Skonfiguruj firmową pocztę e-mail z łatwością

Prawdopodobnie jesteś tutaj, ponieważ chcesz dowiedzieć się, jak skonfigurować pocztę e-mail dla swojej firmy, ale nie chcesz, żeby było to trudne. Być może już się temu przyglądałeś, ale zniechęciło Cię to, jak skomplikowanie wygląda to w niektórych artykułach.

Cóż, nie martw się. Trafiłeś we właściwe miejsce. Omówimy wszystkie elementy firmowej poczty e-mail (znanej także jako poczta firmowa lub służbowa), abyś mógł ją szybko skonfigurować, utworzyć i zacząć używać. Co więcej, zrozumiesz każdy aspekt tego, co robisz, i dlaczego.

Czym jest firmowa poczta e-mail?

Firmowa poczta e-mail zazwyczaj odnosi się do konkretnych usług zaprojektowanych specjalnie z myślą o potrzebach firm, których osoby prywatne zwykle nie mają.

• Lepsze funkcje bezpieczeństwa — Dostawcy firmowej poczty e-mail zwykle oferują standardowo funkcje takie jak 2FA, przechowują dane w postaci zaszyfrowanej, a także zapewniają dodatkowe funkcje, takie jak ulepszone filtry antyspamowe. Zwykle nie wyświetlają też reklam, a zatem nie czerpią korzyści z wykorzystywania Twoich danych do kierowania do Ciebie spersonalizowanych reklam — co, jak wiadomo, robią niektórzy darmowi dostawcy. Krótko mówiąc, renomowany dostawca firmowej poczty e-mail powinien dać Ci spokój ducha, że robisz wszystko, co możesz, aby chronić prywatne dane swoich klientów i własne.

• Narzędzia biznesowe — Usługi firmowej poczty e-mail zwykle mają także dodatkowe narzędzia, takie jak funkcja aliasów i współdzielone kalendarze, które są lepiej dostosowane do życia biznesowego. Zwykle umożliwiają też bardziej zaawansowane filtrowanie wiadomości e-mail, co może być przydatne podczas zarządzania firmowym adresem e-mail z dużą liczbą wiadomości.

• Umieszczenie nazwy firmy w adresie e-mail — Prawdopodobnie najważniejszą cechą rozwiązań firmowej poczty e-mail jest umożliwienie łatwego tworzenia adresów e-mail zawierających nazwę domeny (yourname@yourbusiness.com). Pierwszym testem, który większość osób przeprowadza, jeśli nie jest pewna, czy wiadomość jest prawdziwa, jest sprawdzenie adresu e-mail nadawcy.

Możesz przyjrzeć się bliżej temu, dlaczego firmowa poczta e-mail jest ważna, ale ogólnie rzecz biorąc, to właśnie te cechy odróżniają ją od darmowych dostawców poczty e-mail.

Z czego składa się firmowa poczta e-mail

Dla większości osób firmowy adres e-mail będzie zawierał jakąś formę Twojego imienia i nazwiska, po której następuje adres URL Twojej firmy — więc będzie wyglądał tak: yourname@yoursite.com. Niedawno omówiliśmy bardziej szczegółowo, jak możesz wybrać swoją domenę.

Jest też funkcja tworzenia i zarządzania aliasami (takimi jak info@ lub support@).

Jeśli chodzi o oprogramowanie, firmowa poczta e-mail często obejmuje portal internetowy, w którym się logujesz i uzyskujesz dostęp do swoich wiadomości. Czasami możesz otrzymać dedykowaną aplikację, ale częściej okaże się, że możesz łatwo dodać swoją firmową pocztę e-mail do istniejącej aplikacji, której używasz na urządzeniach mobilnych, aby mieć do niej wygodny dostęp.

Czego potrzebujesz, aby utworzyć firmowy adres e-mail?

Jeśli śledzisz ten temat do tej pory, prawdopodobnie zauważyłeś, że aby mieć własną domenę w adresie e-mail, musisz posiadać domenę. Rzeczy takie jak @outlook.com są znane jako domeny publiczne, więc aby zastąpić tę część, musisz ją posiadać. Ponieważ jest to obowiązkowy wymóg, większość usług e-mail skierowanych do firm umożliwia rejestrację domeny w ramach tego procesu.

Ale skoro to czytasz, założę się, że masz już domenę. Jeśli już posiadasz domenę, której chcesz użyć, proces wygląda nieco inaczej i jest to jeden z innych czynników, które mogą powodować zamieszanie wokół konfiguracji firmowej poczty e-mail. Ale rozdzielimy te dwa procesy zakupu, abyś nie mógł popełnić błędu.

