Klienci często pytają nas, jak wybrać adres e-mail. Wybór adresu e-mail — takiego, który jest łatwy do zapamiętania i brzmi profesjonalnie — jest bardziej złożony, niż mogłoby się początkowo wydawać. I nie pytają o to wyłącznie firmy. Klienci z kontami osobistymi również pytają, jak najlepiej wybrać odpowiedni adres e-mail.
Przejdźmy więc od razu do rzeczy i omówmy wszystko po kolei, zaczynając od małych firm, które chcą mieć pewność, że wybierają prosty i profesjonalny adres e-mail.
Umieść nazwę swojej firmy w adresie e-mail
To prosta rada, ale najbardziej przełomowa. Jeśli wybierzesz firmowy adres e-mail zawierający nazwę Twojej firmy, przyniesie to wiele korzyści. Powody, dla których zasługują na osobny artykuł, ale uwierz nam — to najłatwiejszy sposób, by przekazać profesjonalizm. Pomyśl o najbardziej przekonujących wiadomościach spamowych, jakie otrzymujesz — tych, które przechodzą przez Twój wstępny wewnętrzny filtr i wymagają dokładniejszego sprawdzenia. Jeśli jesteś podobny do mnie, pierwszą rzeczą, jaką zrobisz z takimi wiadomościami, będzie sprawdzenie adresu nadawcy. Wszystko z @gmail lub @hotmail od razu wzbudza alarm, jeśli ma to być wiadomość od zarejestrowanej firmy.Umieszczenie nazwy firmy w adresie e-mail, zwłaszcza jeśli już prowadzisz działalność online, to niezwykle prosty i przystępny cenowo sposób, by wyglądać wiarygodnie, a co za tym idzie, utrudnić innym podszywanie się pod Twoją firmę. Będzie to wyglądać tak: yourname@yourbusiness.com. Do tego, jak wszystko skonfigurować, przejdziemy później — ponieważ proces jest taki sam zarówno dla klientów prywatnych, jak i biznesowych.
Załóżmy więc, że już to zrobiłeś. Co jeszcze warto wziąć pod uwagę?
Struktura adresu e-mail
Jest wiele czynników, które warto wziąć pod uwagę, jeśli chodzi o sposób stylizacji adresu e-mail. Ogólnie rzecz biorąc, możesz zrobić to tak, jak wolisz — w końcu nie istnieje jedna powszechnie uzgodniona struktura. Różne firmy stosują to, co najlepiej odpowiada ich potrzebom. Jest jednak kilka kwestii, które warto rozważyć.
Czy w adresie e-mail należy używać imienia i nazwiska?
Używanie obu nazw zwykle wygląda najbardziej profesjonalnie i oczywiście zapobiega niejednoznaczności w większych firmach, gdzie kilka osób może mieć to samo imię.
Jeśli używasz obu nazw, czy powinieneś użyć kropki?
Użycie kropki jest skutecznym sposobem na oddzielenie imienia i nazwiska. Ułatwia to wyraźne rozróżnienie imienia i nazwiska, ale równie dobrze można zapisać je bez kropki (jako jedno słowo).
A co z prywatnością?
Użycie obu nazw w firmowym adresie e-mail oznacza, że każda osoba, którą spotkasz i która zna Twoje imię i nazwę firmy, może odgadnąć Twój adres e-mail. To może być zarówno zaletą, jak i wadą. Możesz chcieć poświęcić odrobinę przejrzystości na rzecz większej prywatności. Na przykład używając inicjałów i nazwiska (np.: J. Brown@example.com) zamiast pełnych danych.
A co z innymi znakami specjalnymi?
Choć kropki są w porządku, warto unikać innych znaków specjalnych. Nie są one standardowe i mogą prowadzić do nieporozumień (czy to półpauza, pauza, czy może coś zupełnie innego?). Używanie niestandardowych znaków może sprawić, że adresy e-mail będą trudne do zapamiętania i poprawnego wypowiedzenia — nie wspominając już o regionalnych różnicach w znakach specjalnych oraz o tym, że niektóre z nich nie są dozwolone w adresach e-mail.
W przypadku ról wymagających wysokiego poziomu bezpieczeństwa możesz także używać adresów opartych na roli lub dziale, takich jak:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
W mojej własnej firmie używam po prostu jamie@ — dla mnie brzmi to mniej formalnie, bardziej przyjaźnie, a jako jednoosobowa firma uznałem, że używanie obu imion i nazwisk byłoby dla moich klientów niepotrzebnie formalne. Czasami cenię też dodatkową warstwę anonimowości, jaką to zapewnia.
Czym są aliasy i czy moja firma ich potrzebuje?
Adres e-mail i alias służą różnym celom, a zrozumienie różnic między nimi może pomóc Ci zdecydować, czy potrzebujesz obu.
