Siapkan email bisnis dengan mudah

Anda mungkin berada di sini karena ingin tahu cara menyiapkan email untuk bisnis Anda tanpa membuatnya terasa sulit. Mungkin Anda sudah mencari tahu sebelumnya, tetapi merasa enggan karena tampaknya rumit di beberapa artikel.

Jadi, jangan khawatir. Anda datang ke tempat yang tepat. Kami akan menguraikan semua elemen email bisnis (juga dikenal sebagai email perusahaan atau email kerja) agar Anda dapat menyiapkan, membuat, dan menggunakannya dalam waktu singkat. Lebih baik lagi, Anda akan memahami setiap aspek dari apa yang Anda lakukan, dan alasannya.

Apa itu Email Bisnis?

Email Bisnis biasanya merujuk pada layanan khusus yang dirancang secara spesifik untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang umumnya tidak dimiliki oleh individu.

• Fitur keamanan yang lebih baik — Penyedia email bisnis cenderung menawarkan fitur seperti 2FA sebagai standar, menyimpan data Anda dalam keadaan terenkripsi, dan juga memiliki fitur tambahan seperti filter anti-spam yang ditingkatkan. Mereka juga cenderung tidak menampilkan iklan, dan karena itu tidak akan mendapat manfaat dari menyedot data Anda untuk menargetkan Anda dengan iklan khusus — sesuatu yang diketahui dilakukan oleh beberapa penyedia gratis. Singkatnya, penyedia email bisnis yang tepercaya seharusnya memberi Anda ketenangan pikiran bahwa Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk melindungi data pribadi pelanggan Anda, dan juga data Anda sendiri.

• Alat bisnis — Layanan email bisnis juga cenderung memiliki alat tambahan, seperti fungsi alias dan kalender bersama yang lebih sesuai dengan kehidupan bisnis. Mereka juga cenderung memungkinkan pemfilteran email yang lebih canggih, yang dapat berguna saat Anda mengelola alamat email perusahaan dengan volume email yang tinggi.

• Menempatkan nama bisnis Anda di alamat email Anda — Bisa dibilang fitur terpenting dari solusi email bisnis adalah memungkinkan Anda dengan mudah membuat alamat email yang menyertakan nama domain Anda (yourname@yourbusiness.com). Uji pertama yang dilakukan kebanyakan orang jika mereka tidak yakin apakah sebuah pesan itu nyata atau tidak adalah memeriksa alamat email pengirim.

Anda dapat melihat lebih dekat mengapa email bisnis itu penting, tetapi secara umum inilah fitur-fitur yang membedakannya dari penyedia email gratis.

Apa saja yang termasuk dalam email bisnis

Bagi kebanyakan orang, email bisnis akan mencakup beberapa bentuk nama Anda diikuti URL bisnis Anda — sehingga akan terlihat seperti yourname@yoursite.com. Baru-baru ini kami membahas bagaimana Anda dapat memilih domain dengan lebih rinci.

Lalu, ada juga fungsi untuk membuat dan mengelola alias (hal-hal seperti info@ atau support@).

Dari sisi perangkat lunak, email bisnis sering kali terdiri dari portal web tempat Anda masuk dan mengakses email. Terkadang Anda mungkin mendapatkan aplikasi khusus, tetapi yang lebih umum adalah Anda dapat dengan mudah menambahkan email bisnis ke aplikasi yang sudah Anda gunakan di perangkat seluler agar lebih mudah diakses.

Apa yang Anda perlukan untuk membuat alamat email bisnis?

Jika Anda mengikuti sampai di sini, Anda mungkin sudah memahami bahwa agar domain Anda sendiri ada di dalam alamat email Anda, Anda perlu memiliki domain. Hal-hal seperti @outlook.com dikenal sebagai domain publik, jadi untuk mengganti bagian ini Anda harus memilikinya. Karena ini adalah persyaratan wajib, sebagian besar layanan email yang ditujukan untuk bisnis memungkinkan Anda mendaftarkan domain sebagai bagian dari prosesnya.

Namun karena Anda membaca ini, saya berani bertaruh Anda sudah memiliki domain. Jika Anda sudah memiliki domain yang ingin digunakan, prosesnya sedikit berbeda, dan ini adalah salah satu faktor lain yang dapat menimbulkan kebingungan seputar penyiapan email bisnis. Namun, kami akan memisahkan kedua alur/proses pembelian ini agar Anda tidak salah langkah.