Jak uzyskać firmową pocztę e-mail w 4 prostych krokach

Proces może się różnić w zależności od wybranej platformy. Omówimy podstawy, odnosząc się do Spacemail, naszej wyspecjalizowanej platformy dla firm, jako przykładu.

Kup plan

Większość dostawców oferuje szereg planów e-mail odzwierciedlających różne rozmiary firm. Nie ma w tym żadnego haczyka — wybierz ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Pamiętaj, że wiele profesjonalnych usług e-mail pozwala później rozszerzyć elementy planu — a nawet dodać skrzynki pocztowe i użytkowników, więc nie ma potrzeby zabezpieczać się na przyszłość już teraz. Wybierz to, czego potrzebujesz.

Na razie nie martw się jeszcze o to, jak Twoja domena wpisuje się w to wszystko. Zwykle każda domena jest kompatybilna z każdym dostawcą, a wszystko to dzieje się w następnym kroku. Jednak posiadanie domeny u tego samego dostawcy daje pewne korzyści (do których za chwilę przejdziemy).

Dokończ zakup. Następnie, jeśli nie masz jeszcze domeny, zatrzymaj się w tym momencie, aby ją kupić. Jeśli wybierzesz tego samego dostawcę, z którego korzystasz dla platformy e-mail, zwykle wszystko przebiega płynniej, ponieważ elementy tej samej platformy są zazwyczaj zbudowane tak, aby „komunikować się” ze sobą, co sprawia, że proces jest bardziej zautomatyzowany. Nie spiesz się z wyborem domeny. Jej wybór jest niemal sztuką samą w sobie i sugerujemy przeczytanie tego artykułu, aby podjąć właściwą decyzję.

Konfiguracja (lub Unboxing™)

Jeśli Twoja domena i dostawca poczty e-mail są tacy sami

Następnie, jak w przypadku każdego produktu, który trzeba dostosować do swoich potrzeb, jest krótki proces konfiguracji. W Spaceship nazywa się to Unboxing™, a w momencie zakończenia zakupu zobaczysz proces Unboxing sugerowany jako następny krok.

Po wybraniu pierwszym krokiem jest — zgadłeś — połączenie domeny. Jeśli posiadasz domenę w Spaceship i wybierzesz Spacemail, Twoja domena automatycznie pojawi się w menu rozwijanym i po prostu ją wybierzesz.

Następnie jednym kliknięciem oba elementy zostaną połączone. Możesz od razu przejść do sekcji „Tworzenie skrzynki pocztowej”.

Łączenie nowej poczty e-mail z domeną u innego dostawcy

To żaden problem, jeśli Twoja domena jest u innego dostawcy. Oznacza to tylko kilka dodatkowych procesów, które odbywają się w ramach Twoich istniejących produktów, a nie na samej platformie domeny. To właśnie może powodować pewne zamieszanie u niektórych osób.

Dodasz kilka nowych rekordów MX/DKIM/SPF do swoich rekordów DNS (Domain Name Server). Dla jasności, te rekordy są określane przez dostawcę poczty e-mail, ale dodawane po stronie domeny. (Jeśli używasz Spacemail, zobaczysz wyskakujące okno z przewodnikiem, który instruuje Cię, jak ustawić rekordy DNS). Po dodaniu rekordy te zasadniczo kierują Twoją domenę do serwerów dostawcy poczty e-mail we wszystkich sprawach związanych z pocztą.

Dostęp do rekordów DNS Twojej domeny uzyskasz u dostawcy domeny lub hostingu. Jeśli nie masz pewności, możesz to potwierdzić za pomocą narzędzia do sprawdzania DNS, takiego jak MXToolbox.

Gdy już wiesz, gdzie szukać, znalezienie rekordów DNS nie będzie zbyt trudne — w końcu są one naprawdę ważną częścią konfiguracji domeny. W większości przypadków będą one u dostawcy domeny. Lokalizacja ustawień będzie się różnić w zależności od dostawcy, ale zazwyczaj trzeba znaleźć obszar domeny na swoim koncie, wybrać domenę, dla której chcesz utworzyć adres e-mail, a następnie kliknąć, aby uzyskać dostęp do jej ustawień. Może to być przycisk taki jak „Zarządzaj” lub „Ustawienia” albo „Konfiguruj”. Następnie przejdź do „Rekordy DNS”. Może się to również nazywać na przykład „Zaawansowany DNS”.

Powinieneś już widzieć kilka istniejących rekordów. Uważaj na nie — nie edytuj ich ani nie usuwaj. Zrobienie tego może spowodować problemy z działaniem Twojej witryny lub innych usług, z którymi mogą być połączone. O ile wcześniej nie używałeś platformy e-mail ze swoją domeną (patrz poniżej), powinieneś tylko dodawać nowe rekordy.

