Quale protocollo email è giusto per te?

Inviare e ricevere email... semplice, giusto? L’hai fatto mille volte.

Ma se ti dicessimo che dietro le quinte c’è un processo in esecuzione che, se lo capisci, può rendere tutto ancora più fluido. Potrebbe persino farti risparmiare spazio di archiviazione o aiutarti a evitare uno o due virus.

Stiamo parlando di protocolli email.

Una volta capito come funzionano, saprai quale protocollo email è migliore per le tue esigenze e come regolare la tua configurazione per ottenerne il massimo.

Che cos’è un protocollo email?

I protocolli email sono le regole che server e client di posta usano per inviare, ricevere e archiviare email. Senza protocolli implementati correttamente, i messaggi non verranno inviati o ricevuti correttamente.

Paragonali alle lingue del mondo reale. Servono come linee guida per la comprensione reciproca. Definiscono chi parla con chi, come parla, la velocità con cui parla, per quanto tempo parla e se ciò che viene detto è crittografato.

A differenza di WhatsApp, dove ogni utente comunica da un singolo account WhatsApp, l’email richiede un sistema che faciliti la comunicazione tra i provider di servizi email (ESP).

Questo perché esistono tantissimi ESP diversi. Tu potresti usare Gmail, mentre il tuo amico potrebbe preferire Outlook.

Ecco perché i protocolli email sono così essenziali. Forniscono un linguaggio comune che consente ai client di posta di comunicare tra loro. Spiegheremo più nel dettaglio esempi e tipi di protocolli email qui sotto, ma in sostanza ci sono tre protocolli principali usati nell’email: SMTP, IMAP e POP3.

Per prima cosa, ci sono i protocolli coinvolti nel processo di invio. Quando invii un’email e scrivi gli indirizzi “Da” e “A” sulla busta metaforica, poi la consegni al postino. SMTP è quel postino.

SMTP usa la parte prima del simbolo '@' per identificare a chi è destinata l’email e la inserisce nella casella di posta di quell’utente, oppure la rifiuta se l’utente non esiste. Il destinatario ha poi bisogno di un modo per scaricare l’email dal server. È qui che entrano in gioco IMAP e POP3.

Una volta che un’email arriva sul tuo server tramite SMTP, puoi scaricarla nel tuo client di posta usando POP3 o IMAP. Questi funzionano in modo diverso nel trasferire la tua email dal server alla posta in arrivo, quindi è essenziale scegliere la combinazione giusta per le tue esigenze.

Scopri i principali protocolli email

Dalla creazione dell’email negli anni ’70, si può dire con certezza che l’email ha attraversato un’evoluzione significativa.

I protocolli qui sotto ne sono la prova e sono fondamentali per ottenere la migliore esperienza email possibile.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, o Post Office Protocol 3, funziona in modo molto simile a un servizio postale tradizionale. Una volta che la tua lettera arriva all’ufficio postale, viene ritirata e consegnata a casa tua, indipendentemente dal fatto che tu sia in casa per riceverla o che il tuo cane la faccia a pezzi nel momento in cui tocca il pavimento.

Questo perché POP memorizza l’email sul tuo dispositivo e non su un server. Quando ricevi un’email, viene eliminata dal server (a meno che non sia configurato diversamente) e trasferita sul tuo dispositivo. Questo approccio può avere alcuni vantaggi, ma non è nemmeno ideale.

Per prima cosa, i vantaggi.

Il fatto che la posta venga scaricata direttamente sul tuo dispositivo significa che, quando la tua connessione internet dà problemi, non hai bisogno di collegarti a un server email per leggerla. POP3 si collegherà quando possibile e scaricherà qualsiasi contenuto disponibile. Questo significa che puoi accedere all’email offline, dato che è già memorizzata sul tuo computer.

Ma se stai cercando di stare al passo con il mondo moderno, è qui che POP3 mostra i suoi limiti.

Il tuo client di posta non può informare la casella di posta se hai letto un’email, l’hai contrassegnata come non letta, l’hai segnalata o hai eseguito qualsiasi altra azione. Questo non è ideale se condividi una singola casella di posta con più utenti e vuoi che le tue modifiche e lo stato della posta vengano aggiornati.

POP3 elimina anche la tua email dal server prima di inserirla nella tua casella di posta. Può anche essere così che lavora il postino, ma in un contesto email significa che qualsiasi backup di questa email ora non esiste più. Questo significa che se il dito ti scivola sul pulsante di eliminazione, o il tuo laptop si rompe, viene perso o rubato, allora lo stesso vale per tutte le email cruciali che avevi memorizzato sul tuo dispositivo.

Significa anche che la responsabilità dell’archiviazione ricade su di te. Con un server condiviso, le tue email possono essere archiviate esternamente, facendoti risparmiare spazio prezioso sul computer di casa. Con POP, questo non è possibile, il che significa che potresti ritrovarti senza spazio piuttosto rapidamente.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Se POP3 è il postino, IMAP è la tua casella postale privata conservata direttamente all’ufficio postale. Basta passarci quando vuoi e dare un’occhiata a tutta la posta non letta.

Naturalmente, con la tecnologia moderna, questo ‘viaggio all’ufficio postale’ richiede meno di un secondo, dato che avviene virtualmente – ma l’idea resta la stessa. L’email viene memorizzata sul server, non sul tuo computer, e una volta che il tuo client di posta si connette a IMAP, resta connesso, in attesa di nuova posta.

