обсъдим основите, като използваме Spacemail, нашата специализирана платформа за бизнес, като пример.

Купете план

Повечето доставчици предлагат набор от имейл планове, които отразяват различните размери на бизнеса. Тук няма уловка — изберете този, който най-добре отговаря на нуждите ви. Имайте предвид, че много професионални имейл услуги ви позволяват по-късно да надграждате елементи от плана си — или дори да добавяте пощенски кутии и потребители, така че няма нужда да мислите за бъдещето още сега. Изберете това, от което се нуждаете.

Засега не се тревожете как домейнът ви се вписва във всичко това. Обикновено всеки домейн е съвместим с всеки доставчик и всичко това се случва в следващата стъпка. Въпреки това наличието на домейна ви при същия доставчик предлага някои предимства (до които ще стигнем след малко).

Завършете покупката си. След това, ако все още нямате домейн, спрете на този етап, за да закупите такъв. Ако изберете същия доставчик, който използвате за имейл платформата, обикновено всичко минава по-гладко, защото елементите на една и съща платформа обикновено са изградени така, че да „комуникират“ помежду си, което прави процеса по-автоматизиран. Не бързайте с избора на домейн. Изборът му е почти изкуство сам по себе си и предлагаме да прочетете тази статия, за да вземете правилното решение.

Настройка (или Unboxing™)

Ако вашият домейн и доставчикът на имейл са един и същ

След това, както при всеки продукт, който трябва да бъде съобразен с нуждите ви, има кратък процес на настройка. В Spaceship това се нарича Unboxing™ и в момента, в който покупката ви бъде завършена, ще видите процеса Unboxing, предложен като следваща стъпка.

След като го изберете, първата стъпка е — познахте — свързване на домейн. Ако притежавате домейн в Spaceship и изберете Spacemail, домейнът ви автоматично ще се появи в падащото меню и просто ще го изберете.

След това с едно щракване двете се свързват. Можете да преминете направо към „Създаване на пощенска кутия“.

Свързване на новия ви имейл с домейн при друг доставчик

Не е проблем, ако домейнът ви е при друг доставчик. Това просто означава няколко допълнителни процеса и те се извършват с вашите съществуващи продукти, а не със самата домейн платформа. Именно това може да предизвика известно объркване при някои хора.

Ще добавите няколко нови MX/DKIM/SPF записа към вашите DNS (Domain Name Server) записи. За уточнение, тези записи са определени от доставчика на имейл, но се добавят от страната на домейна. (Ако използвате Spacemail, ще видите изскачащ прозорец с ръководство, което ви показва как да зададете DNS записите си). След като бъдат добавени, тези записи по същество насочват домейна ви към сървърите на вашия доставчик на имейл за всичко, свързано с имейла.

Достъпът до DNS записите на вашия домейн ще бъде или при вашия доставчик на домейн, или при хостинг доставчика ви. Ако не сте сигурни, можете да потвърдите това, като използвате инструмент за проверка на DNS, като MXToolbox.

След като знаете къде да търсите, намирането на DNS записите няма да е твърде трудно — в крайна сметка те са наистина важна част от настройването на вашия домейн. В повечето случаи те ще бъдат при вашия доставчик на домейн. Къде се намират настройките ще варира в зависимост от доставчика ви, но обикновено ще трябва да намеритеобластта за домейнив профила си,да изберете домейна, за който искате да създадете имейл адрес, и след това да щракнете, за да получите достъп до настройките му. Това може да е бутон като „Manage“ или „Settings“ или „Configure“. След това отидете до „DNS Records“. Това може също да се нарича нещо като „Advanced DNS“.

Трябва да видите няколко записа, които вече присъстват. Бъдете внимателни с тях — не ги редактирайте и не ги премахвайте. Това може да причини проблеми с функционалността на уебсайта ви или на друга услуга, към която може да са свързани. Освен ако не сте използвали имейл платформа с домейна си преди (вижте по-долу), ще искате само да добавите нови записи.

Типични записи, които ще трябва да добавите

Те също ще зависят от услугата, която използвате, но и тук ще използваме Spacemail като пример. Системата за въвеждане на записи обикновено е структурирана по начин, който прави добавянето на нови записи интуитивно.

MX записи (Mail Exchange)

MX записите указват къде трябва да бъдат доставяни имейл съобщенията. Те сочат към пощенските сървъри, отговорни за обработката на входящите имейли. Те ще гарантират, че имейлите ви се доставят правилно. Това са MX записите, които бихте добавили за Spacemail.

SPF записи (Sender Policy Framework)

SPF записите предотвратяват имейл spoofing (някой да се представя за вас чрез имейл), като указват кои сървъри са упълномощени да изпращат имейли от името на вашия домейн. Това позволява легитимните имейли да бъдат лесно идентифицирани. SPF записът, който обикновено бихте добавили за Spacemail, е следният:

DKIM записи (DomainKeys Identified Mail)

DKIM добавя цифров подпис към изходящите имейли, което ги прави по-лесни за проследяване и предотвратява spoofing. DKIM записите се задават автоматично за всеки домейн, свързан със Spacemail, и можете да ги намерите в Advanced DNS.

DMARC записи (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC е рамка за политики, която подобрява удостоверяването на имейли чрез съгласуване на SPF (Sender Policy Framework) и DKIM (DomainKeys Identified Mail). Тя допълнително помага за предотвратяване на имейл spoofing, phishing и злоупотреба с домейни, като гарантира, че входящите имейли са легитимни и упълномощени.

Spacemail не настройва DMARC записи автоматично, защото те варират значително в зависимост от личните ви предпочитания. Ако желаете или е необходимо, препоръчваме да използвате този DMARC генератор от MXToolbox.

