Giao thức email nào phù hợp với bạn?

Gửi và nhận email... đơn giản, đúng không? Bạn đã làm điều đó cả ngàn lần rồi.

Nhưng nếu chúng tôi nói với bạn rằng có một quy trình đang chạy phía sau hậu trường mà nếu bạn hiểu nó, mọi thứ có thể còn mượt mà hơn nữa thì sao. Nó thậm chí có thể giúp bạn tiết kiệm một ít dung lượng lưu trữ hoặc tránh được một hai loại virus.

Chúng ta đang nói về các giao thức email.

Khi bạn hiểu cách chúng hoạt động, bạn sẽ biết giao thức email nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình và cách điều chỉnh cấu hình để tận dụng tối đa nó.

Giao thức email là gì?

Giao thức email là các quy tắc mà máy chủ và ứng dụng email sử dụng để gửi, nhận và lưu trữ email. Nếu các giao thức không được triển khai đúng cách, thư sẽ không được gửi hoặc nhận chính xác.

Hãy so sánh chúng với các ngôn ngữ trong thế giới thực. Chúng đóng vai trò như những hướng dẫn để hiểu lẫn nhau. Chúng xác định ai đang nói chuyện với ai, họ nói như thế nào, tốc độ họ nói, họ nói trong bao lâu và liệu những gì họ nói có được mã hóa hay không.

Không giống WhatsApp, nơi mọi người dùng đều giao tiếp từ một tài khoản WhatsApp duy nhất, email cần có một hệ thống để tạo điều kiện cho việc giao tiếp giữa các Nhà cung cấp dịch vụ email (ESP).

Đó là vì có rất nhiều ESP khác nhau. Bạn có thể dùng Gmail, trong khi bạn của bạn lại là người hâm mộ Outlook.

Đây là lý do các giao thức email rất cần thiết. Chúng cung cấp một ngôn ngữ chung cho phép các ứng dụng email giao tiếp với nhau. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn về các ví dụ và loại giao thức email ở bên dưới, nhưng về cơ bản, có ba giao thức chính được sử dụng trong email: SMTP, IMAP và POP3.

Đầu tiên, có các giao thức tham gia vào quá trình gửi. Khi bạn gửi một email và viết địa chỉ “Từ” và “Đến” trên chiếc phong bì mang tính ẩn dụ, sau đó bạn đưa nó cho người đưa thư. SMTP chính là người đưa thư đó.

SMTP sử dụng phần đứng trước ký hiệu '@' để xác định email dành cho ai và đặt nó vào hộp thư của người dùng đó, hoặc từ chối nếu người dùng không tồn tại. Sau đó, người nhận cần một cách để tải email từ máy chủ xuống. Đây là lúc IMAP và POP3 phát huy tác dụng.

Khi email đã đến máy chủ của bạn qua SMTP, bạn có thể tải nó xuống ứng dụng email bằng POP3 hoặc IMAP. Chúng hoạt động khác nhau trong việc chuyển email từ máy chủ vào hộp thư đến của bạn, vì vậy việc chọn đúng tổ hợp cho nhu cầu của bạn là rất quan trọng.

Tìm hiểu các giao thức email chính

Kể từ khi email ra đời vào những năm 1970, có thể nói rằng email đã trải qua một quá trình phát triển đáng kể.

Các giao thức dưới đây là minh chứng cho điều đó và là chìa khóa để đạt được trải nghiệm email tốt nhất có thể.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, hay Post Office Protocol 3, hoạt động khá giống dịch vụ bưu chính truyền thống. Khi thư của bạn đến bưu điện, nó sẽ được lấy và chuyển đến nhà bạn, bất kể bạn có ở nhà để nhận hay không, hoặc con chó của bạn có xé nát nó ngay khi nó chạm sàn hay không.

Đó là vì POP lưu trữ email trên thiết bị của bạn chứ không phải trên máy chủ. Khi bạn nhận được email, nó sẽ bị xóa khỏi máy chủ (trừ khi được cấu hình khác) và chuyển sang thiết bị của bạn. Cách tiếp cận này có thể có một số ưu điểm, nhưng cũng không phải là lý tưởng.

Trước tiên, hãy nói về các ưu điểm.

Việc thư được tải thẳng xuống thiết bị của bạn có nghĩa là khi internet của bạn gặp trục trặc, bạn không cần kết nối tới máy chủ email để đọc nó. POP3 sẽ kết nối khi có thể và tải xuống mọi nội dung khả dụng. Điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập email ngoại tuyến vì nó đã được lưu trên máy tính của bạn.

