내 이메일을 다른 제공업체로 이전할 수 있나요?

이메일 계정. 우리가 인정하고 싶은 것보다 더 많은 삶의 기록을 보관하는 현대의 서류 캐비닛과도 같습니다.

수년 동안 제 이메일은 업무 아카이브이자 중요한 문서 보관소가 되었고, 이전에 이용했던 신뢰할 수 있는 회사들의 데이터베이스가 되었습니다 — 그리고 그것은 빙산의 일각에 불과하다고 확신합니다.

그래서 Microsoft가 제가 무심코 당연하게 여기고 있던 이메일 서비스에 새로운 요금을 도입했을 때, 저는 돈을 지불하는 것 외에는 선택의 여지가 없었습니다.

하지만 그러다 이런 생각이 들었습니다 — 내 삶의 커뮤니케이션이 뒤엉킨 이 조각들을 다른 곳으로 옮길 수 있지 않을까? 단지 새 요금을 강요하려 들지 않는 곳으로. 어쩌면 조금 다른 무언가를 제공하는 곳일 수도 있습니다. 결국 이메일이 나를 위해 무엇을 해줄 수 있는지 제대로 살펴본 지도 꽤 오래됐으니까요.

이메일을 옮기는 것이 정말 가능한가요?

이것이 제 첫 번째 질문이었습니다. 상상하실 수 있듯이, 제 파일과 첨부파일의 거미줄 같은 구조는 꽤 많은 기가바이트를 차지합니다. 과거에 대량의 데이터를 옮기려 할 때마다, Bill Gates가 조금 더 세련된 안경을 쓰기 시작했을 무렵쯤에는 이미 해결됐어야 할 문제들에 부딪힌 것 같습니다.

다행히도 이메일 이전의 혼란을 줄이고 데이터 손실 위험을 완화할 방법들이 있습니다.

마법사 찾기

무엇이든 그렇듯 잘못 접근하면 이전은 까다로운 일이 될 수 있습니다. 그래서 새 제공업체를 찾을 때 저는 쉽게 진행할 수 있도록 ‘마법사’를 제공하는 곳에 집중했습니다. 이러한 이전 도구는 일반적으로 단계별 과정에서 무엇을 옮길지(이메일만, 첨부파일이 포함된 이메일, 파일 구조 등) 선택할 수 있게 해줍니다.

불과 몇 년 전만 해도 이런 도구는 흔하지 않았습니다. 다행히 지금은 선택지가 많습니다. 하지만 이에 대해서와 다른 이전 방법들에 대해서는 조금 뒤에 다시 다루겠습니다.

이전이 필요할 수 있는 이유

곧 접근 권한을 잃게 될 직장 또는 대학 이메일이 있어서 파일이나 커뮤니케이션 기록을 보관하고 싶을 수도 있습니다. 다만 이러한 계정의 이전을 시작하기 전에, 이전이 데이터 정책을 위반하지 않는지 고용주/관리자에게 다시 확인해 보는 것이 좋습니다.

또는 더 극적으로는 이메일 제공업체 서비스가 ‘종료’될 수도 있습니다. Skiff is a recent example of this. Notion에 인수되었을 때 이메일은 해당 라인업에서 제거된 여러 제품 중 하나였습니다.

이전하고 싶을 수 있는 이유

새로운 요금, 인생의 변화, 갑작스러운 서비스 종료 외에도 변경을 고려할 다른 이유들이 있습니다. 그중 일부는 최근 몇 년 사이 드러났으며, 데이터 보안의 중요성이 우리 마음속에서 더욱 부각되면서 주목받게 되었습니다.

규정

GDPR 및 CCPA 같은 법률은 민감한 데이터를 올바르게 보호하지 않는 것을 중범죄로 만들었으며, 이는 기업에 큰 우려 사항입니다. 기업이 고객 데이터를 손상시키는 서비스를 사용한다면 문제가 될 수 있습니다. 일부 이메일 제공업체 — 일반적으로 ‘비즈니스 이메일’ 제공업체라고 불리는 — 는 이런 이유로 보안에 훨씬 더 큰 책임을 집니다.