Adres e-mail zawsze odnosi się do konkretnej skrzynki pocztowej — oznacza to, że ma login, miejsce do przechowywania wiadomości i możliwość ich wysyłania. Zazwyczaj korzysta z niego jedna osoba. Alias działa nieco inaczej — to dodatkowy adres e-mail, który przekazuje wiadomości do jednej lub kilku istniejących skrzynek pocztowych. Nie ma własnej skrzynki odbiorczej ani przestrzeni dyskowej. Gdy wiadomość e-mail zostanie wysłana na alias, jest automatycznie przekierowywana do powiązanej skrzynki pocztowej.
Funkcje aliasów
Obsługa dużych ilości poczty
Aliasy e-mail są szczególnie przydatne dla firm otrzymujących duże ilości przychodzącej poczty. Po pierwsze, mogą ułatwiać lepszą organizację wiadomości, na przykład możesz sortować e-maile według adresu, z którego pochodzą (np.: klienci, dostawcy itp.).
Prywatność
Wiele osób wybiera rodzaje adresów wymienione powyżej jako aliasy, aby pomóc zachować anonimowość pracowników. Szczególnie w przypadku skarg lub innych trudnych wiadomości pracownicy prawdopodobnie docenią to, że nie są bezpośrednio kojarzeni (z imienia i nazwiska) z wysyłaną pocztą. To płynnie prowadzi do głównej zalety aliasowych adresów e-mail…
Współdzielenie poczty
Być może najbardziej użyteczną funkcją adresów aliasowych jest przekazywanie otrzymanych przez nie wiadomości do wielu skrzynek odbiorczych, tak aby każdy członek działu lub zespołu był na bieżąco. Na pewno znasz aliasy takie jak returns@ lub help@ — ale wybierz takie, które najlepiej pasują do Twojej firmy.
W skrócie
Dziesięć najczęściej używanych aliasów i skrzynek pocztowych
Potrzebujesz przykładów najlepszych adresów e-mail, które ułatwią życie Twojej firmie? Oto 10 najpopularniejszych adresów e-mail wybieranych przez naszych klientów dla ich skrzynek pocztowych i aliasów.
|
Jak widać z tej listy, firmy najczęściej używają tych adresów do oznaczania różnych działów i usprawniania komunikacji w swojej organizacji.
Jak wybrać osobisty adres e-mail
Skoro masz już firmowy adres e-mail, czy możesz również ulepszyć swój osobisty adres e-mail? Jak sprawić, by zwykły adres w stylu Gmail lub Hotmail wyglądał profesjonalnie?
Nie oszukujmy się, już dwadzieścia lat temu musieliśmy dodawać rok urodzenia do adresu e-mail, żeby go zawęzić. Przy coraz większej liczbie osób mających wiele kont przyszłość wygląda jeszcze gorzej. jamielong90@ wygląda o wiele lepiej niż jamielong2819532@ — nie wspominając o tym, jak trudno to zapamiętać. Co więc możemy zrobić? Czy są inne sztuczki i sposoby na zdobycie odpowiedniego adresu e-mail?
Po pierwsze, pamiętaj o powyższych zasadach
Po prostu dlatego, że praktycznie wszystkie mają tu również zastosowanie. Unikaj wszystkiego, co komiczne, nietypowych znaków, które mogłyby powodować zamieszanie, i tak dalej. Jeśli wybierasz cyfry, postaraj się, by miały dla Ciebie jakieś znaczenie, a jeśli nie możesz tego zrobić, niech będą łatwe do zapamiętania (jamielong666@) — zamiast podawać pełną datę urodzenia (jamielong111190@).
Unikaj nadmiernego komplikowania, zwłaszcza pisowni
Może kusić, by dodać kilka liter do swojego imienia lub nazwiska, bo łatwo to zapamiętać i jest dostępne, jak jamieielongng — ale gwarantuję, że na dłuższą metę spowoduje to zamieszanie w „longng”. Jeśli Twoje imię lub nazwisko jest z natury bardzo trudne do przeliterowania albo często mylone z innym, możesz wręcz chcieć je uprościć lub skrócić, aby ułatwić sobie życie w nieuniknionych sytuacjach, gdy trzeba je literować przez telefon.
Rozważ użycie pseudonimów lub hobby
JohnGuitar@ może być bardziej dostępny niż JohnSmith@, a przy tym prawdopodobnie również łatwiejszy do zapamiętania. Pamiętaj tylko, że każde wybrane słowo powinno mieć trwałość. Jeśli nie jest to coś, do czego naprawdę czujesz pasję, może się okazać adresem e-mail, którego będziesz żałować.
Późniejsza zmiana adresu e-mail to kłopot, którego warto unikać, jeśli to możliwe, szczególnie jeśli planujesz używać go jako loginu do wielu stron internetowych lub kont.
Unikaj podawania zbyt wielu danych osobowych
Nikt nie sugeruje, że wpiszesz panieńskie nazwisko matki czy imię pierwszego zwierzaka, ale unikaj używania pełnej daty urodzenia, danych adresowych lub czegokolwiek innego, co w niepowołanych rękach mogłoby powodować problemy z bezpieczeństwem. Pamiętaj, że Twój adres jest publicznie widoczny.