Nhưng nếu bạn đang cố bắt kịp thế giới hiện đại, đây là điểm POP3 gặp khó khăn.

Ứng dụng thư của bạn không thể thông báo cho hộp thư biết rằng bạn đã đọc email, đánh dấu là chưa đọc, gắn cờ hay thực hiện bất kỳ hành động nào khác. Điều này không lý tưởng nếu bạn dùng chung một hộp thư với nhiều người dùng và muốn các thay đổi cũng như trạng thái thư được cập nhật.

POP3 cũng xóa email của bạn khỏi máy chủ trước khi đưa nó vào hộp thư. Đây có thể là cách người đưa thư hoạt động, nhưng trong bối cảnh email, điều đó có nghĩa là mọi bản sao lưu bạn có của email này giờ đã biến mất. Điều đó có nghĩa là nếu bạn lỡ tay nhấn nút xóa, hoặc laptop của bạn bị hỏng, thất lạc hay bị đánh cắp, thì mọi email quan trọng được lưu trên thiết bị của bạn cũng sẽ mất theo.

Điều đó cũng có nghĩa là trách nhiệm lưu trữ thuộc về bạn. Với máy chủ dùng chung, email của bạn có thể được lưu trữ bên ngoài, giúp tiết kiệm không gian quan trọng trên máy tính ở nhà. Với POP, điều này là không thể, đồng nghĩa bạn có thể nhanh chóng rơi vào tình trạng hết dung lượng.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Nếu POP3 là người đưa thư, thì IMAP là hộp thư riêng của bạn được lưu trực tiếp tại bưu điện. Chỉ cần ghé qua bất cứ khi nào bạn muốn và xem thử có thư chưa đọc nào không.

Tất nhiên, với công nghệ hiện đại, “chuyến đi đến bưu điện” này mất chưa đến một giây vì được thực hiện ảo – nhưng ý tưởng vẫn vậy. Email được lưu trên máy chủ, không phải trên máy tính của bạn, và khi ứng dụng thư của bạn kết nối với IMAP, nó sẽ duy trì kết nối, chờ thư mới.

IMAP thường được ưa chuộng hơn POP3 vì nó thực tế hơn nhiều cho thời đại hiện nay, khi mọi người thường có nhiều thiết bị để đọc email. Điều này có nghĩa là nếu bạn kết nối một ứng dụng IMAP thứ hai với cùng một hộp thư, bạn sẽ thấy tất cả các thư giống nhau cùng với tất cả các thư mục giống nhau.

Một lợi thế lớn ở đây là khi chuyển email và thư mục giữa các nhà cung cấp, IMAP có thể hỗ trợ bằng một phương thức gọi là di chuyển IMAP. Hầu hết các dịch vụ email doanh nghiệp thường hỗ trợ việc này thông qua các công cụ di chuyển của họ.

Khi ứng dụng email của người nhận đã kết nối với máy chủ, tất cả những gì người dùng cần làm là nhấp vào tiêu đề của một email và email đó sẽ được tải xuống thiết bị. Các ứng dụng IMAP thường sẽ sao chép một số dữ liệu vào thiết bị cục bộ của bạn để tăng tốc, nhưng điều này là tùy chọn. Ứng dụng có thể đặt email là đã đọc khi nó được mở hoặc chuyển nó sang thư mục khác, nhưng email vẫn nằm trên máy chủ cho đến khi bị xóa.

Sự đánh đổi với IMAP là nó phụ thuộc vào kết nối internet ổn định, và việc lưu mọi thứ trên máy chủ có thể làm hao hụt giới hạn dung lượng của bạn nếu không được kiểm soát. Nhưng đổi lại, bạn có được đồng bộ theo thời gian thực, sao lưu dễ dàng hơn và tính linh hoạt trên nhiều thiết bị.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP là viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol. Đây là cách thư được chuyển từ Điểm A đến Điểm B.

Đây là giao thức gửi email được cả ứng dụng email và máy chủ sử dụng.

Vậy, nó hoạt động như thế nào?

Khi bạn gửi email, máy tính của bạn kết nối tới máy chủ trên một cổng cụ thể nơi phần mềm SMTP đang lắng nghe. Chúng trao đổi các lệnh SMTP và phản hồi lẫn nhau.

Máy chủ sẽ xác thực ứng dụng khách, kiểm tra tên người dùng và mật khẩu. Sau đó, nó sẽ xem địa chỉ người gửi và các tiêu đề CC và BCC để xác định các miền đích. Nó thực hiện tra cứu miền để tìm bản ghi MX cho miền đó rồi kết nối tới máy chủ này bằng SMTP.