IMAP è di solito preferito a POP3, perché è molto più pratico per l’epoca moderna, in cui le persone hanno spesso più dispositivi per leggere le email. Questo significa che se colleghi un secondo client IMAP alla stessa casella di posta, vedrai tutti gli stessi messaggi con tutte le stesse cartelle.

Un enorme vantaggio qui è che quando trasferisci email e cartelle tra provider, IMAP può aiutarti usando un metodo chiamato migrazione IMAP. La maggior parte dei servizi di email business di solito supporta questa funzione tramite i propri strumenti di migrazione.

Una volta che il client di posta del destinatario si è connesso al server, tutto ciò che l’utente deve fare è cliccare sull’intestazione di un’email, che verrà scaricata sul dispositivo. I client IMAP in genere copiano alcuni dati sul tuo dispositivo locale per motivi di velocità, ma questo è facoltativo. Il client può impostare l’email come letta una volta aperta o spostarla in un’altra cartella, ma l’email resta sul server finché non viene eliminata.

Il compromesso con IMAP è che si basa su una connessione internet stabile, e memorizzare tutto sul server può intaccare i tuoi limiti di archiviazione se non viene tenuto sotto controllo. Ma in cambio, ottieni sincronizzazione in tempo reale, backup più semplici e flessibilità tra dispositivi.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP significa Simple Mail Transfer Protocol. È il modo in cui la posta arriva dal Punto A al Punto B.

È il protocollo per l’invio delle email usato sia dai client di posta sia dai server.

Quindi, come funziona?

Quando invii un’email, il tuo computer si connette al server su una porta specifica dove il software SMTP è in ascolto. Comunicano tramite comandi SMTP e si rispondono a vicenda.

Il server convaliderà il client, controllando nome utente e password. Esaminerà poi l’indirizzo del mittente e le intestazioni CC e BCC per determinare i domini di destinazione. Esegue una ricerca del dominio per trovare il record MX di quel dominio e poi si connette a questo server usando SMTP.

Successivamente adotterà ulteriori misure per verificare che il server sia autorizzato a inviare email per tuo conto prima di accettare l’email. Parte di questo processo consiste nella scansione dell’email per verificare se è spam o contiene un virus. Una volta ricevuta, l’email viene inserita nella posta in arrivo dell’utente destinatario, anche se prima potrebbero essere applicati alcuni filtri se l’utente li ha configurati.

Sebbene SMTP sia essenziale per far arrivare le tue email dove devono andare, non gestisce la ricezione o l’archiviazione dei messaggi. Questo significa che deve essere abbinato a un protocollo come IMAP o POP3. Si basa inoltre fortemente su una configurazione corretta e su protocolli di autenticazione per evitare problemi di consegna o filtri antispam.

Puoi combinare e abbinare i protocolli?

Ora, tutte queste informazioni sono utili in pratica, ma come puoi ottenere il massimo quando configuri i tuoi protocolli email?

Poiché i protocolli email sono suddivisi in due ambiti – invio e ricezione – è essenziale assicurarsi di avere una configurazione che copra tutti gli aspetti. Inoltre, se stai usando un dominio email personalizzato, probabilmente sei responsabile della configurazione o della gestione manuale dei tuoi protocolli email.

La parte relativa all’invio sarà molto probabilmente coperta da SMTP. Di solito non è negoziabile, perché è lo standard moderno per l’email.

La parte relativa alla ricezione offre maggiore flessibilità. Ed è qui che devi prendere una decisione in base al tuo caso d’uso.

IMAP abbinato a SMTP è di solito la configurazione di riferimento per l’email. Offre agli utenti la flessibilità di visualizzare la propria email da più dispositivi e condividere gli aggiornamenti di stato sulla propria rete. Pensa agli spazi email condivisi con colleghi o amici.

Offre anche un livello di protezione nel caso in cui il tuo computer di casa venga rubato, perso o decida di prendere fuoco spontaneamente.

Dall’altro lato della medaglia, c’è POP3. È un po’ un ritorno a tempi più semplici, quando le email arrivavano una volta a settimana, dopo che era stato scoperto l’ultimo meme sui gatti.

Può andare bene per chiunque preferisca conservare le email sul proprio dispositivo personale per motivi di privacy. Ma la domanda è: riesce a stare al passo con la nostra vita moderna?

La verità è che, sebbene offra alcuni vantaggi con velocità internet più lente, può rivelarsi carente quando si parla di sicurezza email.

Scegliere il protocollo giusto per le tue esigenze

Se sei ancora indeciso, abbiamo preparato una pratica tabella per aiutarti a prendere la decisione migliore per le tue esigenze.

Troverai i criteri specifici sul lato sinistro e i diversi protocolli in alto.

In conclusione

I protocolli email possono fare una grande differenza nella tua esperienza con l’email. Se presi sul serio, offrono molta flessibilità per le tue esigenze.

Inoltre, una volta scelta la configurazione corretta, c’è sempre la possibilità di approfondire con livelli extra di sicurezza, soprattutto se sei una piccola impresa che vuole proteggere la propria email.

In definitiva, tutto questo richiede un client di posta che soddisfi le tue esigenze in termini di personalizzazione.

Se l’email gioca un ruolo importante nella tua vita o nella tua attività, vale la pena prenderla sul serio. Controlla cosa offre il tuo provider e, se non soddisfa le tue esigenze, trovane uno che lo faccia.