Wybierz mniej znaną domenę publiczną lub dostawcę poczty e-mail
Domeny publiczne to takie, z których każdy może skorzystać, aby zarejestrować adres e-mail — to właśnie gmaily i hotmaile.
Niektóre z największych marek mają inne (mniej znane) opcje domen publicznych, które mogą oferować lepszą dostępność niż ich najpopularniejsze warianty. Na przykład obok flagowego @hotmail Microsoft przez lata pozwalał także rejestrować adresy z @live, @outlook i @msn, a także warianty wykorzystujące domeny krajowe (takie jak .co.uk). Podobnie Apple przez lata używał między innymi @mac.com i @icloud.com.
Sięgnięcie po mniej popularne oferty gigantów może pozwolić Ci stworzyć adres e-mail bliższy temu, czego chcesz. Zaletą jest to, że nadal będziesz mieć łatwe do zapamiętania rozszerzenie domeny i znacznie lepiej dopasowaną nazwę.
Bądź sobą, używając własnej domeny w adresie e-mail
Ale po co grzebać w okruszkach pozostałych po dwudziestoletnim bufecie, skoro możesz stworzyć zupełnie nową ucztę po swojemu?
Bo nie musisz mieć firmy (ani nawet prowadzić strony internetowej), aby zarejestrować domenę i uzyskać wszystkie korzyści, które opisaliśmy dla firm. Rejestracja własnej domeny zaczyna się od około dolara rocznie, ale nigdy nie zrujnuje Twojego budżetu.
Posiadanie własnego planu e-mail oznacza, że możesz w zasadzie wybrać jako nazwę, co tylko chcesz, ponieważ jesteś właścicielem domeny (a domena jest również spersonalizowana). Możesz mieć jamie@greatdesigns.art albo zwykłe stare jamie@jamielong.com, jeśli brakuje Ci wyobraźni. Możliwości nagle wydają się nieograniczone — ale na pewno nie jest to łatwe do skonfigurowania. Pewnie trzeba być firmą czy coś w tym rodzaju…
Konfigurowanie własnego adresu e-mail bez strony internetowej/hostingu
Właściwie nie. To niezwykle łatwe do skonfigurowania. Może Cię zaskoczyć, że nie potrzebujesz hostingu ani nawet prawdziwej strony internetowej, aby mieć własny niestandardowy adres e-mail!
Najłatwiejszym sposobem skonfigurowania takiego konta e-mail jest zarejestrowanie domeny, a następnie po prostu dodanie usługi pocztowej typu plug-and-play, która wykona za Ciebie najtrudniejszą część pracy. Możesz utworzyć skrzynkę pocztową, skonfigurować rekordy pocztowe i uzyskać przestrzeń dyskową bez potrzeby wykupywania planu hostingowego. Możesz nawet odbierać wiadomości w swojej ulubionej aplikacji pocztowej.
Mobilność i dokonanie właściwego wyboru dla siebie
Nie oszukujmy się, wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni do aplikacji w naszych telefonach, więc adres e-mail, który można łatwo do niej dodać, to ogromna zaleta. Jest to łatwe do skonfigurowania i działa z każdym dostawcą, który umożliwia integrację IMAP/SMTP. To wszystko, na co musisz zwrócić uwagę przy wyborze. Dlatego koniecznie sprawdź różne plany e-mail dla firm, aby mieć pewność, że wybierasz właściwe rozwiązanie.
W razie potrzeby możesz nawet przenieść swój istniejący adres e-mail do lepszej usługi.
Pamiętaj, że chodzi o Ciebie i o to, czego potrzebujesz.
Najczęściej zadawane pytania
Właściwy adres e-mail zależy od tego, czego od niego oczekujesz. Mając jednak firmowe konto e-mail, powinieneś mieć możliwość wybrania niemal wszystkiego, co chcesz jako swojego adresu e-mail, bez problemów z dostępnością, na jakie natrafiłbyś w przypadku czegoś takiego jak Gmail lub Outlook.
Adres e-mail składa się z dwóch części: nazwy i domeny oddzielonych symbolem @. Zazwyczaj wygląda to tak: name@business.com.
Wybierając formę imienia i nazwiska do użycia w adresie e-mail, warto wziąć pod uwagę zarówno przejrzystość, jak i prywatność. Czy chcesz, aby każdy mógł Cię zidentyfikować online, czy wolisz zachować pewien stopień anonimowości? W zależności od swoich preferencji możesz rozważyć jedną z następujących wersji: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, a nawet coś niezwiązanego, jak manager@business.com.
Nie ma adresów e-mail, które są automatycznie dobre lub złe (z wyjątkiem tych, które są oczywiście nieprofesjonalne). Wszystko sprowadza się do preferencji, tego, jak chcesz, aby odbiorcy Cię postrzegali, oraz tonu, jaki chcesz nadać swojej komunikacji.
Sugerowane artykuły
Podziel się swoimi przemyśleniami