Cara mendapatkan email bisnis dalam 4 langkah mudah

Prosesnya dapat bervariasi tergantung pada platform yang Anda pilih. Kami akan membahas dasarnya, dengan merujuk pada Spacemail, platform khusus kami untuk bisnis, sebagai contoh.

Beli paket

Sebagian besar penyedia menawarkan berbagai paket email yang mencerminkan perbedaan ukuran bisnis. Tidak ada trik di sini - pilih yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Ingatlah bahwa banyak layanan email profesional memungkinkan Anda meningkatkan elemen paket nanti - atau bahkan menambahkan mailbox dan pengguna, jadi tidak perlu terlalu memikirkan kebutuhan masa depan sekarang. Pilih sesuai kebutuhan Anda.

Jangan khawatir dulu tentang bagaimana domain Anda cocok dengan semua ini. Biasanya, domain apa pun kompatibel dengan penyedia mana pun, dan semua ini terjadi pada langkah berikutnya. Namun, memiliki domain Anda pada penyedia yang sama menawarkan beberapa keuntungan (yang akan kita bahas sebentar lagi).

Selesaikan pembelian Anda. Selanjutnya, jika Anda belum memiliki domain, berhentilah sejenak di titik ini untuk membelinya. Jika Anda memilih penyedia yang sama dengan yang Anda gunakan untuk platform email, prosesnya cenderung lebih lancar karena elemen-elemen dalam platform yang sama biasanya dibuat untuk saling ‘berkomunikasi’, sehingga prosesnya lebih otomatis. Jangan terburu-buru dalam memilih domain. Memilih domain hampir merupakan seni tersendiri, dan kami sarankan membaca artikel ini untuk membantu membuat keputusan yang tepat.

Penyiapan (atau Unboxing™)

Jika domain dan penyedia email Anda sama

Selanjutnya, seperti produk apa pun yang perlu disesuaikan dengan kebutuhan Anda, ada proses penyiapan singkat. Di Spaceship, ini disebut Unboxing™, dan begitu pembelian Anda selesai, Anda akan melihat proses Unboxing disarankan sebagai langkah berikutnya.

Setelah dipilih, langkah pertama adalah — Anda benar — menautkan domain. Jika Anda memiliki domain di Spaceship dan memilih Spacemail, domain Anda akan otomatis muncul di menu dropdown dan Anda tinggal memilihnya.

Lalu, dengan satu klik keduanya terhubung. Anda dapat langsung melompat ke ‘Membuat mailbox’.

Menghubungkan email baru Anda ke domain pada penyedia lain

Bukan masalah besar jika domain Anda ada pada penyedia lain. Itu hanya berarti ada beberapa proses tambahan, dan ini dilakukan dengan produk Anda yang sudah ada, bukan pada platform domain itu sendiri. Inilah yang dapat menyebabkan sedikit kebingungan bagi sebagian orang.

Anda akan menambahkan beberapa record MX/DKIM/SPF baru ke record DNS (Domain Name Server) Anda. Sebagai penjelasan, record ini ditentukan oleh penyedia email, tetapi ditambahkan di sisi domain. (Jika Anda menggunakan Spacemail, Anda akan melihat pop-up ke panduan yang memberi petunjuk cara mengatur record DNS Anda). Setelah ditambahkan, record ini pada dasarnya mengarahkan domain Anda ke server penyedia email Anda untuk semua hal terkait email.

Akses ke record DNS domain Anda akan berada pada penyedia domain atau hosting Anda. Jika Anda tidak yakin, Anda dapat memastikannya dengan menggunakan alat pemeriksa DNS, seperti MXToolbox.

Setelah Anda tahu harus mencari di mana, menemukan record DNS tidak akan terlalu sulit — bagaimanapun juga, ini adalah bagian yang sangat penting dalam menyiapkan domain Anda. Dalam kebanyakan kasus, record tersebut ada pada penyedia domain Anda. Lokasi pengaturannya akan berbeda tergantung penyedia Anda, tetapi biasanya, Anda perlu menemukanarea domaindi dalam akun Anda,memilih domainyang ingin Anda gunakan untuk membuat alamat email, lalu klik untuk mengakses pengaturannya. Ini mungkin berupa tombol seperti ‘Manage’ atau ‘Settings’ atau ‘Configure’. Selanjutnya, buka ‘DNS Records’. Ini juga mungkin disebut sesuatu seperti ‘Advanced DNS’.

Anda seharusnya sudah melihat beberapa record yang ada. Hati-hati dengan ini — jangan edit atau hapus. Melakukannya dapat menyebabkan masalah fungsi pada situs web Anda, atau pada layanan lain yang mungkin terhubung dengannya. Kecuali jika Anda pernah menggunakan platform email dengan domain Anda sebelumnya (lihat di bawah), Anda hanya perlu menambahkan record baru.