Sau đó, nó sẽ thực hiện thêm các bước để xác minh rằng máy chủ được phép gửi email thay mặt bạn trước khi chấp nhận email. Một phần của quy trình này là quét email để kiểm tra xem đó có phải thư rác hay có chứa virus hay không. Khi email được nhận, nó sẽ được đưa vào hộp thư đến của người dùng nhận, mặc dù một số bộ lọc có thể được áp dụng trước nếu người dùng đã cấu hình chúng.

Mặc dù SMTP là yếu tố thiết yếu để đưa email của bạn đến đúng nơi cần đến, nó không xử lý việc nhận hoặc lưu trữ thư. Điều đó có nghĩa là nó cần được ghép với một giao thức như IMAP hoặc POP3. Nó cũng phụ thuộc nhiều vào cấu hình chính xác và các giao thức xác thực để tránh sự cố gửi thư hoặc bị bộ lọc thư rác chặn.

Bạn có thể kết hợp các giao thức không?

Giờ thì, tất cả thông tin này đều hữu ích trên thực tế, nhưng làm thế nào để bạn tối ưu hiệu quả nhất khi thiết lập các giao thức email của mình?

Vì các giao thức email được chia thành hai mảng – gửi và nhận – nên điều quan trọng là phải đảm bảo bạn có một cấu hình bao quát mọi khía cạnh. Ngoài ra, nếu bạn đang sử dụng miền email tùy chỉnh, rất có thể bạn sẽ tự chịu trách nhiệm thiết lập hoặc quản lý các giao thức email của mình theo cách thủ công.

Phần gửi gần như chắc chắn sẽ do SMTP đảm nhiệm. Đây thường là điều không thể thương lượng vì nó là tiêu chuẩn hiện đại cho email.

Phần nhận mang lại nhiều sự linh hoạt hơn. Và đây là lúc bạn cần đưa ra quyết định dựa trên trường hợp sử dụng của mình.

IMAP kết hợp với SMTP thường là cấu hình email được ưu tiên. Nó mang lại cho người dùng sự linh hoạt để xem email của họ từ nhiều thiết bị và chia sẻ cập nhật trạng thái trên toàn mạng của họ. Hãy nghĩ đến các không gian email dùng chung với đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn.

Nó cũng cung cấp một mức độ bảo vệ nếu máy tính ở nhà của bạn bị đánh cắp, thất lạc hoặc tự nhiên bốc cháy.

Ở mặt còn lại của vấn đề, bạn có POP3. Đây là một chút hoài niệm về thời đơn giản hơn, khi email chỉ đến một lần mỗi tuần, sau khi meme mèo mới nhất được phát hiện.

Nó có thể phù hợp với bất kỳ ai thích giữ email trên thiết bị cá nhân của họ vì lý do riêng tư. Nhưng câu hỏi là, liệu nó có thể theo kịp cuộc sống hiện đại của chúng ta không?

Sự thật là mặc dù nó có mang lại một số lợi thế cho tốc độ internet chậm hơn, nhưng nó có thể tỏ ra chưa đủ tốt khi nói đến bảo mật email.

Chọn giao thức phù hợp với nhu cầu của bạn

Nếu bạn vẫn chưa quyết định, chúng tôi đã chuẩn bị một bảng tiện dụng để giúp bạn đưa ra lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu của mình.

Bạn sẽ thấy các tiêu chí cụ thể ở phía bên trái và các giao thức khác nhau ở phía trên cùng.

Kết luận

Các giao thức email có thể tạo ra khác biệt lớn đối với trải nghiệm email của bạn. Khi được xem trọng đúng mức, chúng mang lại rất nhiều sự linh hoạt cho nhu cầu của bạn.

Ngoài ra, khi bạn đã quyết định được cấu hình phù hợp, luôn có cơ hội đi sâu hơn với các lớp bảo mật bổ sung, đặc biệt nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang muốn bảo mật email của mình.

Cuối cùng, tất cả điều này đòi hỏi một ứng dụng email đáp ứng nhu cầu của bạn về khả năng tùy chỉnh.

Nếu email đóng vai trò lớn trong cuộc sống hoặc công việc kinh doanh của bạn, thì rất đáng để xem trọng nó. Hãy kiểm tra những gì nhà cung cấp của bạn cung cấp, và nếu nó không đáp ứng nhu cầu của bạn, hãy tìm một nhà cung cấp đáp ứng được.