Typowe rekordy, które trzeba dodać

Będą one również zależeć od usługi, z której korzystasz, ale tutaj także użyjemy Spacemail jako przykładu. System wprowadzania rekordów jest zwykle zorganizowany w sposób, który sprawia, że dodawanie nowych rekordów jest intuicyjne.

Rekordy MX (Mail Exchange)

Rekordy MX określają, gdzie powinny być dostarczane wiadomości e-mail. Wskazują serwery pocztowe odpowiedzialne za obsługę przychodzących wiadomości. Zapewniają one prawidłowe dostarczanie Twoich e-maili. Oto rekordy MX, które dodałbyś dla Spacemail.

Rekordy SPF (Sender Policy Framework)

Rekordy SPF zapobiegają podszywaniu się pod nadawcę wiadomości e-mail (gdy ktoś podszywa się pod Ciebie za pośrednictwem e-maila), określając, które serwery są upoważnione do wysyłania wiadomości w imieniu Twojej domeny. Dzięki temu prawidłowe wiadomości e-mail można łatwo zidentyfikować. Rekord SPF, który zwykle dodaje się dla Spacemail, to:

Rekordy DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM dodaje podpis cyfrowy do wychodzących wiadomości e-mail, dzięki czemu łatwiej je śledzić i zapobiegać podszywaniu się. Rekordy DKIM są ustawiane automatycznie dla każdej domeny połączonej ze Spacemail i można je znaleźć w Zaawansowanym DNS.

Rekordy DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC to struktura zasad, która wzmacnia uwierzytelnianie poczty e-mail poprzez dopasowanie SPF (Sender Policy Framework) i DKIM (DomainKeys Identified Mail). Dodatkowo pomaga zapobiegać podszywaniu się pod nadawcę, phishingowi i nadużyciom domeny, zapewniając, że przychodzące wiadomości e-mail są prawidłowe i autoryzowane.

Spacemail nie konfiguruje rekordów DMARC automatycznie, ponieważ różnią się one znacznie w zależności od Twoich osobistych preferencji. Jeśli chcesz lub jest to wymagane, zalecamy użycie tego generatora DMARC od MXToolbox.

Zdecydowanie zalecamy skonfigurowanie rekordu DMARC dla swojej domeny, aby poprawić bezpieczeństwo poczty e-mail i chronić reputację swojej domeny.

Czy będę musiał usunąć rekordy?

Jeśli kiedykolwiek wcześniej używałeś dostawcy poczty e-mail ze swoją domeną, może być konieczne usunięcie niektórych istniejących rekordów. Powinno być łatwo je zidentyfikować, ponieważ będą również oznaczone jako MX/DKIM/SPF/DMARC w swojej klasyfikacji.

Po zakończeniu tych prac przygotowawczych proces będzie bardzo podobny do tego, jak wyglądałby w przypadku rejestracji domeny u tego samego dostawcy. Na przykład w Spacemail po prostu dodajesz domenę ręcznie w pierwszym kroku procesu Unboxing (zamiast wybierać ją z menu rozwijanego, jak zrobiłbyś to przy rejestracji w Spaceship). Ponownie, będzie się to różnić w zależności od dostawcy, ale w Spacemail jest to pierwszy krok procesu Unboxing.

Tworzenie skrzynki pocztowej

Gdy skończysz tworzyć te rekordy lub po prostu połączysz swoją domenę, reszta pójdzie już gładko. Wybierz nazwę, jaką chcesz nadać swojej skrzynce pocztowej (najprawdopodobniej na początek własne imię i nazwisko). Nie zapomnij sprawdzić naszych wskazówek dotyczących konwencji nazewnictwa, ale pamiętaj — ponieważ używasz własnej domeny, technicznie może to być cokolwiek zechcesz! Nic nie jest zajęte. Możesz chcieć zaszpanować, używając tylko jednej litery: j@yoursite.com — to całkiem fajne, prawda? Alternatywnie możesz utworzyć służbowy adres e-mail zawierający Twoje pełne imię i nazwisko, stanowisko lub rolę.

Dodawanie catch-all i aliasów

Catch-all jest dokładnie tym, na co brzmi — jeśli ktoś wpisze anything@yoursite.com, zostanie to przekierowane do catch-all. Możesz chcieć, aby była to dodatkowa skrzynka odbiorcza, aby uniknąć napływu niechcianej poczty. Catch-all są szczególnie przydatne do przechwytywania błędów w pisowni nazwisk lub innych wariantów, takich jak info@yoursite.com, których ludzie mogą próbować, jeśli nie wiedzą, do kogo napisać.

W Spacemail ustawienie catch-all jest szczególnie łatwe. W panelu startowym zobaczysz tę opcję w Spacemail Manager — launchpad dla Spacemail. Tutaj możesz ustawić swoją skrzynkę catch-all. Może to być Twoja główna skrzynka pocztowa — nie ma potrzeby przechodzenia na wyższy plan.