Силно препоръчваме да настроите DMARC запис за вашия домейн, за да подобрите сигурността на имейла и да защитите репутацията на домейна си.

Ще трябва ли да изтрия записи?

Ако някога преди сте използвали доставчик на имейл с домейна си, може да се наложи да изтриете някои съществуващи записи. Би трябвало да е лесно да ги разпознаете, защото те също ще бъдат обозначени като MX/DKIM/SPF/DMARC в класификацията си.

След като тази подготвителна работа бъде завършена, процесът ще бъде почти същият, както ако сте регистрирали домейна си при същия доставчик. Например със Spacemail просто добавяте домейна си ръчно в първата стъпка от процеса на unboxing (вместо да го избирате от падащото меню, както бихте направили, ако сте регистрирали със Spaceship). Отново, това ще варира при различните доставчици, но при Spacemail това е първата стъпка в процеса на unboxing.

Създаване на пощенска кутия

След като приключите със създаването на тези записи или просто свържете домейна си, останалото е лесно. Изберете името, което искате за пощенската си кутия (най-вероятно за начало вашето собствено). Не забравяйте да проверите нашите насоки за именуване, но помнете — тъй като използвате собствен домейн, то технически може да бъде каквото пожелаете! Нищо не е заето. Може да искате да се изфукате, като използвате само една буква: j@yoursite.com — това е доста готино, нали? Като алтернатива можете да създадете служебен имейл адрес, който включва пълното ви име, длъжност или роля.

Добавяне на catch-all и псевдоними

Catch-all е точно това, което звучи — ако някой напише anything@yoursite.com, то ще бъде пренасочено към catch-all. Може да искате това да е вторична входяща кутия, за да избегнете наплив от нежелана поща. Catch-all адресите са особено полезни за получаване на грешно изписани имена или други варианти като info@yoursite.com, които хората могат да опитат, ако не знаят на кого да пишат.

Със Spacemail настройването на catch-all е особено лесно. В панела за стартиране ще видите опцията в Spacemail Manager - launchpad за Spacemail. Тук можете да зададете своята catch-all пощенска кутия. Това може да бъде основната ви пощенска кутия - няма нужда от надграждане.

Междувременно псевдонимите ви позволяват да създавате фирмени имейл адреси, които пренасочват към множество получатели (напр.: за отдели), а също така позволяват анонимност. Ще сте ги виждали използвани в почти всеки бизнес. Със Spacemail добавянето на допълнителна пощенска кутия към всеки план е чудесно евтино надграждане, а пет са включени стандартно в нашия план Advanced. Научете повече за това как могат да се използват псевдонимите.

Добавяне на финалните щрихи към вашия имейл акаунт

Те ще варират при различните доставчици, но след като настройката на имейл акаунта приключи и новата ви блестяща входяща кутия вече работи, ще искате да персонализирате някои последни неща.

Задайте показваното си име & добавете подпис

Тук говорим за съвсем основни неща. Струва си да ги проверите, за да сте сигурни. Искате имейлите ви да се показват правилно още от първия. Така че, като се уверите, че името ви е правилно, добавите подпис към всеки имейл и като цяло прегледате Settings, това ще ви помага всеки път. Гарантираме, че ще намерите нещо за настройване. Освен това може да искате да зададете предпочитания от вас език на платформата, за да ви е още по-достъпна.

Добавяне на новия ви адрес към имейл клиент на трета страна

Много доставчици на бизнес имейл ви позволяват да направите това. Възможността да интегрирате новия си имейл адрес в приложение, което вече използвате, е наистина лесен начин да следите нещата. А винаги можете да се върнете към уеб приложението, когато пожелаете да използвате пълните функции и предимства.

За да направите това, просто активирайте IMAP/SMTP/POP3 достъп в Settings на Spacemail и след това следвайте инструкциите за настройка в избрания от вас имейл клиент. Обикновено те се намират в менюто с настройки на съществуващото ви приложение и са обозначени с нещо като „Add an account“.

Мигриране на имейли

Някои доставчици на бизнес имейл улесняват импортирането на имейли. Това може да е полезно, ако сте водили бизнес комуникациите си другаде и искате да запазите запис на всичко.

Дори ако избраният от вас доставчик не предлага специализиран инструмент за миграция, обикновено можете да извършите някакво ръчно заобиколно решение, като изтеглите имейлите си и след това ги качите отново на пощенския си сървър. Това обаче винаги ще има недостатъци (като възможност за човешка грешка), да не говорим, че отнема време. Доставчик с лесен инструмент за миграция определено е плюс, ако това е нещо, което искате да направите. Например със Spacemail нашият персонализиран инструмент за миграция предлага по-безопасно и по-сигурно изживяване при миграция. Ще бъдете попитани дали искате да мигрирате съществуващи имейли като част от процеса на unboxing, но можете да го направите по всяко време, като отидете на „Settings“ и намерите полето „Email migration“.

Задайте правила за филтриране на спам

Накрая може да искате да зададете правила за филтриране, които да защитават имейл адреса ви още от самото начало. Може да искате незабавно да блокирате известни спамъри, които имат история с вашия бизнес, но едно от предимствата на професионалния бизнес имейл е по-стабилната система за филтриране на спам.

Със Spacemail можете да коригирате настройките на филтъра си, като отидете в Spacemail Manager, щракнете върху „Manage“, след това върху „Spam management“, което се появява в менюто вдясно на екрана ви.

Насладете се на предимствата

Вече сте настроени и сте готови да изпратите първите тестови имейли на приятелите си (е, трябва да проверите дали всичко изглежда наред!). Бъдете в течение с всички нови версии на Spacemail или споделете мненията и идеите си по-долу. Разгледайте сами плановете на Spacemail — гарантираме, че един от тях ще е точният избор за вашия бизнес.