신뢰성

과도한 다운타임은 이메일 송수신 지연의 원인이 될 수 있습니다. 신뢰성은 문제가 되기 전까지는 중요하다고 잘 생각하지 않게 되는 요소입니다. 또 어떤 사람들은 지나치게 엄격한 스팸 필터 때문에 개입하지 말아야 할 상황에서 방해를 받기도 했습니다.

저는 Microsoft 계정에서 이를 직접 겪었습니다. 자주 연락하던 회사들의 이메일이 아무런 경고도 없이 곧바로 정크 폴더로 보내졌습니다. 이는 짜증 나는 일을 넘어 비용까지 초래했으며, 특히 시간에 민감한 청구서에서 이런 일이 발생했을 때 더욱 그랬습니다.

다시 한번, 이른바 ‘비즈니스 이메일’(‘이른바’라고 하는 이유는 그 향상된 기능이 실제로 누구에게나 유용하기 때문입니다)이 해결책이 됩니다. 보통 스팸 필터 같은 기능을 완성도 높게 만드는 데 더 큰 중점을 둡니다.

비용과 보안

아마 제공업체를 바꾸고 싶은 가장 큰 이유는 비용을 줄이거나 보안을 강화하기 위해서일 것입니다.

제가 Hotmail에서 벗어나기로 결정했을 때, 이것들이 가장 큰 고민이었습니다. 결국 Microsoft는 2023년에 데이터 유출 사건에 연루되었고, 제 계정을 유지하기 위해 그들에게 지불하던 £19.99/yr ($24.99/yr)보다 더 저렴한 곳이 분명 있을 것이라고 생각했습니다. (게다가 이전에는 무료로 쓰던 것에 돈을 내야 한다는 점에서 얼마나 짜증이 났는지는 제외하고도 말입니다).

마찬가지로 Google도 이메일 보안 침해를 여러 차례 겪었습니다. 여기에 더해 2022년에는 프리미엄 Workspace 옵션으로 업그레이드하지 않은 Gmail 사용자들을 위해 일부 기능을 종료해 Reddit 같은 채널에서 큰 반발을 불러왔습니다. 이는 ‘대형’ 제공업체가 더 이상 반드시 ‘신뢰할 수 있는’ 제공업체를 의미하지는 않는다는 뜻입니다. 이로 인해 많은 이들, 특히 소규모 기업들이 대안을 찾게 되었습니다.

이메일 이전에 단점은 없나요?

이메일 이전의 장점은 살펴보았지만, 단점도 있을까요? 짧게 답하면 아니오입니다 — 단, 몇 가지 조건이 있습니다. 저처럼 떠나야 할 충분한 이유가 있고, 오래된 맞춤형 사내 시스템에서 이전하는 것이 아니라고 가정해 봅시다. 또한 자신에게 가장 적합한 제공업체를 찾기 위해 충분히 조사했고, 그 제공업체에는 사용하기 쉬운 이전 마법사가 있다고 해봅시다.

가장 중요한 것은 새 계정에 충분한 공간이 있는지 반드시 확인하는 것입니다. 이전 도중 공간이 부족해지면 일부 파일이 전송되지 않거나, 최악의 경우 프로세스가 실패할 수 있습니다.

또 하나 고려할 작은 사항은 이전이 진행되는 동안 평소 이메일 서비스에 방해가 생길 수 있다는 점이므로, 밤사이에 또는 업무가 한산할 때 프로세스를 실행하는 것이 좋습니다. 공휴일도 괜찮습니다.

원하는 이메일 제공업체에 이전 도구가 없다면 어떻게 하나요?

