Konfigurera företagsmejl enkelt

Du är förmodligen här eftersom du vill veta hur du konfigurerar e-post för ditt företag utan att det ska vara svårt. Kanske har du redan tittat på det men avskräckts av hur utmanande det verkar i vissa artiklar.

Tja, oroa dig inte. Du har kommit rätt. Vi går igenom alla delar av företagsmejl (även kallat företags-e-post eller jobbmejl) så att du kan konfigurera, skapa och använda ett på nolltid. Ännu bättre är att du kommer att förstå varje del av det du gör, och varför.

Vad är företagsmejl?

Företagsmejl syftar vanligtvis på specifika tjänster som är utformade särskilt för att möta de behov företag har och som privatpersoner vanligtvis inte har.

• Bättre säkerhetsfunktioner — Leverantörer av företagsmejl tenderar att erbjuda funktioner som 2FA som standard, lagra dina data krypterat och dessutom ha extra funktioner som förbättrade antispamfilter. De tenderar också att inte visa annonser och drar därför inte nytta av att suga ut dina data för att rikta skräddarsydda annonser till dig — något som vissa gratisleverantörer har varit kända för att göra. Kort sagt bör en ansedd leverantör av företagsmejl ge dig trygghet i att du gör allt du kan för att skydda dina kunders och dina egna privata data.

• Företagsverktyg — Företagsmejltjänster tenderar också att ha ytterligare verktyg, som aliasfunktionalitet och delade kalendrar som är bättre anpassade till arbetslivet. De tenderar också att möjliggöra mer avancerad filtrering av mejl, vilket kan vara användbart när du hanterar en företagsadress med stora mejlvolymer.

• Att lägga ditt företagsnamn i din e-postadress — Den kanske viktigaste funktionen i företagsmejllösningar är att de låter dig enkelt skapa e-postadresser som innehåller ditt domännamn (yourname@yourbusiness.com). Det första testet de flesta gör om de är osäkra på om ett meddelande är äkta eller inte är att kontrollera avsändarens e-postadress.

Du kan ta en närmare titt på varför företagsmejl är viktigt, men i stora drag är detta funktionerna som skiljer det från gratis e-postleverantörer.

Vad företagsmejl består av

För de flesta kommer ett företagsmejl att innehålla någon form av ditt namn följt av ditt företags URL — så det skulle se ut som yourname@yoursite.com. Vi diskuterade nyligen hur du kan välja din domän mer i detalj.

Sedan finns också funktionaliteten för att skapa och hantera alias (saker som info@ eller support@).

När det gäller programvara består företagsmejl ofta av en webbportal där du loggar in och får åtkomst till dina mejl. Ibland kan du få en särskild app, men oftare upptäcker du att du enkelt kan lägga till ditt företagsmejl i den befintliga app du använder på mobila enheter så att du får enkel åtkomst.

Vad behöver du för att skapa en företagsmejladress?

Om du har följt med hittills har du förmodligen förstått att du behöver äga en domän för att ha en egen domän i din e-postadress. Saker som @outlook.com kallas offentliga domäner, så för att ersätta den delen behöver du äga den. Eftersom detta är ett obligatoriskt krav låter de flesta e-posttjänster som riktar sig till företag dig registrera en domän som en del av processen.

Men eftersom du läser detta skulle jag gissa att du redan har en domän. Om du redan äger domänen du vill använda skiljer sig processen något, och detta är en annan faktor som kan skapa förvirring kring att konfigurera företagsmejl. Men vi kommer att dela upp dessa två köpflöden/processer så att det inte kan bli fel.

Så får du företagsmejl i 4 enkla steg

Processen kan variera beroende på vilken plattform du väljer. Vi går igenom grunderna och använder Spacemail, vår specialiserade plattform för företag, som exempel.

Köp en plan

De flesta leverantörer erbjuder en rad e-postplaner som speglar företags olika storlekar. Det finns inget knep här - välj den som bäst motsvarar det du behöver. Tänk på att många professionella e-posttjänster låter dig uppgradera delar av din plan senare - eller till och med lägga till brevlådor och användare, så det finns ingen anledning att framtidssäkra just nu. Välj det du behöver.

Oroa dig inte för hur din domän passar in i allt detta ännu. Vanligtvis är vilken domän som helst kompatibel med vilken leverantör som helst, och allt detta sker i nästa steg. Att ha din domän hos samma leverantör ger dock vissa fördelar (som vi kommer till om en stund).

Slutför ditt köp. Om du ännu inte har en domän pausar du här för att köpa en. Om du väljer samma leverantör som du använder för e-postplattformen blir det oftast smidigare eftersom delar av samma plattform vanligtvis är byggda för att ”prata” med varandra, vilket gör processen mer automatiserad. Skynda inte med ditt domänval. Att välja en är nästan en konstform i sig, och vi föreslår att du läser den här artikeln för att fatta rätt beslut.

Konfiguration (eller Unboxing™)

Om din domän och e-postleverantör är samma

Sedan, som med alla produkter som behöver anpassas efter dina behov, finns det en kort konfigurationsprocess. Hos Spaceship kallas detta Unboxing™, och så fort ditt köp är slutfört ser du att Unboxing-processen föreslås som ditt nästa steg.