Record umum yang perlu Anda tambahkan

Ini juga akan bergantung pada layanan yang Anda gunakan, tetapi kami akan menggunakan Spacemail sebagai contoh di sini juga. Sistem entri record cenderung disusun dengan cara yang membuat penambahan record baru terasa intuitif.

Record MX (Mail Exchange)

Record MX menentukan ke mana pesan email harus dikirim. Record ini menunjuk ke server email yang bertanggung jawab menangani email masuk. Record ini akan memastikan email Anda terkirim dengan benar. Inilah record MX yang akan Anda tambahkan untuk Spacemail.

Record SPF (Sender Policy Framework)

Record SPF mencegah spoofing email (seseorang menyamar sebagai Anda melalui email) dengan menentukan server mana yang berwenang mengirim email atas nama domain Anda. Ini memungkinkan email yang sah untuk mudah diidentifikasi. Record SPF yang biasanya Anda tambahkan untuk Spacemail adalah ini:

Record DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM menambahkan tanda tangan digital ke email keluar, sehingga lebih mudah dilacak dan mencegah spoofing. Record DKIM diatur secara otomatis untuk setiap domain yang terhubung ke Spacemail, dan Anda dapat menemukannya di Advanced DNS.

Record DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC adalah kerangka kebijakan yang meningkatkan autentikasi email dengan menyelaraskan SPF (Sender Policy Framework) dan DKIM (DomainKeys Identified Mail). Ini juga membantu mencegah spoofing email, phishing, dan penyalahgunaan domain dengan memastikan bahwa email masuk adalah sah dan diizinkan.

Spacemail tidak menyiapkan record DMARC secara otomatis karena record ini sangat bervariasi tergantung preferensi pribadi Anda. Jika diinginkan atau diperlukan, kami merekomendasikan penggunaan generator DMARC ini dari MXToolbox.

Kami sangat merekomendasikan menyiapkan record DMARC untuk domain Anda guna meningkatkan keamanan email dan melindungi reputasi domain Anda.

Apakah saya perlu menghapus record?

Jika Anda pernah menggunakan penyedia email dengan domain Anda sebelumnya, Anda mungkin perlu menghapus beberapa record yang sudah ada. Record ini seharusnya mudah dikenali karena juga akan diberi label MX/DKIM/SPF/DMARC dalam klasifikasinya.

Setelah pekerjaan latar belakang ini selesai, prosesnya akan hampir sama seperti jika Anda mendaftarkan domain dengan penyedia yang sama. Misalnya, dengan Spacemail, Anda cukup menambahkan domain secara manual pada langkah pertama proses unboxing (alih-alih memilihnya dari dropdown, seperti yang akan Anda lakukan jika mendaftar dengan Spaceship). Sekali lagi, ini akan berbeda dari satu penyedia ke penyedia lain, tetapi di Spacemail, ini adalah langkah pertama dalam proses unboxing.

Membuat mailbox

Setelah Anda selesai membuat record tersebut, atau cukup menautkan domain Anda, sisanya akan berjalan mulus. Pilih nama yang Anda inginkan untuk mailbox Anda (kemungkinan besar nama Anda sendiri untuk memulai). Jangan lupa untuk melihat petunjuk kami untuk konvensi penamaan, tetapi ingat — karena Anda menggunakan domain Anda sendiri, secarateknis itu bisa berupa apa pun yang Anda inginkan! Tidak ada yang sudah diambil. Anda mungkin ingin tampil keren hanya dengan menggunakan satu huruf: j@yoursite.com — itu cukup keren, bukan? Atau, Anda dapat membuat alamat email kerja yang mencakup nama lengkap, jabatan, atau peran Anda.

Menambahkan catch-all dan alias

Catch-all persis seperti namanya — jika seseorang mengetik anything@yoursite.com maka email itu akan dialihkan ke catch-all. Anda mungkin ingin menjadikannya kotak masuk sekunder untuk menghindari lonjakan email sampah. Catch-all sangat berguna untuk menangkap salah eja nama, atau variasi lain seperti info@yoursite.com yang mungkin dicoba orang jika mereka tidak tahu harus menulis kepada siapa.

Dengan Spacemail, mengatur catch-all sangat mudah. Di panel peluncuran Anda, Anda akan melihat opsi di Spacemail Manager - launchpad untuk Spacemail. Di sini, Anda dapat mengatur mailbox catch-all Anda. Ini bisa menjadi mailbox utama Anda - tidak perlu upgrade.