Tymczasem aliasy pozwalają tworzyć firmowe adresy e-mail, które przekierowują do wielu odbiorców (np. dla działów), a także zapewniają anonimowość. Widziałeś je używane w niemal każdej firmie. W Spacemail dodanie dodatkowej skrzynki pocztowej do dowolnego planu to świetne, niedrogie ulepszenie, a pięć jest standardowo wliczonych w nasz plan Advanced. Dowiedz się więcej o tym, jak można używać aliasów.

Dodawanie ostatnich szlifów do konta e-mail

Będzie się to różnić w zależności od dostawcy, ale po zakończeniu konfiguracji konta e-mail i uruchomieniu Twojej lśniącej nowej skrzynki odbiorczej zechcesz spersonalizować kilka ostatnich rzeczy.

Ustawianie nazwy wyświetlanej i dodawanie podpisu

Mówimy tu o absolutnych podstawach. Warto je sprawdzić, żeby mieć pewność. Chcesz, aby Twoje e-maile wyświetlały się poprawnie już od pierwszego. Dlatego upewnienie się, że Twoje imię i nazwisko jest poprawne, dodanie podpisu do każdej wiadomości i ogólne przejrzenie Ustawień pomoże Ci za każdym razem. Gwarantujemy, że znajdziesz coś do dopracowania. Dodatkowo możesz chcieć ustawić platformę na preferowany język, aby była dla Ciebie jeszcze bardziej dostępna.

Dodawanie nowego adresu do zewnętrznego klienta poczty e-mail

Wielu dostawców firmowej poczty e-mail na to pozwala. Możliwość zintegrowania nowego adresu e-mail z aplikacją, której już używasz, to naprawdę łatwy sposób na kontrolowanie wszystkiego. A kiedy tylko zechcesz skorzystać z pełnych funkcji i korzyści, zawsze możesz wrócić do aplikacji internetowej.

Aby to zrobić, po prostu włącz dostęp IMAP/SMTP/POP3 w Ustawieniach Spacemail, a następnie postępuj zgodnie z instrukcjami konfiguracji w wybranym kliencie poczty e-mail. Zwykle znajdują się one w menu ustawień istniejącej aplikacji i są oznaczone czymś w rodzaju „Dodaj konto”.

Migracja wiadomości e-mail

Niektórzy dostawcy firmowej poczty e-mail ułatwiają importowanie wiadomości e-mail. Może to być przydatne, jeśli prowadziłeś komunikację biznesową gdzie indziej i chcesz zachować zapis wszystkiego.

Nawet jeśli wybrany dostawca nie oferuje dedykowanego narzędzia do migracji, zwykle możesz przeprowadzić pewnego rodzaju ręczne obejście, pobierając swoje wiadomości e-mail, a następnie ponownie przesyłając je na serwer pocztowy. Jednak zawsze będzie to miało wady (takie jak możliwość popełnienia błędu przez człowieka), nie wspominając o tym, że jest to czasochłonne. Dostawca z łatwym narzędziem migracji to zdecydowanie plus, jeśli chcesz to zrobić. Na przykład w Spacemail nasze niestandardowe narzędzie migracji oferuje bezpieczniejsze i lepiej zabezpieczone doświadczenie migracji. W ramach procesu Unboxing zostaniesz zapytany, czy chcesz przenieść istniejące wiadomości e-mail, ale możesz to zrobić w dowolnym momencie, przechodząc do „Ustawień” i znajdując pole „Migracja e-maili”.

Ustaw reguły filtrowania spamu

Na koniec możesz chcieć od razu ustawić reguły filtrowania, które będą chronić Twój adres e-mail. Możesz chcieć natychmiast zablokować znanych spamerów, którzy mają historię kontaktów z Twoją firmą, ale jedną z zalet profesjonalnej firmowej poczty e-mail jest bardziej solidny system filtrowania spamu.

W Spacemail możesz dostosować ustawienia filtrów, przechodząc do Spacemail Manager, klikając „Zarządzaj”, a następnie „Zarządzanie spamem”, które pojawia się w menu po prawej stronie ekranu.

Korzystaj z korzyści

Wszystko jest już gotowe i możesz wysłać pierwsze testowe wiadomości e-mail do znajomych (no cóż, trzeba sprawdzić, czy wszystko wygląda dobrze!). Bądź na bieżąco ze wszystkimi nowościami Spacemail lub skomentuj poniżej, dzieląc się swoimi przemyśleniami i pomysłami. Sprawdź plany Spacemail — gwarantujemy, że jeden z nich będzie idealnie pasował do Twojej firmy.