När du har valt det är första steget — du gissade rätt — att länka en domän. Om du äger en domän hos Spaceship och väljer Spacemail visas din domän automatiskt i rullgardinsmenyn och du väljer den helt enkelt.

Sedan kopplas de två ihop med ett klick. Du kan hoppa direkt ner till ”Skapa en brevlåda”.

Ansluta din nya e-post till en domän hos en annan leverantör

Det är ingen stor grej om din domän finns hos en annan leverantör. Det betyder bara ett par extra processer, och dessa sker med dina befintliga produkter snarare än på själva domänplattformen. Det är detta som kan orsaka viss förvirring för vissa.

Du kommer att lägga till några nya MX/DKIM/SPF-poster i dina DNS-poster (Domain Name Server). För att förtydliga är dessa poster bestämda av e-postleverantören, men läggs till på domänsidan. (Om du använder Spacemail ser du en popup med en guide som visar hur du ställer in dina DNS-poster). När de har lagts till pekar dessa poster i princip din domän till din e-postleverantörs servrar för allt som rör e-post.

Åtkomst till din domäns DNS-poster sker antingen hos din domän- eller hostingleverantör. Om du inte är säker kan du bekräfta detta genom att använda ett DNS-kontrollverktyg, som MXToolbox.

När du väl vet var du ska leta blir det inte alltför svårt att hitta DNS-posterna — de är trots allt en mycket viktig del av att konfigurera din domän. I de flesta fall finns de hos din domänleverantör. Var inställningarna finns varierar beroende på leverantör, men vanligtvis behöver du hitta domänområdet i ditt konto, välja domänen du vill skapa e-postadressen för och sedan klicka för att komma åt dess inställningar. Detta kan vara en knapp som ”Hantera” eller ”Inställningar” eller ”Konfigurera”. Gå sedan till ”DNS-poster”. Detta kan också heta något i stil med ”Avancerad DNS”.

Du bör se flera poster som redan finns där. Var försiktig med dessa — redigera eller ta inte bort dem. Om du gör det kan det orsaka funktionsproblem för din webbplats eller för någon annan tjänst som de kan vara kopplade till. Om du inte har använt en e-postplattform med din domän tidigare (se nedan) vill du bara lägga till nya poster.

Vanliga poster du behöver lägga till

Dessa beror också på tjänsten du använder, men vi använder Spacemail som exempel här också. Systemet för att ange poster brukar vara strukturerat på ett sätt som gör det intuitivt att lägga till nya poster.

MX-poster (Mail Exchange)

MX-poster anger vart e-postmeddelanden ska levereras. De pekar på de e-postservrar som ansvarar för att hantera inkommande mejl. Dessa säkerställer att dina mejl levereras korrekt. Det här är de MX-poster du skulle lägga till för Spacemail.

SPF-poster (Sender Policy Framework)

SPF-poster förhindrar e-postförfalskning (någon som utger sig för att vara du via e-post) genom att ange vilka servrar som har behörighet att skicka mejl på uppdrag av din domän. Detta gör att legitima mejl enkelt kan identifieras. SPF-posten som du vanligtvis skulle lägga till för Spacemail är denna:

DKIM-poster (DomainKeys Identified Mail)

DKIM lägger till en digital signatur i utgående mejl, vilket gör dem lättare att spåra och förhindrar förfalskning. DKIM-poster ställs in automatiskt för varje domän som är ansluten till Spacemail, och du hittar detta i Avancerad DNS.

DMARC-poster (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC är ett policyramverk som förbättrar e-postautentisering genom att samordna SPF (Sender Policy Framework) och DKIM (DomainKeys Identified Mail). Det hjälper ytterligare till att förhindra e-postförfalskning, nätfiske och domänmissbruk genom att säkerställa att inkommande mejl är legitima och auktoriserade.

Spacemail ställer inte in DMARC-poster automatiskt eftersom de varierar mycket beroende på dina personliga preferenser. Om så önskas eller krävs rekommenderar vi att använda den här DMARC-generatorn från MXToolbox.

Vi rekommenderar starkt att du ställer in en DMARC-post för din domän för att förbättra e-postsäkerheten och skydda din domäns rykte.

Behöver jag ta bort poster?

Om du tidigare har använt en e-postleverantör med din domän kan du behöva ta bort vissa befintliga poster. Det bör vara lätt att identifiera dessa eftersom de också kommer att vara märkta MX/DKIM/SPF/DMARC i sin klassificering.

När detta bakgrundsarbete är klart blir processen i stort sett densamma som om du registrerade din domän hos samma leverantör. Med Spacemail lägger du till exempel bara till din domän manuellt i steg ett av Unboxing-processen (i stället för att välja den från rullgardinsmenyn, som du skulle göra om du registrerade hos Spaceship). Återigen varierar detta från leverantör till leverantör, men i Spacemail är det första steget i Unboxing-processen.