Sementara itu, alias memungkinkan Anda membuat alamat email perusahaan yang mengalihkan ke beberapa penerima (misalnya: untuk departemen), dan juga memungkinkan anonimitas. Anda pasti pernah melihatnya digunakan di hampir setiap bisnis. Dengan Spacemail, menambahkan mailbox tambahan ke paket apa pun adalah upgrade berbiaya rendah yang bagus, dan lima sudah disertakan sebagai standar dalam paket advanced kami. Pelajari lebih lanjut tentang bagaimana alias dapat digunakan.

Menambahkan sentuhan akhir pada akun email Anda

Ini akan berbeda dari satu penyedia ke penyedia lain, tetapi setelah penyiapan akun email selesai, dan kotak masuk baru Anda yang mengilap sudah aktif dan berjalan, Anda pasti ingin mempersonalisasi beberapa hal terakhir.

Mengatur nama tampilan Anda & menambahkan tanda tangan

Kita berbicara tentang hal-hal yang sangat dasar di sini. Layak untuk memeriksanya agar yakin. Anda tentu ingin email Anda tampil dengan benar sejak email pertama. Jadi, memastikan nama Anda benar, menambahkan tanda tangan ke setiap email, dan secara umum menelusuri Settings akan membantu Anda setiap saat. Kami jamin Anda akan menemukan sesuatu untuk disesuaikan. Selain itu, Anda mungkin ingin mengatur platform ke bahasa pilihan Anda agar lebih mudah diakses oleh Anda.

Menambahkan alamat baru Anda ke klien email pihak ketiga

Banyak penyedia email bisnis memungkinkan Anda melakukan ini. Dapat mengintegrasikan alamat email baru Anda ke aplikasi yang sudah Anda gunakan adalah cara yang sangat mudah untuk tetap memantau semuanya. Dan Anda selalu dapat kembali ke aplikasi web kapan saja saat ingin memanfaatkan fitur dan manfaat lengkapnya.

Untuk melakukannya, cukup aktifkan akses IMAP/SMTP/POP3 di Settings Spacemail lalu ikuti petunjuk penyiapan di klien email pilihan Anda. Biasanya, ini berada di menu pengaturan aplikasi Anda yang sudah ada, dan diberi label seperti ‘Add an account’.

Memigrasikan email

Beberapa penyedia email bisnis memudahkan impor email. Ini dapat berguna jika Anda telah menjalankan komunikasi bisnis di tempat lain, dan ingin menyimpan catatan semuanya.

Bahkan jika penyedia pilihan Anda tidak menawarkan alat migrasi khusus, biasanya Anda tetap dapat melakukan semacam solusi manual dengan mengunduh email Anda, lalu mengunggahnya kembali ke server email Anda. Namun, ini selalu memiliki kekurangan (seperti kemungkinan kesalahan manusia), belum lagi memakan waktu.Penyedia dengan alat migrasi yang mudah jelas merupakan nilai tambah jika ini adalah sesuatu yang ingin Anda lakukan. Misalnya, dengan Spacemail, alat migrasi kustom kami menawarkan pengalaman migrasi yang lebih aman dan lebih terlindungi. Anda akan ditanya apakah ingin memigrasikan email yang sudah ada sebagai bagian dari proses unboxing, tetapi Anda dapat melakukannya kapan saja dengan membuka ‘Settings’ dan menemukan kotak ‘Email migration’.

Tetapkan aturan pemfilteran spam

Terakhir, Anda mungkin ingin menetapkan aturan filter yang melindungi alamat email Anda sejak awal. Anda mungkin ingin segera memblokir spammer yang sudah dikenal dan memiliki riwayat dengan bisnis Anda, tetapi salah satu keuntungan email bisnis profesional adalah sistem penyaringan spam yang lebih tangguh.

Dengan Spacemail, Anda dapat menyesuaikan pengaturan filter dengan membuka Spacemail Manager, klik ‘Manage’, lalu ‘Spam management’ yang muncul pada menu di sebelah kanan layar Anda.

Nikmati manfaatnya

Sekarang Anda sudah siap, dan siap mengirim email uji pertama itu kepada teman-teman Anda (yah, Anda harus memastikan semuanya terlihat baik!). Ikuti terus semua rilis baru Spacemail, atau tinggalkan komentar dengan pemikiran dan ide Anda di bawah. Lihat sendiri paket Spacemail — kami jamin salah satunya akan cocok untuk bisnis Anda.