이 경우 시도해 볼 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

먼저 계정 통합하기

Thunderbird 같은 소프트웨어를 사용하면 모든 계정, 메시지, 캘린더, 연락처를 한곳에 추가하고 접근할 수 있습니다. IMAP을 사용해 같은 메일 소프트웨어에 두 계정(기존 계정과 새 계정)을 모두 추가하면, 한 계정에서 다른 계정으로 이메일을 드래그 앤 드롭할 수 있습니다. 이를 클라우드 기반 플랫폼에서 수행하면 어디서나 동기화됩니다.

타사 도구

MailJerry 같은 일부 타사 이전 도구는 이전 작업에 도움을 줄 수 있습니다. 하지만 이런 도구는 꽤 비용이 많이 들 수 있습니다. 예를 들어, 250 MB를 초과하는 메일함을 이전하는 비용은 MailJerry에서 $12.99/mo입니다. 게다가 타사 도구를 찾고, 다운로드하고, 운영해야 하는 번거로움도 있습니다.

전문가 고용하기

위 방법들이 통하지 않는다면 수동 이전을 위해 기술 전문가를 고용하는 것도 고려할 수 있습니다. 이런 과정에는 도메인 설정, DNS 레코드, MX 레코드 구성을 조정해야 합니다. 초보자에게는 전문 용어가 많고 부담스럽게 느껴질 수 있습니다.

누군가를 고용하면 직접 할 때의 스트레스를 덜 수는 있지만, 소중한 데이터에 대한 접근 권한을 제3자에게 넘겨야 한다는 뜻이기도 합니다. 물론 전문가이긴 하지만 말입니다. 또한 메일함당 최대 $150까지 비용이 들 수 있습니다.

물론 내장 이전 도구를 제공하는 새 이메일 제공업체를 선택하면 이 모든 것을 피할 수 있으므로, 제공업체를 찾을 때 이 기능을 고려할 가치가 있습니다.

내장 이전 도구

약 5년 전만 해도 내장 이전 도구를 갖춘 플랫폼은 거의 없었습니다. 이제는 많은 제공업체에서 이 기능이 기본으로 포함됩니다. 하지만 간단하게 설명하기 위해, 작동 방식을 보여주는 예로 Spaceship의 Spacemail business email과 그 이전 도구를 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

Spacemail account panel에서 ‘Settings’로 이동한 다음 ‘Email migration’을 클릭하면 됩니다.

양식을 작성하세요. ‘source email account’는 데이터를 가져오는 계정입니다. 이 경우 대상 계정은 자동으로 새 Spacemail 계정이 됩니다. 원본 이메일 계정에서 IMAP 서버 이름과 포트 번호를 확인해야 합니다. 보통 이 정보는 ‘Preferences’ 또는 ‘Account Settings’에서 찾을 수 있습니다. 정확한 위치는 서비스 제공업체에서 쉽게 확인할 수 있을 것입니다. 모든 정보를 입력한 후 보라색 ‘Migrate emails’ 버튼을 클릭하세요.

이전 프로세스가 시작됩니다. 이제 프로세스를 시작했으니, 이전이 안전하고 효율적으로 처리되는 동안 편히 기다리면 됩니다.

성공적인 이전을 위한 마지막 팁

이전이 성공적이고 번거롭지 않게 진행되도록 하려면 제공업체를 신중하게 선택하세요. 이메일을 옮길 때는 직관적이고 신뢰할 수 있는 플랫폼이 필요합니다.

앞서 말씀드렸듯이 오류나 실패를 피하려면 대상 계정에 충분한 공간이 있는지 확인하세요. 필요하지 않은 저장 공간 비용을 줄이기 위해 이전 전에 원치 않는 이메일과 첨부파일을 정리하는 것이 좋습니다. 또한 이 기회에 명확한 파일 구조를 마련해 모든 것이 어디에 있는지 알 수 있도록 할 수도 있습니다. Spacemail의 이전 도구는 폴더와 하위 폴더를 포함한 이메일 구조를 유지하므로, 이미 체계적인 시스템을 갖춘 사용자에게 훌륭한 선택입니다.