Skapa en brevlåda

När du har skapat dessa poster, eller helt enkelt länkat din domän, är resten rena barnleken. Välj det namn du vill ha för din brevlåda (troligen ditt eget till att börja med). Glöm inte att kolla våra tips för namngivningskonventioner, men kom ihåg — eftersom du använder din egen domän kan det tekniskt sett vara vad du vill! Ingenting är upptaget. Du kanske vill imponera genom att bara använda en bokstav: j@yoursite.com — det är ganska coolt, eller hur? Alternativt kan du skapa en jobbmejladress som innehåller ditt fullständiga namn, din jobbtitel eller din roll.

Lägga till catch-alls och alias

En catch-all är precis vad det låter som — om någon skriver anything@yoursite.com kommer det att omdirigeras till catch-all-adressen. Du kanske vill att detta ska vara en sekundär inkorg för att undvika ett inflöde av skräppost. Catch-alls är särskilt användbara för att fånga upp felstavningar av namn eller andra varianter som info@yoursite.com som folk kan prova om de inte vet vem de ska skriva till.

Med Spacemail är det särskilt enkelt att ställa in en catch-all. På din startpanel ser du alternativet i Spacemail Manager - launchpad för Spacemail. Här kan du ställa in din catch-all-brevlåda. Detta kan vara din primära brevlåda - det finns inget behov av att uppgradera.

Samtidigt låter alias dig skapa företagsadresser som omdirigerar till flera mottagare (t.ex. för avdelningar), och möjliggör också anonymitet. Du har sett dem användas i nästan varje företag. Med Spacemail är det en bra lågkostnadsuppgradering att lägga till en ytterligare brevlåda till vilken plan som helst, och fem ingår som standard i vår Advanced-plan. Läs mer om hur alias kan användas.

Lägg till de sista detaljerna i ditt e-postkonto

Detta varierar från leverantör till leverantör, men när konfigurationen av e-postkontot är klar och din skinande nya inkorg är igång vill du anpassa några sista saker.

Ställ in ditt visningsnamn & lägg till en signatur

Vi pratar om verkliga grunder här. Det är värt att kontrollera dem för säkerhets skull. Du vill att dina mejl ska visas korrekt redan från det första. Så att se till att ditt namn är korrekt, lägga till en signatur i varje mejl och i allmänhet gå igenom Inställningar hjälper dig varje gång. Vi garanterar att du hittar något att justera. Dessutom kanske du vill ställa in plattformen på ditt föredragna språk för att göra den ännu mer tillgänglig för dig.

Lägga till din nya adress i en e-postklient från tredje part

Många leverantörer av företagsmejl låter dig göra detta. Att kunna integrera din nya e-postadress i en app du redan använder är ett riktigt enkelt sätt att hålla koll på saker. Och du kan alltid gå tillbaka till webbapplikationen när du vill använda alla funktioner och fördelar fullt ut.

För att göra detta aktiverar du bara IMAP/SMTP/POP3-åtkomst i Spacemails Inställningar och följer sedan installationsanvisningarna i den e-postklient du väljer. Vanligtvis finns dessa i inställningsmenyn i din befintliga app och är märkta något i stil med ”Lägg till ett konto”.

Migrera mejl

Vissa leverantörer av företagsmejl gör det enkelt att importera mejl. Detta kan vara användbart om du har hanterat din företagskommunikation någon annanstans och vill behålla en dokumentation av allt.

Även om din valda leverantör inte erbjuder ett skräddarsytt migreringsverktyg kan du vanligtvis utföra någon form av manuell lösning genom att ladda ner dina mejl och sedan ladda upp dem igen till din e-postserver. Detta kommer dock alltid att ha nackdelar (som utrymme för mänskliga fel), för att inte tala om att det är tidskrävande. En leverantör med ett enkelt migreringsverktyg är definitivt ett plus om detta är något du vill göra. Till exempel erbjuder vårt anpassade migreringsverktyg med Spacemail en säkrare och tryggare migreringsupplevelse. Du kommer att bli tillfrågad om du vill migrera befintliga mejl som en del av Unboxing-processen, men du kan göra det när som helst genom att gå till ”Inställningar” och hitta rutan ”E-postmigrering”.

Ställ in regler för skräppostfiltrering

Slutligen kanske du vill ställa in filterregler som skyddar din e-postadress från start. Du kanske omedelbart vill blockera kända spammare som har en historik med ditt företag, men en av fördelarna med professionella företagsmejl är ett mer robust skräppostfiltreringssystem.

Med Spacemail kan du justera dina filterinställningar genom att gå till Spacemail Manager, klicka på ”Hantera”, sedan ”Skräpposthantering” som visas i menyn till höger på skärmen.

Njut av fördelarna

Nu är allt klart, och du är redo att skicka iväg de första testmejlen till dina vänner (du måste ju kontrollera att allt ser okej ut!). Håll dig uppdaterad om alla nya lanseringar i Spacemail, eller kommentera med dina tankar och idéer nedan. Kolla in Spacemail-planerna själv — vi garanterar att en av dem passar perfekt för ditt företag.